Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các HTTT quản lý văn phòng được tích hợp các công nghệ văn phòng hiện đại nhằm tối ưu hóa mọi hoạt động quản lý văn phòng. Hệ thống được liên kết với các máy in, máy photo thông minh, thiết bị quét quang học, máy fax, các hệ thống điện thoại, hội họp qua cầu truyền hình…
6.1.4.1 Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa
In ấn, sao chụp là một nhu cầu không thể thiếu được trong công tác văn phòng. Đó là
quá trình tạo ra nhiều bản sao của một tài liệu, kể cả những tài liệu đầu ra của quá trình soạn thảo văn bản hay quá trình xử lý số liệu.
- Có thể dùng máy in để in tài liệu trực tiếp, trong trường hợp số bản cần in không nhiều hoặc trong trường hợp cần tạo hàng loạt những văn bản có nội dung gần giống nhau, chỉ khác nhau ở một số thông tin liên quan đến số liệu cá nhân (khi này, người ta sẽ sử dụng tính năng trộn văn bản của hệ soạn thảo văn bản).
- Trong trường hợp số lượng bản in nhiều và tốc độ là vấn đề cần quan tâm thì có thể chọn phương pháp sao chụp như máy fotocopy. Thiết bị sao chụp tỏ ra ưu việt hơn cả là máy sao chụp thông minh. Các máy sao chụp này là những thiết bị điều khiển bằng máy tính có khả năng truyền thông với các máy tính khác hay các máy sao chụp thông minh khác.
Vi đồ họa là quá trình thu nhỏ văn bản giấy tờ trên giấy và lưu chúng trên film. Kỹ thuật
vi đồ hoạ thường được sử dụng để giảm không gian lưu trữ một lượng lớn giấy tờ sổ sách có tỷ lệ tìm kiếm thấp.
6.1.4.2 Các hệ thống số hóa và nhận dạng quang học văn bản và hình ảnh
Các hệ thống số hoá chuyển đổi các văn bản, sơ đồ và hình ảnh thành một chuỗi các
điểm và chuyển các điểm này lên đĩa hay bộ nhớ nhưng không hiểu nó quét nội dung gì.
Fax là một dạng thiết bị số hoá đã được sử dụng từ lâu. Đó là một thiết bị quét quang học, có tác dụng “thu nhỏ” văn bản và hình ảnh đồ hoạ trên giấy thành các xung điện, có thể truyền tải tới các thiết bị fax tương thích thông qua đường điện thoại hoặc nối mạng khác. Các máy fax tốc độ cao có thể được trang bị bộ chọn tự động và nạp giấy tự động, vậy nên có thể thực hiện được việc nhận và gửi fax một cách tự động. Chúng có thể được sử dụng hỗn hợp với các hệ thống hội nghị viễn thông để thực hiện việc chia sẻ các tài liệu và gửi nhanh tới các địa điểm tham gia hội nghị.
Các hệ thống nhận dạng quang học gồm các thiết bị và phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR - Optical Character Recognition) hay thiết bị và phần mềm nhận dạng ký hiệu. Thiết bị OCR không chỉ quét dữ liệu và văn bản mà còn “hiểu” những gì nó quét. Nó có
thể quét văn bản trên giấy, chuyển đổi văn bản thành thông tin số và thực hiện lưu trữ chúng trên đĩa ở dạng các số và ký tự. Và một khi thông tin đã được lưu trên đĩa thì có thể dùng các bộ xử lý dữ liệu và văn bản để hiệu chỉnh và tiến hành những thao tác xử lý khác.
Thiết bị OCR có thể được sử dụng để chuyển đổi từ hệ thống xử lý văn bản thủ công sang hệ thống điện tử và từ hệ thống điện tử sang hệ thống khác. Đối với các tổ chức phải xử lý một lượng lớn giấy tờ sổ sách được đánh máy hoặc in ra bằng máy tính thì các máy quét quang học tỏ ra rất kinh tế.
6.1.4.3 Các hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử
Với các hệ thống thư điện tử dựa trên máy tính, người dùng có thể truyền thư tín tới một
hay tất cả mọi người sử dụng trên mạng mà không cần đến thư giấy. Người sử dụng có thể thực hiện truyền thư, xem, lưu hay chia sẻ, hiệu chỉnh hoặc xoá thư và các bản thông báo mà không cần đến máy in.
