Phỏng vấn lựa chọn

CHƯƠNG 4 THU HÚT VÀ LỰA CHỌN NGUỒN NHÂN LỰC THU HÚT VÀ LỰA CHỌN NGUỒN NHÂN LỰC

4.2. Lựa chọn và bố trí nguồn nhân lực

4.2.6. Phỏng vấn lựa chọn

Một cuộc phỏng vấn lựa chọn được thiết kế để xác định thông tin về một ứng cử viên và làm rõ thông tin từ các nguồn khác. Cuộc phỏng vấn sâu này được thiết kế để tích hợp tất cả thông tin từ các mẫu đơn đăng ký, bài kiểm tra và kiểm tra tham khảo, để

có thể đưa ra quyết định. Do sự tích hợp cần thiết và mong muốn tiếp xúc trực tiếp, cuộc phỏng vấn là giai đoạn quan trọng nhất của quá trình lựa chọn trong nhiều tình huống. Thông tin mâu thuẫn có thể đã xuất hiện từ các bài kiểm tra, mẫu đơn đăng ký và tài liệu tham khảo. Do đó, người phỏng vấn phải có được càng nhiều thông tin thích hợp về ứng viên càng tốt trong thời gian phỏng vấn hạn chế và đánh giá thông tin này theo tiêu chuẩn công việc. Cuối cùng, một quyết định lựa chọn phải được đưa ra, dựa trên tất cả các thông tin thu được trong các bước trước.

Cuộc phỏng vấn không phải là một yếu tố dự đoán đặc biệt hợp lệ về hiệu suất công việc, nhưng nó có “giá trị khuôn mặt” cao - nghĩa là, nó có vẻ hợp lệ đối với người

sử dụng lao động và họ thích nó. Hầu như tất cả các doanh nghiệp có khả năng thuê các

cá nhân bằng cách sử dụng các cuộc phỏng vấn.

Một số người phỏng vấn có thể giỏi hơn những người khác trong việc lựa chọn những cá nhân sẽ hoạt động tốt. Có độ tin cậy rất cao của cùng một người phỏng vấn các ứng cử viên nhưng lại chỉ có độ tin cậy từ trung bình đến thấp bởi những người phỏng vấn khác nhau Độ tin cậy là khả năng chọn đi chọn lại những phẩm chất giống nhau ở người nộp đơn. Độ tin cậy trở nên quan trọng nếu có một vài người phỏng vấn, mỗi người chọn nhân viên từ một nhóm ứng viên.

4.2.6.1. Cân nhắc và phỏng vấn công bằng

Cuộc phỏng vấn, giống như một bài kiểm tra bút chì và giấy và một mẫu đơn, là

142 một loại công cụ dự đoán và phải đáp ứng các tiêu chuẩn về liên quan đến công việc và không phân biệt đối xử. Một số quyết định của tòa án và phán quyết của Hội đồng tuyển dụng đã tấn công các hoạt động phỏng vấn của một số tổ chức là phân biệt đối xử.

Người phỏng vấn đưa ra đề xuất tuyển dụng phải có khả năng xác định các yếu tố hình thành nên quyết định. Nếu quyết định đó bị thách thức, tổ chức phải có khả năng thể hiện sự biện minh. Tất cả mọi thứ được viết hoặc nói đều có thể được điều tra để lấy bằng chứng trong một vụ kiện. Các luật sư khuyến nghị những điều sau đây để giảm thiểu lo ngại về sự công bằng khi phỏng vấn:

- Xác định các tiêu chí khách quan liên quan đến công việc cần tìm kiếm trong cuộc phỏng vấn.

- Đặt tiêu chí bằng văn bản.

- Cung cấp nhiều cấp độ đánh giá cho các quyết định khó khăn hoặc gây tranh cãi.

- Sử dụng các cuộc phỏng vấn có cấu trúc, với cùng một câu hỏi được hỏi của tất cả những người được phỏng vấn cho một công việc cụ thể.

