Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN TRUNG TÂM HỌC TẬP CỘNG ĐỒNG THEO ĐỊNH HƯỚNG XÃ HỘI HỌC TẬP
1.6. Phân tích môi trường trong quản lý phát triển trung tâm học tập cộng đồng
1.6.3. Các giải pháp quản lý bất trắc của yếu tố môi trường
Khi nhận ra trung tâm phụ thuộc vào một hay nhiều yếu tố môi trường thì nhà quản lý không thụ động đối phó mà tìm chiến lược/ giải pháp làm giảm bớt sự lệ thuộc đó. Các biện pháp có thể được sử dụng như sau:
Tiên đoán: Là khả năng đoán trước những biến chuyển của môi trường và những ảnh hưởng của chúng đối với trung tâm. Tuỳ theo khả năng tiên đoán được những dao động của môi trường mà nhà quản lý trung tâm có thể giảm bớt được những bất trắc.
Nhà quản lý trung tâm phải tiên đoán những biến đổi về nhu cầu học tập để có thể có điều chỉnh kế hoạch phát triển đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Cung cấp hạn chế: Nhiều khi nhà quản lý trung tâm phải áp dụng biện pháp cung cấp hạn chế các chương trình học tập của trung tâm, tức là cung cấp chúng trên một căn cứ ưu tiên khi có nhu cầu vượt quá khả năng cung cấp. Cung cấp hạn chế biểu thị cố gắng giảm thiểu sự bất trắc của môi trường bằng cách kiểm soát những nhu cầu quá cao.
Hợp đồng: Lãnh đạo, quản lý trung tâm có thể dùng hợp đồng để giảm bớt bất trắc ở phía đầu vào và đầu ra. Chẳng hạn như ký hợp đồng với các nhà cung ứng các chương trình tập huấn chuyển giao KH-CN một cách dài hạn hoặc ký hợp đồng với các nhà tổ chức sản xuất, các nhà sử dụng lao động của cộng đồng sau khi được tập huấn. Nhờ đó các trung tâm tránh được những bất trắc do bên cung ứng không ổn định hoặc tập huấn xong nhưng lao động lại không được sử dụng làm giảm kết quả, hiệu quả của tập huấn.
Kết nạp: Thu hút những cá nhân hay những tổ chức có thể là những lực cản từ môi trường cho trung tâm của họ. Chẳng hạn có một trung tâm bị những nhóm người học hay một tổ chức nào đó tại địa phương không ủng hộ sự đổi mới của trung tâm, đã mời một vài nhân vật trội nhất của nhóm vào các nhóm chuyên môn của trung tâm. Dĩ nhiên, những người được mời tham dự sẽ không thể nào phản đối những quyết định mà chính họ tham gia làm ra.
Liên kết: Đây là trường hợp những tổ chức cung ứng các chương trình tập huấn hợp lại với trung tâm trong một hành động chung. Cách giải quyết này bao gồm những chiến thuật như thoả thuận hoạt động chung và điều khiển chung để cung cấp các chương trình tập huấn, chẳng hạn như chương trình dạy nghề cho nông thôn đã được liên kết triển khai ở một số TTHTCĐ ở nước ta thời gian gần đây.
Qua trung gian: Nhà quản lý trung tâm có thể sử dụng cá nhân hay tổ chức khác để giúp họ hoàn thành những kết quả thuận lợi. Cách thường dùng là vận động hành lang để tìm kiếm những quyết định thuận lợi cho công việc của trung tâm, thông qua tài trợ hoặc cung ứng các chương trình tập huấn.
