đào tạo là hoạt ựộng chức năng chắnh của ựơn vị. Quá trình ựào tạo tại trường bao gồm các công việc chắnh sau:
- Tổ chức tuyển sinh - Tổ chức giảng dạy
- Tổ chức kiểm tra ựánh giá kết quả học tập
- Tổ chức thẩm ựịnh luận văn, công nhận tốt nghiệp
4.2.1. Kiểm soát qui trình tuyển sinh:
Một trong những nội dung chắnh của kế hoạch ựào tạo - kế hoạch tuyển sinh là nhiệm vụ chắnh hàng ựầu luôn ựược quan tâm và do Hiệu trưởng nhà trường trực tiếp phụ trách. Hằng năm, trường đại học Lao ựộng Xã hội (Cơ sở II) báo cáo kế hoạch tuyển sinh và ựăng ký chỉ tiêu gửi Bộ Giáo dục & đào tạo xét duyệt. Căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh ựược giao, Hiệu trưởng ra quyết ựịnh thành lập Hội ựồng tuyển sinh ựể ựiều hành các công việc liên quan ựến công tác tuyển sinh. Thành phần, nhiệm vụ và quyền hạn của Hội ựồng tuyển sinh áp dụng theo Quy chế tuyển sinh của năm hiện hành.
Hiện nay, ựơn vị không tổ chức thi tuyển sinh ựối với hệ chắnh quy mà tuyển sinh thông qua hình thức xét tuyển. Thắ sinh ựược xét tuyển vào học hệ ựại học và cao ựẳng chắnh quy căn cứ theo ựiểm thi ựại học cùng năm và nguyện vọng tương ứng. đối với hệ trung học chuyên nghiệp thì căn cứ xét tuyển là ựiểm trên học bạ trung học phổ thông. Hình thức tuyển sinh này ựơn giản và không tốn kém nhiều cả về thời gian, nhân lực cũng như vật lực.
đối với hệ ựào tạo liên thông, hiện nay ựơn vị có 3 cấp ựào tạo: từ cao ựẳng lên ựại học, từ trung cấp lên ựại học và từ trung cấp lên cao ựẳng. Riêng hệ liên thông, mỗi năm trường tổ chức thi tuyển sinh 1 ựợt, gồm các môn cơ sở ngành và môn kỹ năng.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 51
Quy trình tuyển sinh thể hiện qua sơ ựồ:
Sơ ựồ 4.1. Quy trình tuyển sinh
Ớ Mô tả kiểm soát nội bộ trong quy trình tuyển sinh:
Khâu tiếp nhận hồ sơ thắ sinh:
Cán bộ nhận hồ sơ ựăng ký phải kiểm tra tắnh ựúng ựắn và ựầy ựủ của hồ sơ
Khâu tổ chức thi:
Nhập dữ liệu tuyển sinh từ khâu tiếp nhận hồ sơ, ựánh số báo danh và lập danh sách thắ sinh dự thi, in bảng hướng dẫn quy chế tuyển sinh, các tài liệu sử dụng trong phòng thi, phân công nhiệm vụ các cán bộ tham gia tuyển sinh.
Ban ựề thi có trách nhiệm ra ựề thi, phản biện và nộp bộ ựề thi (3 ựề) cho Hội ựồng tuyển sinh trường trước ngày thi 7 ngày.
Chịu trách nhiệm quản lý bài thi, có trách nhiệm ghi số phách, rọc phách và bảo quản ựầu phách do Phòng ựào tạo chịu trách nhiệm.
Việc chấm thi ựược tiến hành tập trung trong khu vực riệng tại trường: mỗi bài thi do hai giám khảo chấm thi ựộc lập, sau ựó tổng hợp ựiểm và thống nhất kết quả.
Khâu xử lý kết quả:
Sau khi nhận kết quả chấm thi qua biên bản chấm thi, tiến hành nhập từng túi bài thi của từng môn thi theo thứ tự số túi từ nhỏ ựến lớn, hết môn này sang môn khác.
Sau khi nhập xong, tiến hành kiểm dò ựiểm và tiến hành việc kiểm tra ựối chiếu với dữ liệu gốc nhằm sửa chữa những sai sót nếu có. Khi có sửa ựổi ựiểm, phải có chữ ký xác nhận của người chịu trách nhiệm trước khi sửa. điều này giúp cho người khai thác quản lý tránh khỏi những khiếu kiện sau này.
Thông báo tuyển sinh/ Tiếp nhận hồ sơ Tổ chức xét tuyển/ thi tuyển Xử lý và thông báo kết quả Tiếp nhận thắ sinh nhập học Lưu hồ sơ sinh viên
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 52
Tổng hợp kết quả thi: sau khi thực hiện công việc kiểm dò, sửa chữa ựiểm nếu có thì tiếp theo tiến hành tổng hợp ựiểm bài thi các môn và tổng hợp kết quả ựiểm thi.
