Chương 3: THỰC TRẠNG CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐẠI TỪ
3.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Đại Từ và Bộ phận Một cửa
3.1.2 Khái quát về Bộ phận Một cửa
* Vị trí
Bộ phận Một cửa là tên gọi chung của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính huyện Đại Từ, trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện. Bộ phận Một cửa huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ công tác theo quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ [2].
* Chức năng, nhiệm vụ
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả huyện Đại Từ thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định số 6180/QĐ-UBND ngày 10 tháng 11 năm 2020 của UBND huyện Đại Từ v/v ban hành Quy chế hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế Một cửa, Một cửa liên thông thuộc UBND huyện Đại Từ. Cụ thể như sau:
a) Công khai đầy đủ, kịp thời bằng phương tiện điện tử hoặc bằng văn bản danh mục thủ tục hành chính được thực hiện tại Bộ phận Một cửa; các nội dung thủ tục hành chính được công khai theo quy định của pháp luật về kiểm soát thủ tục hành chính và Nghị định này; hỗ trợ những trường hợp không có khả năng tiếp cận thủ tục hành chính được công khai bằng phương tiện điện tử;
b) Hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính; tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính;
giải quyết hoặc chuyển hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính; trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;
c) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan để giải quyết, trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân đối với trường hợp thủ tục hành chính yêu cầu giải quyết ngay trong ngày hoặc các thủ tục hành chính được giao hoặc ủy quyền cho công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa giải quyết; hỗ trợ tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4;
d) Phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền và các cơ quan khác có liên quan tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ,
công chức, viên chức được giao nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa, Một cửa liên thông;
đ) Tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền xử lý phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân đối với cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền liên quan đến việc hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, chuyển hồ sơ giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; chuyển ý kiến giải trình của cơ quan có thẩm quyền về các phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đến tổ chức, cá nhân;
e) Bố trí trang thiết bị tại Bộ phận Một cửa theo quy định tại điểm b Khoản 2 Điều 13 Nghị định này và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cần thiết về pháp lý, thanh toán phí, lệ phí, nộp thuế, phiên dịch tiếng nước ngoài, tiếng dân tộc (nếu cần), sao chụp, in ấn tài liệu và các dịch vụ cần thiết khác khi tổ chức, cá nhân có nhu cầu theo mức giá dịch vụ được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
g) Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao theo quy định của pháp luật.
3.1.2.2 Đặc điểm nhân sự
Hiện nay, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả huyện Đại Từ gồm có:
01 người là Trưởng Bộ phận - Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện Đại Từ
23 CBCCVC của các cơ quan đơn vị (13 cơ quan, đơn vị). Trong đó: 17 người chính thức và 06 người dự phòng thay thế.
Đặc điểm của đội ngũ CBCCVC đang làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả huyện được thể hiện qua bảng dưới đây.
Bảng 3.2: Đặc điểm đội ngũ CBCCVC làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả huyện Đại Từ
STT Chỉ tiêu Số lượng
(Người)
Tỷ trọng (%)
1 Theo độ tuổi 23 100,00
Dưới 35 tuổi 10 43,48
Từ 35 đến 50 tuổi 11 47,83
Trên 50 tuổi 2 8,70
2 Theo giới tính 23 100,00
Nam 12 52,17
Nữ 11 47,83
STT Chỉ tiêu Số lượng (Người)
Tỷ trọng (%)
3 Theo lĩnh vực phụ trách 23 100,00
Đất đai, Môi trường 4 17,39
Lao động, TB&XH 1 4,35
Kế hoạch, Đầu tư 1 4,35
GD&ĐT 1 4,35
Văn hóa, TT&DL 1 4,35
Nông nghiệp & PTNT 1 4,35
Nội vụ 1 4,35
Xây dựng, GTVT, Công thương 1 4,35
Tư pháp 1 4,35
Dân tộc 1 4,35
TTHC Quân sự 1 4,35
TTHC BHXH 2 8,70
TTHC Công an 7 30,43
(Nguồn: Quyết định v/v kiện toàn Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả huyện Đại Từ, UBND huyện Đại Từ)
Có thể thấy, đa số đội ngũ CBCCVC làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả huyện Đại Từ có độ tuổi từ 50 tuổi trở xuống, chỉ có 02 người trên 50 tuổi. Với đội ngũ có độ tuổi như vậy đã có kinh nghiệm nhất định trong công tác, do đó, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận và trả kết quả TTHC.
