Cài đặt hệ thống là thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống, để người sử dụng làm việc được trong hệ thống. Việc cài đặt hệ thống phụ thuộc vào hiện trạng thực tế của hệ thống, như cấu hình của các thiết bị, nơi làm việc của người sử dụng, chế độ vận hành của hệ thống. Nội dung chính của việc cài đặt hệ thống gồm:
a/ Cài đặt phần mềm ứng dụng. Phần mềm ứng dụng thường được cài đặt chung với các phần mềm khác, đặc biệt là nó được cài đặt trên một hệ điều hành cụ thể, do đó các phần mềm phải có khả năng hoạt động chung với nhau. Nhiệm vụ của người cài đặt phần mềm sẽ là giải quyết các xung khắc giữa các phần mềm nếu nó xảy ra, giải quyết sự không tương thích giữa phần mềm và lớp nền hệ điều hành hay các phần mềm hỗ trợ, như bộ gõ phím tiếng Việt.
b/ Thiết lập thông số cấu hình của hệ thống để hệ thống hoạt động tốt nhất và phù hợp với nhu cầu của người sử dụng. Các thông số này quy định các tính chất xử lý của phần mềm, cơ sở dữ liệu, hệ điều hành và các trình điều khiển thiết bị, máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi.
c/ Thiết lập quyền sử dụng các chức năng của hệ thống cho người sử dụng.
d/ Lập hồ sơ về các thông số cấu hình cho hệ thống, gồm vị trí đặt thiết bị, thông số cấu hình, phiên bản cài đặt và các thông tin về người sử dụng như tên, công việc, quyền sử dụng. 5.2 CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG
Hầu hết các HTTT quản lý mới đều cần phải qua giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, cho dù hệ thống cũ có được thực hiện bằng máy tính hay không. Chuyển đổi hệ thống là công việc chuyển tất cả các tác nghiệp (business transactions) đang thực hiện trên hệ thống cũ sang hệ thống mới và cần bảo đảm rằng tất cả các hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn hoặc ách tắc do hệ thống mới. Các tác nghiệp trong tổ chức liên quan rất nhiều đến các nguồn lực thực hiện, trong đó có nội dung thông tin, quy trình thực hiện, con người và các phương tiện mà họ dùng để làm việc như phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu… Những người nhân viên của tổ chức, với vai trò là đối tượng thụ hưởng thành quả của hệ thống mới, không phải là đối tượng cần chuyển đổi (thay bằng người nhân viên khác), nhưng họ cũng cần được huấn luyện để làm việc trên hệ thống mới.
5.2.1 Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống
Vì tổ chức không thể duy trì song hành hai HTTT cùng chức năng (nhưng có thể tạm thời vận hành hai hệ thống trong thời gian chuyển đổi), nên việc chuyển đổi hệ thống luôn
luôn đòi hỏi một kế hoạch chuẩn bị trước cho nội dung cần chuyển đổi và trình tự chuyển đổi hệ thống.
Hình 5.1 Chuyển đổi HTTT cũ sang HTTT mới
Quá trình chuyển đổi cần bao quát tất cả các lĩnh vực của HTTT quản lý, đó là:
a/ Chuyển đổi phần cứng của hệ thống, bao gồm các loại máy tính và thiết bị, nếu
như chúng không còn tương thích với hệ thống mới hoặc năng lực xử lý thấp hơn yêu cầu.
b/ Chuyển đổi phần mềm của hệ thống: các phần mềm, hệ điều hành. Các phần
mềm của hệ thống mới thường được viết ra để sử dụng lâu dài, nên nó cũng thường đòi hỏi hệ điều hành tương ứng (ví dụ, thay hệ điều hành Windows 98 bằng Windows XP để bảo mật tốt hơn cho các ứng dụng).
c/ Chuyển đổi các biểu mẫu (form/report). Tất cả các HTTT đều cần có các biểu mẫu
để định khuôn cho dữ liệu hoặc thông tin của hệ thống, do đó cũng giống như quy trình, các biểu mẫu mới cho hệ thống mới cũng cần phải được phổ biến trước khi thay thế các biểu mẫu cũ.
