Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN
1.1. Cơ sở lý luận về cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa tại Ủy
1.1.6 Nội dung cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa tại địa phương
Trong công cuộc cải cách hành chính nói chung và cải cách TTHC theo cơ chế Một cửa nói riêng, vai trò chỉ đạo, điều hành của người đứng đầu là vô cùng quan trọng. Nếu người đứng đầu quan tâm, sát sao trong việc chỉ đạo, điều hành thì công tác cải cách TTHC sẽ đạt được kết quả cao.
Công tác cải cách TTHC theo cơ chế Một cửa cần phải được chỉ đạo quyết liệt trên tất cả các mặt, góp phần quan trọng nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp. Khi được triển khai về các cơ quan đơn vị, cần nhận thức đầy đủ ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác cải cách TTHC thì việc thực hiện mới thực sự hiệu quả, không rời rạc. Hàng năm, các địa phương cần tổ chức tổng kết đánh giá, rút ra bài học kinh nghiệm và đề ra phương hướng cải cách TTHC theo cơ chế Một cửa cho các năm tiếp theo. Thêm vào đó, trong quá trình thực hiện cần tăng cường kiểm tra, đôn đốc thực hiện theo nhiệm vụ được phân công, có như vậy thì hoạt động cải cách TTHC theo cơ chế Một cửa mới đi đúng trọng tâm, trọng điểm, được giải quyết kịp thời và đạt được kết quả như mong muốn.
Ngoài ra, cần tăng cường công tác tuyên truyền, quán triệt các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác cải cách TTHC cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý, tham mưu triển khai thực hiện đạt chất lượng, hiệu quả cao trong công tác cải cách TTHC theo cơ chế Một cửa.
1.1.6.2 Công khai thủ tục hành chính
Niêm yết công khai TTHC là một biện pháp để cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện quy định TTHC, đưa các quy định TTHC đi vào cuộc sống; tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức tìm hiểu, thực hiện TTHC và giám sát các cơ quan hành chính nhà nước, cán bộ, công chức nhà nước trong việc giải quyết thủ tục hành chính.
Theo quy định tại Điều 17 của Nghị định số 63/2010/NĐ-CP, việc niêm yết công khai TTHC tại cơ quan, đơn vị trực tiếp tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC là hình thức công khai bắt buộc. Việc công khai, minh bạch các TTHC tạo cơ sở cho quá trình thực hiện và tăng cường khả năng giám sát thực thi công vụ của nhân dân, các tổ chức, cá nhân thực hiện được quyền lợi, nghĩa vụ của mình và đồng thời các cơ quan hành chính nhà nước cũng thực hiện chức năng quản lý nhà nước [4].
Nguyên tắc công khai, minh bạch các TTHC cũng được nhấn mạnh trong Nghị quyết 38/CP:
Sau khi các TTHC được rà soát lại, cơ quan có thẩm quyền trong phạm vi quản lý của mình, phải công bố công khai hệ thống các văn bản quy định thủ tục mới bằng nhiều hình thức để mọi cơ quan, đơn vị, mọi người dân trong địa bàn huyện được biết và thực hiện.
Việc công khai TTHC là phương thức không thể thiếu trong công tác cải cách TTHC. Công khai hóa một cách đầy đủ các quy trình TTHC, đặc biệt là TTHC trong việc giải quyết mối quan hệ giữa nhà nước với tổ chức, công dân; là điều kiện góp phần tăng hiệu quả của quá trình giải quyết các yêu cầu trong nền hành chính dịch vụ. Trong nền hành chính dịch vụ, chúng ta có thể coi các tổ chức, công dân khi đến với cơ quan công quyền là những khách hàng mà chúng ta phải phục vụ.
Khách hàng biết rõ họ cần phải làm gì, cần chuẩn bị những vấn đề gì, loại giấy tờ gì trước khi đến cơ quan yêu cầu giải quyết công việc.
Mặt khác, người thi hành công vụ sẽ không có điều kiện để lợi dụng sách nhiễu, gây phiền hà cho tổ chức, công dân. Công khai là cơ sở để kiểm tra qua quá trình thực hiện thủ tục, do đó nó cũng là căn cứ để đánh giá trách nhiệm của Nhà nước trong việc thực hiện nghĩa vụ với dân.
Tính công khai, rõ ràng của một hệ thống TTHC là một đòi hỏi cấp thiết cần phải được tôn trọng và thực hiện. Đây cũng là một sự biểu hiện cao nhất của nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở nước ta, đảm bảo cho hệ thống pháp luật được thực thi nghiêm chỉnh. Điều 25, Hiến pháp 2013 quy định công dân có quyền được thông tin, đây là một trong những quyền để bảo đảm cho quyền làm chủ của nhân dân lao động được thực hiện có cơ sở. Công khai hóa TTHC là thực hiện quyền được thông tin của người dân, giúp đỡ cho tổ chức, công dân nắm bắt, hiểu rõ được quy định của TTHC mà mình yêu cầu [7].
