CHƯƠNG 4 THU HÚT VÀ LỰA CHỌN NGUỒN NHÂN LỰC THU HÚT VÀ LỰA CHỌN NGUỒN NHÂN LỰC
4.2. Lựa chọn và bố trí nguồn nhân lực
4.2.3. Quy trình tuyển chọn
Hầu hết các tổ chức thực hiện các bước phổ biến nhất định để xử lý ứng viên cho công việc. Các biến thể của quy trình cơ bản này phụ thuộc vào quy mô tổ chức, tính chất của các công việc cần lấp đầy, số lượng người được lựa chọn và áp lực của các lực lượng bên ngoài như cân nhắc sự công bằng. Quá trình này có thể diễn ra trong một ngày hoặc trong một khoảng thời gian dài hơn nhiều. Nếu người nộp đơn được xử lý trong một ngày, nhà tuyển dụng thường kiểm tra tài liệu tham khảo sau khi lựa chọn. Thông thường, một hoặc nhiều giai đoạn của quy trình bị bỏ qua hoặc thứ tự thay đổi, tùy thuộc vào doanh nghiệp.
Quá trình lựa chọn được thể hiện trong tháp tỷ lệ là điển hình của một tổ chức lớn. Giả sử một ứng viên nữ đến tổ chức, được hướng dẫn đến văn phòng việc làm và được tiếp nhận bởi một nhân viên tiếp tân. Một số công ty tiến hành xem trước công việc/ sàng lọc sở thích để xác định xem ứng viên có đủ điều kiện cho các công việc mở hay không trước khi đưa ra mẫu đơn đăng ký. Tiếp theo, nhân viên lễ tân thường đưa cho cá nhân một mẫu đơn đăng ký để hoàn thành. Mẫu đơn đã hoàn thành làm cơ sở cho một cuộc phỏng vấn hoặc một bài kiểm tra. Sau cuộc phỏng vấn hoặc kiểm tra, ứng viên có thể được thông báo rằng họ ấy không phù hợp với bất kỳ vị trí nào mà công ty có sẵn. Tuy nhiên, nếu ứng cử viên ấy có bằng cấp phù hợp, lý lịch và lịch sử việc làm trước đây của họ ấy có thể được kiểm tra và / hoặc một cuộc phỏng vấn bổ sung, chuyên sâu hơn có thể được thực hiện. Nếu câu trả lời thuận lợi, người nộp đơn có thể nhận được lời mời làm việc có điều kiện, miễn là họ ấy vượt qua bài kiểm tra y tế và / hoặc ma túy.
4.2.3.1. Tiếp nhận và xem trước công việc / Sàng lọc sở thích
Ngoài việc kết hợp những người có trình độ với công việc, quá trình lựa chọn còn
có một khía cạnh quan hệ công chúng quan trọng. Các hoạt động tuyển dụng phân biệt
131 đối xử, người phỏng vấn bất lịch sự, chờ đợi lâu không cần thiết, quy trình kiểm tra không phù hợp và thiếu thư tiếp theo có thể tạo ra ấn tượng bất lợi cho doanh nghiệp. Cung cấp sự đối xử lịch sự, chuyên nghiệp cho tất cả các ứng viên trong quá trình lựa chọn là rất quan trọng bởi vì đối với hầu hết các ứng viên, việc tiếp xúc công việc dưới bất kỳ hình thức nào là một sự kiện cực kỳ cá nhân và quan trọng. Nhận thức của người xin việc về tổ chức, và thậm chí về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà nó cung cấp, sẽ bị ảnh hưởng bởi giai đoạn tiếp nhận của quá trình lựa chọn. Bất cứ ai gặp người nộp đơn ban đầu nên khéo léo và có thể cung cấp hỗ trợ một cách lịch sự, thân thiện. Nếu không
có việc làm, ứng viên có thể được thông báo tại thời điểm này. Bất kỳ khả năng việc làm phải được trình bày một cách trung thực và rõ ràng.
Trong một số trường hợp, thích hợp để có một cuộc phỏng vấn ngắn, được gọi là sàng lọc ban đầu hoặc xem trước công việc / sàng lọc sở thích, để xem liệu ứng viên có khả năng phù hợp với bất kỳ công việc nào có sẵn trong tổ chức hay không trước khi cho phép người nộp đơn điền vào mẫu đơn. Ví dụ, trong hầu hết các tổ chức lớn, việc sàng lọc ban đầu này được thực hiện bởi một người nào đó trong văn phòng việc làm hoặc trong bộ phận nhân sự. Trong hầu hết các tình huống, người nộp đơn nên hoàn thành mẫu đơn đăng ký sau khi sàng lọc.
Việc sàng lọc nhằm xác định xem người nộp đơn có khả năng thực hiện các công việc có sẵn hay không. Các vấn đề điển hình có thể liên quan đến sở thích công việc, vị trí mong muốn, kỳ vọng về mức lương và sự sẵn sàng cho công việc. Một công ty thuê nhân viên bảo vệ và tài xế xe bọc thép sử dụng cuộc phỏng vấn sàng lọc để xác minh xem ứng viên có đáp ứng các tiêu chuẩn tối thiểu cho công việc hay không, chẳng hạn như có bằng lái xe hợp lệ, không bị kết án hình sự trong năm năm qua và đã được đào tạo để sử dụng súng lục. Bởi vì đây là những tiêu chuẩn tối thiểu bắt buộc, sẽ rất lãng phí thời gian cho bất kỳ ứng viên nào không thể đáp ứng chúng để điền vào mẫu đơn.