Để lường trước và khắc phục được các bất trắc của các yếu tố môi trường có thể có trong quá trình phát triển cần thực hiện các đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài để từ đó xác định mục tiêu phát triển, dự kiến các bất trắc có thể có và lựa chọn các giải pháp thực hiện, bao gồm cả các phương thức vượt qua các bất trắc. Để chủ động vượt qua các bất trắc, quản lý phát triển TT HTCĐ cần một số yêu cầu sau: Có mục tiêu chiến lược/ phát triển rõ ràng; có kĩ năng quản lý trung tâm, cán bộ có liên quan và quản lý trung tâm cần được huấn luyện những thay đổi; cần có thời gian, do thay đổi thường kéo dài; có hệ thống thưởng khuyến khích cung cấp các cơ hội học tập và các thành viên tích cực; lập kế hoạch cụ thể và thay đổi phải có tính thực tế để bảo đảm thay đổi đạt được mục tiêu trong khung thời gian được xác định cụ thể; thu hút sự tham gia và hợp tác giữa các bộ phận trong cộng đồng; sử dụng mô hình mẫu/làm gương; xác định các thước đo mục tiêu/ đánh giá sự phát triển rõ ràng.
Trong quá trình lập kế hoạch, điểm quan trọng là cần đặt câu hỏi và trả lời về việc "Chúng ta đáp ứng tốt như thế nào các nhu cầu của cộng đồng hướng đến các mục tiêu KT - XH của địa phương và vùng?" Cần lôi cuốn trực tiếp thành phần người học mà
TT HTCĐ phục vụ (cả hiện nay và trước đây) vào quá trình lập kế hoạch là một trong các biện pháp tốt nhất để đánh giá việc thực hiện của TT HTCĐ và nhận được định hướng về các nhu cầu tương lai của người học và trọng tâm của chương trình tập huấn.
Để cho quá trình lập kế hoạch mang tính chiến lược cần phải chỉ ra được các vấn đề bên ngoài và ảnh hưởng tiềm ẩn của chúng đối với TT HTCĐ. Lôi cuốn các liên đới bên ngoài vào quá trình là một cách cơ bản để đảm bảo rằng các vấn đề trên sẽ được kết hợp trong các cuộc thảo luận và xem xét về tương lai phát triển của trung tâm. Các liên đới bên ngoài có thể giúp nhân viên và ban lãnh đạo trung tâm nhận biết được quan niệm của họ về tổ chức trung tâm, cũng như việc xác định các lĩnh vực phục vụ đang trùng lặp. Lôi cuốn các liên đới bên ngoài vào quá trình lập kế hoạch có thể thiết lập được quan hệ vững chắc để từ đó có thể phát triển được các mối quan hệ công việc mạnh mẽ. Các liên đới bên ngoài chủ chốt bao gồm: Các nhà tài trợ (hiện có và tiềm năng sẽ có), các nhà lãnh đạo địa phương, những người hợp tác tiềm năng, các cơ sở giáo dục khác có liên quan, những người tình nguyện,...
Ngoài ra trong quá trình quản lý phát triển TT HTCĐ cũng cần hướng đến trả lời các câu hỏi cụ thể:
Nếu thực hiện được công việc, hoạt động hoặc dự án này sẽ có những cơ hội gì cho cộng đồng của mình? Ví dụ như: Nâng cao dân trí cho cộng đồng; tăng thêm thu nhập cho người dân trong cộng đồng; vị thế của cộng đồng trong xã hội được nâng lên...
Quá trình thực hiện công việc, hoạt động hoặc dự án này TT HTCĐ sẽ gặp phải những khó khăn, thách thức gì? Ví dụ như: Bên cung ứng các chương trình tập huấn không thiết tha cung ứng và hỗ trợ triển khai; không nhận được sự hợp tác của các thành viên trong cộng đồng; cấp trên (chính quyền địa phương và phòng GD&ĐT) không ủng hộ;...
Việc phân tích được môi trường bên trong và môi trường bên ngoài TT HTCĐ, sẽ giúp cho các TT HTCĐ khi quyết định thực hiện một hoạt động nào đó sẽ lường trước được những yếu tố ảnh hưởng/ bất trắc. Từ đó lựa chọn ưu tiên các công việc nào cần làm trước, những việc nào làm sau, thậm chí có thể loại bỏ một số công việc, giải pháp mà khi phân tích thấy không có khả năng thực hiện. Nhà quản lý căn cứ vào sự phân tích môi trường bên trong và bên ngoài để đưa ra được chiến lược phát triển TT HTCĐ phù hợp nhất với môi trường bên trong và môi trường bên ngoài.
