Quản lý chất lượng cũng như bất kỳ một loại quản lý nào đều phải thực hiện một số chức năng cơ bản nhự: Hoạch định, tổ chức, kiểm tra, kích thích, điều hoà phối hợp.
Nhưng do naục tiêu và đốì tượng quản lý của quản lý chất lượng có những đặc th ù riêng nên các chức năng của quản lý chất lượng cũng có những đặc điểm riêng.
Deming là ngưòi đã khái quát chức năng quản lý chất lượng th àn h vòng tròn chất lưỢng: Hoạch định, thực hiện, kiếm tra. điều chỉnh (PDCA). Có thể cụ thể hoá chức năng quản lý chất lượng theo các nội dung sau:
4.1. Chức n ă n g hoach đ ịn h
Hoạch định là chức năng quan trọng hàng đầu và đi trước các chức năng khác của quản lý chất lượng.
H o ạ c h đ ị n h c h ấ t l ư ợ n g l à m ộ t h o ạ t đ ộ n g xác đ ị n h m ụ c
tiêu và các phương tiện, nguồn lực và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu chất lưỢng sản phẩm. Nhiệm vụ của hoạch định chất Iượng là:
- Nghiên cứu thị trường để xác định yêu cầu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá dịch vụ, từ đó xác định các yêu
cầu về chất lưỢng, các thông số kỹ th u ậ t của sản phẩm dịch vụ và thiết k ế sản phẩm dịch vụ.
- Xác định mục tiêu chất lượng sản phẩm cần đạt được và chính sách chất lượng của doanh nghiệp.
- Chuyển giao các kết quả hoạch định cho các bộ p h ận tác nghiệp.
• Hoạch định chất ỉượng có tác dụng:
• Định hướng p h át triể n chất lượng cho toàn công ty.
Tạo điều kiện nâng cao khả năng cạnh tra n h trê n thị trường, giúp các doanh nghiệp chủ động th âm nhập và mở rộng thị trường.
Khai thác, sử dụng có hiệu quả hơn các nguồn lực và tiềm năng trong dài hạn góp phần làm giảm chi phí cho châ't kíỢiig.
4.2. Chức n ă n g tổ chức
Theo nghĩa đầy đủ để làm tốt chức năng này cần thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau đây;
- Tổ chức hệ thông quản lý chất lượng. Hiện đang tồn tại nhiều hệ thông quản lý chất lượng như TQM, ISO 9000, HACCP, GMP, Q-Base, giải thưỗng chất lượng Việt Nam...
Vlỗi doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình hệ thôVig chất lượng phù hợp.
- Tổ chức thực hiện bao gồm việc tiến hành các biện pháp kinh tế, tổ chức, kỹ thuật, chính trị, tư tưởng, hành chính nhằm thực hiện kế hoạch đã xác định. Nhiệm vụ này bao gồm:
+ Làm cho mọi người thực hiện k ế hoạch biết, rõ mục tiêu, sự cần thiết và nội dung công việc mình phải làm.
+ Tổ chức chương trìn h đào tạo và giáo dục cần th iết đối với những ngưòi thực hiện k ế hoạch.
+ Cung cấp nguồn lực cần th iế t ỏ mọi nơi và mọi lúc.
4.3. Chức năng kiếm tra, kiểm soát
Kiểm tra, kiểm soát chất lượng là quá trình điều khiển, đá*nh giá các hoạt động tác nghiệp thông qua những kỹ thuật, phương tiện, phương pháp và hoạt động nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu đã đặt ra. Những nhiệm vụ chủ yếu của kiểm tra, kiểm soát chất lượng là:
- TỔ chức các hoạt động nhằm tạo ra sản phẩm có chất lượng như yêu cầu.
- Đ ánh giá việc thực hiện chất lượng trong thực tế của do.anh nghiệp.
- So sánh chất lượng thực t ế vối k ế hoạch để p hát hiện những sai lệch.
- Tiến h à n h các hoạt động cần thiết nhằm khắc phục những sai lệch, đảm bảo thực hiện đúng những yêu cầu.
Khi thực hiện kiểm tra, kiểm soát các kết quả thực hiện kêĩ hoạch cần đánh giá một cách độc lập những vấn đề sau:
+ Liệu k ế hoạch có được tu â n theo một cách tru n g th à n h kỉuông ?
+ Liệu bản th ần k ế hoạch đã đủ chưa.
Nếu mục tiêu không đạt được có nghĩa là một trong hai hoiặc cả hai điều trên không được thoả mãn.
P ^ ^ è M P ơ P i ^ i a i l m c i ỉ c a - i . 5ô;
4.4. Chức năng kích thích
Kích thích việc đảm bảo và nâng cao chất lượng được thực hiện thông qua áp dụng chế độ thưởng p h ạt về chất lượng đôl với ngưòi lao động và áp dụng giải thưởng quốc gia về đảm bảo và nâng cao chất lượng.
4.5. Chức n ă n g đ iều chỉnh, điều hoà, p h ố i hỢp
Đó là toàn bộ những hoạt động nhằm tạo ra sự phối hỢp đồng bộ, khắc phục các tồn tại và đưa chất lượng sản phẩm lên mức cao hơn trưóc nhằm giảm dần khoảng cách giửa những mong muốn của khách hàng và thực tê chất lượng đạt đưỢc, thoả mân khách hàng ở mức cao hơn.
Hoạt động điều chỉnh, điều hoà, phôi hỢp đôì với quản lý chất lượng được hiểu rõ ỏ nhiệm vụ cải tiến và hoàn thiện chất lưỢng.
Cải tiến và hoàn thiện chất lượng được tiến hành theo các hướng;
- Phát triển sản phẩm mới, đa dạng hoá sản phẩm.
- Đổi mới công nghệ.
- Thay đổi và hoàn thiện quá trình nhằm giảm khuyết tật.
Khi tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần phải phân biệt rõ ràng giữa việc loại trừ hậu quả và loại trừ nguyên nhán của hậu quả.
Sửa lại những ph ế phẩm và phát hiện những lầm lẫn trong quá trình sản xuất bằng làm việc thêm thòi gian là những hoạt động xoá bỏ hậu quả chứ không phải nguyên nhân.
Cần tìm hiểu nguyên nhân xẩy ra khuyết tậ t và có biện pháp khắc phục ngay từ đầu. Nếu nguyên nhân là sự trục trặc của thiết bị thì phải xem xét lại phương pháp bảo dưỡng thiết bị. Nếu không đạt mục tiêu do kê hoạch tồi thì điều sông còn là cần phát hiện tại sao các kế hoạch không đầy đủ đã được thiết lập ngay từ đầu và tiến hành cải tiến chất lượng của hoạt động hoạch định cũng như hoàn thiện bản thân các kê hoạch.