Một hệ thống thư điện tử cần phải có một mạng máy tính, một dung lượng đĩa nhất định và phần mềm quản trị và kiểm soát hệ thống thư. Mỗi người sử dụng phải có một thiết bị đầu cuối (như một máy tính cá nhân) có hoà vào một mạng cục bộ. Mỗi người sử dụng được phân một phần dung lượng đĩa và được gán một mã số E - Mail, giúp người sử dụng và các cá nhân khác định danh địa chỉ hộp thư của người đó.
Nhiều hệ thống thư điện tử còn cho phép người dùng gắn kèm các tệp tin nên người dùng có thể truyền tài liệu cùng các tệp tin kèm theo nội dung thư. Với những hệ thống thư điện tử tân tiến hơn, người ta còn có thể gắn kèm những nội dung âm thanh điện tử vào thư điện tử để gửi đi, như vậy khi nhận thư điện tử, người nhận còn được nghe một yêu cầu hay lời nhắc của người gửi thư như “Yêu cầu gửi ngay báo cáo bán hàng tháng 1!” và để trả lời thư điện tử, người nhận có thể chỉ cần nói một câu ngắn gọn “Tôi sẽ gửi ngay báo cáo trong ngày hôm nay” mà không cần soạn nội dung thư.
Một trong những ưu điểm chính của thư điện tử là tránh được tình huống hay gặp phải khi sử dụng điện thoại để liên lạc, đó là khi gọi điện thoại mà máy bị bận hay người được gọi không có mặt.
Các hệ thống điện thoại điện tử thường sử dụng phần mềm chạy trên thiết bị PBX – Private Branch Exchange, ví dụ như phần mềm Audix của AT&T hay phần mềm CINDI của
tổ hợp điện tử Genessis, hay Phone Mail của tổ hợp Rolm. Những hệ thống kiểu này rất giống
với hệ thống thư điện tử, chỉ khác một điểm là thay vì một thông báo ở dạng văn bản là một thông báo ở dạng âm thanh.
Các hệ thống điện thoại điện tử yêu cầu phải có một máy tính, bộ nhớ trên đĩa và các hộp thư như trong hệ thống điện thoại điện tử. Thiết bị gửi và nhận thông báo là một chiếc điện thoại. Các cuộc gọi đã số hoá có thể mở ra nghe lại, hoặc gửi cho một/ một nhóm hay tất cả các địa chỉ; có thể được lưu lại hoặc xoá đi như các thư điện tử. Người sử dụng có thể truy nhập vào hộp thư của mình bằng cách quay số từ một điện thoại bất kỳ và sử dụng các phím bấm điện thoại để nghe lại một cuộc gọi trong hộp điện thoại điện tử.
6.1.4.4 Các hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử
Hội thảo điện tử cho phép tiến hành các hội nghị mà các thành viên tham dự không cần đến những chuyến đi để gặp nhau tại địa điểm hội nghị như truyền thống. Có ba kiểu hội nghị điện tử khác nhau: điện thoại hội nghị, cầu truyền hình và hội nghị Internet.
Điện thoại hội nghị: Sử dụng điện thoại để giao tiếp giữa ba người hoặc nhiều hơn ở ít
nhất hai địa điểm. Tuy vậy sẽ rất khó khăn khi số người tham gia đông vào cầu điện thoại.
Cầu truyền hình: Cho phép người tham gia gặp nhau trực diện nhưng không phải đi đến
cùng một địa điểm, loại trừ được lãng phí thời gian và công sức.
