• Giâm đốc khâch sạn:
Giâm đốc lă người quản lý, lênh đạo toăn bộ khâch sạn. Chịu trâch nhiệm quản lí khâch sạn về mọi hoạt động kinh doanh trong khuôn khổ nguồn vốn được cấp theo yíu cầu của cơ quan chủ quản. Giâm độc chịu sự lênh đạo của công ty cổ phần xđy dựng 47 điều hănh, theo dõi việc thực hiện mệnh lệnh của khâch sạn vă một số lĩnh vực khâch nhất lă quan hệ với khâch hăng, quan hệ với chính quyền địa phương.
Ngoăi việc quản lý nhđn sự, giâm đốc còn lập kế hoạch tổ chức kinh doanh với mục tiíu do ban lênh đạo của khâch sạn đưa ra vă chịu mọi trâch nhiệm về toăn bộ hoạt động kinh doanh của khâch sạn trước phâp luật.
• Phó giâm đốc:
Lă người hỗ trợ giâm đốc hoăn thănh tốt câc công việc hoạt động kinh doanh của khâch sạn. Lă người chịu trâch nhiệm quản lý, đôn đốc nhđn viín khi giâm đốc đi vắng.
• Phòng kế toân:
Thay mặt giâm đốc quản lý về sổ sâch, thu chi cho câc hoạt động kinh doanh tại khâch sạn. Nhận bâo câo hăng ngăy tại câc bộ phận rồi tổng hợp phđn tích số liệu, chi phí, doanh thu… để bâo câo tình hình lín cấp trín.
Ngoăi ra còn phụ trâch việc giữ tiền mặt, quản lý vốn, giải quyết tiền lương cho cân bộ công nhđn viín trong khâch sạn, đảm bảo công việc hănh chính.
• Trung tđm du lịch Hải Đu:
Có nhiệm vụ quan hệ với câc hêng lữ hănh nhằm thu hút khâch về với khâch sạn để hoăn thănh tốt câc mục tiíu khâch sạn đề ra.
Tổ chức thực hiện câc tour du lịch theo tuyến điểm, chương trình du lịch, tổ chức vă thực hiện câc yíu cầu của khâch hăng như đặt vĩ tău, vĩ mây bay, câc thủ tục hănh chính.
• Bộ phận Sales – Marketing (tiếp thị vă kinh doanh):
Chức năng của bộ phận năy lă tổ chức nghiín cứu, tìm kiếm thị trường khâch. Bộ phận năy có nhiệm vụ nghiín cứu thị trường, tổ chức quảng câo về khâch sạn trín câc
Long
phương tiện thông tin, đề ra câc biện phâp thích ứng với việc thu hút khâch vă phục vụ khâch nhằm thu hút khâch hăng mục tiíu vă khâch hăng tiềm năng củ khâch sạn. • Phòng kế hoạch:
Chức năng chính của bộ phận năy lă xđy dựng câc kế hoạch kinh doanh để thực hiện cho được câc mục tiíu đề ra. Xđy dựng kế hoạch kinh doanh cho từng thâng, từng quý vă cả năm nhằm tạo tính chủ động, sâng tạo cho từng bộ phận trong khâch sạn. Tham mưu cho ban giâm đốc về kế hoạch xđy dựng, quản lý tăi sản, theo dõi hoạt động kinh doanh của câc bộ phận trong khâch sạn. Dự bâo số lượng khâch, số phòng thuí trong năm, trong từng mùa, lín kế hoạch ngđn sâch hoạt động trong năm, tổng hợp tình hình chung bâo câo lín ban giâm đốc vă cơ quan chủ quản cấp trín. • Phòng nhđn sự - Hănh chính:
Có trâch nhiệm trong việc tuyển dụng nhđn viín (bao gồm cả việc tuyển dụng vă chọn lựa nhđn sự trong vă ngoăi) cũng như: Câc chương trình đăo tạo, định hướng đăo tạo, mối quan hệ giữa nhđn viín, tiền lương, quan hệ lao động vă phât triển nguồn nhđn lực.
• Bộ phận tiền sảnh (tiếp tđn):
Trong mỗi bộ phận có một chức năng nhiệm vụ khâc nhau nhưng luôn có sự tâc động qua lại giữa câc bộ phận với nhau.
