Phân phối liên quan đến việc dịch chuyển và lưu trữ hàng hóa, sản phẩm từ nhà sản xuất đến khách hàng. Phân phối là nhân tố then chốt tác động đến lợi nhuận của công ty. Mạng lưới phân phối của Công ty được thiết lập theo phương thức B2C (business to customer). Nghĩa là hàng hóa, thành phẩm của Công ty được xuất bán trực tiếp cho khách hàng là các khách hàng chiến lược bao tiêu gần như toàn bộ sản lượng sản xuất của Công ty tập trung ở các chợ, trung tâm thương mại đầu mối, không qua trung gian các nhà phân phối trung gian hoặc các cửa hàng hay các đại lý.
Đối với vải thành phẩm dệt thoi, trên 80% sản lượng sản xuất theo đơn đặt hàng và được bán trực tiếp cho khách hàng là Công ty TNHH thương mại Khatoco, một trong các công ty thành viên của tổ hợp công ty mẹ - công ty con: Tổng công ty Khánh Việt. Vải do công ty sản xuất sẽ được Công ty TNHH thương mại Khatoco đưa sang Xí nghiệp may Khatoco (cũng là một đơn vị con của Tổng công ty Khánh Việt) cắt may thành sản phẩm hoàn thiện là áo sơ mi, phân phối ra thị trường với thương hiệu Khatoco.
Đối với vải dệt kim, gần 85% sản lượng sản xuất được phân phối trực tiếp đến khách hàng bán sỉ tại các chợ đầu mối ở thành phố Hồ Chí Minh và một số tỉnh thành phía Bắc. Từ đó, khách hàng sẽ phân phối sỉ đến các khách hàng tiêu thụ ở các tỉnh thành khác. 15% sản lượng còn lại Công ty xuất khẩu trực tiếp ra nước ngoài hoặc xuất bán cho các đơn vị may xuất khẩu.
Hình 2.21 Sơ đồ kênh phân phối sản phẩm vải may mặc của Công ty
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
Hệ thống kênh phân phối của Công ty đang thực hiện ở 1 cấp, tập trung vào từ 2 đến 3 khách hàng chính, chủ lực, bao tiêu gần như toàn bộ sản lượng sản xuất. Do vậy luôn tiềm ẩn rủi ro lớn khi thị trường bị thu hẹp, khách hàng vì lý do nào đó rời bỏ Công ty sang mua hàng nơi khác, . . . Đặc biệt là vải dệt thoi: với chỉ 1 khách hàng là Công ty TNHH thương mại Khatoco, Công ty gần như phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu đặt hàng từ khách hàng này, sản lượng sản xuất thường không ổn định, hiệu suất khai thác thiết bị thường rất thấp. Mặc khác, hàng hóa do Công ty sản xuất tập trung vào một cấp phân phối sẽ không có cơ hội phát triển thương hiệu, thị trường và người tiêu dùng không nhận diện được thương hiệu sản phẩm của Công ty do các nhà phân phối cấp 1 thường sử dụng thương hiệu của họ hoặc gắn ghép vào 1 thương hiệu khác để tiêu thụ.
85% 15% 80% 20%
Vải do Công ty sản
Vải dệt kim Vải dệt thoi
Xuất khẩu Khách hàng bán sỉ ở các thị trường nhỏ Khách hàng bán sỉ tại các chợ
vải đầu mối
Người tiêu dùng Xí nghiệp may Khatoco Công ty TNHH thương mại Khatoco Khách hàng là các cơ sở may Khách hàng doanh nghiệp khác Show-room, trung tâm thương mại, cửa hàng Khách hàng bán lẻ Người tiêu dùng Khách hàng là các cơ sở may Người tiêu dùng
Để chủ động trong hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty cần phải xây dựng hệ thống kênh phân phối đa dạng, đa cấp và phân phối, giới thiệu sản phẩm của Công ty đến tận tay người tiêu dùng.
Hình 2.22 Hình ảnh sắp xếp hàng hóa lên xe giao cho khách hàng
(Nguồn: Tác giả cung cấp)
Phương tiện vận tải chuyên chở hàng hóa cho khách hàng là xe tải (đường bộ), xe lửa (đường sắt), máy bay (đường không). Hàng hóa của Công ty được phân phối, chuyên chở giao đến khách hàng chủ yếu bằng đường bộ trên phương tiện xe tải. Phương tiện vận tải của Công ty hiện chỉ có 1 xe tải với tải trọng tối đa 6,5 tấn. Phạm vi giao nhận hàng thông thường từ kho Công ty (Nha Trang) đến kho của khách hàng ở Thành phố Hồ Chí Minh và các vùng lân cận như Đồng Nai, Bình Dương, . . . và ngược lại với khoảng thời gian giao hàng trong vòng 10 đến 12 giờ. Khi có lệnh xuất hàng, bộ phận điều vận sẽ bố trí phương tiện, sắp xếp hàng hóa lên xe trong ngày và xe sẽ xuất phát ngay trong đêm để kịp thời giao hàng cho khách hàng vào sáng sớm ngày hôm sau. Trước đây, việc sắp xếp hàng hóa lên xe được thực hiện bằng tay nên tiêu tốn nhiều sức lực, cần từ 3 ÷ 4 lao động trực tiếp bốc xếp; mất khá nhiều thời gian, trung bình khoảng 3 – 4 giờ/ xe. Từ khi được trang bị phương tiện xe nâng hàng, công việc sắp xếp hàng hóa được thuận lợi hơn rất nhiều. Giờ đây chỉ cần 2 ÷ 3 lao động và chỉ mất khoảng 1 giờ cho 1 xe hàng. Với kế hoạch giao nhận hàng như trên, các khách
hàng rất hài lòng vì thời gian giao nhận hàng chỉ sau 1 ngày, hàng hóa được giao vào giờ hành chính là thời gian các công ty hoạt động, rất thuận tiện cho việc nhận hàng, cũng như kiểm tra, kiểm soát. Tuy nhiên, nhu cầu nhận hàng của khách hàng luôn biến động về số lượng cũng như thời gian nhận hàng. Do phương tiện vận tải của Công ty chỉ có 1 nên việc quản trị vận tải giao nhận hàng gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí có nhiều lúc Công ty không thể giao hàng cho khách đúng kế hoạch, làm giảm uy tín và sự thỏa mãn của khách hàng bị giảm sút.