4.2.6.2. Các loại phỏng vấn

Có sáu loại phỏng vấn lựa chọn: phỏng vấn có cấu trúc, tình huống, mô tả hành vi, không chỉ đạo, căng thẳng và phỏng vấn hội đồng. Mỗi loại được thảo luận trong phần này.

PHỎNG VẤN CÓ CẤU TRÚC. Cuộc phỏng vấn có cấu trúc sử dụng một tập hợp các câu hỏi tiêu chuẩn được hỏi của tất cả các ứng viên. Mỗi ứng viên được hỏi những câu hỏi cơ bản giống nhau, để có thể so sánh giữa các ứng viên dễ dàng hơn. Loại phỏng vấn này cho phép người phỏng vấn chuẩn bị trước các câu hỏi liên quan đến công việc

và sau đó hoàn thành biểu mẫu đánh giá người được phỏng vấn tiêu chuẩn. Việc hoàn thành một biểu mẫu như vậy cung cấp tài liệu nếu bất kỳ ai, kể cả cơ quan thực thi sự công bằng, nên đặt câu hỏi tại sao một ứng viên được chọn thay vì một người nộp đơn khác. Các câu hỏi mẫu có thể được hỏi đối với tất cả các ứng viên cho việc mở quản lý bảo trì sản xuất như sau:

- Hãy cho tôi biết cách bạn đào tạo công nhân cho công việc của họ.

- Làm thế nào để bạn quyết định khối lượng công việc bạn và đội bảo trì sẽ phải

143 làm trong một ngày?

- Lịch trình sản xuất của nhà máy ảnh hưởng như thế nào đến những gì thợ máy nên sửa chữa trước?

- Làm thế nào để bạn biết nhu cầu của nhà máy tại bất kỳ thời điểm nào và cơ chế nên làm gì?

- Bạn đã hoặc sẽ lập kế hoạch cho một chương trình bảo trì phòng ngừa trong nhà máy như thế nào?

Như một điều hiển nhiên, cuộc phỏng vấn có cấu trúc gần giống như một bảng câu hỏi miệng và cung cấp tính nhất quán và chính xác cao hơn so với một số loại phỏng vấn khác. Cuộc phỏng vấn có cấu trúc đặc biệt hữu ích trong việc sàng lọc ban đầu vì số lượng ứng viên lớn trong bước này của quá trình lựa chọn. Rõ ràng, nó kém linh hoạt hơn so với các định dạng phỏng vấn truyền thống hơn, và do đó nó có thể ít thích hợp hơn cho các cuộc phỏng vấn thứ hai hoặc sau này.

Mặc dù một loạt các câu hỏi theo khuôn mẫu được hỏi, cuộc phỏng vấn có cấu trúc không nhất thiết phải cứng nhắc. Các câu hỏi được xác định trước nên được hỏi một cách hợp lý, nhưng người phỏng vấn có thể tránh đọc các câu hỏi từng chữ trong danh sách. Người nộp đơn nên được cho phép cơ hội đầy đủ để giải thích câu trả lời rõ ràng. Người phỏng vấn nên thăm dò cho đến khi họ hiểu đầy đủ các câu trả lời của người nộp đơn.

Nghiên cứu về các cuộc phỏng vấn một cách nhất quán đã nhận thấy cuộc phỏng vấn có cấu trúc đáng tin cậy và hợp lệ hơn các cách tiếp cận khác. 27 Định dạng cho cuộc phỏng vấn đảm bảo rằng một người phỏng vấn nhất định có thông tin tương tự về từng ứng viên, do đó có độ tin cậy intrarater cao hơn. Ngoài ra, thực tế là một số người phỏng vấn hỏi những câu hỏi giống nhau của ứng viên đã dẫn đến độ tin cậy interrater tốt hơn.

Bất kể loại phỏng vấn nào được sử dụng, người phỏng vấn thỉnh thoảng nhận được một số câu trả lời rất “bất thường” từ một số ứng viên xin việc. Quan điểm nhân sự mô tả một số phản ứng của người lạ.