+ Porter:
Chịu trâch nhiệm vận chuyển hănh lý cho khâch hăng văo vă khỏi khâch sạn. Kết hợp với nhđn viín lễ tđn đưa khâch lín phòng. Giới thiệu vă hướng dẫn câch sử dụng câc tiện nghi trong phòng cho khâch. Giới thiệu phòng vă bân câc dịch vụ cho khâch sạn, câc tiện nghi trong khu vực khâch sạn vă xung quanh khâch sạn. Giúp khâch chuyển phòng (nếu có). Chuyển thư từ, tin nhắn, hoa, quă… cho khâch hăng vă câc phòng ban. Giúp khâch chuyển thư bưu điện vă chuyển thư từ tin nhắn của khâch tới địa chỉ mă khâch yíu cầu, đồng thời giúp đỡ câc bộ phận khâc thực hiện công việc khi có thể.
+ Sales:
Nhận đặt phòng, theo dõi conform vă xử lý câc booking phât sinh. Theo dõi thông tin, tình hình trong tỉnh vă câc đối thủ cạnh tranh. Lập hợp đồng câc đối tâc vă ghi
Long
chú câc chương trình khuyến mêi của công ty. Lập file lưu dữ liệu danh sâch khâch hăng mới vă cũ. Theo dõi xử lý câc công văn đến vă đi. Bâo câo câc booking tiệc họp hội nghi. Lập bâo câo giao ban tuần vă câc bâo câo phât sinh. Giâm sât câc dịch vụ trước vă sau khi sử dụng. Lín kế hoạch quảng câo, tiếp thị đồng thời tìm kiếm thông tin sự kiện dịch vụ. Đề suất câc yíu cầu đặc biệt cũng như chăm sóc khâch hăng. Thống kí TA/CORP tiền hăng để theo dõi vă chăm sóc khâch hăng. Đi công tâc Sales ngoăi. Trả lời câc yíu cầu đặt phòng của khâch hăng, bân hăng qua mạng vă tiếp thị. Thương lượng giâ cả, lưu trữ câc thông tin của khâch, yíu cầu đặt cọc vă hoăn trả tiền đặt cọc. Nhận đặt phòng với câc tổ chức, câ nhđn, hội nghị, cưới hỏi… Nhận fax, trả lời fax. Nhắm lịch cưới, bố trí phòng miễn phí cho cô dđu chú rể.
+ Recception.
Bộ phận lễ tđn lă bộ phận tiếp xúc nhiều nhất với khâch hăng vă cũng lă bộ mặt đại diện cho khâch sạn tiếp đón tiếp xúc khâch, lă người đóng vai trò quan trọng trong việc giới thiệu quảng bâ vă thu hút khâch đến với khâch sạn.
Nhiệm vụ:
- Chăo khâch lăm thủ tục check in, check out cho khâch.
- Cung cấp câc thông tin cho khâch: Câc điểm du lịch, tour du lịch trong tỉnh, TP, điểm vui chơi, mua sắm vă nhiều thông tin khâc…
- Tiếp nhận vă giải quyết câc phăn năn của khâch.
- Nhận hồ sơ đặt phòng tại phòng Sales, phđn phòng cho khâch. - Nhập dữ liệu của khâch văo mây tính.
- Theo dõi, tổng hợp câc chi phí của khâch.
- Trực tiếp phối hợp với câc bộ phận khâc phục vụ trong thời gian khâch lưu trú tại khâch sạn.
- Truyền dữ liệu của khâch sang cơ quan công an (đăng kí tạm trú, tạm vắng) cơ quan xuất nhập cảnh.
- Giữ tư trang, passport, giấy chứng minh nhđn dđn của khâch - Thanh toân, tiễn khâch.
Long
• Bộ phận buồng phòng:
Được thả mình trín một chiếc nệm ím âi, trong căn phòng sạch sẽ, thoâng mât đó lă tất cả những gì mă khâch mong muốn sau những chuyến đi mệt mỏi. Vì vậy, bộ phận buồng đóng vai trò rất quan trọng trong công tâc phục vụ khâch trong thời gian lưu trú. Lăm thế năo để khâch cảm thấy hăi lòng vă thỏa mên trong suốt thời gian lưu trú tại khâch sạn
Nhiệm vụ:
- Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ ngăn nắp trong phòng khâch ở, hănh lang, cầu thang mỗi tầng được phđn công.
- Bảo quản tăi sản của khâch sạn, trang thiết bị trong phòng vă bâo câo kịp thời khi có sự cố hư hỏng.
- Khi kiểm tra hoặc lăm phòng khâch trả, phât hiện mọi vật dụng tăi sản khâch bỏ quín phải khai bâo xuống tầng vă nộp xuống lễ tđn.