4.2.3.2. Sàng lọc trên máy tính
Màn hình xem trước công việc/quan tâm cũng có thể được thực hiện hiệu quả bằng máy tính. Xử lý trên máy tính của người nộp đơn có thể xảy ra ở nhiều cấp độ khác nhau. Máy tính có thể tìm kiếm sơ yếu lý lịch hoặc chỗ trống ứng dụng cho các từ khóa. Hàng trăm công ty lớn sử dụng các loại phần mềm “tìm kiếm văn bản” hoặc trí tuệ nhân tạo (AI) để quét, chấm điểm và theo dõi sơ yếu lý lịch của các ứng viên. Một số công ty sử
132 dụng các kỹ thuật này bao gồm Sony Corporation, Coca-Cola, IBM, Paine Webber, Nations Bank, Avis Rent A Car, Microsoft, Pfizer, Shell Oil và Staples. Các công ty lưu
ý rằng sàng lọc bằng máy tính giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Nó cũng giúp với vị trí tốt hơn, do đó làm giảm thuyên chuyển. Quan điểm nhân sự thảo luận về sơ yếu lý lịch có thể quét được.
Một phương tiện thứ hai để vi tính hóa sàng lọc là thực hiện các cuộc phỏng vấn sàng lọc ban đầu bằng điện tử. Một số Ngân hàng thương mại cổ phần tại Việt Nam đã tổ chức các cuộc phỏng vấn sàng lọc ban đầu cho thực tập sinh tiềm năng trên một trang Internet. Sinh viên trả lời 40 câu hỏi, câu trả lời của họ được chấm điểm và tại thời điểm đó, họ được cho biết liệu họ có đủ điều kiện cho một cuộc phỏng vấn trực tiếp hay không. Các NHTM ước tính rằng nó loại bỏ 25% trong số ứng viên ban đầu của mình theo cách này.
Cuối cùng, các kỹ thuật phỏng vấn có sự hỗ trợ của máy tính có thể sử dụng các công cụ như các tình huống băng video mà ứng viên phản ứng. Ví dụ, Nike sử dụng phỏng vấn có sự hỗ trợ của máy tính như một phần của quá trình lựa chọn công nghệ cao của mình. Ví dụ, 6.000 ứng viên đã trả lời quảng cáo cho 150 vị trí. Sau khi trả lời tám câu hỏi qua điện thoại, 3,500 ứng viên đã được sàng lọc. Những người còn lại đã có một cuộc phỏng vấn có sự hỗ trợ của máy tính tại cửa hàng và cuối cùng là một cuộc phỏng vấn cá nhân. Là một phần của cuộc phỏng vấn có sự hỗ trợ của máy tính, các ứng viên đã xem một video cho thấy ba tình huống để giúp đỡ một khách hàng bán lẻ và họ được yêu cầu xác định kịch bản tốt nhất. Một máy in ở phòng bên cạnh đã in câu trả lời của những người nộp đơn. Do đó, máy tính đã giúp sàng lọc những người mất bình tĩnh
và nó đã đưa ra đề xuất cho người phỏng vấn về các lĩnh vực cần thăm dò trong cuộc phỏng vấn.
4.2.3.3. Xem trước công việc thực tế
Hầu hết những người tìm việc dường như có rất ít thông tin ban đầu về các tổ chức
mà họ nộp đơn xin việc. Do đó, thông tin ứng viên nhận được từ các doanh nghiệp tiềm năng trong quá trình tuyển dụng/lựa chọn thường có trọng lượng đáng kể trong quyết định của họ có chấp nhận công việc hay không. Thông tin về tiền lương, tính chất công việc, vị trí địa lý và cơ hội thăng tiến rất quan trọng đối với hầu hết mọi người. Ngoài
ra, thông tin về đảm bảo công việc đặc biệt quan trọng đối với các ứng viên cổ cồn xanh. Một số doanh nghiệp ghi quá nhiều công việc của họ trong việc tuyển dụng quảng
133 cáo, khiến công việc tốt hơn trong thực tế. Mục đích của bản xem trước công việc thực
tế là để thông báo cho các ứng viên công việc về “thực tế tổ chức” của một công việc,
để họ có thể đánh giá chính xác hơn kỳ vọng công việc của chính mình. Bằng cách trình bày cho các ứng viên một bức tranh rõ ràng về công việc, tổ chức hy vọng sẽ giảm bớt những kỳ vọng không thực tế và do đó giảm sự bất mãn của nhân viên và tối hậu thư cho sự không hài lòng và nghỉ việc của nhân viên. Một đánh giá về nghiên cứu về RJP cho thấy rằng chúng có xu hướng dẫn đến việc ứng viên có kỳ vọng công việc thấp hơn.
Một phiên tòa được quan tâm gần đây, tòa phúc thẩm của tỉnh đã nghe và giữ nguyên lập luận rằng một người phụ nữ bị dụ dỗ khi nhận công việc của mình đã bị người sử dụng lao động làm mất định hướng sự nghiệp. Nhân viên này (một luật sư) tuyên bố chị đã rời bộ phận luật môi trường của một công ty luật để đứng đầu bộ phận luật môi trường khởi nghiệp của một công ty khác, nhưng bộ phận đó không bao giờ thành hiện thực. Điều này và các phán quyết tương tự nên đóng vai trò là lời cảnh báo cho người sử dụng lao động không phóng đại cơ hội.