6. Kết cấu của Đề tài
2.2.3.1 Quản lý thời gian, tiến độ dự án
Quản lý thời gian và tiến thực hiện tại Ban QLDA Lưới điện miền Bắc là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện
từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu đã định về chất lượng.
Quản lý thời gian tiến độ dự án đều được Ban QLDA lưới điện lên kế hoạch tiến độ từng thời điểm bắt đầu đến thời điểm kết thúc đối với những công việc từng giai đoạn, bao gồm:
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư gồm các công việc:
Lập và phê duyệt DA ĐT, BCKTKT,TKKTTC-TDT/TKBVTC-DT Lập và phê duyệt kế hoạch đấu thầu, kế hoạch mua sắm VTTB Lập và phê duyệt HSMT
Và một số công việc khác
Giai đoạn thực hiện đầu tư gồm các công việc: Tổ chức thực hiện công tác đền bù GPMB Hoàn thành thi công xây dựng công trình Thanh quyết toán với nhà thầu
Giai đoạn kết thúc đầu tư gồm các công việc: Quyết toán vốn công trình hoàn thành
Tăng tài sản chính thức, bàn giao cho đơn vị vận hành, kết thúc dự án.
Kế hoạch sau khi lập được theo dõi , giám sát việc thực hiện kế hoạch đó một cách chặt chẽ, cập nhật thường xuyên thông tin để báo cáo đột xuất (Ví dụ như % hoàn thành so với kế hoạch đã định một công việc nào đó tại bất cứ thời điểm nào hay công việc nào đó được hoàn thành trước bao nhiêu ngày so với kế hoạch đã định). Trong trường hợp một công việc nào đó có vấn đề cần điều chỉnh, Ban QLDA Lưới điện miền Bắc giải trình nguyên nhân báo cáo lên NPC xem xét và ra quyết định điều chỉnh, điều chỉnh phù hợp với tiến độ chung của toàn dự án, phù hợp với nguồn lực phân bổ cho các công trình khác.
Quản lý tiến độ cũng là cơ sở để Ban QLDA Lưới điện miền Bắc giám sát chi phí thực hiện dự án. Mỗi nội dung công việc đều phê duyệt cùng với giá trị dự toán (chi phí) cho công việc đó. Xem xét tiến độ chung của toàn dự án hoàn toàn có thể xác định được chi phí đã thực hiện được cho dự án là bao nhiêu, bao nhiêu đã thanh toán cho nhà thầu, bao nhiêu còn chưa trả.
Đối với các dự án do Ban QLDA Lưới điện miền Bắc được giao làm chủ đầu tư, hầu hết các dự án đều gặp vấn đề liên quan đến việc quản lý thời gian, tiến độ
thực hiện dự án. Có rất nhiều dự án hoàn thành đúng tiến độ như các dự án đầu tư viễn thông, các dự án lưới điện 110kV trọng điểm, tuy nhiên cũng không còn ít dự án gặp khó khăn trong quá trình thực hiện đầu tư như những dự án xây dựng nhà điều hành, dự án hạ gầm đường dây, dự án nâng cấp điện áp.
Tác giả xin lựa chọn một dự án điển hình về chậm tiến độ để làm ví dụ minh họa, phân tích.
* Giới thiệu dự án, tên dự án:
-Tên dự án: Tuyến cáp ngầm 110kV TP Nam Định, Vị Xuyên Quang Trung đến trạm cắt khu công nghiệp Hào Xá
-Địa điểm thực hiện: TP Nam Định
- Mục tiêu đầu tư xây dựng: Cung cấp điện cho Khu công nghiệp Hào Xá -Quy mô, khối lượng:
+ Dự án gồm 2 hạng mục:
Hạng mục 1: Tuyến cáp ngầm 110kV Quang Trung (E 14) đến trạm cắt và XD trạm cắt.
Hạng mục 2: tuyến cáp ngầm 110kV (E11) Vị Xuyên đến trạm cắt Khu công nghiệp Hào Xá.
