CHƯƠNG 5 ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC
5.1. Khái quát về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
5.1.4. Xác định nhu cầu đào tạo
Tất cả các hoạt động đào tạo cần dựa trên lý do tiến hành và tại sao cần phải được thực hiện. Mục tiêu của các hoạt động đào tạo phải được xác định, căn cứ trên nhu cầu học tập của tổ chức, các nhóm và cá nhân trong tổ chức. Đào tạo thường được sử dụng nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc cho nhân viên trong tổ chức. Các nguyên nhân dẫn đến năng suất và hiệu quả làm việc thấp rất đa dạng: năng lực của nhân viên kém, không có hệ thống tạo động lực cho nhân viên, cách thức tổ chức kém, nhân viên không nắm vững các yêu cầu của tổ chức và các yêu cầu tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc,… Nhu cầu đào tạo được đặt ra khi nhân viên không có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
5.1.4.1. Cơ sở phân tích nhu cầu đào tạo
Phân tích nhu cầu đào tạo thường được mô tả là quá trình xác định và đáp ứng các nhu cầu phát triển, đảm bảo các thành viên trong tổ chức đủ khả năng đảm nhận các trách nhiệm cao hơn, nâng cao năng lực, trang bị kiến thức cho nguồn nhân lực phù hợp với những nhu cầu công việc mới, hướng đến đào tạo đa kỹ năng và chuẩn bị cho nhân viên đảm nhận những trọng trách cao hơn trong tương lai.
Hình 5.1. Phân tích nhu cầu đào tạo - các lĩnh vực và phương pháp
Nguồn: Michael Armstrong (2010), tr.236
157
5.1.4.2. Các lĩnh vực phân tích nhu cầu học tập
Trước tiên, nhu cầu học tập cần được phân tích cho toàn bộ tổ chức - nhu cầu của công ty; thứ hai, đối với các phòng ban, nhóm, chức năng hoặc nghề nghiệp trong tổ chức
- nhu cầu của nhóm; và thứ ba, đối với cá nhân nhân viên - nhu cầu cá nhân. Ba khu vực này được kết nối với nhau, như trình bày trong Hình 5.1. Việc phân tích nhu cầu của công
ty sẽ dẫn đến việc xác định nhu cầu học tập trong các phòng ban hoặc nghề nghiệp khác nhau, đồng thời những nhu cầu này sẽ chỉ ra những gì nhân viên cần học. Theo chiều hướng ngược lại, khi nhu cầu của từng nhân viên được phân tích riêng biệt, nhu cầu chung xuất hiện có thể được giải quyết trên cơ sở nhóm. Tổng nhu cầu của nhóm và cá nhân sẽ giúp xác định nhu cầu của công ty, mặc dù có thể có một số yêu cầu học tập cao cấp chỉ liên quan cấp độ công ty nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh.
a. Phân tích kế hoạch kinh doanh và nguồn nhân lực
Kế hoạch kinh doanh và nhân sự phải chỉ ra một cách tổng quát các loại kỹ năng
và năng lực có thể cần trong tương lai và số lượng người cần có những kỹ năng và năng lực đó. Các số liệu tổng quát này phải được chuyển thành các kế hoạch cụ thể hơn, ví
dụ như kết quả đầu ra từ các chương trình đào tạo với những kỹ năng cụ thể hoặc kết hợp các kỹ năng (đa kỹ năng).
Các nhu cầu đào tạo có thể được chẩn đoán bằng cách phân tích kết quả của tổ chức và xem xét các nhu cầu của tổ chức trong tương lai. Một phần của việc lập kế hoạch đào tạo là xác định các KSA sẽ cần thiết hiện tại và trong tương lai khi cả công việc và tổ chức đều thay đổi. Cả lực lượng bên trong và bên ngoài sẽ ảnh hưởng đến đào tạo và phải được xem xét khi thực hiện phân tích doanh nghiệp. Ví dụ, các vấn đề đặt
ra bởi sự lạc hậu về kỹ thuật của các nhân viên hiện tại và đội ngũ lao động không được đào tạo đầy đủ cần được giải quyết trước khi những vấn đề đó trở nên nghiêm trọng. Phân tích doanh nghiệp cần đánh giá được chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, nhân viên và môi trường tổ chức.