PHỎNG VẤN TÌNH HUỐNG Cuộc phỏng vấn tình huống là một cuộc phỏng vấn

có cấu trúc bao gồm các câu hỏi về cách ứng viên có thể xử lý các tình huống công việc

cụ thể. Với các ứng viên có kinh nghiệm, định dạng này về cơ bản là một trong những kiến thức công việc hoặc bài kiểm tra mẫu công việc. Các câu hỏi phỏng vấn dựa trên

144 phân tích công việc và được kiểm tra bởi các chuyên gia trong công việc nên chúng sẽ

có nội dung hợp lệ. Có ba loại câu hỏi:

- Giả thuyết: Hỏi ứng viên những gì họ có thể làm trong một tình huống công việc nhất định

- Liên quan đến kiến thức: Có thể đòi hỏi phải giải thích một phương pháp hoặc chứng minh một thủ tục

- Liên quan đến yêu cầu: Khám phá các lĩnh vực như sẵn sàng làm việc theo số giờ cần thiết và đáp ứng nhu cầu đi lại

Đối với một số cuộc phỏng vấn tình huống, các chuyên gia xin việc cũng viết các câu trả lời “tốt”, “trung bình” và “kém” cho các câu hỏi để tạo điều kiện xếp hạng câu trả lời của ứng viên. Người phỏng vấn có thể viết mã sự phù hợp của câu trả lời, gán các giá trị điểm và cộng tổng số điểm mà người được phỏng vấn nhận được.

PHỎNG VẤN MÔ TẢ HÀNH VI Khi trả lời phỏng vấn mô tả hành vi, ứng viên được yêu cầu đưa ra các ví dụ cụ thể về cách họ đã thực hiện một quy trình nhất định hoặc xử lý một vấn đề trong quá khứ. Ví dụ, người nộp đơn có thể được hỏi như sau:

- Làm thế nào bạn xử lý một tình huống trong đó không có quy tắc hoặc hướng dẫn vềnkỷ luật nhân viên?

- Tại sao bạn chọn cách tiếp cận đó?

- Người giám sát của bạn đã phản ứng như thế nào?

- Vấn đề cuối cùng đã được giải quyết như thế nào?

Giống như các phương pháp có cấu trúc khác, các cuộc phỏng vấn mô tả hành vi thường cung cấp tính hợp lệ tốt hơn so với các cuộc phỏng vấn phi cấu trúc.

PHỎNG VẤN KHÔNG CHỈ THỊ. Cuộc phỏng vấn phi chỉ thị sử dụng các câu hỏi chung, từ đó các câu hỏi khác được phát triển. Nó nên được sử dụng chủ yếu trong tư vấn tâm lý, nhưng nó cũng được sử dụng trong lựa chọn. Người phỏng vấn đặt câu hỏi chung, được thiết kế để nhắc nhở người nộp đơn thảo luận về bản thân. Người phỏng vấn sau đó chọn một ý tưởng trong câu trả lời của người nộp đơn để định hình câu hỏi tiếp theo. Ví dụ: nếu ứng viên nói, “Một khía cạnh mà tôi thích trong công việc cuối cùng của mình là người giám sát của tôi”, người phỏng vấn có thể hỏi, “Bạn thích làm

145 việc với loại người giám sát nào nhất?”

Những khó khăn với một cuộc phỏng vấn phi định hướng bao gồm giữ cho nó liên quan đến công việc và có được dữ liệu tương đương về các ứng viên khác nhau. Nhiều cuộc phỏng vấn phi định hướng chỉ mang tính bán tổ chức; Kết quả là sự kết hợp của các câu hỏi chung và cụ thể được hỏi theo thứ tự không xác định, và các câu hỏi khác nhau được hỏi về các ứng viên khác nhau cho cùng một công việc.

