B ộ phận sản xuất ộ phận văn phòngCác chuyên gia nước ngoà
2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý tài chính của Công ty TNHH các hệ
thống viễn thông VNPT-FUJITSU
Căn cứ trên quyền và nghĩa vụ được quy định trong Giấy phép đầu tư, Hợp đồng liên doanh, Điều lệ Công ty, Ban giám đốc và Kế toán trưởng của Công ty cùng đã đề ra quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Để thống nhất cơ chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp, Công ty đã áp dụng trực tiếp các Luật kế toán, Luật thống kế, quy chế về định mức tính khấu hao TSCĐ , quy chế quản lý tài chính của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam….để xây dựng quy chế quản lý tài chính riêng phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình.
Trong quy trình quản lý tài chính của Công ty có quy định rõ về các bước:
Thứ nhất : Xây dựng kế hoạch tài chính cho Công ty:
Định kỳ hàng năm, Ban giám đốc có trách nhiệm xây dựng, báo cáo trước Hội đồng thành viên về kế hoạch tài chính được làm dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh. Báo cáo kế hoạch tài chính năm thông thường được báo cáo trước Hội đồng thành viên vào kỳ họp Hội đồng thành viên cuối năm trước. Trong Báo cáo kế hoạch tài chính đó phải nếu rõ các quyết định tài chính cụ thể , thích hợp nhằm đạt được tối đa hóa lợi nhuận từ sản xuất kinh doanh, dự báo trước các vấn đề về vốn, phân bổ hợp lý các chi phí. Báo cáo còn đề cập rõ cả các vấn đề về kế hoạch phân chia lợi nhuận ,trích quỹ trong năm, đồng thời phân tích các biến động về tài chính năm trước để rút ra những kinh nghiệm cho hoạt động kinh doanh của năm kế hoạch. Hội đồng thành viên sẽ xem xét , đánh giá, góp ý với kế hoạch tài chính . Kế hoạch tài chính sẽ được thông qua sau khi có sự chỉnh sửa theo ý kiến của Hội đồng thành viên. Sau khi có sự nhất trí thông qua, kế hoạch tài chính cùng với Biên bản họp Hội đồng thành viên sẽ được gửi tới các Ban chức năng của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và Công ty FUJITSU để báo cáo, căn cứ theo đó phía VNPT sẽ làm bản giao chỉ tiêu kế hoạch về lại cho Công ty VFT
thông qua đại diện vốn của VNPT tại Công ty VFT.
Việc lên kế hoạch tài chính chi tiết giúp cho việc quản lý của Ban giám đốc xác định rõ được mục tiêu để hoàn thành trong năm, từ đó giúp cho Ban giám đốc có những quyết định chính xác hiệu quả trong các quyết định đầu tư. Kế hoạch tài chính cũng sẽ được báo cáo và xem xét lại tại kỳ họp tổng kết 6 tháng đầu năm của Hội đồng thành viên. Mọi kết quả trong kinh doanh và mọi sự thay đổi trong kế hoạch tài chính đều phải được giải trình và báo cáo chi tiết lại cho các phòng ban chức năng của VNPT và FUJITSU.
Thứ hai : Thực hiện kế hoạch tài chính :
Trong bản kế hoạch tài chính của Công ty , việc quan trọng nhất là xác định được nhu cầu vốn và huy động đầy đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm kế hoạch. Cụ thể trong Bản kế hoạch tài chính phải tính được với kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm, với số lượng nhân viên, dự trù tổng nguồn vốn cần có cũng như việc quản lý chi tiết từng danh mục chi phí. Đồng thời trong đó cũng phải nêu rõ nhu cầu đầu tư thêm tài sản trong năm.
Báo cáo kế hoạch tài chính sẽ được Kế toán trưởng làm và trực tiếp báo cáo với sự phê duyệt của Ban giám đốc. Các báo cáo tài chính quan trọng luôn được Kế toán trưởng báo cáo định kỳ lên Ban giám đốc bao gồm: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo kết quả kinh doanh và Bảng cân đối tài chính. Trong đó báo cáo lưu chuyển tiền tệ báo cáo về thực tế dòng tiền thu chi trong kỳ tài chính của doanh nghiệp. Việc thu chi cũng được tuân theo những định mức cụ thể được quy định trong quy trình quản lý tài chính được duyệt của công ty. Báo cáo kết quả kinh doanh và Bảng cân đối tài chính báo cáo cho Ban giám đốc biết rõ về tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh kịp thời, và tổng số vốn hiện có cũng như chi tiết từng khoản mục trong tổng vốn của Công ty. Việc lập báo cáo kế hoạch chi tiết này có vai trò quan trọng quyết
định với sự thành công trong việc điều hành doanh nghiệp của Ban giám đốc.