a. Lập hồ sơ đề nghị cấp tín dụng
Hồ sơ tín dụng của một ngân hàng là các tài liệu, văn bản về mối quan hệ tổng thể của ngân hàng với hộ vay vốn. Các hồ sơ cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về khách hàng, thị trường giúp cho việc quản lý khoản vay tốt. Chất lượng của khoản cho vay phụ thuộc rất lớn vào sự hoàn chỉnh và chính xác của hồ sơ cho vay. Ngoài ra, hồ sơ tín dụng là nguồn tài liệu quan trọng đối với công tác giám sát các khoản vay và cũng là nguồn quan trọng cung cấp thông tin cho các cán bộ tín dụng tiến hành đánh giá tín dụng định kỳ, kiểm toán bên ngoài và các ban ngành kiểm tra ngoài ngân hàng.
Một hồ sơ đầy đủ phải đáp ứng được bốn yêu cầu:
̵ Phải chứa đựng đầy đủ các thông tin về khách hàng, như thông tin pháp lý, thông tin về tài chính để giúp cán bộ tín dụng xác định được uy tín, khả năng tài chính của hộ xin vay và dễ dàng nắm bắt khả năng phát triển của hộ.
̵ Phải đưa ra được các điều khoản của hợp đồng cho vay một cách cụ thể, chi tiết và lập ra một kế hoạch hoàn trả đầy đủ, hợp lý đúng theo khả năng và dòng tiền của khách hàng.
̵ Phải giúp cán bộ ngân hàng có khả năng thẩm định được các hoạt động sản xuất trong quá khứ, hiện tại và tương lai của hộ vay.
̵ Chỉ ra được các điểm mạnh, điểm yếu hiện có hoặc tiềm tàng trong khoản vay một cách chi tiết, rõ ràng.
Một hồ sơ phải có đầy đủ một số tài liệu cơ bản sau:
̵ Về mặt tài chính: Ngân hàng thẩm định đồng thời cả hai phương diện: (a) Vốn tự có của hộ và (b) khả năng hoàn trả nợ vay ngân hàng (NHNo&PTNT Việt Nam 2006).
+ Vốn tự có của hộ sản xuất là vốn tích lũy bằng tiền, sản lượng dự trữ….Vốn tự có càng cao thì khả năng hoàn trả nợ vay ngân hàng càng đảm bảo.
Vốn tự có liên quan chặt chẽ đến diện tích canh tác cây trái hoa màu, máy móc nông cụ…Hộ sản xuất có diện tích canh tác càng lớn thì vốn tự có càng cao.
+ Khả năng hoàn trả nợ vay bao gồm cả khả năng hoàn trả cả nợ gốc và và lãi vay phát sinh. Phương án vay vốn phải đủ bù đắp tất cả các chi phí, có lợi nhuận. Do đó phương án vay vốn của hộ sản xuất phải hiệu quả về mặt tài chính.
̵ Về mặt bảo đảm nợ vay: Các hình thức bảo đảm nợ vay đối với HSX (1) Bảo đảm trực tiếp, hộ sản xuất dùng tài sản của minh để thế chấp, cầm cố khi vay vốn ngân hàng và (2) Bảo đảm gián tiếp, là áp dụng các hình thức bảo đảm của bên thứ ba.
̵ Các phương án: Hồ sơ cần có các phương án về hoạt động sản xuất kinh doanh và dự toán thu nhập.
+ Các báo cáo nhận xét: Cán bộ tín dụng phải định kỳ lưu trữ tất cả các thông tin nào có liên quan đến khoản vay, cũng như đánh giá của mình về tình trạng hiện có của khoản vay. Báo cáo trong hồ sơ phải chứa đựng thông tin về bản thân hộ vay và thông tin trước đó về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ vay. + Phân tích thông tin tín dụng: gồm có các chỉ số và các nhận xét của người phân tích. Những thông tin này phải được lưu vào trên cơ sở có hệ thống và phải vạch ra bất kỳ điểm yếu hoặc các vấn đề tiềm ẩn trong khoản vay rõ ràng.
+ Các chứng từ bảo đảm tín dụng: Gồm có các khoản thế chấp có thể chuyển nhượng và một số khoản thế chấp không thể chuyển nhượng.
b. Phân tích tín dụng
Phân tích tín dụng là quá trình thu thập, xử lý thông tin một cách khoa học nhằm hiểu rõ thêm về khách hàng và phương án sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc ra quyết định cấp tín dụng cho khách hàng. Muốn ra quyết định ngân hàng cần làm ba việc:
̵ Thu thập đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin.
Một là, thông tin thu thập từ hồ sơ của khách hàng vay vốn: + Thông tin về tư cách pháp nhân của khách hàng vay vốn.
+ Thông tin về kế hoạch sản xuất kinh doanh của khách hàng.
+ Thông tin về hiệu quả sử dụng vốn vay và khả năng hoàn trả nợ vay thể hiện qua phương án hoạt động kinh doanh.
Trong các thông tin trên, thông tin về tình hình tài chính của khách hàng và khả năng hoàn trả nợ vay rất quan trọng nên ngân hàng cần phân tích và thẩm định những thông tin này trước khi cho vay.