PHỎNG VẤN CĂNG THẲNG. Cuộc phỏng vấn căng thẳng là một loại phỏng vấn đặc biệt được thiết kế để tạo ra sự lo lắng và gây áp lực cho người nộp đơn để xem người

đó phản ứng như thế nào. Trong một cuộc phỏng vấn căng thẳng, người phỏng vấn giả định một tư thế cực kỳ hung hăng và xúc phạm. Những người sử dụng phương pháp này thường biện minh cho việc sử dụng nó với cá nhân sẽ gặp phải mức độ căng thẳng cao trong công việc, chẳng hạn như nhân viên khiếu nại của người tiêu dùng trong cửa hàng bách hóa hoặc kiểm soát viên không lưu.

Cuộc phỏng vấn căng thẳng là một cách tiếp cận rủi ro cao đối với doanh nghiệp. Ứng viên điển hình đã có phần lo lắng trong bất kỳ cuộc phỏng vấn nào, và cuộc phỏng vấn căng thẳng có thể dễ dàng tạo ra một hình ảnh rất kém của người phỏng vấn và doanh nghiệp. Do đó, một ứng viên mà tổ chức muốn thuê có thể từ chối lời mời làm việc. Mặc dù vậy, nhiều người phỏng vấn vẫn cố tình khiến ứng viên bị căng thẳng.

PHỎNG VẤN HỘI ĐỒNG. Thông thường, các ứng viên được phỏng vấn bởi một người phỏng vấn tại một thời điểm. Nhưng khi một người được phỏng vấn phải gặp nhiều người, nhiều cuộc phỏng vấn là dư thừa và do đó tốn thời gian không cần thiết. Trong một cuộc phỏng vấn của hội đồng, một số người phỏng vấn phỏng vấn ứng viên cùng một lúc. Tất cả những người phỏng vấn đều nghe thấy những câu trả lời giống nhau. Về mặt tiêu cực, ứng viên thường không thoải mái với hình thức phỏng vấn nhóm.

4.2.6.3. Khái niệm cơ bản về phỏng vấn

Nhiều người nghĩ rằng khả năng phỏng vấn là một tài năng bẩm sinh, nhưng sự tranh cãi này rất khó để hỗ trợ. Chỉ vì ai đó là người dễ thương và thích nói chuyện không có gì đảm bảo rằng người đó sẽ là một người phỏng vấn tốt. Kỹ năng phỏng vấn được phát triển thông qua đào tạo. Một số gợi ý để phỏng vấn tốt theo sau.

LẬP KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN. Các cuộc phỏng vấn hiệu quả không chỉ xảy ra;

146 chúng được lên kế hoạch. Lập kế hoạch trước khi phỏng vấn là điều cần thiết cho một cuộc phỏng vấn lựa chọn chuyên sâu được thực hiện tốt. Kế hoạch này bắt đầu bằng việc chọn thời gian và địa điểm cho cuộc phỏng vấn. Cần phân bổ đủ thời gian để cả người phỏng vấn và người được phỏng vấn đều không cảm thấy vội vàng. Ngoài ra, một địa điểm riêng tư rất quan trọng, để cả hai bên có thể tập trung vào nội dung phỏng vấn. Người phỏng vấn nên xem lại mẫu đơn đăng ký để biết tính đầy đủ và chính xác trước khi bắt đầu cuộc phỏng vấn và cũng nên ghi chú để xác định các lĩnh vực cụ thể cần đặt câu hỏi cho ứng viên trong cuộc phỏng vấn.

KIỂM SOÁT CUỘC PHỎNG VẤN. Một khía cạnh quan trọng của cuộc phỏng vấn

là kiểm soát. Nếu người phỏng vấn không kiểm soát cuộc phỏng vấn, người nộp đơn thường sẽ làm như vậy. Kiểm soát bao gồm biết trước thông tin nào phải được thu thập, thu thập một cách có hệ thống và dừng lại khi thông tin đó đã được thu thập.

Có quyền kiểm soát cuộc phỏng vấn không có nghĩa là nói chuyện rộng rãi. Người phỏng vấn nên nói chuyện không quá 25% thời gian trong một cuộc phỏng vấn sâu. Nếu người phỏng vấn nói nhiều hơn thế, người phỏng vấn là người được phỏng vấn.