6. Kết cấu của Đề tài
3.3.2.2 Đối với nội dung quản lý chi phí dự án:
Chi phí thực hiện dự án chịu ảnh hưởng nhiều từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư. Để quản lý chi phí thật chặt chẽ, phản ảnh đúng, đủ vào giá thành công trình, Ban QLDA Lưới điện miền Bắc cần phải thực hiện một số giải pháp theo mỗi giai đoạn như sau:
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Xây dựng một hệ thống đơn giá dự toán phù hợp với tính chất biến động của thị trường nhưng cũng không sai so với những hướng dẫn của Nhà nước. Hiện nay, tại Ban QLDA Lưới điện miền Bắc còn nhiều công trình để xảy ra tình trạng “Tổng dự toán được duyệt lớn hơn Tổng mức đầu tư đã được phê duyệt”, một trong những nguyên nhân là do những biến động của thị trường làm giá vật tư thiết bị tăng.
Kiểm soát sản phẩm tư vấn do đơn vị tư vấn lập trước khi nộp về phòng quản lý đầu tư xây dựng công ty thẩm định và ra quyết định đầu tư. Đây là trách nhiệm thuộc P12.2, sau khi sản phẩm tư vấn từ đơn vị tư vấn, cán bộ P12.2 phải kiểm tra, rà soát lại những khoản mục chi phí, khối lượng xem có phù hợp với phương án kỹ thuật hay không, xem xét những khoản chi phí hợp lý và chưa hợp lý, kiểm tra đơn giá VTTB, nhân công có tính đné yếu tố thị trường, trược giá hay chưạ Nếu hồ sơ tư vấn chưa đạt yêu cầu, phải hướng dẫn để đơn vị tư vấn lập lạị không nộp hồ sơ không chất lượng về P8 để vừa giảm tải công việc cho P8, vừa tiết kiệm thời gian P8 duyệt hồ sơ chưa đạt, và để tránh ra đời những quyết định đầu tư thiếu chính xác.
Sử dụng hệ thống mềm quản lý dự án (như đã đề cập ở nội dung quản lý thời gian tiến độ dự án), vận hành phần mềm này đem lại một số lợi ích trong quá trình quản lý chi phí như sau:
• Tính toán tập hợp chi phí cho từng hạng mục,
• Phân bổ các chi phí cho đúng nội dung, đúng bản chất )như chi phí lãi vay: đâu là chi phí công trình, đâu là chi phí sản xuất kinh doanh,...)
• Cân đối và phân bổ nguồn lực cho các dự án được tối ưu và hiệu quả nhất. Qua phần mềm này bộ phận kế hoạch hoàn toàn có thể nắm được dự án đã thực hiện được đến đau, bao quát toàn bộ các công việc của các phòng chức năng khác. Phần mềm này cũng giúp cho việc lập các kế hoạch thực hiện của năm tiếp theo được chính xác hơn, tránh trường hợp kế hoạch thiếu so với thực tế.
Xây dựng khối lượng dự toán trong thiết kế phải thật sát với thực tế có thể diễn rạ Điều này đòi hỏi cán bộ thiết kế phải có nhiều kinh nghiệm, khảo sát kỹ để nắm rõ lộ/ tuyến đang thiết kế. (Ví dụ: biết được đoạn tuyến này trên lý thuyết thì không cần lắp loại thiết bị này nhưng bằng kinh nghiệm nên cán bộ thiết kế biết chắc chắn rằng khi thi công phải lắp thêm thiết bị đó thì mới có thể vận hành được, nếu không đưa vào thiết kế, chắc chắn sẽ phát sinh khối lượng) có như vậy, quá trình thi công sẽ không (hoặc ít) xảy ra phát sinh khối lượng.