Công nhận kết quả :
Căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh ựược xác ựịnh, căn cứ vào thống kê ựiểm cung cấp ựối với các ựối tượng dự thi, căn cứ vào quy ựịnh khung ựiểm ưu tiên và vùng tuyển Ầ Hội ựồng tuyển sinh trường xem xét quyết ựịnh phương án ựiểm trúng tuyển ựể tuyển ựủ chỉ tiêu ựược giao.
Công bố ựiểm trúng tuyển: căn cứ vào biên bản ựiểm trúng tuyển do hội ựồng tuyển sinh quyết ựịnh ựiểm trúng tuyển sao cho thắ sinh trúng tuyển ựến trường nhập học không vượt quá chỉ tiêu ựược giao.
Khâu tiếp nhận thắ sinh nhập học:
Chủ tịch Hội ựồng tuyển sinh trực tiếp xét duyệt danh sách thắ sinh trúng tuyển do ban thư ký trình và ký giấy triệu tập thắ sinh trúng tuyển nhập học. trong giấy báo triệu tập cần ghi rõ kết quả thi của thắ sinh và những thủ tục cần thiết ựối với thắ sinh khi nhập học.
Lưu trữ:
Tất cả các bài thi của thắ sinh trúng tuyển, các tài liệu liên quan ựến thi, trường phải bảo quản và lưu trữ trong suốt khóa ựào tạo theo quy ựịnh của pháp lệnh lưu trữ.
Ớ Dự ựoán rủi ro trong quy trình tuyển sinh:
Quy trình trên trong thực tế khi thực hiện tại trường đại học Lao ựộng Xã hội Cơ sở 2 vẫn xảy ra một số vấn ựề tồn tại và bất cập.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 53
Bảng 4.1. Dự ựoán rủi ro kiểm soát trong quy trình tuyển sinh Công
việc
Dự ựoán các khả
năng rủi ro Nguyên nhân Biện pháp ựã sử dụng Hạn chế
1.Khâu tiếp nhận hồ sơ thắ sinh để lẫn hồ sơ không hợp lệ Nhầm lẫn hồ sơ Mất hồ sơ
Kiểm tra hồ sơ không chặt chẽ
Không lưu trữ hợp lý
Áp dụng ựúng quy ựịnh của Bộ GD - đT
- Sơ suất của cán bộ tiếp nhận hồ sơ 2.Khâu tổ chức thi đề thi bị lộ Thắ sinh vi phạm quy chế GV phụ trách ra ựề trực tiếp ôn thi Cán bộ coi thi chưa làm ựúng quy chế Chấp hành quy chế tuyển sinh - Tiêu cực trong thi cử 3.Khâu xử lý kết quả Sai sót trong chấm thi
Bài thi còn sai phạm
GV chấm thi làm sai quy ựịnh
Lỗi của thắ sinh
Thanh tra, kiểm tra bài thi sau khi chấm
GV chấm thi không tuân thủ quy ựịnh 4.Khâu tiếp nhận thắ sinh nhập học Thắ sinh thiếu thủ tục Thắ sinh nhập học muộn theo quy ựịnh
Thắ sinh không nhận thức rõ vấn ựề
Thông báo cụ thể trong giấy báo nhập học
Còn tùy thuộc vào thắ sinh ựến ựăng ký 5.Lưu trữ
hồ sơ Khó tìm thấy khi cần Kho lưu trữ chật hẹp Mở rộng kho lưu trữ
Chưa số hóa việc lưu trữ
Nhận xét về kiểm soát nội bộ ựối với quy trình tuyển sinh:
Các biện pháp kiểm soát nội bộ ựối với quy trình tuyển sinh hiện ựang sử dụng tại trường đại học Lao ựộng Xã hội (Cơ sở II) khá chặt chẽ và phù hợp, khả năng xảy ra sai phạm trong quy trình này là rất ắt. Thực tế trong các năm vừa qua tại ựơn vị chưa phát hiện trường hợp nào nghiêm trọng.
Tuy nhiên, riêng ựối với hệ ựào tạo liên thông, rủi ro kiểm soát vẫn có thể xảy ra trong khâu tổ chức thi:
+ Ra ựề thi: giảng viên có trách nhiệm ra ựề thường là người trực tiếp ôn thi, do ựó khó tránh khỏi việc tiết lộ thông tin quan trọng của ựề thi. Các biện pháp ngăn ngừa chưa ựược xây dựng, chỉ xem xét xử lý theo quy chế nếu có phản ánh hay khiếu nại xảy ra.
+ Bảo quản phách và bài thi: cán bộ chịu trách nhiệm ghi số phách, rọc phách ựôi khi không tuân thủ việc bảo mật, còn xảy ra tình trạng bỏ quên ựầu phách trong túi bài thi giao cho giám khảo khi chấm.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 54