CHƯƠNG 4 THU HÚT VÀ LỰA CHỌN NGUỒN NHÂN LỰC THU HÚT VÀ LỰA CHỌN NGUỒN NHÂN LỰC
4.2. Lựa chọn và bố trí nguồn nhân lực
4.2.4. Mẫu đơn đăng ký
Các mẫu đơn đăng ký được sử dụng rộng rãi, được chuẩn bị đúng cách. Mẫu đơn đăng ký phục vụ bốn mục đích:
- Đó là hồ sơ về mong muốn của người nộp đơn để có được một vị trí.
- Nó cung cấp cho người phỏng vấn một hồ sơ của người nộp đơn có thể được sử dụng trong cuộc phỏng vấn.
- Đây là hồ sơ nhân viên cơ bản cho các ứng viên được tuyển dụng.
- Nó có thể được sử dụng để nghiên cứu về hiệu quả của quá trình lựa chọn.
Nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng một mẫu đơn, nhưng những người khác cần một
số. Ví dụ, một bệnh viện có thể cần một biểu mẫu cho y tá và kỹ thuật viên y tế, một biểu mẫu khác cho nhân viên văn thư và văn phòng, một biểu mẫu khác cho người quản
lý và giám sát và một biểu mẫu khác dành cho những người hỗ trợ trong lĩnh vực dọn phòng và dịch vụ ăn uống.
Thông tin nhận được trên các mẫu đơn có thể không phải lúc nào cũng hoàn toàn chính xác. Vấn đề này được thảo luận chi tiết hơn sau đó, nhưng một điểm quan trọng phải
134 được thực hiện ở đây. Trong nỗ lực ngăn chặn sự không chính xác, nhiều mẫu đơn đăng ký mang một tuyên bố rằng người nộp đơn được yêu cầu ký. Trên thực tế, tuyên bố có nội dung: “Tôi nhận ra rằng việc làm giả hồ sơ này là căn cứ để sa thải nếu tôi được thuê.” Tuyên bố đã được sử dụng bởi các doanh nghiệp để chấm dứt hợp đồng với mọi người. Trên thực tế, trong một phiên tòa gần đây, tòa án cho rằng khi một công ty có thể chứng minh rằng họ sẽ không thuê người nộp đơn nếu biết người nộp đơn đã nói dối trong đơn đăng ký, yêu cầu sa thải phân biệt đối xử của nhân viên sẽ không đứng vững.
Các mẫu đơn đăng ký theo truyền thống đã yêu cầu tài liệu tham khảo và yêu cầu người nộp đơn cho phép liên hệ với họ. Tuy nhiên, thay vì yêu cầu tài liệu tham khảo cá nhân hoặc chung chung, có thể hữu ích hơn khi yêu cầu tên của những người giám sát trước đó trên mẫu đơn.
4.2.4.1. Cân nhắc cơ hội việc làm và các mẫu đơn đăng ký
Mặc dù các mẫu đơn đăng ký thường có thể không được coi là “bài kiểm tra”, nhưng hướng dẫn nhất quán với cơ hội việc làm công bằng và các quyết định của tòa án định nghĩa chúng là các bài kiểm tra việc làm. Do đó, dữ liệu được yêu cầu trên các mẫu đơn phải liên quan đến công việc. Các câu hỏi bất hợp pháp thường thấy trên các mẫu đơn yêu cầu những điều sau:
Lý do lo ngại về những câu hỏi như vậy là chúng có thể có tác động bất lợi đến một số nhóm được bảo vệ. Ví dụ, câu hỏi về người phụ thuộc có thể được sử dụng để xác định phụ nữ có con nhỏ. Những người phụ nữ này có thể không được thuê vì nhận thức của người quản lý rằng họ sẽ không đáng tin cậy như những người không có con nhỏ. Ngày tốt nghiệp trung học phổ thông xác định rõ tuổi của một người, có thể được
sử dụng để phân biệt đối xử với các cá nhân trên 40 tuổi. Hoặc, câu hỏi về liên hệ khẩn cấp có thể tiết lộ tình trạng hôn nhân hoặc thông tin cá nhân khác không phù hợp để hỏi. Xem Quan điểm nhân sự để biết các ví dụ về cách một số công ty đối phó phi đạo đức với những vấn đề này.