Với nhu cầu nhận hàng của khách hàng có số lượng lớn vượt tải trọng của phương tiện vận tải của Công ty, hoặc khi Công ty không còn phương tiện vận chuyển (do đã điều xe vận chuyển hàng cho khách hàng khác), nhằm đảm bảo giao hàng đủ và kịp thời cho khách hàng Công ty phải hợp đồng thuê thêm phương tiện vận tải bên ngoài. Nguồn cung ứng các phương tiện vận tải từ bên ngoài phải bảo đảm các tiêu chí: vận tải an toàn, uy tín, và tin cậy. Công ty TNHH thương mại Khatoco là đơn vị được ưu tiêu thuê để vận chuyển hàng hóa cho Công ty do cùng trong ngành (thuộc Tổng công ty Khánh Việt) nên được hỗ trợ chi phí vận chuyển; thủ tục chứng từ hóa đơn thanh toán thuận lợi, nhanh chóng, độ tin cậy cao. Tuy nhiên, do nhu cầu vận chuyển hàng hóa nội bộ của Công ty TNHH thương mại rất lớn nên cũng rất ít khi Công ty thuê được phương tiện vận chuyển của công ty này.
Các nguồn khác Công ty rất thường thuê để vận chuyển hàng hóa cho Công ty là các doanh nghiệp vận tải tư nhân. Với các nguồn vận tải thuê ngoài này, chi phí vận tải thường cao hơn, hàng hóa của Công ty có thể được vận chuyển chung với các loại hàng hóa khác của các chủ hàng khác nên việc bảo quản hàng hóa không được bảo đảm và thời gian giao nhận hàng thường dài hơn do phải giao nhận hàng nhiều nơi.
Bảng 2.15 So sánh các phương thức vận chuyển hàng hóa Phương tiện vận tải thuê ngoài Nội dung
Phương tiện vận tải
của Công ty Công ty TNHH TM Khatoco
Doanh nghiệp vận tải tư nhân
Tầng suất vận tải (chuyến/tháng) 10 2 5
Chi phí vận tải bình quân (đồng/kg) 554 500 650
Thời gian giao hàng bình quân (giờ) 11 12 13,5
Tải trọng đáp ứng tối đa (tấn) 6,5 14 Không giới hạn
Thời hạn thanh toán cước phí - Cuối mỗi tháng Sau mỗi chuyến
Hình thức hợp đồng - HĐ nguyên tắc HĐ chuyến
Tỷ lệ giao hàng đạt yêu cầu (%) 100% 100% 99,9%
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
Ngược lại, khi có nhu cầu vận tải hàng hóa cho khách hàng mà khối lượng chuyên chở thấp hơn tải trọng của phương tiện vận tải của Công ty, hoặc khi chưa có kế hoạch vận chuyển hàng hóa chiều về, để giảm thiểu chi phí vận tải Công ty sẽ liên hệ với các công ty khác trong cùng ngành (như Công ty TNHH thương mại Khatoco, Xí nghiệp in Khatoco, Xí nghiệp may Khatoco, . . .) vận chuyển hàng hóa thuê cho các đơn vị này (nếu có nhu cầu) hoặc sẽ thuê phương tiện vận tải từ bên ngoài.
Hàng hóa của Công ty giao trực tiếp cho khách hàng theo một chiều từ kho của Công ty đến kho của khách hàng. Do vậy, để tối ưu hóa chi phí vận chuyển, Công ty phải có kế hoạch vận chuyển hàng về theo chiều ngược lại (từ thành phố Hồ Chí Minh về Nha Trang). Để thực hiện được điều này, Công ty đã hợp đồng với hầu hết các nhà cung cấp nguyên vật liệu (chủ yếu từ thành phố Hồ Chí Minh) thực hiện phương thức: Công ty sẽ chịu chi phí vận chuyển (thay vì nhà cung cấp chịu trách nhiệm vận chuyển đến tận kho của Công ty) và nhà cung cấp sẽ giảm giá bán (do trừ đi chi phí vận chuyển).
Ngoài phương tiện vận chuyển bằng xe tải, Công ty còn sử dụng các phương tiện vận tải khác như tàu lửa, gửi hàng qua trung gian các công ty vận tải hành khách (như công ty xe khách Phương Trang, công ty xe khách Ngọc Trang, . . .) để vận tải hàng lẻ cho khách hàng. Tuy nhiên, với các phương tiện vận tải này cước phí rất cao và khối lượng hàng vận chuyển bị giới hạn.
Quy trình xuất hàng cho khách hàng được thực hiện qua các công đoạn:
Thực hiện, kiểm tra, giám sát
Hình 2.23 Sơ đồ quy trình quản trị hoạt động xuất hàng tại Công ty
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
Xác định nhu cầu nhận hàng
Kiểm tra các điều kiện thanh toán
Thủ kho Kiểm tra tình trạng
hàng lưu kho
Ghi hóa đơn Lệnh xuất hàng Bảng kê xuất hàng Đưa hàng lên xe Bộ phận KD Thủ kho Bộ phận kế toán Trưởng phòng kinh doanh BP bốc xếp Bảo vệ công ty Bộ phận kế toán