1.1.6.3. Kiểm soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính
Kiểm soát việc ban hành mới các TTHC: Tiến hành rà soát lại toàn bộ các quy định hiện hành về TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành Tài nguyên môi trường như đất đai, môi trường, khoáng sản, nguồn nước,… Kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm bổ sung, sửa đổi hoặc bãi bỏ những quy định thủ tục hành chính không phù hợp với thực tế đã và đang gây trở ngại cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị và gây phiền hà cho nhân dân.
Rà soát, đánh giá và thực hiện các quy định về đơn giản hóa TTHC. Các TTHC phải được xây dựng trên cơ sở pháp luật, nhằm thực hiện luật. TTHC cũng chính là sự hướng dẫn một cách trình tự, cụ thể việc thực hiện những điều quy định của pháp luật. Cải cách TTHC không chỉ là nhằm vào cách thức thực hiện thủ tục sao cho thuận tiện đối với người dân, để họ thực hiện được đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của mình trước Nhà nước. Điều đó đòi hỏi cán bộ chính quyền cần tăng cường hơn công
tác dân vận, tuyên truyền, đưa việc thực hiện những thủ tục (là những thủ tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người dân) đến gần dân hơn nữa.
Cơ quan có thẩm quyền ban hành quy định TTHC cần có sự tham vấn từ phía các cán bộ, ngành, địa phương, công chức thực thi công vụ, các cán bộ, công chức làm việc ở bộ phận “Một cửa”, tại trung tâm hành chính công và từ phía khách hàng (tổ chức và người dân). Nhà nước ban hành TTHC không chỉ để quản lý mà còn để thực hiện mục tiêu cao hơn là nâng cao chất lượng phục vụ, dịch vụ xã hội. Vì vậy, sự tham vấn đó là hết sức cần thiết để phát huy tính chủ động, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong hoạt động công vụ cũng như để thực hiện Quy chế dân chủ, phát huy vai trò giám sát, đánh giá của người dân đối với công tác quản lý của Nhà nước.
TTHC cần phải linh hoạt, nhằm đáp ứng kịp thời và tốt nhất nhu cầu của toàn xã hội. TTHC tuy là những quy định hướng dẫn mang tính chất pháp lý, bắt buộc để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của cả phía Nhà nước và công dân, nhưng trong đời sống thường có những tình huống nằm ngoài ý chí của Nhà nước cũng như ý muốn của người dân. Chẳng hạn, việc xảy ra các tình huống động đất, cháy nổ, lũ lụt..., dẫn đến các giấy tờ, hồ sơ gốc bị thất lạc, tiêu hủy; người dân trải qua các tình huống này muốn thực hiện các quyền, nghĩa vụ và các nhu cầu khác của mình thì không thể đáp ứng được các quy định thủ tục hành chính.
1.1.6.4 Giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa
Việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa phải lưu ý một số vấn đề sau:
Thứ nhất, kiểm tra thông tin trên tài liệu điện tử mà Bộ phận Một cửa chuyển đến và cập nhật thông tin, dữ liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, ký số của cơ quan, tổ chức vào bản sao y đối với thành phần hồ sơ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị. Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin: Mã loại giấy tờ; số định danh của tổ chức, cá nhân, trường hợp cá nhân không có số định danh cá nhân thì phải bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp; tên giấy tờ; trích yếu nội dung chính của giấy tờ; thời hạn có hiệu lực;
phạm vi có hiệu lực (nếu có). Các thông tin, dữ liệu khác được thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
Trường hợp phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ, kết quả thẩm tra, xác minh và kết quả trả lời của cơ quan liên quan
phải được số hóa theo dữ liệu điện tử để lưu vào hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
Kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử được gắn mã số giấy tờ và lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính của Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh. Mã số giấy tờ gồm hai thành phần là mã số định danh của cá nhân, tổ chức và mã loại giấy tờ, trong đó mã loại giấy tờ đối với kết quả giải quyết thủ tục hành chính được thống nhất sử dụng theo mã loại kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
Thứ hai, giải quyết TTHC đúng hạn, không để xảy ra tình trạng trễ hạn. Lãnh đạo cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện xin lỗi đối với cá nhân, tổ chức khi thời gian trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính bị trễ hẹn so với phiếu hẹn trả kết quả hoặc do lỗi của công chức trong quá trình tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức tại Bộ phận Một cửa. Việc xin lỗi được thực hiện bằng văn bản với từng hồ sơ cụ thể theo Mẫu
Thứ ba, trường hợp xảy ra sai sót trong kết quả giải quyết thủ tục hành chính, nếu lỗi thuộc về công chức, cơ quan có thẩm quyền thì công chức, cơ quan có thẩm quyền phải sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế hoặc đính chính sai sót và phải chịu mọi chi phí liên quan đến sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế hoặc đính chính.