- Thực hiện đầy đủ câc nội quy, quy định của khâch sạn. • Bộ phận nhă hăng:
Đđy lă bộ phận không kĩm phần quan trọng trong khâch sạn nhằm duy trì vă đảm bảo doanh thu cho khâch sạn. Có chức năng phụ trâch thực phẩm, đồ uống, bân vă quảng bâ đến khâch hăng. Xúc tiến việc phục vụ trọn gói cho câc hội nghị, hội thảo, đâm cưới vă câc sự kiện. Đặc biệt cho câc khâch hăng có nguyện vọng khâc.
Chức năng:
- Phụ trâch câc loại hăng, thực phẩm ăn vă đồ uống, phục vụ khâch nhiệt tình. - Bân vă lập câc phương ân quảng câo câc mặt hăng hiện có, cũng như câc tiệc cưới, sinh nhật, buffet sâng…
- Cung cấp câc thực phẩm, đồ uống, câc đồ uống cần thiết luôn đảm bảo vệ sinh giữ khô râo câc mặt hăng chống ẩm ướt.
Nhiệm vụ:
Đối với trưởng ca:
- Nắm được những công việc phải lăm trong ca của mình vă phđn công công việc cụ thể cho từng thănh viín.
- Nhận đơn đặt hăng trực tiếp từ khâch hoặc bộ phận lễ tđn chuyển xuống, sau đó phđn công theo ca.
Long
- Trực tiếp giải quyết câc vấn đề phât sinh mă nhđn viín trong ca không thể giải quyết được.
- Hướng dẫn giúp đỡ nhđn viín trong ca lăm tốt công việc. Đối với nhđn viín:
- Thực hiện những gì cấp trín yíu cầu.
- Quản lý vă sử dụng tốt tăi sản, trang thiết bị, dụng cụ nhă hăng, thường xuyín lăm vệ sinh, sắp xếp bảo quản chu đâo câc dụng cụ.
- Chuẩn bị phòng ăn chu đâo, vệ sinh sạch sẽ, thông thoâng, mât mẻ, chuẩn bị đm thanh ânh sâng.
- Chuẩn bị sẵn sang phục vụ bữa ăn, chuẩn bị dụng cụ phục vụ bữa ăn đầy đủ đúng quy câch, phù hợp với tính chất yíu cầu của bữa ăn.
- Đưa thức ăn từ bếp lín cho khâch, phục vụ khâch từ khi bắt đầu ăn tới khi kết thúc.
- Thu dọn đồ dùng, dọn dẹp nhă hăng, lau chùi dụng cụ, set up lại băn ăn, chuẩn bị buffet hôm sau.
• Bộ phận bếp
Có chức năng đảm bảo cho thức ăn luôn trong tình trạng sạch sẽ vă hấp dẫn khâch. Nhiệm vụ:
- Bảo quản thực phẩm trong tình trang tươi sống, sạch sẽ
- Tiếp nhận vă đâp ứng nhu cầu của khâch sạn để chế biến câc món ăn theo yíu cầu của khâch.
- Bâo câo về tình trang lương thực thực phẩm cho cấp trín. - Phải đảm bảo được thời gian sử dụng câc món ăn.
• Bộ phận an ninh:
An ninh trong khâch sạn đóng vai trò rất lớn góp phần bảo vệ an ninh trật tự an toăn trong khâch sạn.
Nhiệm vụ:
- Kiểm soât câc loại xe ra văo trong khâch sạn. - Đón vă đưa tiễn khâch.
- Tuần tra câc khu vực trong khâch sạn.
- Kiểm tra câc thiết bị phòng chây vă chữa chây. - Kiểm soât người ra văo trong khâch sạn. - Vă một số nhiệm vụ khâc.
Long
- Mặc dù câc nhđn viín của bộ phận năy thực hiện công việc của họ phần lớn lă phía sau khâch sạn nhưng bộ phận năy rất quan trọng đối với câc hoạt động vă doanh thu của khâch sạn. Câc chi phí về năng lượng vă đỉn điện lă những chi phí hoạt động chính vă lă vấn đề bảo dưỡng, tu sửa cũng chiếm một chi phí đâng kể hăng năm của khâch sạn.
- Do bộ phận năy có nhiệm vụ bảo dưỡng vă vận hănh tốt trang thiết bị, tiện nghi được lắp đặt trong khâch sạn như hệ thống nước, điện, điểu hòa nhiệt độ, thang mây…
- Chịu trâch nhiệm bảo trì vă tu sửa câc thiết bị có trong khâch sạn. Lắp đặt câc trang thiết bị mới, đề xuất tham gia ý kiến trong việc lắp đặt hoặc thay thế trang thiết bị trong khâch sạn.