1.1. Sư ra đời của khái niệm chi phí chất lượng
Sau Chiến tran h th ế giới lần thứ hai, các ngành công nghiệp p h á t triển vối tốc độ nhanh chóng. Phòng chất iượng
■ à m i S É
đã được th àn h lập ỏ nhiều công ty để hỗ trợ cho các phòng (ban) khác trong việc quản lý, đo, và cải tiến chất lượng.
Thòi kỳ đó, các phòng (ban) chức n ăng như phòng th iế t kế, phòng kỹ th uật, phòng lắp rắp... p hải chịu trách nhiệm về khoản ngân sách h ạ n hẹp được p h ân bổ của mình. Sự hạn hẹp của ngân sách đã buộc các phòng ban phải quan tâm hơn tói chất lượng sản phẩm hay dịch vụ đầu ra của mình khi các sản phẩm dịch vụ đó được chuyển tới khâu tiếp theo (khách hàng nội tại) trong công ty. Hiệu quả hoạt động của các trưỏng phòng ban đưỢc đán h giá dựa trên hiệu quả của việc sử dụng khoản ngân sách h ạ n hẹp đó. Phòng Quản trị chất lượng ra đồi có trách nhiệm tín h toán mức tiế t kiệm và lợi ích th u được trê n cớ sỏ tiền tệ của các sản phẩm hay dịch vụ đầu ra đó. T ất cả các chi phí có liên quan đến việc bảo đảm chất lượng cho các sản phẩm hoặc dịch vụ đó đều được coi là chi phí chất lượng.
Các nhà quản lý vẫn còn tiếp tục lu ận bàn về khái niệm chi phí chất lượng. Họ cũng cho rằ n g các chi phí liên quan đến chất lượng phong p h ú hơn nhiều các loại chi phí ghi trong sổ sách k ế toán và lớn hđn chi phí sản phẩm báo cáo.
1.2. B ản c h ấ t củ a chỉ p h i c h ấ t lượng 1.2.1. K hái niệm chi p h í chất lượng
K hái niệm chi p h í chất lượng truyền thống'. Chi phí ch ất lượng là tấ t cả các chi phí có liên quan đến việc đảm bảo rằng các sản phẩm đưỢc sản x u ất ra hoặc các dịch vụ đưỢc cung ứng phù hỢp với các tiêu chu ẩn quy cách đã được xác định trước hoặc là các chi phí liên quan đến các sản
% Âĩ 1 1 A t v i . ^ t • ^ 1 >1? a.-ằ 4- . .
phấm/dịch vụ không phù hợp với các tiêu chuấn đã được xác định trước.
Khái niệm chi p h í chất lượng mới: Chi phí chất lượng là tất cả các chi phí có liên quan đến việc đảm bảo rằng các sản phẩm được sản xuất ra hoặc các dịch vụ đưỢc cung ứng phù hỢp vối nhu cầu của ngưòi tiêu dùng hoặc là các chi phí liên quan đến các sản phẩm/dịch vụ không phù hợp với nhu cầu của ngưòi tiêu dùng.
1.2.2. Phân loại chi p h í chất lượng
Chi phí chất lượng được phân thành hai loại; Chi p h í phù hỢp và chi p h í không p h ũ hỢp.
Chi phí phù hỢp là các chi phí phát sinh để đảm bảo rằng các sản phẩm được sản xuất ra hoặc các dịch vụ được cung ứng phù hỢp với các tiêu chuẩn quy cách đã được xác định trước.
Chi phí phù hỢp bao gồm hai loại chi phí là: Chi ph.í phòng ngừa và chi phí đánh giá.
Chi phí phòng ngừa là tấ t cả các chi phí cho các hoạt động phòng ngừa lỗi của các sản phẩm và dịch vụ. Chi phí phòng ngừa có thể là chi phí gián tiếp hoặc trực tiếp như chi phí cho giáo dục và đào tạo, chi phí nghiên cứu thí điểm, chi phí liên quan đến các vòng tròn chất lượng, chi phí kiểm tra, chi phí điều tra khả năng của người cung cấp, chi phí hỗ trỢ kỹ thuật của nhà đầu tư, chi phí phân tích khả năng của quy trình, chi phí xem xét lại sản phẩm mói... Các chi phí đưỢc sử dụng để xem xét trước các chương trình chất lượng và để đảm bảo duy trì chi phí đánh giá và chi phí sai hỏng ở mức thấp nhất có thể.