Thứ tư, trường hợp hồ sơ bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính thì cơ quan, phòng nghiệp vụ, cá nhân liên quan có trách nhiệm phối hợp với tổ chức, cá nhân có hồ sơ, giấy tờ bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để khắc phục hậu quả; xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân đã làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ để quy trách nhiệm chi trả mọi chi phí phát sinh trong việc xin cấp lại hồ sơ, giấy tờ, các trách nhiệm khác có liên quan và xin lỗi tổ chức, cá nhân về sự cố này. Trường hợp làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật thì tùy theo tính chất, mức độ của hành vi vi phạm, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, để thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa, Một cửa liên thông được giải quyết đạt kết quả tốt thì mối quan hệ tương tác giữa các cơ quan hành chính nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức với các tổ chức, cá nhân trong xã hội đóng vai trò hết sức quan trọng, đòi hỏi mỗi phía phải thực hiện đúng nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật. Đồng thời pháp luật cũng quy định cụ thể những hành vi không được làm trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa, Một cửa liên thông tại Điều 5 của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, cụ thể:
1. Cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa, Một cửa liên thông tại trụ sở Bộ phận Một cửa và tại cơ quan có thẩm quyền không được thực hiện các hành vi sau đây:
Một là, cửa quyền, sách nhiễu, gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính;
Hai là, cản trở tổ chức, cá nhân lựa chọn hình thức nộp hồ sơ, nhận, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật;
Ba là, cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi, nhận dữ liệu điện tử; thay đổi, xóa, hủy, giả mạo, sao chép, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung dữ liệu thực hiện thủ tục hành chính;
Bốn là, tiết lộ thông tin về hồ sơ, tài liệu và các thông tin liên quan đến bí mật của tổ chức, cá nhân hoặc sử dụng thông tin đó để trục lợi;
Năm là, từ chối thực hiện, kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính hoặc tự ý yêu cầu bổ sung hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định của pháp luật;
Sáu là, trực tiếp giao dịch, yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ không thông qua Bộ phận Một cửa, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
Bảy là, đùn đẩy trách nhiệm, thiếu hợp tác, thiếu công bằng, không khách quan, không đúng pháp luật trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính;
Tám là, ứng xử, giao tiếp không phù hợp với quy chế văn hóa công sở;
Chín là, các hành vi vi phạm pháp luật khác trong thực hiện công vụ.
2. Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính không được thực hiện các hành vi sau đây:
Một là, gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt, sử dụng trái phép hồ sơ, tài liệu, kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
Hai là, cản trở việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân;
Ba là, dùng các thủ đoạn khác để lừa dối, hối lộ cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính;
Bốn là, vu khống, phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, mạo danh người khác để tố cáo sai sự thật, không có căn cứ, không có chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm pháp luật của cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền trong hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
Năm là, xúc phạm danh dự của cơ quan có thẩm quyền; dùng vũ lực, đe dọa dùng vũ lực, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
Sáu là, nhận xét, đánh giá thiếu khách quan, không công bằng, không trung thực, không đúng pháp luật, không đúng thực tế với việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
Bảy là, các hành vi vi phạm khác theo quy định của pháp luật.
1.1.6.5 Tiếp nhận, đề xuất giải quyết, giải quyết kiến nghị của các tổ chức, cá nhân về thủ tục hành chính
Để kịp thời nắm bắt thông tin, phối hợp giải quyết phản ánh, kiến nghị của tổ chức, công dân về việc thực hiện chưa đúng các quy định liên quan của pháp luật hiện hành trong công tác giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của các cơ quan hành chính các cấp, đòi hỏi các địa phương phải tổ chức tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của tổ chức, công dân về giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
Theo quy định tại Nghị định số 10271/VBHN-VPCP ngày 27 tháng 09 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ “Về tiếp nhận, xử lý, phản ánh kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính”, quy định một số nội dung sau:
* Về nguyên tắc tiếp nhận, xử lý Tuân thủ pháp luật.
Công khai, minh bạch.
Quy trình cụ thể, rõ ràng, thống nhất.
Thủ tục tiếp nhận đơn giản, thuận tiện.
Tiếp nhận, xử lý đúng thẩm quyền.
Phối hợp trong xử lý phản ánh, kiến nghị.
* Về nội dung phản ánh kiến nghị
Những vướng mắc cụ thể trong thực hiện quy định hành chính do hành vi chậm trễ, gây phiền hà hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định hành chính của cơ quan hành chính nhà nước, của cán bộ, công chức.
Sự không phù hợp của quy định hành chính với thực tế.