B ộ phận sản xuất ộ phận văn phòngCác chuyên gia nước ngoà
2.2.4 Thực trạng cơ chế giám sát, kiểm tra các hoạt động tài chính
Giám sát, kiểm tra các hoạt động tài chính là vấn đề được coi trọng trong Công ty VFT. Điều này cũng được thể hiện rõ trong Điều lệ hoạt động của Công ty . Hai bên góp vốn cùng nhất trí chỉ định một Công ty kiểm toán độc lập thuộc Tập đoàn kiểm toán quốc tế KPMG thực hiện việc kiểm toán báo cáo tài chính theo định kỳ hàng năm. Mục tiêu của việc kiểm toán là xác định tính đúng đắn, độ trung thực và tin cậy của các báo cáo kế toán.
Năm tài chính của Công ty cũng được quy định rõ theo năm dương lịch hàng năm và chế độ sổ sách kế toán của Công ty cũng được tuân thủ theo Hệ thống kế toán của Việt Nam. Tuy nhiên vì là Công ty có vốn đầu tư nước ngoài nên công ty cũng được phép duy trì bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, đơn vị tiền tệ cũng đồng thời được duy trì vừa theo đồng Việt Nam vừa theo Đô la Mỹ. Công ty cũng xin được quyền duy trì các sổ sách theo các ngoại tệ và phù hợp với các nguyên tắc kế toán quốc tế đuợc chấp nhận rộng rãi và phù hợp với các yêu cầu của Pháp luật Việt Nam.
Công ty cũng đã thiết lập một hệ thống quản lý và báo cáo tài chính bao gồm nhưng không giới hạn các bản báo cáo về dòng tiền mặt và bảng cân đối cũng như các thông tin tổng hợp về mọi vấn đề mà bản chất có ảnh hưởng tới tiến độ đầu tư và hoạt động của Công ty trong các giai đoạn. Hệ thống này cũng đã được sự chấp thuận của Bộ tài chính và Tổng cục Thống kê Nhà nước Việt Nam phê chuẩn.
Sau khi Công ty được thành lập và đi vào hoạt động, trước mỗi năm tài chính, Tổng giám đốc sẽ chuẩn bị và đệ trình kế hoạch kinh doanh cũng như ngân sách hàng năm chi tiết 6 tháng một lần để Hội đồng thành viên phê duyệt theo nguyên tắc nhất trí, bao gồm một kế hoạch tài chính, một kế hoạch đầu tư, các chi phí và vốn vay, dự kiến giá, tổng lượng hàng bán ra, các chi phí và lợi nhuận dự kiến của Công ty. Trước ngày kết thúc nửa năm đầu của mỗi năm tài chính , Tổng giám đốc phải chuẩn bị và đệ trình lên trước Hội đồng thành viên dự toán cho 6 tháng đầu năm và ngân sách bán niên cho 6 tháng cuối năm của năm tài chính đó. Trong báo cáo đó cũng sẽ bao gồm cả phần phân tích , đánh giá hoạt động vừa qua của Công ty để Hội đồng thành viên có những quyết định kịp thời cho việc quản lý điều hành.
tháng của Công ty cho Hội đồng thành viên và trước ngày 15 của tháng kế tiếp. Các báo cáo kế toán hàng tháng bao gồm báo cáo tình hình lãi lỗ, bảng cân đối tài sản , và báo cáo về dòng tiền lưu chuyển. Những báo cáo này phải đồng thời viết bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh
Toàn bộ sổ sách và hồ sơ lưu trữ của Công ty sẽ phải luôn sẵn sàng để một trong Các Bên hoặc đại diện của họ thanh tra hoặc kiểm toán trong giờ làm việc và theo thông báo hợp lý được gửi trước ít nhất là một tuần. Mỗi bên sẽ có quyền vào bất kỳ thời điểm nào thuê các kế toán riêng của mình để kiểm toán các sổ sách và báo cáo của Công ty và tự chịu chi phí. Trong điều lệ của Công ty cũng ghi rõ trong trường hợp kết quả của việc kiểm toán đó khác biệt đáng kể so với kết quả kiểm toán do kiểm toán viên mà Công ty thuê thực hiện và đã được Hội đồng thành viên phê chuẩn thì chi phí đó sẽ do Công ty chịu. Công ty và Bên kia phải hợp tác và tạo điều kiện đầy đủ cho Bên tiến hành việc thanh tra hoặc kiểm tra đó. Công ty không thành lập Ban kiểm soạt nội bộ.