Chi phí đánh giá là tấ t cả các chi phí phục vụ ch.0 việc đo và đánh giá chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ để đảm
Ä
bảo sự phù hợp. Chi phí đánh giá bao gồm chi phí kiểm nghiệm, chi phí kiểm tra hàng mua vào... Các chi phí trực tiếp hay gián tiếp của các hoạt động kiểm tra, kiểm nghiệm nhằm xác định mức độ phù hỢp cũng thuộc về chi phí đánh giá.
Chi phí không phù hỢp là các chi phí của các sản phẩm đã được sản xuất ra hoặc của các dịch vụ đă được cung ứng không phù hợp vối yêu cầu của khách hàng. Chi phí không phù hợp còn được coi là chi phí sai hỏng và chi phí này cũng bao gồm hai loại:
Chi phí sai hỏng bên trong là những chi phí nảy sinh trước khi hàng được giao đi cho bên mua. Đây là chi phí của các sản phẩm hoặc dịch vụ được p h á t hiện là bị lỗi trước khi hàng đến tay ngưòi mua. Chi phí sai hỏng bên trong bao gồm chi phí hao hụ t vật tư, chi phí của phế phẩm, chi phí của hàng thứ phẩm, giảm cấp, chi phí làm lại, lã ng phí, chi phí phân tích sai, chi phí kiểm tr a kiểm nghiệm lại, chi phí đình trệ sản xuất do trục trặc về chất lượng, chi phí Cớ hội do hàng thấp cấp, giảm cấp...
Chi phí sai hỏng bên ngoài là chi phí liên quan đến các sản phẩm bị lỗi được phát hiện sau khi hàng đã đưỢc giao cho khách hàng. Chi phí sai hỏng bên ngoài bao gồm chi phí bảo hành, chi phí giải quyết khiếu nại khách hàng, chi phí hàng bị trả lại, chi phí đổi hàng, chi phí bồi thưòng, tổn th ấ t do m ất uy tín. Chi phí sai hỏng bên ngoài cũng có thể là chi phí gián tiếp hay hoặc chi phí trực tiếp như chi phí nhân công hay chi phí đi lại để phục vụ cho việc điều tr a khiếu nại của khách hàng, chi phí kiểm tra điều kiện bảo hành...
Xét trong một quã ng thòi gian dài, chi phí phù hỢp bao gồm cả chi phí phòng ngừa và chi phí đánh giá duy trì ỏ một mức độ tương đôi ổn định kể từ khi chương trìn h cải tiến chất lượng được khởi sự và tiến hành. Chi phí đánh giá chỉ táng lên tương đối nhanh ỏ giai đoạn đầu, nhưng càng về sau, chi phí này càng tăng chậm lại.
Chi phí sai hỏng sẽ táng lên nhanh khi hoạt động kiểm nghiệm được thực thi, nhưng chi phí này sẽ giảm xuông đều đặn khi công tác đào tạo được tiến hành thưòng xuyên. Ngoài ra, cùng vối việc triển khai và thực hiện các chương trình TQM, chi phí sai hỏng sẽ tiếp tục giảm xuông không ngừng.
Việc nhận thức và nắm bắt đưỢc bản chất cũng như việc thu thập và báo cáo chi phí chất lượng có một ý nghĩa to lớn đôl với các nhà quản trị chất lượng. Chi phí chất lượng, về gốc rễ, vẫn là một bộ phận của chi phí sản phẩm và đưỢc th u thập thông qua hệ thống sổ sách k ế toán. Bỏi vậy, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng chất lượng và phòng k ế toán để công tác th u thập và báo cáo chi phí chất lượng được hiệu quả, chính xác, và th uận tiện.