Về giới tính, đội ngũ CBCCVC làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả huyện Đại Từ khá cân bằng về giới tính khi có 52,17% là giới tính nam, còn lại 47,83% là giới tính nữ.
Về lĩnh vực phụ trách, hiện nay đa số các lĩnh vực chỉ cử 01 cán bộ phụ trách tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Chỉ có lĩnh vực đất đai, môi trường và lĩnh vực BHXH cử 02 cán bộ phụ trách, lĩnh vực công an cử 07 cán bộ phụ trách, do các lĩnh vực này có số lượng tổ chức, cá nhân yêu cầu giải quyết TTHC lớn nên các đơn vị, phòng ban chuyên môn phải cử nhiều cán bộ đến làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả huyện.
Nhìn chung, đội ngũ CBCCVC làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả huyện Đại Từ đều có kinh nghiệm nhất định trong công tác, số lượng người làm việc tại đây về cơ bản đáp ứng được nhu cầu công việc.
3.1.2.3 Các mối quan hệ phối hợp công việc
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND huyện Đại Từ có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban chuyên môn trong việc phối hợp hoạt động giải quyết hồ sơ hành chính cho công dân, tổ chức. Để bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có thể hoạt động được theo đúng quy định của pháp luật, đòi hỏi phải có sự phối hợp với các bộ phận khác trong UBND và phải có sự chỉ đạo, giám sát chặt chẽ của lãnh đạo. Cụ thể như sau:
Lãnh đạo văn phòng HĐND - UBND huyện phụ trách bộ phận có nhiệm vụ:
Quản lý thời gian làm việc hàng ngày của cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Nắm tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của cán bộ, công chức thuộc bộ phận; phối hợp với các Trưởng phòng, ban chuyên môn giải quyết kịp thời những vấn đề vướng mắc xảy ra, đặc biệt là những hồ sơ thuộc trách nhiệm giải quyết của nhiều phòng, ban liên quan.
Kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc chấp hành quy chế, nội quy của Bộ phận
“Một cửa”; chấn chỉnh về tác phong, lề lối làm việc của cán bộ, công chức; kịp thời chấn chỉnh những sai sót trong quá trình giao dịch, giải quyết công việc đối với tổ chức, cá nhân.
Nhận xét, đánh giá đối với cán bộ, công chức được UBND huyện điều động từ các phòng, ban chuyên môn đến theo quy định. Báo cáo UBND huyện xem xét, xử lý đối với những cán bộ, công chức không thực hiện đúng nội quy, quy chế hoạt động của Bộ phận “Một cửa”.
Báo cáo với UBND huyện theo định kỳ tháng, quý, năm về tình hình, kết quả thực hiện công tác của Bộ phận “Một cửa”. Xây dựng kế hoạch công tác, đồng thời đề xuất với Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện các vấn đề có liên quan, nhằm không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của bộ phận.
Các phòng, ban chuyên môn liên quan có nhiệm vụ phối hợp với Bộ phận
“Một cửa” như sau:
Vào sổ theo dõi, cập nhật vào phần mềm điện tử trên hệ thống máy vi tính các hồ sơ đã được ký và đóng dấu xác nhận do Bộ phận “Một cửa” chuyển đến theo các nội dung: Số hồ sơ, họ tên, địa chỉ, điện thoại giao dịch của khách hàng, các tài liệu có trong hồ sơ, các nội dung cần giải quyết, ngày hẹn trả hồ sơ, ký xác nhận.
Trưởng các phòng chuyên môn có trách nhiệm phân công cán bộ, công chức thẩm định, giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận “Một cửa” theo đúng thời gian quy định.
Nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết hoặc cần phải bổ sung làm rõ theo quy định thì phòng chuyên môn phải có văn bản gửi về Bộ phận “Một cửa” để trả lời tổ chức và công dân.
Các phòng chuyên môn không được trực tiếp nhận hồ sơ thuộc các lĩnh vực giải quyết theo cơ chế “Một cửa”; hồ sơ không có chữ ký của cán bộ, công chức tiếp nhận và không có dấu của Bộ phận “Một cửa”.
