3.1.1 Quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và đặc điểm kinh doanh của công ty 3.1.1.1 Quá trình hình thành
Công ty cổ phần Sản Xuất và Thương Mại Song Sơn là một công ty chuyên kinh doanh phân phối thuốc tân dược và thiết bị y tế. Công ty được thành lập vào tháng 7 năm 2007 theo quyết định đăng ký kinh doanh số:0102173065 Trụ sở và kho của công ty tại 118 Nguyễn Văn Trỗi, P. Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội.
Đến năm 2009 do nhu cầu phát triển của công ty nên văn phòng trụ sở giao dịch được di chuyển về số 20 Nguyễn Ngọc Nại, Khương Mai, Thanh Xuân Hà Nội. Từ năm 2007 đến nay công ty đã khẳng định được uy tín của mình trên thị trường trở thành doanh nghiệp phân phối thuốc GDP. Công ty đã không ngừng xây dựng cho mình một hệ thống kênh phân phối vững chắc đảm bảo cho sự phát triển bền vững.
3.1.1.2. Cơ cấu tổ chức
Theo báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2012 số lượng nhân viên công ty là 54 người trong đó có 20 người là nhân viên văn phòng làm việc cố định tại văn phòng ở các phòng ban : hành chính tổng hợp, phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh, phòng kế toán và kho.
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức công ty
(Nguồn tài liệu cơ cấu tổ chức – Phòng HC nhân sự) Số nhân viên 34 người còn lại của công ty là đội ngũ trình dược viên và cộng tác viên. Công việc của họ đòi hỏi sự di chuyển liên tục nên ít khi họ qua văn phòng . Đội ngũ trình dược viên trong đó có 10 người là nhân viên công ty còn lại 24 cộng tác viên tức là họ hoạt động và nhận lương doanh số của công ty chứ không nhận lương cứng và các chế độ khác của công ty.
Là công ty phân phối nên cơ cấu tổ chức của công ty Song Sơn cũng ít phòng ban chức năng và theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Mỗi bộ phận được thành lập theo chức năng công việc và được quản lý trực tiếp bởi các trưởng phòng, các trưởng phòng chịu trách nhiệm trước phó giám đốc. Toàn bộ công việc được điều hành bởi phó giám đốc và phó giám đốc thì phải chịu trách nhiệm trước giám đốc và hội đồng quản trị của công ty.
3.1.1.3 Đặc điểm sản phẩm và thị trường của công ty a. Đặc điểm thuốc tân dược của công ty
Công ty CP SX và Thương Mại Song Sơn là công ty chuyên phân phối dược phẩm và thiết bị y tế. Từ khi thành lập đến nay công ty đã không ngừng phát triển
Giám đốc
Phó Giám đốc điều hành
BP HC nhân sự BP Kế toán BP kinh doanh BP kho vận
Lễ tân LĐ tiền
lương Nhập
hàng Bán
hàng Kho Vận
chuyển (giao hàng) KT bán
hàng KT hạch Thủ quỹ toán
trở thành một công ty phân phối có uy tín đối với hầu hết các bệnh viện không chỉ ở Hà Nội mà khắp các tỉnh thành cả nước từ Bắc vào Nam. Sản phẩm chính của công ty là thuốc tân dược nhập khẩu và một phần thuốc được sản xuất trong nước theo nhu cầu đặt hàng của công ty. Các mặt hàng thuốc của công ty thuộc các nhóm chức năng như: thuốc bổ não, kháng sinh, kháng viêm, giảm đau, dạ dày, thuốc hô hấp, thuốc mỡ máu, thuốc gan…. Các sản phẩm thuốc nội trong nước được sản xuất bởi công ty cổ phần dược phẩm Đông Nam, Công ty TNHH dược phẩm Hasanpharma… chỉ chiếm khoảng 15% giá trị hàng hóa của công ty còn lại 85%
giá trị thuốc là thuốc nhập khẩu. Thuốc nhập khẩu có nguồn gốc chủ yếu là từ Đức, Pháp, Hàn Quốc và Ấn Độ...Cơ cấu giá trị thuốc dành cho kê đơn chiểm khoảng 80% lượng thuốc của công ty và 20% còn lại là thuốc không kê đơn dành cho thị trường tự do.
