CHƯƠNG 5 ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC
5. Quyết định địa điểm, cơ sở vật chất, ngân sách và người cung cấp chương
5.3.1. Các phương pháp phát triển cấp quản trị
Vai trò của cấp quản trị rất quan trọng trong việc quyết định sự thành bại của các doanh nghiệp. Do đó, phát triển cấp quản trị là một nhu cầu của mọi doanh nghiệp.
(1). Phương pháp kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ
Đây là phương pháp đào tạo tại chỗ để phát triển cấp quản trị. Một số công ty lập
ra các chức vụ phụ tá hay trợ lý cũng nhằm mục đích này. Cá nhân được cử chức vụ này trở thành người học và theo sát cấp trên của mình. Ngoài cơ hội quan sát, cấp dưới này cần phải thể hiện kỹ năng ra quyết định. Để đạt được kết quả tốt, các cấp quản trị có nhiệm vụ kèm cặp này cần phải có kiến thức toàn diện về công việc liên quan đến các mục tiêu của tổ chức. Họ phải là những người mong muốn chia xẻ thông tin với cấp dưới và sẵn lòng mất nhiều thời gian để thực hiện công việc huấn luyện này. Mối quan hệ này phải dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau.
(2). Các trò chơi kinh doanh
Các trò chơi kinh doanh hay còn gọi là các trò chơi quản trị là sự mô phỏng các tình huống kinh doanh hiện hành. Các mô phỏng này cố gắng lặp lại các yếu tố được chọn lọc theo một tình huống đặc biệt nào đó. Thường các trò chơi kinh doanh này bao gồm hai hay nhiều tổ chức đang cạnh tranh nhau trong một thị trường sản phẩm nào đó. Các tham dự viên sẽ đóng vai các lãnh đạo cao cấp trong doanh nghiệp theo một tình huống giả định. Họ đưa ra quyết định ảnh hưởng đến các loại giá cả, khối lượng sản phẩm hay sản lượng, mức độ tồn kho. Thông thường, các dữ kiện thực tế trong một vài năm được cô đọng lại trong một vài giờ hoặc vài ngày của trò chơi. Giống như trong thực tế, các doanh nghiệp không được biết gì về quyết định của các doanh nghiệp khác mặc dù quyết định của các doanh nghiệp khác sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp mình.
* Ưu điểm của phương pháp này:
- Trò chơi rất sinh động vì tính cạnh tranh, hấp dẫn của nó.
169
- Học viên học được cách phán đoán những gì từ môi trường kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
- Học viên có cơ hội phát triển khả năng giải quyết vấn đề ra chiến lược và các chính sách kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp.
- Học viên được phát triển các khả năng thủ lĩnh và khuyến khích khả năng hợp tác, làm việc tập thể.
* Nhược điểm chủ yếu:
- Trò chơi quản trị đòi hỏi chi phí rất cao.
- Học viên chỉ được quyền chọn lựa một trong một số phương án lập sẵn, trong khi đó, thực tiễn thường đòi hỏi rất nhiều phương án thực hiện sáng tạo khác nhau.
(3). Nghiên cứu tình huống
Phương pháp nghiên cứu tình huống sử dụng giải quyết các vấn đề kinh doanh nan giải, mô phỏng theo thực tế để cho các học viên thực hiện. Từng cá nhân sẽ nghiên cứu kỹ các thông tin cho sẵn và đưa ra các quyết định. Phương pháp này cần có một người đóng vai trò điều khiển. Mỗi học viên sẽ tự phân tích các tình huống, trình bày suy nghĩ và cách thức giải quyết vấn đề với các học viên khác trong nhóm hoặc trong lớp. Thông qua thảo luận, học viên tìm hiểu được nhiều cách tiếp cận, quan điểm và cách giải quyết các vấn đề phức tạp trong công ty.
* Ưu điểm của phương pháp này:
- Tạo khả năng lớn nhất để thu hút mọi người tham gia, phát biểu các quan điểm khác nhau và đề ra quyết định.
- Giúp cho học viên làm quen với cách phân tích, giải quyết các vấn đề thực tiễn.
Để nâng cao hiệu quả của phương pháp đào tạo này, cần:
- Đưa ra các tình huống thật, từ trong hoạt động của doanh nghiệp. Điều này làm học viên thấy hứng thú với tình huống, giúp học viên hiểu thêm về công việc trong doanh nghiệp và dễ dàng chuyển những kiến thức đã học thành kinh nghiệm công tác.
- Chuẩn bị tình huống kỹ lưỡng trước khi thảo luận trên lớp.