d/ Chuyển đổi công nghệ quản lý thông tin: chuyển đổi phương pháp truyền đạt
thông tin trong hệ thống và phương thức lưu trữ thông tin. Hệ thống thông tin quản lý cũ
Phần cứng phần mềm Công nghệ quản lý Các biểu mẫu Quy trình nghiệp vụ Con người
Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu
Hệ thống thông tin quản lý mới
Phần cứng phần mềm Công nghệ quản lý Các biểu mẫu Quy trình nghiệp vụ Con người CSDL PTIT
e/ Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ, trong đó quy định vai trò, trách nhiệm của
từng người sử dụng trên hệ thống mới và mối quan hệ giữa các công việc cũ và mới (đặc biệt là sự khác nhau giữa cách xử lý công việc). Việc ban hành quy trình nghiệp vụ mới có ấn định thời điểm bắt đầu có hiệu lực để cho tất cả mọi người trong tổ chức ý thức được cách phối hợp thực hiện công việc trên hệ thống mới mà không bị lúng túng khi chuyển đổi.
f/ Chuyển đổi các yếu tố con người: chuyển đổi tác phong làm việc của lãnh đạo và
các nhân viên, tổ chức huấn luyện kỹ năng sử dụng hệ thống cho tất cả các đối tượng liên quan. Trong tất cả các nội dung cần chuyển đổi nêu trên thì việc chuyển đổi kỹ thuật lại tương đối nhanh chóng và chuẩn mực hơn cả vì nó liên quan đến việc lắp đặt, thay thế các trang thiết bị, mạng máy tính, các phương tiện truyền thông thông tin… Còn việc chuyển đổi có liên quan đến yếu tố con người lại tương đối kéo dài và phức tạp hơn. Về cơ bản là cũng những con người đó với các thói quen, tác phong làm việc cũ, nay lại phải chuyển sang môi trường làm việc mới với những thay đổi cơ bản. Đó là một thách thức lớn, cần có thời gian để thích nghi.
Các nhà tin học quản lý đưa ra khái niệm “hàng rào tâm lý” khi chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Đó là việc các cán bộ quản lý cũ thường e ngại khi chuyển sang hệ thống mới, vị trí và quyền lợi của họ có thể bị ảnh hưởng. Trong nhiều tổ chức, các nhà quản lý thường có thâm niên công tác lâu năm, khả năng thích ứng với ứng dụng công nghệ mới không cao bằng đội ngũ cán bộ trẻ tuổi. Khi sang hệ thống mới, họ lại phải thích nghi lại từ đầu, phải cố gắng học hỏi để làm chủ được các trang thiết bị của hệ thống và công nghệ quản lý mới. Đây thực sự là một thách thức đối với các doanh nghiệp, tổ chức nói chung và các nhà quản lý trong bộ máy lãnh đạo nói riêng vì nếu không tạo được sự nhất trí, ủng hộ cao trong tập thể thì dù hệ thống mới có được thiết kế hoàn hảo đến đâu thì cũng không thể phát huy được hiệu quả to lớn vốn có của nó.
g/ Chuyển đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Các loại dữ liệu được lưu trữ đều có chu
kỳ sống xác định và được dùng để xử lý nhiều công việc của tổ chức. Để tránh ách tắc công việc khi hệ thống mới chưa có dữ liệu, các nội dung dữ liệu trong CSDL cũ cũng được chuyển sang CSDL mới, theo cấu trúc mới.
Như chúng ta đã biết, dữ liệu có thể coi là mạch máu của các HTTT quản lý. Do đó việc biến đổi dữ liệu một vấn đề vô cùng quan trọng trong khi cài đặt HTTT quản lý. Nếu việc này làm không tốt thì quá trình cài đặt có thể bị thất bại.
Trong mọi trường hợp, dữ liệu trong HTTT quản lý cũ dù có được lưu trữ thủ công hay không thì khi cài đặt hệ thống mới, các dữ liệu ấy đều cần có cách giữ lại để sử dụng. Nhưng dữ liệu trong hai hệ thống thường không tương thích với nhau về hình thức, phương thức lưu trữ cũng như cách truy cập nên các thao tác biến đổi dữ liệu cần có độ chính xác cao và phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới.
Các nội dung cần thực hiện trong quá trình biến đổi dữ liệu:
- Xác định danh mục dữ liệu cần chuyển đổi (thường là tương ứng với các tệp dữ liệu đã được thiết kế trong HTTT quản lý mới), xác định bộ phận chức năng quản lý hoặc lưu trữ dữ liệu.