+ Khối lượng cụ thể:
Lắp đặt 2 tuyến cáp ngầm 22 kV 2 mạch; lắp đaẹt 1 trạm cắt 22kV (phần xây dựng đã có sẵn); sử dụng 12.199m cáp 24kV XLPE, M3 x 400 mm2 chống thấm dọc.
Sử dụng 4 tủ máy cắt 24kV – 630A – 25kA/s; 1 tủ máy cắt 24kV – 630 A- 25kA/s; 2 tủ máy cắt 24kV – 12000A- 1200A – 25kA/s;v 2 tủ chống xét ô xít kim loại 24kV; 2 tủ nạp Accu 200kV-180Ah.
-TMĐT/TDT (sau điều chỉnh) : 23.007.034.150 đồng -Nguồn vốn đầu tư: vốn vay TDTM
-Hình thức quản lý dự án: Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án. * Đối với tiến độ chung toàn dự án (Kế hoạch)
Xem phụ lục số 2 kế hoạch tiến độ chung toàn dự án Tuyến cáp ngầm E 11-E 14 đến trạm cắt khu công nghiệp Hào Xá.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ mạng công việc dự án “Tuyến cáp ngầm E 11- E 14 đến Trạm cắt khu công nghiệp Hào Xá”
C1 (70)(330) E
A F C2 G (65) (55) (230) (30) (50) (15)
B D H (60)
Đường GĂNG: A- C1-E-F-C2-G-H-I
Thời gian dài nhất để thực hiện dự án này: 800 ngày I (180) (=65+70+330+30+50+15+60+180)
* Đối với tiến độ thực hiện công tác tư vấn,
Hợp đồng tư vấn được ký ngày 10/3/2009 với công ty Thikeco
Thời gian dự kiến thực hiện bắt đầu từ ngày 10/3/2009, gồm các công việc sau: - Khảo sát và lập BCNCKT (80 ngày) hoàn thành vào ngày 30/5/2009 - TKKTTC-TDT: 30 ngày sau khi BCNCKT được phê duyệt.
Sau đây là bảng tổng hợp tình hình thực tế thực hiện công tác tư vấn của dự án:
Bảng 2.3. Tổng hợp các quyết định phê duyệt TMĐT/TDT dự án “Tuyến cáp ngầm 110kV E11-E14 đến Trạm cắt khu công nghiệp Hào Xá”
STT Nội dung phê duyệt Số quyết định- ngày phê duyệt
TMĐT/TDT (triệu đồng) Ghi chú 1 BCNCKT(lần đầu) 3234(26/6/2008) 16.380 2 TKKT-TDT 16.375 Hạng mục 1 4587 (04/9/08) 9.781 Hạng mục 2 5569 (16/10/08) 6.594 3 TKKTTC-DT (điều chỉnh) 19.321 Hạng mục 1 1134 (15/3/09) 11.499 Thay thế QĐ 4587 Hạng mục 2 1586 (12/4/09) 7.822 Thay thế QĐ 5569 4 BCNCKT(điều chỉnh) 566(11/02/09) 19.804 Thay thế QĐ 3234 5 TMĐT/TDT cả dự án (điều chỉnh) 4128 (5/11/09) 23.007 Thay thế QĐ 566,1134, 1586
(Nguồn: tác giá tự tổng hợp từ hồ sơ ban đầu của dự án)
1 2 5 6 7 3 4 10 9 8
Ghi chú: Quyết định 4128 ngày 05/11/2009 được lập theo thông tư số 02/2007/TT-BXD (14/2/07) của Bộ xây dựng hướng dẫn một số nội dung về lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình quy định tại Nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/05 và Nghị định 112/2006/NĐ-CP ngày 29/9/2006.
Qua bảng tổng hợp trên cho thấy: đơn vị tư vấn thực hiện công tác tư vấn lập BCNCKT và TKKTTC-TDT đúng thời hạn dự kiến đã thống nhất trong hợp đồng dịch vụ tư vấn.
