CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3.7. Các phương pháp phân tích công việc
Thông tin về phân tích công việc có thể được tập hợp theo rất nhiều cách. Một mối quan tâm là ai là người thực hiện phân tích công việc. Thông thường nhất, một thành viên của đội ngũ nhân sự sẽ đảm đương nhiệm vụ này. Dựa vào các phương pháp được sử dụng
sẽ được giới thiệu tới đây, những người khác tham gia vào công việc này là quản lý, giám sát và người nhân viên thực hiện công việc. Ở những phân tích phức tạp hơn, những kỹ sư công nghệ sẽ thực hiện những nghiên cứu về thời gian và chuyển động.
3.7.1. Phương pháp quan sát, bấm giờ
Khi phương pháp này được sử dụng, người quản lý, người thực hiện phân tích công việc hay kỹ sư công nghệ sẽ quan sát và ghi chép lại về cá nhân đang thực hiện công việc và những nhiệm vụ cũng như thao tác của họ. Việc quan sát có thể liên tục hoặc dựa trên việc lấy mẫu không liên tục.
Việc sử dụng phương pháp quan sát này bị hạn chế vì nhiều công việc không có vòng tuần hoàn hoặc công việc đó có những nhiệm vụ không dễ hoàn thành và không
dễ dàng quan sát được.
a. Lấy mẫu công việc
Là một dạng của quan sát, việc lấy mẫu công việc không đòi hỏi sự chú ý tới từng chi tiết của công việc trong suốt vòng làm việc. Thay vào đó, nhà quản lý có thể xác định được nội dung và tốc độ của một công việc thường ngày thông qua lấy mẫu thống kê một số hoạt động nhất định hơn là những quan sát liên tục và tính giờ tất cả những hành động. Lấy mẫu công việc thường được dùng cho những công việc có lịch trình và lặp đi lặp lại.
b. Nhật ký nhân viên
Một phương pháp khác đòi hỏi nhân viên phải quan sát chính mình thông qua việc có một cuốn nhật ký ghi chép, ghi lại việc họ thực hiện một nhiệm vụ nào đó thường xuyên như thế nào và tốn bao nhiêu thời gian. Mặc dù phương pháp này có thể cho ra những thông tin hữu ích, đôi lúc nó cũng tạo gánh nặng cho người nhân viên bởi
82 việc biên soạn ra một cuốn nhật ký chính xác. Ngoài ra, người nhân viên đôi khi cảm thấy cách thức này tạo ra những tài liệu không cần thiết và làm giảm hiệu suất làm việc của họ.
3.7.2. Phỏng vấn
Phương pháp này đòi hỏi nhà quản lý hoặc chuyên viên nhân sự đi đến từng bộ phận làm việc và nói chuyện với người nhân viên đang thực hiện công việc đó. Một mẫu phỏng vấn được tiêu chuẩn hóa thường được sử dụng để ghi nhận thông tin. Thông thường thì cả nhân viên và người giám sát đều được phỏng vấn để thu được cái nhìn hoàn thiện nhất về công việc. Trong một vài trường hợp, ví dụ như công việc có sự phối hợp nhóm thì phỏng vấn nhóm thường được thực hiện, thường có sự tham gia của những người đảm nhiệm công việc có kinh nghiệm tại thời điểm hiện tại và/hoặc giám sát. Nó thường đòi hỏi sự tham gia của một đại diện phòng nhân sự như một hòa giải viên. Đối với một số công việc khó xác định, phỏng vấn nhóm có lẽ là thích hợp nhất.
Phương pháp phỏng vấn đôi khi tốn thời gian, đặc biệt là khi người phỏng vấn nói chuyện với hai hoặc ba nhân viên làm việc. Những công việc quản trị và chuyên môn cao thường phức tạp hơn để phân tích và đòi hỏi những cuộc phỏng vấn dài hơn. Bởi những lý do này, việc kết hợp phỏng vấn với những phương pháp khác thường được đề xuất.
3.7.3. Bảng câu hỏi khảo sát
Đây là phương pháp được sử dụng rộng rãi để thu thập dữ liệu trong công việc. Một công cụ khảo sát được phát triển và gửi cho người quản lý và nhân viên để hoàn thiện. Một bảng câu hỏi công việc điển hình thường bao gồm những lĩnh vực thể hiện trong hình 3.3.
Bảng câu hỏi thường được kết hợp cùng phỏng vấn và quan sát để làm rõ và kiểm chứng thông tin trên bảng câu hỏi.
Một dạng bảng câu hỏi thường được dùng là danh mục. Khác với bảng câu hỏi
mở, danh mục đưa ra một cách thức được đơn giản hóa cho người nhân viên cung cấp thông tin. Việc xây dựng bảng câu hỏi như thế này có khó khăn rõ ràng, đó là một quá trình phức tạp và đòi hỏi tính chi tiết.