Bảng 3.1: Cơ cấu giá trị thuốc theo nước
Đơn vị: %
Hàn Quốc Ấn Độ Pháp Nước khác Thuốc
nội
Năm 2010 25,42 40,76 17,63 1,25 14,94
Năm 2011 24,54 34,72 19,54 6,37 14,83
Năm 2012 34,89 18,97 18,94 12,49 14,71
(Nguồn báo cáo hàng nhập -phòng kế toán)
Giá trị nhập thuốc của Hàn Quốc và Ấn Độ chiếm phần trăm rất lớn trong tổng giá trị thuốc đầu vào của công ty. Do sự quen biết các đối tác Hàn và Ấn, cùng đó là sự thông thạo các yêu cầu đối với nhập thuốc tại hai thị trường này nên ngay từ những năm đầu lượng hàng nhập từ các nước này đã lớn và nó duy trì khá ổn định. Nhưng đến năm 2012 tỷ lệ thuốc Ấn giảm khá đáng kể từ 34,72% xuống còn 18,97%. Có một sự chuyển đổi lượng hàng nhập của Ấn giảm mạnh thay vào đó là lượng hàng của Hàn tăng lên từ 24,54% lên 34,89%.
Năm
Nước
Biểu đồ 3.1: Cơ cấu giá trị thuốc theo nước
Do quá trình mở cửa hội nhập nên xu hướng giao lưu với nhiều quốc gia trên thế giới dễ dàng hơn, tỷ lệ thuốc nhập khẩu ở một số nước khác cũng đã gia tăng đáng kể. Còn về giá trị thuốc nội vẫn có một sự ổn định nhất định do công ty muốn chuyên tập chung vào phân phối thuốc ngoại vì nhu cầu thị trường về thuốc ngoại còn quá lớn so với thuốc nội.
Thuốc của công ty thường chế biến dưới dạng viên nén, viên nang, và các loại dung dịch trong các ống các lọ. Với mỗi loại thuốc có các đặc tính riêng vì vậy có phương pháp bảo quản và vận chuyển khác nhau. Như thuốc dưới dạng viên nang cần chú ý đến nhiệt độ và độ ẩm, ánh sáng trực tiếp trong quá trình bảo quản và vận chuyển tránh tình trạng viên nang bị chảy nước dẫn đến chất lượng kém. Còn đối với thuốc dưới dạng dung dịch thường là dung dịch đựng trong các ống và lọ thủy tinh do vậy cần có quá trình đóng gói và vận chuyển cẩn thận tránh rập vỡ. Ngoài ra đối với một số loại thuốc đặc trị cần có sự bảo quản ở nhiệt độ thấp nên cần phải có các thiết bị bảo quản như tủ lạnh hay đá khô trong quá trình vận chuyển
Năm 2012
b. Đặc điểm về thị trường của công ty
Đặc điểm thuốc của công ty phân phối chủ yếu là thuốc kê đơn nên thị trường khai thác của công ty tập trung vào các bệnh viện và các phòng khám. Đối với hệ thống các bệnh viện công ty phân phối chủ yếu ở các tuyến tỉnh thành phố lớn như Hà Nội, Thành Phố Hồ Chí Minh, Quảng Ninh…
Bảng 3.2: Hệ thống bệnh viện công ty phân phối
Tuyến bệnh viện Tổng số Bệnh viện Bệnh viện công ty phân phối thuốc
Số lượng %
Bệnh viện tuyến trung ương 39 20 51.28
Bệnh viện tuyến tỉnh 382 70 18.32
Bệnh viện tuyến huyện 561 30 5.35
Bệnh viên ngành 48 3 6.25
Bệnh viện tư nhân 132 27 20.45
Tổng 1162 150 12.91
(Báo cáo tổng kết thị trường năm 2012 – Phòng kinh doanh) Thị trường bệnh viện tại tuyến tỉnh mới chiếm 18,32% và huyện chiếm 5,35% nên còn khá tiềm năng đối với công ty. Thị trường bệnh viện là một thị trường có giá cả và số lượng ổn định, tuy nhiên đây không phải là kênh phân phối lâu dài được vì thường hết năm họ lại mở thầu nếu không trúng thầu thì trong năm đó không thể phân phối thuốc vào khoa dược bệnh viện được nữa. Đối với thị trường tại các phòng khám của công ty còn rất hạn chế hiện tại công ty mới khai thác phân phối được 7 phòng khám trong đó có 3 phòng khám ở Hà Nội còn lại 2 phòng khám Quảng Ninh và 1 phòng ở Thành phố Hải Dương, 1 phòng ở Bắc Ninh. Khu vực phân phối ở các phòng khám tương đối ổn định nếu công ty tạo được mối quan hệ tốt và có chính sách tốt đối với họ
Ngoài ra các nhà thuốc tư nhân và các trung tâm phân phối thuốc như chợ Ngọc Khánh, Láng Hạ, hay Hapulico… cũng là thị trường mà công đang phân phối.