Hội nghị Internet: Là sự trao đổi điện tử các tài liệu ở dạng các bản viết được đưa vào
máy tính ở các địa điểm khác nhau để thảo luận về một vấn đề nào đó. 6.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng
6.1.5.1 Các phần mềm chung
Các phần mềm soạn thảo ngày nay có những tính năng mạnh như: tạo ghi chú, lập dàn bài, vẽ đồ hoạ, trộn thư tín, hỗ trợ truyền thông, thư điện tử…
Các phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp - gọi là chế bản điện tử - đã được kết hợp với các máy in chất lượng cao như laser, màn hình máy tính có độ phân giải cao, máy quét quang học nhằm tạo ra các hệ thống xử lý tài liệu cho phép nhận, đọc, trộn văn bản, vẽ biểu đồ, hình hoạ trên một trang của tài liệu… chỉ bằng cách sử dụng một máy vi tính. Máy quét cho phép số hoá văn bản, hình ảnh, sơ đồ, các hình vẽ và chèn chúng vào các tài liệu, còn màn hình và máy in với độ phân giải cao đảm bảo một tài liệu có chất lượng cao.
Ngoài ra còn có những phần mềm cho phép chuyển đổi tài liệu được soạn thảo bởi hệ soạn thảo khác.
6.1.5.2 Các phần mềm chuyên dụng
Các phần mềm chuyên dụng được thiết kế để thực hiện các chức năng quản lý văn phòng như quản lý công văn, hồ sơ công việc, quản lý tình hình thực hiện công việc; quản lý việc lập lịch công tác; sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất (phòng họp, phương tiện đi lại, văn phòng phẩm…); quản lý các loại thông tin khác của tổ chức…
Hiện tại, nhiều công ty phần mềm đã thiết kế và chào bán các phần mềm quản lý văn phòng và các phần mềm này cũng đã được nhiều tổ chức sử dụng. Ví dụ như:
♦ Phần mềm PORTAL OFFICE (trước đây là S-OFFICE) của Công ty Giải pháp Phần mềm Việt (VSS), là một hệ thống để chia sẻ thông tin nội bộ, một hệ thống xử lý trung
tâm, hỗ trợ không giới hạn người dùng và là một sản phẩm thuần Việt cùng với những giao diện thân thiện với người sử dụng. Phiên bản mới, PORTAL OFFICE 2009, ngoài việc nâng cấp các chức năng có sẵn còn được bổ sung nhiều tính năng mới nhằm mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp trong việc tin học hóa các hoạt động quản lý và xây dựng hệ thống ISO điện tử.
Sử dụng PORTAL OFFICE sẽ mang lại cho tổ chức nhiều lợi ích thiết thực như: - Hỗ trợ cấp quản lý điều hành doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.
- Tạo một văn phòng ảo, một cổng thông tin truyền thông, cộng tác kết nối các thành viên, phòng ban, chi nhánh.
- Cung cấp các công cụ chuẩn hoá thông tin, chuẩn hóa quy trình làm việc, văn bản tài liệu, hồ sơ công việc,... Thông qua đó cung cấp thông tin cho đúng người cần, đúng thời điểm làm tăng hiệu quả xử lý công việc, giảm chi phí giấy tờ, điện thoại, in ấn, đi lại.
- Giải quyết được vấn đề có quá nhiều ứng dụng chồng chéo và không thống nhất, gây khó khăn cho việc sử dụng và tốn kém chi phí đầu tư.
Giải pháp này đã được triển khai ứng dụng cho hơn 300 khách hàng với khoảng 5000 thành viên sử dụng mỗi ngày, trong đó có nhiều khách hàng lớn như: Ngân hàng TMCP EXIMBANK, Tập đoàn Đại Dương, Ngân hàng Việt Á, Tổng công ty Cấp nước Sài Gòn, Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Chế biến Dầu khí (PVPro), Công ty Cổ phần Đầu tư Khoan Dầu khí - PVD Invest và hàng trăm doanh nghiệp khác.
♦ HTTT điều hành AIS của Công ty CP Viễn thông – Tin học Bưu Điện (CT-IN) với các tính năng nổi bật như sau:
- Số hoá và lưu trữ mọi loại thông tin: công văn đến, công văn đi, báo cáo, tài liệu, hình ảnh, âm thanh …; Thống kê công văn, tài liệu theo nhiều tiêu chí; Cung cấp công cụ tra cứu công văn, tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.
- Chuẩn hoá việc quản lý văn bản theo quy định của Nhà nước - Theo dõi tiến độ thực hiện công việc từng ngày, tuần, tháng …
- Tự động lập báo cáo theo các mẫu chuẩn, giảm thiểu thời gian tổng hợp thông tin. - Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nắm vững thông tin điều hành, quản lý công việc; Hỗ trợ các chuyên viên xử lý thông tin chính xác, kịp thời.