Phân tích kế hoạch kinh doanh và nguồn nhân lực xuất phát từ các thước đo khác nhau về kết quả hoạt động của tổ chức, bao gồm việc phân tích các tiêu thức như năng suất, chất lượng thực hiện công việc, chi phí lao động, tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ thuyên chuyển, kỷ luật lao động, tai nạn,…. Có thể xác định chính xác các phòng ban hoặc khu vực có thuyên chuyển cao, khách hàng phàn nàn, tỷ lệ khiếu nại cao, vắng mặt nhiều, hiệu suất thấp và các thiếu sót khác. Sau khi xác định các vấn đề như vậy, các mục tiêu
158 đào tạo có thể được phát triển nếu đào tạo là một giải pháp cần thiết. Phân tích tổ chức
sẽ giúp cho nhà quản trị xác định những vấn đề cơ bản của doanh nghiệp và sự cần thiết
áp dụng các hình thức đào tạo. Mặc dù các chỉ số này chịu tác động của rất nhiều các yếu tố, nhưng doanh nghiệp cần đánh giá được khả năng ảnh hưởng do nhân viên không được đào tạo đầy đủ.
Trong kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, doanh nghiệp cần xác định được những chức vụ sẽ trống và cách thức chuẩn bị ứng viên cho các vị trí đó. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức đề bạt nội bộ, doanh nghiệp cần dự kiến các chương trình đào tạo để giúp nhân viên có được các kỹ năng theo yêu cầu của công việc. Nếu doanh nghiệp có chính sách tuyển dụng từ bên ngoài, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường lao động và các biện pháp để có thể tuyển được nhân viên với các phẩm chất mong đợi.
b. Khảo sát
Các cuộc khảo sát có thể được thực hiện để phân tích thông tin từ một số nguồn, chẳng hạn như đánh giá hoạt động thực hiện công việc ở các bộ phận, để xác định nhu cầu học tập và đào tạo của công ty và nhóm. Thông tin này có thể được thu thập thông qua phỏng vấn để nắm rõ những nội dung cần đào tạo. Mọi người thường cảm thấy khó nói rõ nhu cầu học tập; do đó, tốt nhất nên bắt đầu bằng một cuộc thảo luận về công việc
họ làm, xác định bất kỳ lĩnh vực nào mà nhân viên tin rằng hiệu suất và tiềm năng của
họ có thể được cải thiện bằng một chương trình học tập hoặc đào tạo. Thực hiện phân tích các lĩnh vực có khả năng thay đổi trong tương lai liên quan đến quy trình làm việc, phương pháp hoặc trách nhiệm công việc, hoặc sự thiếu hụt về kỹ năng hoặc kiến thức, hoặc điểm yếu trong hiệu suất của người lao động cho thấy nhu cầu học tập.
c. Đánh giá hiệu suất và phát triển
Cách tiếp cận quản lý hiệu suất để làm cơ sở cho việc đào tạo tập trung vào quá trình chuẩn bị các chương trình cải thiện hiệu suất, kế hoạch phát triển cá nhân và các
kế hoạch hành động được xác định chung. Trọng tâm của cách tiếp cận này là xác định nhu cầu học tập để phát triển liên tục, có thể đáp ứng bằng cách học tập tự định hướng hoặc tạo ra những cải tiến cụ thể về hiệu suất. Đánh giá hiệu suất và phát triển nhằm xác định các loại kỹ năng và các hành vi cần thiết cho nhân viên để thực hiện tốt công việc. Bằng cách so sánh các yêu cầu của công việc với KSA của nhân viên, từ đó có thể xác định được nhu cầu đào tạo. Ví dụ, tại một công ty sản xuất, phân tích xác định các nhiệm
159
vụ được thực hiện bởi các kỹ sư từng là người hướng dẫn kỹ thuật cho các nhân viên khác. Bằng cách liệt kê các nhiệm vụ cần thiết của người hướng dẫn kỹ thuật, ban quản
lý sẽ thiết lập một chương trình để dạy các kỹ năng hướng dẫn cụ thể; do đó, các kỹ sư
có thể trở thành những người hướng dẫn thành công hơn.
Một cách khác để xác định lỗ hổng đào tạo trong công việc hoặc nhiệm vụ đang được thực hiện là khảo sát nhân viên và yêu cầu họ đánh giá ẩn danh mức độ kỹ năng của đồng nghiệp và ước tính mức độ kỹ năng cần thiết để thành công. Hoạt động này không chỉ xác định nhu cầu công việc mà còn nâng cao nhận thức của nhân viên về nhu cầu học tập của chính họ. Khảo sát nhu cầu đào tạo có thể dưới hình thức bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn người giám sát và nhân viên theo cá nhân hoặc theo nhóm. Sự phát triển của Internet đã dẫn đến việc các công ty sử dụng các cuộc khảo sát, yêu cầu bằng hình thức online và các đầu vào khác từ các nhà quản lý và nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo hoặc công việc. Các hoạt động trên còn được gọi là phân tích tác nghiệp. Phân tích tác nghiệp hơi giống với phân tích công việc, tuy nhiên phân tích tác nghiệp là định hướng nhân viên, không phải định hướng công việc. Phân tích tác nghiệp sẽ chú trọng xác định xem nhân viên cần làm gì để thực hiện công việc tốt. Loại phân tích này thường được sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo nhân viên mới hoặc các công việc mới được thực hiện lần đầu đối với nhân viên.