(4). Phương pháp hội nghị
Phương pháp này còn được gọi là phương pháp thảo luận, là một phương pháp huấn luyện được sử dụng rộng rãi, trong đó các thành viên có chung một mục đích là thảo luận và cố gắng giải quyết vấn đề. Thông thường, người điều khiển là một cấp quản trị nào đó. Người này có nhiệm vụ giữ cho cuộc thảo luận được thông suốt và tránh cho
170 một vài người nào đó lạc đề. Khi thảo luận, người này lắng nghe và cho phép các thành viên phát biểu giải quyết vấn đề. Khi họ không giải quyết được vấn đề, người này sẽ đóng vai trò như một người điều khiển sinh hoạt học tập. Ưu điểm của phương pháp này là các thành viên tham gia không nhận thấy mình đang được huấn luyện. Họ đang giải quyết các vấn đề khó khăn trong các hoạt động hàng ngày của họ.
(5). Phương pháp mô hình hành vi
Phương pháp nay sử dụng các băng Video với các tình huống đặc biệt để minh họa xem các nhà quản trị đã hành xử như thế nào trong các tình huống khác nhau để phát triển các kỹ năng giao tiếp. Các học viên học tập bằng cách quan sát các hoạt động của mô hình đó. Ví dụ, cách thức nhà lãnh đạo bắt tay, chào hỏi nhân viên, hoặc cách thức phê bình cấp dưới,… Học viên sẽ làm theo các chỉ dẫn mẫu. Người hướng dẫn cung cấp phản hồi về cách thức thực hiện của học viên. Học viên được kích thích, động viên để áp dụng bài học vào thực tiễn, giải quyết, xử lý công việc hàng ngày. Phương pháp này thường được sử dụng để:
- Huấn luyện cho các quản trị gia cấp thấp cách thức điều khiển, quản lý nhân viên.
- Huấn luyện cho các quản trị gia cấp trung về cách thức thực hiện các giao tiếp, sửa đổi các thói quen xấu trong công việc.
- Huấn luyện cho các nhân viên và các quản lý trực tiếp của họ cách thức trình bày các khó khăn, thiết lập mối quan hệ tin tưởng song phương,…
(6). Kỹ thuật Nghe Nhìn
Ngày nay nhiều doanh nghiệp sử dụng các kỹ thuật nghe nhìn bằng phim ảnh, truyền hình nội bộ, băng nghe nhìn trong các chương trình đào tạo huấn luyện. Phương pháp này tốn kém hơn các bài giảng chính quy, nhưng có nhiều ưu điểm hơn hẳn vì nó
có hình ảnh minh họa, có thể chiếu đi chiếu lại, có thể ngưng lại để giải thích thêm,…
(7). Thực tập sinh
Chương trình thực tập sinh là một phương pháp học tập trong đó các sinh viên đại học vừa theo học tại lớp vừa làm việc tại một tổ chức nào đó. Theo quan điểm quản trị, chương trình thực tập sinh là một phương tiện rất tốt để quan sát tiềm năng của một nhân viên trong lúc làm việc. Đây là cơ hội để cấp quản trị nắm được nhiều thông tin về ứng viên hơn là trong các cuộc phỏng vấn tuyển dụng. Từ các thông tin này, nhà quản trị có thể đưa ra quyết định tuyển chọn và bố trí công việc cho sinh viên đó chính xác
171 hơn là sau này sinh viên đó đến xin việc và được đánh giá qua các cuộc trắc nghiệm, phỏng vấn.
(8). Phương pháp đào tạo tại bàn giấy
Phương pháp này đào tạo cách xử lý công văn, giấy tờ. Đây cũng là một phương pháp mô phỏng trong đó học viên được cấp trên giao cho một số hồ sơ, giấy tờ kinh doanh như các bản thông tin nội bộ, các bản ghi nhớ, các bản tường trình báo cáo, các tin tức do các cuộc điện đàm ghi lại. Các loại thông tin này lập thành các loại hồ sơ điển hình được nhà quản trị sử dụng. Các hồ sơ này không sắp theo một thứ tự đặc biệt nào
và cần phân loại theo trình tự từ loại cần xử lý khẩn cấp đến loại bình thường. Học viên được yêu cầu xem các thông tin nêu trên và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Đây là phương pháp giúp nhà quản trị giải quyết các vấn đề có tính thủ tục một cách nhanh gọn, đồng thời giúp cho nhà quản trị biết cách làm việc một cách khoa học.
(9). Phương pháp đóng kịch
Đây là một kỹ thuật đào tạo thực hiện bằng cách đưa ra một vấn đề nan giải nào
đó, có thật hoặc hư cấu, sau đó vấn đề được phân vào các vai. Các thành viên có thể đóng một vai nào đó trong cơ cấu tổ chức ở một tình huống nhất định, sau đó nhập đúng vào vai trò đó. Chẳng hạn, một người có thể thể thủ vai một kiểm soát viên đang cần phải kỷ luật một nhân viên đã vắng mặt nhiều lần. Một thành viên khác đóng vai một công nhân. Người kiểm soát viên này sẽ thực hiện bất kỳ hành động nào mà họ cảm thấy phù hợp với vai trò của mình. Hoạt cảnh này sẽ là cơ sở cho cuộc thảo luận và bình luận trong nhóm. Sau đó các vai được đổi lại nhằm cung cấp cho các học viên các diễn biến khác nhau của cùng một vấn đề. Nó giúp phát triển sự đồng cảm, cảm thông, một phẩm chất mà một nhà quản trị cần có.
