6. Kết cấu của Đề tài
3.3.2.1. Đối với nội dung quản lý thời gian-tiến độ dự án
Mỗi giai đoạn đầu tư, công tác quản lý tiến độ lại có những đòi hỏi riêng. Tác giả xin đề xuất một số giải pháp đối với công tác quản lý thời gian-tiến độ dự án theo từng giai đoạn đầu tư.
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư:
Giai đoạn này là giai đoạn khởi đầu của dự án. Chuẩn bị tốt thì sẽ thực hiện tốt. Giai đoạn Chuẩn bị đầu tư tác động nhiều đến công tác quản lý thời gian-tiến độ dự án nên tác giả xin đưa ra một số giải pháp như sau:
- Lựa chọn các nhà thầu tư vấn uy tín, có nhiều kinh nghiệm. Phần lựa chọn đơn vị tư vấn gồm có: Tư vấn khảo sát, lập dự án, BCKTKT, lập TKBVTC- DT, lập hồ sơ mời thầu, NPC nên giao nhiệm vụ cho Ban QLDA lưới điện miền Bắc thay mặt chủ đầu tư lựa chọn và ký hợp đồng dịch vụ tư vấn với đơn vị tư vấn. Để nâng cao chất lượng của công tác tư vấn, Ban QLDA phải lựa chọn được nhà thầu tư vấn có đủ năng lực như: có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, có các công trình đã tư vấn được các chủ đầu tư khác đánh giá cao, luôn tín nhiệm về mặt thời gian. Sản phẩm tư vấn có chất lượng thì công tác thẩm định sẽ nhanh hơn và sớm ra các quyết định phê duyệt dự án. Việc chủ động trong đấu thầu lựa chọn nhà thầu là công việc hết sức quan trọng ảnh hưởng tới tiến độ, chất lượng công trình khi làm tốt khâu nàỵ
P12.2 nên cử cán bộ luôn theo sát đơn vị tư vấn, đôn đốc tiến độ, giải đáp các thắc mắc trong quá trình đơn vị tư vấn lập dự án đầu tư hay thiết kế để đơn vị tư vấn không hiểu sai về mục tiêu và nhiệm vụ của dự án cũng như không hiểu rõ về đặc thù của dự án điện khác với các dự án đầu tư xây dựng khác dẫn đến cho ra đời những sản phẩm không phù hợp. Nếu có sai sót phát hiện sớm để kịp thời điều chỉnh trước khi quá muộn, ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí dự án.
- Ban quản lý dự án phải xây dựng hệ thống phần mềm ứng dụng theo dõi và quản lý dự án đồng bộ từ tổng thể đến các chỉ tiêu của dự án một cách tự động (hay còn gọi là phần mềm QLDA: Microsoft Project) tại bất cử thời gian nào, thời điểm nào của dự án đều có thể lấy được thông tin cho các đối tượng quan tâm.
Qua phần mềm này có thể dễ dàng theo dõi và báo cáo cấp trên về: • Tiến độ thi công (đang thi công, đã hoàn thành, đã tạm tăng,...) • Tiến độ giải ngân- thời gian rút vốn- thời gian trả gốc
Trong phần mềm này có thể lập kế hoạch chi tiết về tiến độ chi phí, tiến độ thi công, tiến độ giải ngân rút vốn, theo dõi và cập nhật thông tin thực tế thực hiện được vào phần mềm. Theo dõi đối với nhiều dự án để biết được quy luật biến động chung hoặc những nguyên nhân có thể gây kéo dài thời gian. Sau đó rút kinh nghiệm đối với những dự án saụ
Tuy nhiên, điều kiện để thực hiện được giải pháp này là phải có cán bộ riêng chuyên cập nhật thông tin thường xuyên, chính xác vào phần mềm thì mới có
báo chính xác về các thông tin (như tiến độ, nhu cầu tương lai gần...) của một số dự án nào đó khi cần đột xuất. Vì khối lượng dự án tại Ban QLDA Lưới điện miền Bắc là rất lớn, nên việc thu nhập được thông tin chính các, nhiều chiều là không dễ dàng.
- Ngoài ra, đối với mỗi hạng mục, Ban QLDA Lưới điện miền Bắc cùng nên lập chi tiết tiến độ thi công, tiến độ giải ngân thanh quyết toán, cập nhật thông tin thực tế thực hiện được vào bảng tiến độ, theo dõi nhiều dự án, rút ra những biến động mang tính quy luật, hay xảy ra ở những khâu đoạn nào, từ đó rút kinh nghiệm cho những dự án khác.