Một điểm thú vị cần nhớ là mặc dù nhiều doanh nghiệp phải thu thập dữ liệu về chủng tộc và giới tính của những người nộp đơn để đáp ứng các yêu cầu báo cáo về pháp
lý công bằng, nhưng đơn đăng ký trống không thể chứa các mục này. Như đã thảo luận trong Chương 6, giải pháp được sử dụng bởi ngày càng nhiều doanh nghiệp là yêu cầu người nộp đơn cung cấp dữ liệu báo cáo hội đồng tuyển dụng trên một biểu mẫu riêng
135 biệt. Điều quan trọng là biểu mẫu này phải được nộp riêng và không được sử dụng trong bất kỳ hoạt động lựa chọn nhân sự nào khác, hoặc doanh nghiệp có thể bị buộc tội sử dụng thông tin ứng viên một cách không phù hợp.
4.2.4.2. Mẫu đơn đăng ký có trọng số
Một cách mà doanh nghiệp có thể làm cho mẫu đơn đăng ký liên quan nhiều hơn đến công việc là phát triển một biểu mẫu có trọng số. Phân tích công việc được sử dụng
để xác định kiến thức, kỹ năng và khả năng (KSA) cần thiết cho công việc và một mẫu đơn được phát triển để bao gồm các mục liên quan đến tiêu chí lựa chọn. Sau đó, trọng
số, hoặc giá trị số, được đặt trên các phản hồi có thể có đối với các mục dựa trên giá trị dự đoán của chúng. Câu trả lời của người nộp đơn có thể được chấm điểm, tổng hợp và
so sánh.
Một ví dụ thú vị liên quan đến một công ty có doanh thu rất cao trong số các nhà khai thác máy may. Công ty đã thuê một nhà tư vấn, người đã nhận đơn đăng ký của 100 nhà khai thác thành công ở lại với công ty và 100 nhà khai thác đã rời đi hoặc bị sa thải. Ông đã xác định được 10 biến số phân biệt hai nhóm. Một số là bất thường; Một biến số được xác định là những người vận hành máy may hoạt động tốt hơn nặng hơn 300 pound
và không sở hữu một chiếc xe hơi, trong số các yếu tố khác. Dựa trên phân tích này, một mẫu đơn có trọng số đã được phát triển, nhưng tính hữu ích của nó có thể bị nghi ngờ.
Để phát triển một ứng dụng có trọng số trống, cần phải phát triển các câu hỏi phân biệt giữa nhân viên đạt yêu cầu và hiệu suất kém và có thể được hỏi một cách hợp pháp. Nhưng có một số vấn đề liên quan đến các mẫu đơn có trọng số. Thời gian và nỗ lực cần thiết để phát triển một hình thức như vậy sẽ là một khó khăn. Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ và đối với những công việc không yêu cầu nhiều nhân viên, chi phí phát triển trọng lượng có thể rất cao. Ngoài ra, biểu mẫu phải được cập nhật vài năm một lần để đảm bảo rằng các yếu tố được xác định trước đó vẫn là những yếu tố dự đoán hợp lệ về sự thành công trong công việc. Tuy nhiên, về mặt tích cực, việc sử dụng các biểu mẫu có trọng
số cho phép doanh nghiệp đánh giá và so sánh các câu trả lời của ứng viên bằng số với một tập hợp các câu hỏi hợp lệ, liên quan đến công việc.
4.2.4.3. Hồ sơ ứng cử viên
Một trong những phương pháp phổ biến nhất mà ứng viên sử dụng để cung cấp
136 thông tin cơ bản là sơ yếu lý lịch. Sơ yếu lý lịch, còn được một số người gọi là sơ yếu lý lịch, khác nhau về phong cách và độ dài. Về mặt kỹ thuật, một sơ yếu lý lịch được sử dụng thay cho mẫu đơn phải được người sử dụng lao động coi là một mẫu đơn cho các mục đích công bằng cơ hội nghề nghiệp. Do đó, ngay cả khi người nộp đơn tự nguyện cung cấp một số “thông tin bất hợp pháp” trong sơ yếu lý lịch, doanh nghiệp không nên
sử dụng thông tin đó trong quá trình lựa chọn. Bởi vì sơ yếu lý lịch chỉ chứa thông tin ứng viên muốn trình bày, một số doanh nghiệp yêu cầu tất cả những người nộp hồ sơ cũng phải hoàn thành một mẫu đơn, vì vậy thông tin tương tự sẽ có sẵn trên tất cả các ứng viên.
Những cá nhân gửi thư trong sơ yếu lý lịch có thể được gửi thư cảm ơn và đơn đăng ký để được hoàn thành và trả lại.