(10). Phương pháp luân chuyển công tác
Học viên được luân phiên chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ phân xưởng này sang phân xưởng khác, được học cách thực hiện những công việc có thể hoàn toàn khác nhau về nội dung và phương pháp. Khi học, học viên sẽ nắm được nhiều kỹ năng thực hiện các công việc khác nhau, hiểu được cách phối hợp thực hiện công việc của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Phương pháp này có thể áp dụng để đào tạo cho các quản trị gia, cán bộ chuyên môn và cả công nhân kỹ thuật. Ưu điểm của phương pháp này:
172
- Giúp cho học viên được đào tạo đa kỹ năng, tránh được tình trạng trì trệ, dễ dàng thích ứng với các công việc khác nhau. Doanh nghiệp có thể phân công bố trí nhân viên linh hoạt hơn, phối hợp hoạt động giữa các phòng ban có hiệu quả tốt hơn, nhân viên có khả năng thăng tiến cao hơn.
- Giúp học viên kiểm tra, phát hiện các điểm mạnh, điểm yếu của mình và có kế hoạch đầu tư phát triển nghề nghiệp phù hợp.
(11). Giảng dạy theo thứ tự từng chương trình
Phương pháp này còn gọi là học theo từng chương trình, là một phương pháp khá xa lạ đối với người Việt Nam. Theo phương pháp này thì công cụ giảng dạy là một cuốn sách giáo khoa hoặc một loại thiết bị hỗ trợ nào đó. Phương pháp này phải luôn có
ba chức năng sau:
- Đưa ra các câu hỏi, các sự kiện, hoặc vấn đề cho học viên.
- Cho phép học viên trả lời.
- Thông tin phản hồi theo từng câu hỏi hoặc sự kiện.
Đây là phương pháp giảng dạy không cần sự can thiệp của giảng viên. Học viên đọc một đoạn sách, hoặc nghe hay xem một đoạn hướng dẫn trong thiết bị hỗ trợ, sau
đó trả lời ngay các câu hỏi. Sau khi trả lời, học viên nhận được thông tin phản hồi ngay trong sách hoặc thiết bị. Nếu trả lời đúng, học viên học tiếp chương trình kế tiếp. Nếu trả lời sai, học viên tiếp tục lặp lại.
(12). Giảng dạy nhờ máy tính hỗ trợ
Giảng dạy thông qua sự hỗ trợ của máy tính hiện là phương pháp thịnh hành tại các nước phát triển. Phương pháp này là một phương pháp triển khai trên diện rộng của phương pháp giảng dạy theo thứ tự từng chương trình. Học viên học ngay trên máy tính
và được giải đáp ngay trên máy tính. Máy sẽ trả lời mọi thắc mắc của người học cũng như kiểm tra kiến thức của người sử dụng, đồng thời còn cho biết người sử dụng còn thiếu kiến thức gì, cần tham khảo thêm tài liệu nào.
Nhược điểm của phương pháp này là tốn kém bởi xây dựng chương trình đào tạo này đòi hỏi chi phí rất cao. Nhưng nếu có nhiều học viên và nhiều khóa học thì chi phí này sẽ dễ chấp nhận hơn.
(13). Bài thuyết trình trong lớp
Các bài thuyết trình trong hội trường hoặc trong lớp học cũng trang bị nhiều kiến thức cho các cấp quản trị. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ thích hợp khi thuyết trình
173 viên cung cấp nhiều thông tin mới, khi lớp học có ít người tham dự để mọi người đều được thảo luận. Vai trò của giảng viên rất quan trọng. Ngoài ra bài thuyết trình cần phải được hỗ trợ bằng các phương tiện nghe nhìn.
(14). Các phương pháp khác
Ngoài các phương pháp nêu trên, doanh nghiệp có thể khuyến khích các cấp quản trị học các chương trình, các khóa đặc biệt mở tại các trường đại học dưới nhiều hình thức: học tại chức, học ngoài giờ làm việc, học hàm thụ,…
Thông thường, các tổ chức chịu chi phí cho việc học thêm này. Tuy nhiên, có nhiều tổ chức chỉ chấp nhận một nữa chi phí, hoặc toàn bộ chi phí nếu người học nộp giấy chứng nhận đã đạt kết quả tốt trong quá trình học tập.