83
Hình 3.4. Các khía cạnh khảo sát phân tích công việc 3.7.4. Phân tích công việc
a. Phân tích công việc chức năng
Phương pháp này là một cách tiếp cận toàn diện để phân tích công việc. Phân tích công việc chức năng quan tâm đến: (1) mục tiêu của tổ chức, (2) nhân viên làm gì
để đạt được mục tiêu đó trong công việc của họ, (3) định hướng và mức độ của những
gì nhân viên làm, (4) tiêu chuẩn thực hiện và (5) nội dung đào tạo. Định nghĩa chức năng về công việc gì được thực hiện có thể được hình thành bởi ba nhân tố là dữ liệu, con người và sự vật. Các cấp độ của các thành phần này được sử dụng để xác định và
so sánh những yếu tố quan trọng của công việc được đưa ra trong từ điển các chức danh nghề nghiệp (DOT), một nguồn dữ liệu được tiêu chuẩn hóa do Chính phủ cung cấp.
b. Từ điển chức danh nghề nghiệp
Phân tích công việc chức năng, như được đề cập trong DOT, là một nguồn dữ liệu quý giá về thông tin nghề nghiệp, bất kể phương pháp phân tích công việc được sử dụng. DOT miêu tả một lượng lớn công việc, ví dụ được thể hiện ở hình 7-9.
3.7.5. Phương pháp phân tích công việc chuyên ngành
Một số phương pháp phân tích công việc được xây dựng dựa trên bảng câu hỏi. Một số phương pháp đó được mô tả sau đây.
84
a. Bảng phân tích vị trí
Bản phân tích vị trí công việc (Position Analysis Questionnaire - PAQ) là phương pháp bảng câu hỏi chuyên ngành kết hợp với danh mục. Mỗi công việc được phân tích trên 27 khía cạnh bao gồm 187 yếu tố. PAQ bao gồm 6 mục, với mỗi mục chứa nhiều yếu tố công việc. Những mục đó là:
- Thông tin đầu vào: người nhân viên lấy thông tin để thực hiện công việc ở đâu
và bằng cách nào?
- Quá trình vật lý: mức độ lý luận nào là cần thiết cho công việc?
- Đầu ra công việc: những hành động nào được thực hiện?
- Mối quan hệ: những mối quan hệ nào cần thiết để thực hiện công việc?
- Hoàn cảnh: điều kiện làm việc và bối cảnh xã hội liên quan?
- Khác: những thứ khác liên quan tới công việc là gì?
PAQ tập trung vào những nhân tố định hướng nhân viên, những thứ miêu tả những hành vi cần thiết để thực hiện công việc hơn là những nhân tố định hướng công việc – miêu tả khía cạnh kỹ thuật của công việc.
b. Phân tích công việc quản lý
Bởi vì những công việc quản lý khác nhau về đặc tính từ các công việc với các quy trình và thủ tục có thể quan sát rõ ràng, một số phương pháp chuyên dụng đã được phát triển cho việc phân tích của họ. Một trong những phương pháp nổi tiếng và được
sử dụng rộng rãi nhất đã được phát triển tại Control Data Corporation và được dán nhãn Bảng câu hỏi mô tả vị trí quản lý (MPDQ). Bao gồm một danh sách trong số hơn 200 tuyên bố, MPDQ kiểm tra nhiều khía cạnh quản lý khác nhau, bao gồm cả việc ra quyết định và giám sát.
3.7.6. Phân tích công việc được điện toán hóa
Khi công nghệ máy tính được mở rộng, các nhà nghiên cứu đã phát triển các hệ thống phân tích công việc trên máy vi tính. Tất cả đều có một số đặc điểm chung, bao gồm cả cách chúng được quản lý. Đầu tiên, các nhà phân tích soạn báo cáo nhiệm vụ liên quan đến tất cả các công việc. Sau đó chúng được phân phối dưới dạng bảng câu hỏi liệt kê các nhiệm vụ. Tiếp theo, những phản hồi của nhân viên trên các tài liệu có
85 thể quét được trên máy tính được đưa vào các dịch vụ chấm điểm và báo cáo dựa trên máy tính có khả năng ghi lại, phân tích và báo cáo hàng ngàn thông tin về bất kỳ công việc nào.
Một tính năng quan trọng của các nguồn phân tích công việc trên máy vi tính là tính đặc thù của dữ liệu có thể được thu thập. Tất cả các dữ liệu cụ thể này được tổng hợp thành một phân tích công việc cơ sở dữ liệu.
Một hệ thống phân tích công việc trên máy vi tính thường có thể giảm thời gian và
nỗ lực liên quan đến việc viết mô tả công việc. Các hệ thống này có ngân hàng nhiệm vụ công việc báo cáo liên quan đến từng câu lệnh nhiệm vụ và phạm vi của bảng câu hỏi.
Rõ ràng, việc kết hợp công nghệ máy tính với phương pháp phân tích công việc cho phép các công ty phát triển các mô tả công việc chính xác và toàn diện hơn, liên kết với các chương trình lương thưởng và hệ thống đánh giá hiệu suất. Các quy trình này cũng có thể cung cấp dữ liệu tốt hơn cho khả năng phòng thủ pháp lý so với trước đây có sẵn.
3.7.7. Phương pháp kết hợp
Thực sự có một số cách khác nhau để có được và phân tích thông tin về một công việc. Không có phương pháp phân tích công việc cụ thể nào nhận được dấu phê duyệt từ các tòa án khác nhau trong tất cả các tình huống. Do đó, trong việc xử lý các vấn đề có thể kết thúc tại tòa án, phải được đảm nhiệm bởi các chuyên gia nhân sự và những người làm công việc phân tích để ghi lại tất cả các bước thực hiện. Mỗi phương pháp đều có điểm mạnh và điểm yếu, và sự kết hợp của các phương pháp thường được
ưu tiên hơn chỉ riêng lẻ một phương pháp.