- Bộ phận kế hoạch, sau khi kế hoạch tổng thể của dự án được lãnh đạo Ban thông qua, phải xác định được thời gian thực hiện sớm, muộm, thời gian dự trữ của từng công việc cụ thể. Trong một công việc lớn lại gồm nhiều việc nhỏ (ví dụ Mua sắm VTTB là bao gồm các công việc nhỏ như: Lập và phê duyệt hồ sơ mời thầu; Lập và phê duyệt kế hoạch đấu thầu; thông báo mời thầu; Xét thầu; phê duyệt kết quả trúng thầu; thông báo trúng thầu; thương thảo hợp đồng; Ký kết hợp đồng kinh tế; thực hiện hợp đồng: nghiệm thu, nhập kho, thanh toán). Do đó, để quản lý thời gian thực hiện một công việc lớn, cần quản lý chặt chẽ thời gian của từng công việc nhỏ, một việc nhỏ bị chậm sẽ kéo theo cả một dây chuyền các việc nhỏ khác chậm theo, làm cho thời gian hoàn thành của công việc không đúng dự kiến. Xác định một cách chi tiết các công việc nhỏ cũng có thể cho cán bộ quản lý dự án biết được việc nào đó có thể làm song song, việc nào làm trước, việc nào làm sau, từ đó nhân lực hợp lý nhất, tránh dồn nhiều việc làm một thời điểm.
- Công tác lập và phê duyệt kế hoạch đấu thầu mua sắm VTTB cho dự án phải đáp ứng đúng thời điểm dự án cần VTTB đó. Để lập được kế hoạch mua sắm VTTB cho các dự án về chủng loại, số lượng, thời gian giao hàng phòng kế hoạch ban phải thực hiện việc bóc tách khối lượng trong dự toán, phân loại vật tư thiết bị theo thiết kế, tổng hợp và báo cáo về phòng quản lý đấu thầu công ty (P16) thực hiện lựa chọn nhà thầụ Kế hoạch này phải phù hợp với tiến độ thi công xây dựng của dự án, sao cho khi dự án cần VTTB để lắp đặt vào công trình thì vật tư đã sẵn sàng trong kho (nhưng cũng không nên tồn kho chờ đưa vào công trình quá lâu gây ứ đọng vốn) tránh để tiếp tục xảy ra những trường hợp sử dụng vật tư lẫn nhau giữa các dự án.
- Bộ phận kế hoạch luôn phải theo sát, đôn đốc cán bộ phận chức năng thụ lý dự án để đẩy nhanh tiến độ trình duyệt ở các nội dung. Phải biết rõ hồ sơ đang nằm ở bộ phận nào, xử lý được bao nhiêu ngày, kịp thời đôn đốc, hợp tác cùng đi đến thống nhất để nội dung đó sớm được phê duyệt. Vì khâu này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, tiến độ có liên quan đến chi phí, cơ hội thành công của dự án.
P12.2 đảm nhiệm chức năng cầu nối trung gian giữa ban quản lý với các phòng chức năng của Công ty như: Liên quan đến công tác chuẩn bị đầu tư là:
P8 trong việc thẩm định, đệ trình Tổng giám đốc NPC phê duyệt các dự án; P2 trong việc rà soát sự cần thiết phải đầu tư một dự án trước khi chủ đầu tư ra quyết định đầu tư, hay việc chuẩn bị nguồn vốn cho đầu tư dự án cũng như phân bố các nguồn lực khác dựa các dự án;
P 16 trong việc đấu thầu lựa chọn các nhà thầu thực hiện dự án; Mua sắm vật tư thiết bị, thi công các công trình nên việc đôn đốc, theo sát của bộ phận P 12.2 đối với các cán bộ quản lý trực tiếp ở các phòng ban đó là cần thiết nhằm mục đích rút ngắn thời gian, thực hiện thủ tục hành chính của dự án. Ví dụ như quá trình P8 thẩm định nhanh sẽ sớm đưa ra quyết định đấu thầu dự án, có hồ sơ ban đầu, đẩy nhanh khâu ký hợp đồng tín dụng với các ngân hàng tài trợ vốn cho dự án sẽ tránh được tình trạng nhà thầu đã thực hiện xong công việc nhưng chưa có vốn thanh toán cho họ gây mất uy tín, trệ tiến độ của các công việc, hạng mục tiếp theọ
- Do các dự án do Ban QLDA Lưới điện miền Bắc quản lý đều rất phức tạp, nhiều công việc cần phải thực hiện, nếu chỉ sử dụng sơ đồ PERT (sơ đồ mạng công việc) và sư đồ thanh ngang (GANTT) thì chưa thể hiện được tất cả các công việc cũng như sự tương tác và mối hệ giữa các công việc đó. Do vậy, Ban QLDA Lưới điện miền Bắc nên sử dụng thêm biểu đồ nữa: Biểu đồ này được chuyển từ sơ đồ PERT sang sơ đồ GANTT, hay còn gọi là biểu đồ PERT/ CPM điều chỉnh.