Tuy nhiên, từ đây cũng có thể nhận ra một thực tế rằng: các dự án do Ban QLDA Lưới điện miền Bắc quản lý vẫn thường xuyên xảy ra trường hợp phê duyệt điều chỉnh, thay thế những quyết định đã ra trước đó. Nguyên nhân do phương án kỹ thuật thay đổi: (ví dụ như do Điện lực thông báo về mức độ quả tải của trạm hoặc phòng do kỹ thuật điều chỉnh phương án để phù hợp với thực tế cấp điện) nên chủ đầu tư yêu cầu đơn vị tư vấn lập lại CBNCKT và TKKTTC-TDT theo những thay đổi mới đó. Quyết định 4128 ngày 05/11/2009 được phê duyệt điều chỉnh do: Bổ sung hạng mục công trình và hiệu chỉnh TMĐT công trình theo hướng dẫn mới của Bộ xây dựng.
*Tiến độ thực hiện công tác đền bù GPMB
Phần mặt bằng thực hiện dự án này thuộc phạm vi do Khu công nghiệp Hào Xá quản lý. Theo kế hoạch, sau khi khu công nghiệp Hào Xá bàn giao mặt bằng sẽ thực hiện xây dựng trạm cắt và các hạng mục khác. Tuy nhiên, được quyết định đầu tư với mục tiêu cung cấp nguồn điện nữa phục vụ khu công nghiệp Hào Xá hoạt động liên tục, ổn định từ năm 2008 nhưng đến tháng 12/2009, Khu công nghiệp Hào Xá mới bàn giao mặt bằng cho chủ đầu tư. Do dự án được thực hiện trong phạm vi mặt bằng do Khu công nghiệp Hào Xá quản lý nên dự án không phải thực hiện bồi thường đền bù cho phần đất sử dụng cho dự án.
Như vậy, mặc dù trong thời gian tiến hành chậm sau 2 năm, chi phí cho đền bù giải phóng mặt bằng không tăng nhưng những chi phí khác đầu tư cho dự án bị yếu tố thời gian làm nó tăng lên nhiều lần. Những nguyên nhân là từ phía Khu công nghiệp Hào Xá chưa bàn giao được mặt bằng, chủ đầu tư vì thế không thể thi công.
*Tiến độ mua sắm VTTB
Các gói thầu mua sắm VTTB đều được thực hiện theo kế hoạch đấu thầu, do phòng đáu thầu công ty đảm nhận và giao cho Ban thực hiện sau khi đã có hợp đồng
mua sắm VTTB. Công tác mua sắm VTTB của dự án được thực hiện như kế hoạch dự kiến, trong vòng 2 năm 2009 và 2010, vật tư đã được nhập kho và thanh toán cho nhà thầu đúng kế hoạch.
Nhưng dự án đến cuối năm 2010, đầu năm 2011 mới thi công nên số VTTB trên nên không sử dụng trước cho các dự án khác thì sẽ tồn kho rất lâu, tăng chi phí lưu kho và bảo quản.
*Tiến độ thực hiện thi công thực tế dự án:
Dự án này được ký hợp đồng xây lắp với Liên danh nhà thầu công ty cổ phần Tân Hoàng Mai và Công ty cổ phần SIC ngày 28/12/2009 sau khi hoàn tất các thủ tục về đấu thầu xây lắp.
Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Ban QLDA đã thực hiện bàn giao mặt bằng cho đơn vị thi công. Theo hợp đồng, này phải hoàn thành bàn giao công trình là 148 ngày tính từ ngày bàn giao mặt bằng chính thức, các công việc hoàn toàn có thể thực hiện song song. Mặc dù 148 ngày đủ để các công trình thực hiện nối tiếp.