Tổng số nhà thuốc tư nhân hiện tại phân phối thuốc tân dược của công ty đang phân phối qua là 450 nhà thuốc được phân bố chủ yếu ở Hà Nội, Quảng Ninh, Thanh Hóa, Thành phố Hồ Chí Minh. Còn đối với việc phân phối qua các công ty kinh doanh dược khác thì hệ thống các bệnh viện, nhà thuốc công ty không kiểm soát
được mà thường kiểm soát theo địa bàn phân phối. Tóm lại thị trường thuốc tân dược của công ty còn tập trung khá nhiều ở khu vực các tỉnh thành phố lớn như Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh…
3.1.1.4. Đánh giá kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn năm 2008-2012 Trong những năm vừa qua công ty không ngừng nâng cao khả năng phân phối của mình theo đúng quy định của GDP (Good distripution product) nhà phân phối thuốc. Song sơn đã được cấp chứng chỉ là đủ tiêu chuẩn GDP vào 8/2009 và đến tháng 3/2010 công ty đã được bộ Y tế cấp chứng nhận GSP đây là một điều vô cùng quan trọng và thuận lợi cho công ty vì khi có GSP công ty mới có khả năng trực tiếp nhập khẩu thuốc về chứ không phải nhập ủy thác qua các công ty khác.
Không chỉ vậy mà năng lực dự thầu các gói thầu thuốc vào khoa dược các bệnh viện cũng được nâng cao tỉ lệ trúng thầu qua các năm của các gói thầu từ năm 2008 chỉ là 27.3% đã tăng lên 68.74% vào năm 2011 ( theo báo cáo tổng kết kinh doanh năm 2011 của bộ phận kinh doanh). Kênh phân phối thuốc cho các đại lý là các công ty dược khác các sản phẩm của mình cũng là một thành công phải kể đến của Song Sơn đó là từ năm 2007 có 5 công ty đối tác chiến lược thì đến nay năm 2012 đã lên đến 25 công ty trong đó trải qua nhiều năm nên sự luân chuyển các công ty đối tác cũng luôn thay đổi số lượng công ty đối tác cũ bỏ đi và các công ty mới xuất hiện cũng rất nhiều nhưng công ty vẫn duy trì được mối quan hệ với 11 đối tác lớn ổn định và lâu dài như: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Y Tế Delta; Dược Phẩm Phượng Hoàng; Dược Phẩm Hoàng Long; Dược Phẩm Camly; và Dược Phẩm Nano…Còn đối với kênh trực tiếp phân phối thuốc cho bệnh nhân qua quầy thuốc của công ty tại chợ thuốc trung tâm và trực tiếp giao cho bệnh nhân khi có yêu cầu hoặc có đơn kê, tuy có doanh số không cao bằng kênh phân phối gián tiếp nhưng nó lại là một kênh mang lại sự quay vòng vốn cho công ty tốt hơn . Bằng nhiều cách khác nhau từ trực tiếp đến gián tiếp công ty đã đưa thuốc đến tay người bệnh để chăm sóc sức khỏe nhân dân một cách tốt nhất. Song Sơn càng ngày càng khẳng định vị thế của mình trong tâm trí người bệnh qua các sản phẩm thuốc mà công ty phân phối. Sự phát triển của công ty còn được thể hiện qua doanh số các năm của
công ty không ngừng tăng lên:
Bảng 3.3: Báo cáo kết quả Kinh doanh từ 2008-2012
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Mã
số Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Tổng doanh thu 01 7,904,277,623 18,891,223,518 24,688,122,413 27,697,791,746 32,000,447,314 Các khoản giảm trừ
(05+06+07) 03 15,808,555 43,449,814 91,346,053 66,474,700 140,801,968