- Cán bộ P 12.2 phải hiểu rõ nhất các hướng dẫn về trình tự thủ tục đầu tư cũng như nắm rõ các văn bản hướng dẫn: Luật, Nghị định, Thông tư và các quyết định liên quan.
Bộ phận kế hoạch là người làm việc với đơn vị tư vấn, kiểm tra sản phẩm dự án trước khi nộp về P 8 thẩm định, đệ trình Tổng công ty phê duyệt. Làm việc với các ngân hàng về việc thỏa thuận cho vay vốn trước khi công ty ký hợp đồng tín
dụng với các ngân hàng và là bộ phận tổ chức thực hiện các công tác đấu thầu, xây lắp và mua sắm vật tự thiết bị (phạm vi nhiệm vụ Ban QLDA)’
Do đó, các bộ thuộc P12.2 phải hơn ai hết, nắm rõ các trình tự thủ tục đầu tư cũng như văn bản hưởng dẫn liên quan đến đầu tư xây dựng để trong quá trình thực hiện các công việc của dự án được đúng quy định của Nhà nước, không để xảy ra hiện tượng “Làm ngược” việc làm sau lại làm trước. Hơn nữa việc nắm rõ những yêu cầu trên nhằm tư vấn cho Lãnh đạo ban cũng như Tổng công ty để cả quá trình thực hiện dự án được chính xác về trình tự thủ tục.
Muốn vậy bản thân các cá nhân của phòng kế hoạch tự trao đổi kinh nghiệm, cập nhật và hiểu rõ những văn bản mới ra đời để kịp thời áp dụng. Không những thế, trưởng phòng kế hoạch luôn kiểm tra về sự hiểu biết cũng như kinh nghiệm của nhân viên của mình để kịp thời trao đổi, truyền kinh nghiệm, bổ sung những kiến thức còn thiếu cho cán bộ của mình.
Giai đoạn thực hiện
Giai đoạn thực hiện dự án bao gồm các công việc: tổ chức thực hiện công tác đền bù, giải phóng mặt bằng, thi công hoàn trả hè đường, thi công xây dựng, tạm ứng, thanh quyết toán giai đoạn, thanh quyết toán khối lượng hoàn thành dự án. Tiến độ của các công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian- tiến độ thực hiện dự án, chi phí thực hiện dự án và chất lượng của dự án. Do vậy, giai đoạn thực hiện đầu tư cần đặc biệt quan tâm và hoàn thiện hơn nữạ Sau đây là một số đề xuất:
Thứ nhất, đối với công tác xin cấp các loại giấy phép: Ban quản lý dự án
phải tạo lập được mối quan hệ với các cơ quan hành chính: các sở (Sở giao thông vận tải, sở xây dựng,...), Ban, ngành, ủy ban nhân dân các tỉnh liên quan trực tiếp đến dự án như cấp đất, giải phóng mặt bằng, cấp giấy phép thi công, các cơ quan này có thể là nhân tố bất lợi gây kéo dài thời gian giải quyết những vướng mắc khi thực hiện dự án nên việc tạo lập được mối quan hệ tốt: “có lợi cho cả hai bên” sẽ thu được những lợi ích đáng kể vđối với dự án.
Ngoài ra, nếu Ban QLDA tạo dựng được mối quan hệ tốt với các cơ quan hành chính (ủy ban nhân dân) quận/ huyện, phường/ xã nơi thực hiện dự án thì đây là cơ hội thuận lợi để lấy người dân hay dễ dàng nhận được sự ủng hộ, chấp thuận từ phía người dân đối với sự ra đời của dự án.
Thứ hai, đối với công tác đền bù giải phóng mặt bằng: Ban QLDA phải tìm
mọi biện pháp đẩy nhanh tiến độ đền bù giải phóng mặt bằng các dự án ( đây là một khâu chiếm nhiều thời gian và tiền vốn, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chi phí của dự án). Muốn vậy, cần xây dựng phương án đền bù hợp lý, đúng quy định; thực hiện trả tiền công khai- bàn giao đất dứt điểm với người dân. Ban giao mặt bằng thi công càng sớm sẽ giúp dự án càng đẩy nhanh tiến độ thi công, sẽ hoàn thành mục tiêu tiến độ.