- Phân công các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm chuyển đổi các nội dung dữ liệu cụ thể (thường là thuộc bộ phận chức năng quản lý và lưu trữ các dữ liệu đó)
- Xác định khối lượng và chất lượng của dữ liệu (độ chính xác, tính đầy đủ và thứ tự, dữ liệu có thể được lưu trữ thủ công hoặc đã có sẵn ở dạng các tệp dữ liệu trên máy tính). Việc chuyển một tài liệu được ghi chép trên sổ sách, giấy tờ thành một tệp dữ liệu trên máy tính thường cần một kế hoạch chu đáo và đòi hỏi nhiều thời gian hơn cả thời gian thiết kế hệ thống mới. Cần xác định được chính xác khối lượng dữ liệu cần xử lý và chất lượng của các dữ liệu đó, từ đó mới ước lượng được thời gian, chi phí và nhân công tham gia quá trình chuyển đổi.
- Lập lịch thời gian của quá trình biến đổi dữ liệu.
- Bắt đầu quá trình biến đổi dữ liệu dưới một sự chỉ đạo thống nhất. Quá trình và kết quả biến đổi dữ liệu phải được ghi nhận và lưu trữ một cách riêng biệt.
- Phân công người chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu được đưa vào CSDL của HTTT quản lý mới.
- Thực hiện các thay đổi cuối cùng trong các tệp dữ liệu. Nếu trong hệ thống quản lý cũ đã có các tệp dữ liệu trên máy tính thì tốt nhất là tổ chức biến đổi các tệp dữ liệu này trước, sau đó mới đến các tệp mới chuyển từ phương pháp thủ công.
- Thực hiện bước kiểm chứng lần cuối cùng để đảm bảo rằng các tệp dữ liệu đã biến đổi phù hợp với các yêu cầu của HTTT quản lý mới.
Cần lưu ý là cùng một nội dung thông tin có thể xuất hiện ở nhiều văn bản khác nhau, cùng một văn bản lại được gửi đến nhiều bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Riêng đối với các văn bản đến tổ chức và văn bản được tổ chức phát hành thường được lưu trữ đầy đủ ở bộ phận quản lý công văn của đơn vị (bộ phận văn thư). Do đó không nên đơn thuần đếm số lượng văn bản khi đã biết văn bản đó đã được phân công cập nhật và chuyển đổi ở bộ phận khác.
5.2.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống
Trình tự thực hiện các công việc chuyển đổi hệ thống cũ bằng hệ thống mới phụ thuộc vào các phương pháp chuyển đổi.
Một cách tổng quát, có 4 phương pháp chuyển đổi hệ thống phổ biến minh họa trên
Hình 5.2. Các phương pháp đó là: chuyển đổi trực tiếp, chuyển đổi song song, chuyển đổi
theo giai đoạn (từng bước thí điểm) và chuyển đổi thăm dò (bộ phận). Mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm riêng. Tùy từng trường hợp và điều kiện cụ thể, các tổ chức cần quyết định sử dụng phương pháp phù hợp và hiệu quả nhất.
5.2.2.1 Phương pháp chuyển đổi trực tiếp (direct conversion)
Nội dung của phương pháp này là dừng hẳn hệ thống cũ, chuyển đổi và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng.
Ưu điểm: thực hiện nhanh và ít tốn kém nhất trong số bốn phương pháp. Nó cho phép
thu được hai bức tranh để so sánh hiệu quả xử lý thông tin kinh tế của HTTT quản lý mới so với HTTT quản lý cũ.
Nhược điểm: không có khả năng ứng phó với rủi ro, nếu hệ thống mới có sai sót, bị hư
hỏng, ngừng hoạt động (vì thực tế là nó thường chưa hoàn chỉnh hẳn), toàn bộ công việc sẽ bị ách tắc.
Phương pháp này nên áp dụng trong trường hợp thực sự cần thiết và trong trường hợp đó, cần tiến hành các thao tác sau đây:
- Kiểm tra hệ thống một cách chặt chẽ - Chuẩn bị khả năng khôi phục dữ liệu
- Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn chuyển đổi hệ thống và phương án xử lý thủ công dự phòng trong trường hợp xấu nhất vẫn duy trì hoạt động của hệ thống.