Tuy nhiên, việc phát sinh khối lượng là khó tránh khỏi đối với các dự án đầu tư. Do đó, Ban QLDA cần đưa những điều khoản rõ ràng về vấn đề phát sinh khối lượng khi ký kết hợp đồng thi công xây với nhà thầụ Đưa ra các điều kiện để phân khối lượng phát sinh đó là hợp lý, để thuận tiện trong quá trình thanh quyết toán khối lượng hoàn thành. Ví dụ như: Một hồ sơ phát sinh khối lượng khi thành toán sẽ được coi là hợp lý nếu gồm những hồ sơ chứng từ sau:
+ Phải có bản giải trình phát sinh khối lượng có xác nhận của cán bộ giám sát (hoặc tư vấn giám sát) và ý kiến của chủ đầu tư;
+ Nhật lý thi công phải nói rõ về khối lượng phát sinh này;
+ Yêu cầu nhà thầu cung cấp bảng đơn giá của phần khối lượng phát sinh (có hóa đơn kèm theo), chủ đầu tư duyệt đơn giá đó, ký hợp đồng bổ sung khối lượng sau khi chủ đầu tư phê duyệt bổ sung khối lượng và dự toán cho phần phát sinh đó;
+ Bản quyết nhân công cho phần khối lượng phát sinh + Và một số chứng từ liên quan khác (nếu có)
Giai đoạn thực hiện đầu tư
Cán bộ giám sát không chỉ giám sát chặt chẽ quá trình thi công của nhà thầu mà còn giám sát quá trình sử dụng, quản lý vật tư thiết bị cho chủ đầu tư cấp. Vì một số nhà thầu quản lý, bảo quản vật tự thiết bị không tốt để xảy ra tình trạng mất vật tư thiết bị. Nếu mất với số lượng nhiều, khi quyết toán vật tư A cấp- được sự chấp thuận của Chủ đầu tư – chỉ phải bồi thường theo đơn giá Ban QLDA hạch toán (đơn giá trên phiếu xuất khi cấp vật tư thiết bị của chủ đầu tư) thì Tổng công ty điện lực miền Bắc sẽ bị thất thoát chi phí. Vì đơn giá vật tư (theo các hợp đồng mua bán vật tư thiết bị vừa ký với các nhà thầu) tại thời điểm quyết toán có thể lớn hơn nhiều lần so với thời điểm cấp vật tự thiết bị cho nhà thầu thi công. Do đó, cán bộ QLDA cần giám sát chặt chẽ vật tư thiết bị A cấp để tránh thất thoát vốn, nếu có xảy ra mất vật tư thật, yêu cầu nhà thầu bồi thường bằng hiện vật.
Lưu ý với những khối lượng ngầm, vì khối lượng đã thi công đều nằm dưới lòng đất nên việc nghiệm thu phải được làm trước khi thi công hoàn trả lại mặt đường để tránh nghiệm thu cả phần khối lượng không tồn tại, gây thất thoát chi phí. Điều này đòi hỏi đạo đức và lương tâm nghề nghiệp của cán bộ giám sát tư vấn giám sát: trung thực, thẳng thắn không vụ lợị
Đối với công tác quản lý vật tư.
Để giải quyết được những tồn tại hiện nay trong công tác quản lý vật tư là bài toán không dễ giảị Tuy nhiên, để có thể giảm đến tối thiểu các trường hợp sử dụng vật tư lẫn nhau giữa các dự án, tác giả xin đưa ra một số ý kiến như sau:
- Ban QLDA Lưới điện miền Bắc cần khẩn trương giải quyết dứt điểm các khoản công nợ còn tồn tại do sử dụng vật tư lẫn nhau giữa các dự án. Thực hiện việc nay thông qua việc ra các quyết định phê duyệt điều chuyển đến vốn giữa các dự án.
- Đẩy nhanh quá trình mua sắm VTTB mớị Trong tương lai, cần phải có kế hoạch cụ thể đối với việc mua, cấp phát vật tư của từng dự án, (số lượng, chúng loại, thời điểm giao hàng) đảm bảo dự án không mua vật tư sớm hoặc muộn so với tiến độ sử dụng vật tư; đảm bảo chúng loại phù hợp với nhu cầu thực tế. Muốn vậy cần đẩy nhanh việc thực hiện các công việc: Lập hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, xét thầu, thẩm định, trình duyệt khết quả trung thầu,...