Đối với công tác hoàn trả hè đường, cần thực hiện ngay sau khi giải cáp, trả lại mặt đường, không gây ảnh hưởng đến giao thông và sinh hoạt của người dân. Công việc này thường phải thực hiện vào ban đêm: việc cắt điện không gây thiệt hai hại gì và cũng để giảm tối đa ảnh hưởng đến giao thông, nhất là những tuyến đường chính có nhiều phương tiện giao thông qua lạị Có những dự án bắt buộc phải thực hiện ban ngày, Ban QLDA phải sắp xếp với cơ quan chức năng: cảnh sát giao thông- Bộ giao thông vận tải để tiến hành phân luồng giao thông, trách ách tắc và nguy hiểm đến người dân.
Thứ ba, đối với công tác thi công xây dựng công trình. Đây chính là công
việc có nguy cơ kéo dài thời gian thi công thực tế của dự án. Do đó, tác giả xin đưa ra một số đề xuất sau:
Công tác soạn thảo hợp đồng phải đưa thêm nội dung khoảng thời gian dự trữ có thể do những yếu tố khách quan gây ra chậm tiến độ như: thiên tai (mưa, bão, lụt, động đất), hỏa hoạn.
Cán bộ giám sát phải nghiêm túc thực hiện việc giám sát đơn vị thi công thường xuyên tại hiện trường, có mặt đầy đủ, ghi nhật ký thi công theo đúng thực tế diễn ra tại hiện trường.
Cán bộ giám sát phải chủ động, có trách nhiệm, linh hoạt xử lý tình huống bất ngờ xảy ra, tránh để kéo dài thời gian chờ xử lý vướng mắc. Nếu những vướng mắc đó không thuộc phạm vi, trách nhiệm của cán bộ giám sát thì lập tức phải báo cáo cấp có thẩm quyền (Trưởng phòng, Trưởng ban, chủ đầu tư...) để kết hợp tình huống giải quyết.
Cán bộ giám sát có trách nhiệm đôn đốc đơn vị thi công thực hiện đúng tiến độ, yêu cầu nhà thầu thi công xây dựng lập bản đăng ký kế hoạch thi công và cam
kết thực hiện đúng chi tiết theo từng hạng mục, từng đoạn tuyến để cán bộ giám sát theo dõi và nắm bắt, nếu thực hiện không đúng như đăng ký kịp thời nhắc nhở, nếu không có biến chuyển gì sẽ thông báo bằng văn bản và yêu cầu thời gian phải hoàn thành. Trong trường hợp mọi điều kiện khác đều thuận lợi, có thể đẩy nhanh tiến độ dự án, lập tức triển khai các phương án đẩy nhanh tiến độ thi công, rút ngắn thời gian thực tế thi công để dự án sớm hoàn thành đưa vào sử dụng.
Thứ tư, Đối với công tác mua sắm VTTB: giám sát chặt chẽ quá trình thực
hiện hợp đồng của nhà thầu cung ứng VTTB, yêu cầu hàng tháng báo cáo tiến độ sản xuất hoặc nhập khẩu mặt hàng đó theo hợp đồng thực hiện được đến bước nào, nếu có vướng mắc gì kết hợp với nhà thầu tìm hướng giải quyết nhanh, không để ảnh hưởng đến tiến độ lắp đặt VTTB đó vào công trình.
Trong trường hợp một dự án được cấp có thẩm quyền quyết định giãn tiến độ, P12.6 sẽ điều chỉnh khối lượng, chủng loại VTTB đã mua sắm sang cho dự án khác sẽ thi công cần chúng loại VTTB đó để tránh những trường hợp dự án cần chưa có, dự án chưa cần lại bị tồn khọ
Thứ năm, đối với công tác thanh quyết toán khối lượng với các nhà thầụ
Ban QLDA cần đẩy nhanh tiến độ kiểm duyệt thanh quyết toán khối lượng hoàn thành với nhà thầụ không nên thanh toán chậm cho nhà thầu dù với bất kỳ lý do gì từ phía chủ đầu tư, vừa ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các giai đoạn sau, vừa gây mất lòng tin với nhà thầu khiến họ không có hứng thú cho những gói thầu lần saụ
Công việc này gồm hai phần: Tạm ứng, quyết toán giai đoạn và quyết toán khối lượng hoàn thành.
Phần tạm ứng hoặc quyết toán giai đoạn hoàn thành có thể ảnh hưởng đến tiến độ thi công thực tế của dự án (vì nếu dự án chưa bố trí vốn kịp thời, không tạm