+ Giảm giá hàng bán 05 5,532,994 11,334,734 17,281,686 33,237,350 57,600,805 + Giá trị hàng bán bị
trả lại 06 10,275,561 32,115,080 74,064,367 33,237,350 83,201,163
+ Thuế tiêu thụ đặc
biệt, Thuế xuất khẩu 07 - - - -
1. Doanh thu thuần
(01-03) 10 7,888,469,067 18,847,773,704 24,596,776,360 27,631,317,046 31,859,645,346 2. Giá vốn hàng bán 11 5,532,994,336 12,468,207,522 13,825,348,551 14,402,851,708 16,320,228,130 3. Lợi nhuận gộp
(10-11) 20 2,355,474,732 6,379,566,182 10,771,427,809 13,228,465,338 15,539,417,216 4. Chi phí bán hàng 21 1,027,556,091 3,589,332,468 6,418,911,827 8,586,315,441 11,200,156,560 5. Chi phí quản lý
doanh nghiệp 22 925,510,413 3,438,678,173 6,103,486,138 8,160,683,251 10,656,249,104 6. Lợi nhuận từ hoạt
động kinh doanh 30 102,045,678 150,654,295 315,425,689 425,632,190 543,907,456 7. Các khoản thu
nhập bất thường 41 7,132,000 4,250,000 5,643,000 6,548,900
8. Chi phí bất thường 42 5,100,000 2,300,000 4,380,000 5,674,000
9. Lợi nhuận bất
thường (41-42) 50 2,032,000 1,950,000 1,263,000 874,900
10. Tổng lợi nhuận
trước thuế (30+50) 60 102,045,678 152,686,295 317,375,689 426,895,190 544,782,356 11. Thuế thu nhập
doanh nghiệp phi nộp 70 25,511,420 38,171,574 79,343,922 106,723,798 136,195,589 12. Lợi nhuận sau
thuế (60- 70) 80 76,534,259 114,514,721 238,031,767 320,171,393 408,586,767
(Nguồn báo cáo tổng kết kinh doanh -phòng kế toán) Nhìn chung doanh số theo các năm của công ty đều tăng tương đối thể hiện như năm 2009 doanh số tăng gấp 2.39 lần so với năm 2008 nhưng doanh số năm 2009 vẫn còn thấp chỉ bằng 59.03% so với năm 2012. Vậy sau 4 năm doanh số của
công ty tăng lên gấp đôi. Doanh thu và lợi nhuận năm 2008 không cao do công ty mới đi vào hoạt động được một năm do vậy hệ thống kênh phân phối đang trong quá trình xây dựng mở rộng và hoàn thiện. Cho đến năm 2009 ta thấy tốc độ tăng của cả doanh thu và lợi nhuận so với năm 2008 thật đáng kinh ngạc doanh số tăng tận 139% còn lợi nhuận tăng 50% để thấy rằng sau hai năm xây dựng hệ thống kênh phân phối đang bắt đầu đi vào guồng quay. Ta thấy tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu có sự ra tăng từ 0.97% năm 2008 đã lên tới 1.28% năm 2012. Tuy rằng doanh số tăng nhanh nhưng tỷ lệ lợi nhuận vẫn rất thấp nguyên nhân chính mà bất kỳ một công ty phân phối nào cũng phải chú trọng đó là chi phí bán hàng lại rất cao
Biểu đồ 3.2: Doanh thu, chi phí các năm
(Nguồn báo cáo tổng kết kinh doanh 2012 – phòng kinh doanh) Qua biểu đồ cột trên ta thấy sự tăng trưởng của doanh thu, chi phí giá vốn và chi phí bán hàng là thương đối đều không có sự đột biến bất ngờ nào. Tuy nhiên so sánh tốc độ tăng giá vốn các năm đang được giảm dần so với doanh thu giá vốn các năm giao động giảm dần chiếm từ 70% doanh thu xuống còn khoảng ngoài 50%
doanh thu. Tuy nhiên tỷ lệ chi phí bán hàng so với doanh thu thì lại tăng khá nhanh từ năm 2008 mới chỉ có 13% lên năm 2009 là 16% đến năm 2011 tăng lên 31% và năm 2012 tận 35% chỉ tăng thì lại có sự tăng nhẹ dần trong các năm.