Hồ sơ liên quan đến nhiều phòng, ban chuyên môn thì Trưởng phòng chuyên môn chịu trách nhiệm chính phải phối hợp với các phòng, ban chuyên môn khác để cùng giải quyết.
Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức được phân công làm việc tại Bộ phận “Một cửa”.
Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính có nhiệm vụ:
Quản lý thời gian làm việc của CBCC thuộc bộ phận mình theo lịch phân công;
Theo dõi, nắm tình hình và trực tiếp kiểm tra, kiểm soát toàn bộ việc tiếp nhận và trả kết quả theo lịch công tác;
Trực tiếp cùng với công chức tiếp nhận hồ sơ và giải thích, hướng dẫn quy trình, thủ tục, điều kiện giải quyết đối với những hồ sơ phức tạp;
Kiểm tra đôn đốc, chấn chỉnh kịp thời những sai sót trong quá trình làm việc của CBCC trong việc tiếp nhận, xử lý và trả kết quả cũng như việc giao tiếp với tổ chức, công dân;
Trực tiếp xin ý kiến chủ tịch UBND huyện giải quyết đối với những hồ sơ công việc phức tạp, hoặc có những ý kiến chưa thống nhất trong giải quyết công việc cụ thể giữa các phòng, ban chuyên môn có liên quan;
Báo cáo chủ tịch UBND huyện về tình hình thực hiện công tác của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bằng văn bản theo định kỳ tháng, quý, năm, đột xuất. Đề nghị UBND huyện khen thưởng hoặc kỷ luật CBCC theo quy định pháp luật.
CBCC tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính có nhiệm vụ:
Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ các thủ tục theo quy định thì tiếp nhận;
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân bổ sung hoàn chỉnh;
Trường hợp không hợp yêu cầu, không thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc không thuộc các lĩnh vực thực hiện theo cơ chế “Một cửa” thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân hiểu và không nhận hồ sơ;
Đối với các hồ sơ phức tạp, khó xử lý hoặc chưa có sự thống nhất giữa các phòng ban chuyên môn thì CBCC phải chủ động báo cho trưởng bộ phận để xin ý kiến giải quyết.
Như vậy, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và CBCC cũng như các phòng ban chuyên môn có mối liên hệ mật thiết, chặt chẽ với nhau trong quá trình giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân. Bộ phận “Một cửa” đảm bảo cho việc giải quyết yêu cầu, hồ sơ hành chính của công dân được nhanh gọn, tiết kiệm được thời gian và tiền bạc. Đồng thời, hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính đạt được nhiều hiệu quả thì sẽ nâng cao hơn nữa lòng tin của nhân dân vào cơ quan hành chính Nhà nước. Có thể nói, cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế
“Một cửa” còn góp phần tăng cường mối quan hệ giữa các phòng ban chuyên môn, tạo ra một hệ thống phối hợp hoạt động nhịp nhàng của bộ máy chính quyền Nhà nước ở địa phương.
3.1.2.4 Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa tại Ủy ban nhân dân huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên
a. Về quy trình chung giải quyết TTHC theo cơ chế Một cửa
Quy trình chung giải quyết TTHC theo cơ chế Một cửa có thể tóm tắt qua sơ đồ dưới đây:
Hình 3.2: Quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế Một cửa tại UBND huyện Đại Từ (Nguồn: Bộ phận Một cửa, UBND huyện Đại Từ)
Chú thích (1) Nộp hồ sơ
(2) Chuyển phòng ban chuyên môn tham mưu;
(3) Chuyển lãnh đạo Văn phòng kiểm tra, trình ký;
(4) Trình lãnh đạo UBND huyện xem xét, ký quyết định
(5) Chuyển lại Văn phòng (chuyên viên theo dõi)
(6) Chuyển phòng, ban, trung tâm chuyên môn
(7) Chuyên viên chuyển đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
(8) Bộ phận tiếp nhận, trả kết quả cho tổ chức, công dân
Tổ chức Cá nhân
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ
PHÒNG BAN, TRUNG TÂM LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
UBND HUYỆN
CHỦ TỊCH, PHÓ CHỦ TỊCH UBND HUYỆN
(1) (2)
(3)
(4) (5)
(6)
(8) (7)
- Về tiếp nhận hồ sơ
Đối với việc nộp hồ sơ, tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính thông qua các cách thức theo quy định tại văn bản quy phạm pháp luật quy định về thủ tục hành chính gồm:
1- Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa;
2- Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
3- Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật;
Khi tiếp nhận hồ sơ của công dân, tổ chức, công chức của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm xem xét, kiểm tra các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ, hướng dẫn cho công dân, tổ chức kê khai, bổ sung (nếu còn thiếu). Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ đã đúng nội dung và đủ số lượng các loại giấy giờ theo quy định thì công chức nhận hồ sơ, viết giấy biên nhận hồ sơ.
Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày thì công chức ghi vào sổ sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký và trả kết quả cho tổ chức và công dân.
Đối với các loại công việc theo quy định được ghi giấy hẹn thì công chức tiếp nhận và viết giấy biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả và cập nhật vào sổ theo dõi.
- Về chuyển hồ sơ
Công chức tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm chuyển hồ sơ của tổ chức, công dân đến các phòng, ban chuyên môn, cơ quan liên quan vào cuối giờ làm việc của mỗi buổi trong ngày. Thời gian công chức tiếp nhận hồ sơ chuyển đến các phòng, ban chuyên môn, cơ quan liên quan và thời gian nhận lại kết quả giải quyết phải được thể hiện trong giấy biên nhận hồ sơ và sổ theo dõi giải quyết hồ sơ.
- Việc xem xét giải quyết hồ sơ của các phòng, ban, cơ quan liên quan
Trưởng các phòng, ban chuyên môn, cơ quan liên quan chịu trách nhiệm giải quyết khi nhận hồ sơ của tổ chức, công dân do bộ phận tiếp nhận hồ sơ chuyển đến.
Trường hợp việc giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân liên quan đến nhiều phòng, ban chuyên môn, cơ quan liên quan thì phòng, ban chuyên môn, cơ quan liên quan chịu trách nhiệm chính phải trực tiếp liên hệ với phòng, ban chuyên môn, cơ
quan liên quan khác để giải quyết các thủ tục cần thiết. Các phòng, ban chuyên môn, cơ quan liên quan được phối hợp có trách nhiệm giải quyết công việc có liên quan.
Đối với hồ sơ cần kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì lãnh đạo phòng, ban chuyên môn phải có trách nhiệm kiểm tra. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ của tổ chức, công dân.
Trường hợp phòng, ban chuyên môn, cơ quan liên quan giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định thì phải có trách nhiệm thông báo lý do cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ bằng văn bản để có cơ sở giải thích cho công dân, tổ chức.
- Về thẩm quyền ký giải quyết công việc
Đối với những công việc thuộc thẩm quyền ký, giải quyết của Trưởng các phòng chuyên môn thì Trưởng phòng chuyên môn ký, giải quyết sau đó chuyển lại Bộ phận “Một cửa” để trả kết quả.
Đối với những công việc thuộc thẩm quyền của UBND huyện thì các phòng chuyên môn trình Chủ tịch UBND hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện ký theo quyết định phân công nhiệm vụ thông qua Văn phòng HĐND và UBND huyện.
- Trả kết quả giải quyết hồ sơ
Sau khi nhận hồ sơ giải quyết từ các phòng, ban chuyên môn, cơ quan liên quan; CBCC, viên chức thuộc bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trả kết quả giải quyết hồ sơ theo thời gian đã hẹn, thu phí, lệ phí theo quy định; yêu cầu tổ chức, công dân ký nhận vào sổ theo dõi trả kết quả.
Có thể thấy, huyện Đại Từ đã thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC theo cơ chế Một cửa đúng theo quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế Một cửa, Một cửa liên thông trong giải quyết TTHC. Với việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC theo cơ chế Một cửa đã góp phần khắc phục được các TTHC rườm rà, chồng chéo, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức rút ngắn thời gian, tiết kiệm kinh phí, có thể tra cứu theo dõi tình hình giải quyết hồ sơ dễ dàng, thuận tiện; lãnh đạo cơ quan dễ theo dõi tình hình giải quyết TTHC của đơn vị, kịp thời nhắc nhở đối với các hồ sơ có khả năng trễ hạn; công chức chuyên môn có thể phân bổ thời gian hợp lý để tham mưu giải quyết TTHC; góp phần nâng cao năng lực trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức về chuyên môn nghiệp vụ, về kỹ năng xử lý công việc cũng như tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân; xây dựng mối quan hệ thân thiện, hòa nhã