- Huấn luyện chu đáo tất cả các người sử dụng tham gia hệ thống
- Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ và lưu trữ dữ liệu như máy phát điện, đĩa từ, máy in…
Thường thì phương pháp này chỉ nên áp dụng đối với những HTTT không lớn lắm với độ phức tạp vừa phải. Trong trường hợp không chấp nhận tồn tại song song cả hai hệ thống thì phương pháp này là lựa chọn duy nhất. Ví dụ như các hệ thống kiểm tra chất lượng sản phẩm; hệ thống bán hàng tự động; hệ thống đặt vé máy bay, tàu hoả…
Hình 5.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống 5.2.2.2 Phương pháp chuyển đổi song song (parallel conversion)
Nội dung của phương pháp: thay vì dừng hẳn hệ thống cũ như chuyển đổi trực tiếp, hệ thống cũ sẽ được vận hành song song trong khi cài đặt hệ thống mới cho đến khi hệ thống mới đáp ứng được yêu cầu thì mới chuyển đổi chính thức.
Tuy được vận hành song song, nhưng chỉ có một trong hai hệ thống được sử dụng chính thức. Khi hệ thống mới có sự cố hoặc bị hư hỏng, công việc được tạm thời thực hiện
Thời gian Chuyển đổi trực tiếp HTTTQL cũ HTTTQL mới Chuyển đổi song song HTTTQL cũ HTTTQL mới Chuyển đổi
theo giai đoạn HTTTQL cũ HTTTQL mới
Chuyển đổi thăm dò
HTTTQL cũ HTTTQL mới
HTTTQL mới
HTTTQL mới HTTTQL mới HTTTQL mới
HTTTQL cũ HTTTQL cũ HTTTQL cũ
trên hệ thống cũ cho đến khi sự cố của hệ thống mới được khắc phục.
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép so sánh cả hai hệ thống mới và cũ; an toàn hơn,
thích hợp với những người sử dụng chưa quen với hệ thống mới. Trong khi lỗi của hệ thống mới sẽ được khoanh vùng để xử lý thì các hoạt động nghiệp vụ của hệ thống cũ sẽ hỗ trợ để đảm bảo các hoạt động chức năng của tổ chức không bị gián đoạn.
Nhược điểm: cũng khá tốn kém do khối lượng công việc tăng gấp đôi trong thời gian
chuyển đổi. Ngoài ra, khi cùng một lúc tồn tại cả hai hệ thống sẽ gây phân tán đối với người sử dụng. Phương pháp này đòi hỏi một thời gian đáng kể để chuyển đổi và hiệu chỉnh hệ thống.
Để áp dụng phương pháp này cần tiến hành các công việc sau đây:
- Xác định thời gian hoạt động song song. Thời gian vận hành song song hai hệ thống không được lâu hơn mức cần thiết, cố gắng sắp xếp để thời gian này là ngắn nhất.
- Xác định các thủ tục so sánh và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được cập nhật vào Hệ thống mới.
- Bố trí nhân sự chịu trách nhiệm tham gia vận hành hệ thống mới và hệ thống cũ. Thường thì lượng công việc của mỗi nhân viên sẽ phải tăng lên trong thời gian hai hệ thống cùng hoạt động.
5.2.2.3 Phương pháp chuyển đổi theo giai đoạn (phased conversion)
Phương pháp này có thể coi như phương pháp trung gian của hai phương pháp trên và còn được gọi là phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm. Phương pháp này chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới theo giai đoạn, ở mỗi giai đoạn thực hiện chuyển đổi trực tiếp hoặc song song tại một hoặc một vài bộ phận của hệ thống.
Khác với chuyển đổi song song, trong phương pháp này cả hai hệ thống đều được sử dụng chính thức tại các giai đoạn chuyển đổi.
Ưu điểm: hạn chế bớt việc vận hành cùng lúc 2 hệ thống. Phương pháp này ít gây biến
động lớn trên hệ thống, hạn chế tối đa chi phí và các sự cố vì phạm vi áp dụng hẹp; số lỗi trong mỗi giai đoạn không nhiều và có thể khắc phục được trong khi hệ thống đang hoạt động. Các vấn đề vấp phải trong khi cài đặt ở bộ phận này được rút kinh nghiệm cho bộ phận khác.
Nhược điểm: hai hệ thống phải được làm cho tương thích nhau hoàn toàn; quản lý
phức tạp hơn do tồn tại hai hệ thống cùng một lúc ở các bộ phận đang được cài đặt; khó khăn