Biểu đồ 3.3: Lợi nhuận và chi phí các năm
(Nguồn báo cáo tổng kết kinh doanh 2012 – phòng kinh doanh) Đường lợi nhuận sau thuế màu vàng gần như là đường nằm ngang sát tận trục hoành trong khi chi phí giá vốn và chi phí bán hàng thì lại khá lớn. Ta thấy tốc độ tăng của chi phí bán hàng đáng phải quan tâm vì sự gia tăng của nó giữa các năm rất lớn gần như một đường thẳng. Trong khi giá vốn cũng tăng nhưng nó còn là một đường gấp khúc còn chi phí bán hàng lại là gần như một đường thẳng đi lên.
Bảng 3.4: Doanh thu theo loại khách hàng
(Đơn vị: Đồng)
Khoa dược
bệnh viện NT bệnh viện Công ty Dược
phẩm Bệnh nhân Quầy 307
+ NT ký gửi NT tư nhân Khách hàng khác 2008 3,161,711,049 1,580,855,525 1,580,855,525 - 553,299,434 780,152,201 247,403,890 2009 8,501,050,583 2,833,683,528 3,778,244,704 - 1,567,971,552 1,624,645,223 585,627,929 2010 8,640,842,844 5,184,505,707 4,937,624,483 493,762,448 2,246,619,140 2,962,574,690 222,193,102 2011 8,309,337,524 6,370,492,102 6,924,447,937 830,933,752 2,769,779,175 2,326,614,507 166,186,750 2012 9,920,138,667 6,816,095,278 10,880,152,087 1,344,018,787 1,632,022,813 1,120,015,656 288,004,026
(Nguồn báo cáo hoạt động kinh doanh theo địa bàn – phòng kế toán) Nhìn vào bảng tổng hợp doanh số trên ta thấy doanh số của công ty tại các khoa dược bệnh viện và các nhà thuốc bệnh viện vẫn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng doanh số của công ty. Doanh số của các khoa dược bằng khoảng 30%-40% doanh số của công ty. Càng những năm gần đây tỷ trọng của doanh số ở các khoa dược
càng giảm dần .Tương tự như doanh số vào khoa dược thì doanh số vào các nhà
thuốc bệnh viện chiếm một tỷ trọng cũng tương đối lớn từ 10%-20% doanh số của công ty và tỷ lệ thay đổi này hàng năm cũng đang có xu hướng giảm dần. Trong khi xu hướng phân phối thuốc vào khoa dược và nhà thuốc bênh viện có xu hướng giảm thì doanh số phân phối vào các công ty phân phối dược khác và trực tiếp cho bệnh nhân lại có xu hướng tăng lên. Xu hướng tăng doanh số khu vực các công ty phân phối dược khác giao động ở mức 25% đến 27%. Khu vực giao trực tiếp cho bệnh nhân tỷ lệ này còn khá khiêm tốn từ 2%-4,2% so với tổng doanh số của cả công ty.
Mức độ tăng trưởng doanh số khu vực kênh phân phối trực tiếp là phân phối cho bệnh nhân và quầy 307 Hapu cùng một số công ty ký gửi có lẽ đang đi đúng theo chiến lược mục tiêu trong kế hoạch phát triển hệ thống kênh phân phối của công ty trong tương lai nhưng tỷ lệ này còn khá khiêm tốn cần có sự đầu tư và các biện pháp rõ ràng tác động để có một kết quả tốt hơn.
3.2. Thực trạng công tác xây dựng và quản lý hệ thống kênh phân phối thuốc