Tuy nhiên, thực tế thi công, hạng mục 1 hoàn thành ngày 25/7/2010 (sau 208 ngày kế từ ngày bàn giao mặt bằng), hạng mục 2 hoàn thành ngày 17/01/2011 (sau 384 ngày kể từ ngày bàn giao mặt bằng). Cả hai hạng mục thi công hết 384 ngày kể từ ngày bàn giao mặt bằng cho đơn vị thi công. Như vậy, số ngày tăng thêm so với hợp đồng 236 ngày (= 384-148).
Nguyên nhân chậm tiến độ thi công hoàn thành dự án được giải trình như sau: Hạng mục 1: Tuyến cáp ngầm E14 đến trạm cắt và XD Trạm cắt
Hạng mục này gồm 2 công việc: Xây dựng trạm cắt Khu công nghiệp Hào Xá và thi công tuyến cáp ngầm E14 đến trạm cắt Khu công nghiệp Hào Xá, mất tổng số thời gian thực tế để hoàn thành, bàn giao và đưa vào sử dụng là 208 ngày (dự kiến là 148 ngày), trong đó:
44 ngày là số ngày thực tế thi công, và
164 ngày là thời gian chờ giải quyết những vướng mắc như: 86 ngày chờ giấy phép đào hè đường.
31 ngày chờ bổ sung dự toán cho phần phát sinh so với trong thầu, 47 ngày chờ thủ tục và nghiệm thu
Hạng mục này gồm một số công việc: thi công tuyến cáp ngầm E11 đến trạm cáp Khu công nghiệp Hào Xá, mất tổng số thời gian để hoàn thành và bàn giao đưa vào sử dụng là 384 ngày (dự kiến 148 ngày), trong đó:
32 ngày thi công thực tế và
352 ngày chờ việc để giải quyết các vướng mắc như:
189 ngày chờ xin phép sở GTVT và chính quyền địa phương 40 ngày chờ điều chỉnh, thay đổi, bổ sung thiết kế,
85 ngày chờ xây dựng xong trạm E11 mới có vị trí đặt tủ máy cắt, 15 ngày nghỉ tết và các ngày lễ và 23 ngày do thời tiết xấụ
Như vậy, theo giải trình như trên cho thấy, công trình thi công chậm so với tiến độ thống nhất trong hợp đồng xây dựng 236 ngày hầu như do các nguyên nhân khách quan, chờ xin phép, chờ thủ tục, không phải do nhà thầu thi công chậm. Đây là cơ sở để chủ đầu tư không thể phạt đơn vị thầu vi phạm hợp đồng chậm tiến độ. Đồng thời, nó còn cho thấy chậm tiến độ là do cán bộ quản lý chủ đầu tư chưa chủ động trong việc đẩy nhanh tiến độ in các loại giấy phép, cán bộ Ban QLDA chưa bám sát việc phê duyệt điều chỉnh bổ sung khối lượng, thiết kế do P8 thực hiện.
Qua phân tích dự án trên cho thấy, việc đẩy nhanh tiến độ dự án là hoàn toàn có thể làm được vì thực tế thi công hạng mục 1 là 44 ngày (gồm hai công việc), hạng mục hai là 32 ngày (gồm một công việc). Hơn nữa, cả ba công việc này hoàn toàn có thể làm song song nên thời gian thi công thực tế có thể nhỏ hơn 44 ngày (so với 1478 ngày thi công như hợp đồng đã thỏa thuận).
* Đối với phần thi công đền bù hoàn trả hè đường.
Hợp đồng hoàn trả hè đường được ký kết vào ngày 15/01/2010 với công ty TNHH NN MTV công trình giao thông tỉnh Nam Định thực hiện việc hoàn trả mặt hè, đường.
Thời gian thực hiện: (theo giấy phép đào hè, đường của sở giao thông công chính): 15 ngày từ ngày 26/2/2008 đến ngày 12/3/2010.