- Ban QLDA nên hạn chế việc trình NPC phê duyệt bổ sung thiết kế theo yêu cầu của đơn vị vận hành (Các công ty điện lực thành viên). Thay vì phê duyệt bổ sung vào dự án đang thi công, NPC nên hình thành một dự án mới nếu giá trị đầu tư nhỏ có thể giao cho các Công ty điện lực tự thực hiện. Thực hiện được giải pháp này NPC sẽ tránh được sự bị động trong việc thực hiện kế hoạch bố trí và sử dụng nguồn lực của dự án.
- P12.6 phải thường xuyên kiểm tra tồn kho để giảm trừ mua mớị
Đối với những vật tư tồn kho của các dự án đã hoàn thành với khối lượng nhỏ, ít, lẻ, Ban QLDA nên tập hợp, điều chỉnh sang một nhóm vật tư theo dõi riêng , nếu có dự án nào thiếu với số lượng ít, có thể tận dụng, điều chuyển sang cho dự án đó. Đây cũng là biện pháp tiết kiệm chi phí, giảm tồn kho gây ứ đọng vốn đối với NPC.
Đối với những vật tư không thể tận dụng và sử dụng tiếp được nữa, nên chuyển sang một nhóm “Vật tư kém phẩm chất” đánh giá dưới sự xác nhận của các bộ phận liên quan trong biên bản đánh giá vật tư, sau một thời gian nhất định (khoảng 1-2 năm/lần) tiến hành thanh lý vừa gọn kho, vừa thu hồi một phần vốn ứ đọng, mặt khác cuối niên độ kế toán, công tác kiểm kê sẽ sẽ giảm khối lượng và giá trị vật tư ứ đọng, mặt khác cuối cùng niên độ kế toán, công tác kiểm kê sẽ sẽ giảm khối lượng và giá trị vật tư ứ đọng kém phẩm chất.
- NPC và Ban QLDA Lưới điện miền Bắc nên quát triệt nguyên tắc: Quy hoạch, theo dõi và triển khai các dự án theo đúng thứ tự ưu tiên. Nếu thực hiện đúng nguyên tắc đó thì việc mua sắm vật tư thiết bị mới đầu tư cho dự án sẽ đúng kế hoạch đề ra ban đầụ Vì một năm kế hoạch có nhiều gói thầu cho cùng một chủng loại vật tư thiết bị để cung cấp cho những dự án có tiến độ không trùng nhau, theo từng giai đoạn trong năm. Nếu thứ tự ưu tiên không đảo lộn thì sẽ hạn chế được tối đa những trường hợp phải sử dụng vật tư từ dự án khác để “chữa cháy” vì NPC thay đổi kế hoạch triển khai thực hiện dự án.
Đối với công tác kiểm duyệt hồ sơ thanh quyết toán khối lượng hoàn thành: Đây là khâu quan trọng, quyết định chi phí thực tế đầu tư cho dự án là bao nhiêu, nên cần phải có sự chính xác tuyệt đốị Để xác định được các chi phí cấu thành cho dự án đúng đắn, hợp lý cần phải thực hiện các biện pháp sau:
- Cán bộ duyệt thanh toán cần nắm chắc Luật, thông tư, nghị định, các văn bản chế độ của Nhà nước, của Tập đoàn điện lực Việt Nam và NPC về việc hướng dẫn thực hiện công tác quản lý đầu tư xây dựng.
- Hồ sơ, chứng từ của dự án phải thể hiện được sự lôgic, đúng trình tự thủ tục cũng như đầy đủ các thành phần liên quan cùng xác nhận (nếu cần) ví dụ: Bảng kê khối lượng nghiệm thu thanh toán phải có giám sát xác nhận khối lượng, các biên bản nghiệm thu tại hiện trường phải có đầy đủ các thành phần liên quan (các bên) cùng tham dự và ký xác nhận...
- Thực hiện theo đúng những điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Có điều gì bất thường lập tức phải báo cáo cấp trên để đưa ra hướng xử lý.