Để phát triển TT HTCĐ cần khai thác các yếu tố tác động tích cực như sự lãnh đạo chỉ đạo của các cấp chính quyền, sự phối hợp chặt chẽ của ngành GD&ĐT với Hội khuyến học, với các ngành có liên quan.
Phân tích môi trường bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến quản lý phát triển TT HTCĐ cũng cần tập trung làm rõ và thúc đẩy việc nhận thức, nhiệt huyết và năng lực hành động của những con người trong cộng đồng và các liên đới. Cụ thể:
Nhận thức và sự hiểu biết: Trong nhiều trường hợp, nhận thức là một vấn đề cốt yếu. Ví dụ: Nếu các thành viên trong cộng đồng không nhận thức được nhu cầu cần thường xuyên bổ sung tri thức cho bản thân họ sẽ không tự giác học tập. Nếu các cấp ủy Đảng, lãnh đạo chính quyền các cấp không nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng XHHT, không thấy được vai trò của việc phát triển TT HTCĐ đối với tiến trình xây dựng XHHT ở Việt Nam thì họ sẽ không có những hành động, việc làm thiết thực nhằm mở rộng, phát triển các TT HTCĐ. Đối với những đội ngũ làm việc ở TT HTCĐ nhận thức thiếu tầm nhìn và kế hoạch thì trở ngại tiếp theo là không biết cách làm như thế nào và làm gì đầu tiên? Do đó, TT HTCĐ cần đội ngũ làm việc thế nào; ai đóng vai trò chủ chốt? Việc giao tiếp giữa các báo cáo viên, giáo viên trong TT HTCĐ như thế nào để tạo ra sự gắn bó, hiểu biết và tin cậy lẫn nhau? Cần đảm bảo sự liên kết với cộng đồng, người dân và sự chỉ đạo của các cơ quan nhà nước như thế nào? Đạt được sự hiểu biết này sẽ là mấu chốt cho sự thành công trong việc phát triển TT HTCĐ.
Lòng nhiệt huyết: Nếu các thành viên trong cộng đồng thiếu lòng nhiệt huyết với công việc thì việc xây dựng TT HTCĐ sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Không có lòng nhiệt huyết sẽ không có động lực thúc đẩy để thực hiện công việc phát triển TT HTCĐ. Động cơ thúc đẩy là một rào cản khó vượt qua. Động lực thúc đẩy có thể bắt nguồn từ sự thu hút, lôi kéo người khác hướng tới sự tiếp cận hoặc áp dụng sự quản lý giống như việc lập ra tầm nhìn và chiến lược phát triển, hay từ việc tránh né những thất bại trong quá trình xây dựng, phát triển TT HTCĐ.
Năng lực hành động: Nếu những yếu tố trên bao gồm nhận thức, sự hiểu biết và lòng nhiệt huyết đã được đáp ứng, liệu đội ngũ lãnh đạo QL, đội ngũ giáo viên làm việc có khả năng hoạt động dựa vào các yếu tố này để tạo ra những kết quả tốt đẹp cho
TT HTCĐ hay không? Điều này là hoàn toàn chưa đủ mà đội ngũ lãnh đạo, quản lý trung tâm, đội ngũ báo cáo viên, giáo viên làm việc cần có năng lực hành động để tạo ra thành công. Năng lực này nên được coi là nhân tố quan trọng khi lựa chọn đội ngũ làm việc và sử dụng nhưng tư vấn viên đồng thời cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cho mọi hành động.
Kết luận chương 1
Những thành thành tựu của KH-CN của thế giới và trong nền kinh tế chuyển từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế tri thức thì một xã hội "hậu công nghiệp" sẽ xuất hiện với việc học tập diễn ra suốt đời, xã hội này được gọi là XHHT. XHHT
các tổ chức,
đều được tạo cơ hội và điều kiện học tập. Các đặc trưng cơ bản của XHHT thể hiện trên các mặt: i) Mức độ tham gia học và cách học của các thành viên trong xã hội/
cộng đồng; ii) hệ thống giáo dục mở để cung cấp các cơ hội học tập; iii) huy động các lực lượng tham gia xây dựng XHHT; iv) kết quả hay tác động của XHHT đến phát triển kinh tế - xã hội.