- Tăng cường mối liên kết giữa các cấp lãnh đạo với chuyên viên
- Xây dựng quy trình lưu chuyển thông tin tới người có trách nhiệm một cách chính xác, an toàn.
- Kết hợp chặt chẽ với hệ thống MS Office: MS Word, MS Excel, Acrobat Reader … AIS không chỉ là một hệ thống quản lý văn bản thông thường, AIS còn hỗ trợ các lãnh đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng và đúng đắn, các nhân viên chủ động về mặt thời gian hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu. AIS là một công cụ cần thiết cho bất cứ doanh nghiệp nào muốn ứng dụng hiệu quả CNTT vào công tác điều hành SXKD.
♦ Phần mềm eDocman của Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC, là hệ thống quản lý tài liệu và quản lý quy trình công việc được xây dựng trên các công nghệ tiên tiến, có khả năng bảo mật cao, phục vụ được nhiều đối tượng sử dụng và dễ dàng triển khai trên nhiều mô hình tổ chức khác nhau. Hệ thống cho phép quản lý, lưu trữ, tra cứu toàn bộ tài liệu của tổ chức trong một CSDL duy nhất. Việc tổ chức phân phối và lưu chuyển tài liệu trong tổ chức cũng được theo dõi và lưu trữ trong CSDL và được tập hợp thành các hồ sơ công việc. Các ứng dụng được xây dựng trên eDocman bao gồm: Quản lý điều hành tác nghiệp, quản lý hành chính, công văn giấy tờ, lưu trữ thông tin tài liệu, quản lý hồ sơ nghiệp vụ, hồ sơ khách hàng, ISO, khiếu nại tố cáo, đề tài nghiên cứu khoa học, quản lý quy trình thiết kế báo điện tử và nhiều ứng dụng theo yêu cầu...
Trong số các phân hệ của eDocman, phân hệ “eDocman quản lý văn bản và hồ sơ công việc” trợ giúp trực tiếp cho chức năng quản lý văn phòng với các tính năng chính như:
- Quản lý quy trình xử lý công việc
- Quản lý công văn, hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ - Tra cứu tìm kiếm công văn, hồ sơ
- Kết xuất báo cáo - Nhắc việc tự động…
Điểm nổi bật của sản phẩm:
- Tổ chức quy trình động - Cung cấp khả năng tự định nghĩa quy trình xử lý văn bản, công việc, tài liệu liên quan tới hồ sơ công việc sao cho phù hợp với tổ chức;
- Dễ dàng thay đổi cấu trúc tài liệu;
- Tích hợp với nhiều loại thiết bị ngoại vi như nhiều loại máy quét, máy fax;
- Sản phẩm được xây dựng trên nền tảng Web-based: chỉ cần một máy tính được kết nối mạng internet bạn hoàn toàn có thể đăng nhập vào chương trình và kiểm soát tất cả các hoạt động trong tổ chức của mình;
- Tính mở - Đó là khả năng tích hợp với trang thông tin Portal của một tổ chức, khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác như eBanking, ERP, CRM…
6.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH 6.2.1 Khái niệm 6.2.1 Khái niệm
HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD. Đây là HTTT tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và thương mại.
Các hệ thống xử lý giao dịch thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các HTTT quản lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing…
6.2.2 Quy trình xử lý giao dịch
Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch được trình bày trong sơ đồ hình 6.3. Mỗi quy trình xử lý giao dịch đều bao gồm các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Thu thập số liệu
Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật CSDL
Bước 3: Chuẩn bị tài liệu, lập báo cáo, phân phối thông tin
Hình 6.3. Quy trình xử lý giao dịch
Bước 1: Thu thập số liệu
Giai đoạn đầu tiên của quy trình xử lý giao dịch là thu thập số liệu, tiếp theo đó là biến đổi số liệu về dạng có thể dễ dàng xử lý bằng hệ thống tin học. Người ta thường áp dụng phương pháp thu thập thông tin tự động thay cho việc thu thập thông tin thủ công như trước