Hai là, thông tin lưu trữ tại ngân hàng: Là nguồn thông tin mà ngân hàng đã thu thập trước kia khi khách hàng có quan hệ tín dụng với ngân hàng và lưu trữ lại để sử dụng cho những lần vay tiếp theo. Nguồn thông tin này rất quan trọng vì nó trải qua kiểm chứng và đáng tin cậy, giúp ngân hàng tiết kiệm khá nhiều thời gian trong việc phân tích.
Ba là, thông tin từ phỏng vấn và điều tra khách hàng: thông tin từ các ngân hàng khác, từ các công ty chuyên nghiên cứu thị trường, thông tin từ bạn hàng của khách hàng, thông tin từ đối thủ cạnh tranh của khách hàng, thông tin từ các tổ chức chuyên môn thu thập và cung cấp thông tin, thông tin từ các phương tiện truyền thông, từ các ấn phẩm của Chính phủ và các cơ quan có liên quan.
̵ Phân tích và xử lý thông tin thu thập được.
̵ Rút ra kết luận về khả năng hoàn trả nợ, cả gốc và lãi của khách hàng.
Như vậy qua phân tích tín dụng, ngân hàng sẽ thay thế những cảm nhận chủ quan của mình về khách hàng và phương án vay vốn bằng những chứng cứ và lý lẽ khoa học, dựa trên cơ sở thông tin và xử lý thông tin. Mục tiêu của phân tích tín dụng là đánh giá một cách chính xác và khách quan khả năng trả nợ của khách hàng. Ngoài ra mục tiêu của phân tích tín dụng còn là tìm kiếm những tình huống có thể dẫn đến rủi ro cho ngân hàng, tiên lượng khả năng kiểm soát những loại rủi ro đó và dự kiến các biện pháp phòng ngừa và hạn chế thiệt hại có thể xảy ra, giúp ngân hàng tránh được hai loại sai lầm: cấp tín dụng cho khách hàng xấu và từ chối cấp tín dụng cho khách hàng tốt. Mặt khác, phân tích tín dụng còn quan tâm đến việc kiểm tra tính chân thật của hồ sơ vay vốn mà khách hàng cung cấp, từ đó nhận định về thái độ trả nợ của khách hàng làm cơ sở quyết định cho vay.
Các yếu tố cần được xem xét khi phân tích tín dụng:
+ Năng lực vay nợ: các ngân hàng không chỉ quan tâm đến khả năng hoàn trả mà còn quan tâm đến năng lực pháp lý của người vay khi đi vay. Cần phải xem xét điều lệ và luật địa phương để khẳng định rằng ai là người có khả năng thay mặt gia đình đi vay.
+ Uy tín: không chỉ có ý nghĩa sẵn lòng trả nợ mà còn có ý nghĩa là phản ánh ý muốn kiên quyết thực hiện tất cả các giao ước trong hợp đồng tín dụng. Các hồ sơ quá khứ của người khi xin vay trong việc thực hiện các hợp đồng tín dụng thường có giá trị khi đánh giá uy tín về tín dụng.
+ Mục đích khoản vay: nếu khoản vay tạo điều kiện cho hộ vay tăng thêm thu nhập thì chính điều đó đã làm tăng thêm năng lực hoàn trả và cải thiện tình hình tài chính của hộ vay. Khi đó cả ngân hàng và hộ vay đều có lợi. Do đó các ngân hàng thường muốn cho vay để mua máy móc để phục vụ sản xuất kinh doanh cần thiết hơn là mua sắm phục vụ đời sống xây sửa nhà ở.
̵ Quyền sở hữu các tích sản: như vốn và vật thế chấp là một trong các tiêu chuẩn tín dụng. Giá trị thực của hộ vay là một tiêu chuẩn đo lường sức mạnh tài chính và là yếu tố quyết định đến khối lượng tín dụng mà ngân hàng sẵn lòng thực hiện cho hộ vay.
̵ Các điều kiện kinh tế: ảnh hưởng đến khả năng hoàn trả của người vay nhưng chúng thường vượt quá sự kiểm soát của người vay lẫn người cho vay. Nhân viên tín dụng trở thành nhà dự đoán kinh tế. Kỳ hạn của khoản nợ càng dài thì việc dự đoán càng trở nên quan trọng. Ngân hàng cần phải quan tâm đến hoạt động kinh tế mà ngành kinh doanh của hộ vay thực hiện và tầm quan trọng của nó trong ngành kinh doanh đó.
̵ Tầm quan trọng của các yếu tố tín dụng: Các nhà quản trị ngân hàng đều cho rằng vật thế chấp cho một khoản vay nói chung là ít quan trọng nhất. Khoản tín dụng được cấp với hy vọng là sẽ được hoàn trả như thỏa thuận chứ không phải là các tích sản thế chấp sẽ bán đi để trả nợ. Dưới toàn bộ lăng kính phân tích tín dụng thì uy tín của khách hàng được nói lên như yếu tố quan trọng nhất.