TT HTCĐ góp phần đắc lực vào việc xây dựng XHHT bằng chính sứ mạng và đặc điểm riêng có của nó. Quản lý phát triển TT HTCĐ là quá trình tăng việc cung cấp các cơ hội và điều kiện học tập trong cộng đồng cùng với việc cải thiện chất lượng học tập đáp ứng sự tiến bộ của mỗi cá nhân và của cả cộng đồng theo hướng xây dựng XHHT. Quản lý phát triển TT HTCĐ hướng tới mục tiêu cơ bản: Phát triển con người thông qua quá trình nâng cao năng lực con người để khắc phục trở ngại, khó khăn nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi cá nhân và cả cộng đồng gắn kết với sự phát triển của mỗi địa phương và cả nước. Đánh giá phát triển TT HTCĐ thực chất là đánh giá chuyển biến giáo dục và xã hội trong cộng đồng, tác động của các chuyển biến này đến năng lực giải quyết vấn đề, cải thiện đời sống vật chất, tinh thần, bảo vệ môi trường.
Quản lý phát triển TT HTCĐ theo định hướng XHHT được xác định như một tập hợp toàn diện các quy trình từ việc ra quyết định, lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch phát triển và các bước đánh giá, củng cố quá trình phát triển trong mọi hoạt động của trung tâm hướng đến xây dựng một XHHT. Trong ba phương thức quản lý, phương
thức quản lý dựa vào cộng đồng, cấp độ đối tác là thích hợp nhất xét về góc độ thực tiễn ở nước ta và hiệu quả của sự phát triển trên các phương diện tài chính, quản lý, kinh tế, xã hội. Nội dung quản lý phát triển TT HTCĐ đã thể hiện trong luận án gồm:
i) Lập kế hoạch tổng thể phát triển trung tâm; ii) xác định mô hình tổ chức và bộ máy của trung tâm; iii) phương thức tổ chức các chương trình phổ biến kiến thức và tập huấn; iv) huy động các nguồn lực cho phát triển học tập của cộng đồng; v) đánh giá và củng cố từng bước phát triển trung tâm; vi) việc hỗ trợ và giám sát của nhà nước đối với sự phát triển TT HTCĐ.
Các tiêu chuẩn đánh giá quản lý phát triển TT HTCĐ theo định hướng XHHT, sẽ được tập trung vào: i) Xây dựng được hướng đi trong kế hoạch phát triển trung, dài hạn của trung tâm; ii) mô hình tổ chức và bộ máy của trung tâm đảm bảo hoạt động có hiệu quả; iii) phương thức và tổ chức các chương trình phổ biến kiến thức và tập huấn chuyển giao KH - CN có chất lượng; iv) huy động được các nguồn lực cho phát triển học tập của cộng đồng; v) đánh giá kết quả và hiệu quả học tập từ TT HTCĐ.
Phân tích môi trường cho phát triển TT HTCĐ là một chủ đề được quan tâm khi hoạch định phát triển. Phân tích môi trường bên ngoài nhằm để ước lượng những cơ hội và nguy cơ để từ đó có những hành động chiến lược tranh thủ cơ hội và giảm thiểu nguy cơ. Phân tích môi trường nội bộ của trung tâm hướng đến mục tiêu tìm ra những điểm yếu và điểm mạnh bên trong trung tâm ảnh hưởng đến phát triển. Điểm mạnh và điểm yếu của trung tâm định hình nội dung và sứ mệnh phát triển trung tâm. Các yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài luôn tác động qua lại lẫn nhau, tạo ra môi trường quản lý của mỗi trung tâm. Người lãnh đạo, quản lý TT có thể làm giảm sự lệ thuộc của trung tâm vào môi trường bằng việc nhận thức đầy đủ, chính xác các yếu tố môi trường để soạn thảo chiến lược/ giải pháp và sách lược quản lý cho đúng đắn, giúp trung tâm tồn tại và phát triển.