d. Phân tích vai trò và đặc điểm học tập
Phân tích vai trò là cơ sở để chuẩn bị hồ sơ hình thành một khuôn khổ nhằm phân tích và xác định nhu cầu học tập. Hồ sơ vai trò nêu ra các lĩnh vực, kết quả chính và quan trọng là xác định các năng lực cần thiết của các vị trí để đảm nhiệm các vai trò công việc khác nhau. Một quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả cần đảm bảo hồ sơ vai trò được cập nhật thường xuyên và hoạt động đánh giá hiệu suất được xây dựng xung quanh việc phân tích các kết quả đạt được bằng cách tham khảo các kết quả chính và các mục tiêu đã thống nhất. Khung năng lực cho vai trò được sử dụng để đánh giá mức
độ năng lực thể hiện việc đạt được hoặc không đạt được những kết quả liên quan đến vai trò đó. Sau đó, đánh giá có thể được thực hiện đối với bất kỳ hoạt động đào tạo nào cần thiết để phát triển các cấp độ năng lực. Tốt nhất, đây nên là sự tự đánh giá của các
cá nhân, những người cần được khuyến khích tự xác định nhu cầu học tập cho bản thân. Những vấn đề này có thể được thảo luận với người quản lý và đạt được thỏa thuận về cách các cá nhân đáp ứng nhu cầu học tập với sự giúp đỡ và hỗ trợ của người quản lý.
160 Phân tích vai trò và đặc điểm học tập nhằm chẩn đoán nhu cầu đào tạo tập trung vào các cá nhân và cách họ thực hiện công việc của mình. Loại phân tích này chú trọng đến các loại năng lực và các đặc tính cá nhân của nhân viên, được sử dụng để xác định
ai là người cần thiết được đào tạo và những kỹ năng, kiến thức, quan điểm nào cần thiết được lĩnh hội hay chú trọng trong quá trình đào tạo, phát triển. Các nguồn sau đây là các ví dụ hữu ích cho việc phân tích cá nhân:
- Đánh giá hiệu suất
- Thảo luận với các vị lãnh đạo và các nhóm nhân viên thực hiện công việc.
- Kiểm tra kỹ năng
- Bài kiểm tra đánh giá cá nhân
- Hồ sơ các sự cố nghiêm trọng
- Bài tập thực hiện tại các trung tâm đánh giá
- Bảng câu hỏi và khảo sát
- Quan sát tình hình thực tế thực hiện công việc.
Cách tiếp cận phổ biến nhất để thực hiện phân tích cá nhân là sử dụng dữ liệu đánh giá hiệu suất. Trong một số trường hợp, một hệ thống thông tin nhân sự tốt có thể được sử dụng để xác định các yêu cầu đào tạo cá nhân trong các lĩnh vực cụ thể để đủ điều kiện được thăng chức. Để đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua quá trình đánh giá hiệu suất, trước tiên doanh nghiệp xác định điểm mạnh và điểm không phù hợp về hiệu suất của nhân viên trong một cuộc đánh giá chính thức. Sau đó, nó có thể thiết kế một
số hình thức đào tạo để giúp nhân viên khắc phục điểm yếu và nâng cao điểm mạnh.
Một cách khác để đánh giá nhu cầu đào tạo của từng cá nhân là sử dụng đầu vào của cả quản lý và phi quản lý về những gì cần đào tạo. Có được loại đầu vào này có thể hữu ích trong việc xây dựng các chương trình hỗ trợ cho việc đào tạo đối với những người sẽ được đào tạo, vì chúng giúp xác định nhu cầu đào tạo. Các chương trình đào tạo chỉ nên chú trọng vào đối tượng thực sự cần thiết đào tạo. Đào tạo kiểu phong trào, lôi kéo cả những người không có nhu cầu đào tạo sẽ vừa làm lãng phí tài chính, thời gian của tổ chức, vừa gây bức xúc cho nhân viên. Phân tích nhân viên đòi hỏi phải đánh giá đúng khả năng cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên.
161