*Thực tế thực hiện rút vốn vay tại ngân hàng
Hợp đồng tín dụng vay vốn đầu tư cho dự án trên được ký với ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm. ngày 5 tháng 12 năm 2008. Thời gian rút vốn dự kiến là 12 tháng, ân hạn là 6 tháng. Đến thời điểm vay tháng 6 năm 2010 dự án hết thời gian ân hạn, phải trả gốc trong khi chưa thi công.
Sau 12 tháng hết hạn rút vốn. Ban QLDA mới giải ngân chi phí VTTB cho các nhà thầụ Ngân hàng cho gia hạn thời gian rút vốn thêm 6 tháng; đến hết 31 tháng 12 năm 2010. Lần thứ hai gia hạn đến 30/6/2011.
Đến tháng 2 năm 2011, giải ngân tạm ứng 20% giá trị hợp đồng xây lắp; tháng 4 năm 2011, tạm ứng 30% giá trị hợp đồng trả hè đường cho các nhà thầụ
Và đến thời điểm 30 tháng 6 năm 2011 hết hạn rút vốn nhưng dự án vẫn chưa giải ngân hết các khoản chi phí nên dự án buộc phải bố trí vốn khác trong khi chưa thi công xong. Như vậy, dự án này chưa tranh thủ được nguồn vốn ngân hàng chấp thuận cho vay để đầu tư.
* Tiến độ duyệt quyết toán cho nhà thầu:
+ Quyết toán khối lượng xây lắp hoàn thành:
Sau 6 ngày hoàn thành cả 2 hạng mục, nhà thầu nộp hồ sơ quyết toán. Sau 30 ngày chủ đầu tư ra quyết định phê duyệt điều chỉnh khối lượng và dự toán cho toàn bộ công trình. Và sau 45 ngày, Ban QLDA duyệt quyết toán A-B và đề nghị NPC ứng vốn sản xuất thanh toán cho nhà thầụ Sau gần 30 ngày tiếp theo nhà thầu nhận được tiền. Như vậy, sau khi nhà thầu nộp hồ sơ quyết toán, hơn 100 ngày sau mới được nhận tiền, thời gian này quá lâu, vốn của nhà thầu bị lạm dụng một cách hợp pháp.
+ Tạm ứng hoàn trả hè đường:
Hợp đồng thống nhất về điều khoản thanh toán: Tạm ứng 30% giá trị hợp đồng cho nhà thầu sau khi ký hợp đồng. Nhưng sau 97 ngày nhà thầu mới nhận được tiền tạm ứng. Nguyên nhân là dự toán hoàn trả hè đường phê duyệt chậm, thời gian Ban QLDA duyệt tạm ứng lâụ Như vậy Ban QLDA vi phạm hợp đồng nhưng vẫn không bị phạt.
+ Quyết toán hoàn trả hè đường.
Nghiệm thu khối lượng hoàn trả hè đường và ngày 15 tháng 01 năm 2011. Sau 7 tháng phần khối lượng hoàn trả hè đường vẫn chưa được quyết toán, nguyên nhân:
- Đơn vị thi công lập hồ sơ quyết toán nộp Ban QLDA muộn;
- Chủ đầu tư phê duyệt dự toán hoàn trả hè đường điều chỉnh quá lâụ
Đây cũng là nguyên nhân khiển dự án chưa được lập báo cáo QTV công trình hoàn thành. Kể từ ngày hoàn thành cả hai hạng mục là 8 tháng (từ tháng 1 đến tháng 8) nhưng dự án vẫn chưa tập hợp đầy đủ chi phí phục vụ cho việc lập báo cáo QTV trình công ty thẩm định và phê duyệt .
Như vậy, tiến độ thực hiện toàn dự án ảnh hưởng rất lớn tới chi phí thực hiện dự án: Chi phí lãi vay, chi phí quản lý, trượt giá... Dự án được phê duyệt từ năm 2008 nhưng đến đầu năm 2011 mới hoàn thành không đúng dự kiến ban đầu (sau