Hàng loạt sản phẩm phần mềm đã được tung ra thị trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý khả năng quản lý hoạt động tài chính - kế toán. Chúng được phân thành 2 loại: Phần mềm đa năng và phần mềm chuyên dụng. Các sản phẩm phần mềm đa năng được thiết kế để sử dụng chung cho nhiều đối tượng, ngược lại phần mềm chuyên dụng được thiết kế riêng cho các nhà quản lý tài chính, kế toán.
6.4.4.1 Các phần mềm đa năng
Phần mềm máy tính điện tử hữu ích cho các nhà quản lý tài chính - kế toán là phần mềm bảng tính, phần mềm thống kê và dự báo, phần mềm quản trị CSDL.
a)Phần mềm bảng tính
Phần mềm bảng tính cung cấp một công cụ đa năng, toàn diện cho các nhà quản lý tài chính – kế toán. Một trong số đó là phần mềm bảng tính Excel hiện đang được sử dụng khá phổ biến.
- Các phần mềm này cho phép các nhà quản lý phát triển từng phần các bảng hay các
mẫu đồng bộ, gọi là các "Templates”. Các mẫu này chứa các tiêu đề, tên của các mục trong
bảng tính, các công thức được sử dụng để tính các tổng cột hay tổng dòng, trung bình dòng hay trung bình cột và các đại lượng thống kê khác trên CSDL được đưa vào Templates. Một khi template này đã được lưu lại thì có thể được sử dụng bởi các nhà quản lý thường xuyên và tất cả những gì cần làm chỉ còn là động tác nhập dữ liệu cho các mục và hiệu chỉnh ngày cho đúng mà thôi.
- Phần mềm bảng tính có thể được sử dụng một cách có hiệu quả cho nhiều chức năng tài chính, không chỉ để thực hiện phân tích ngân sách mà còn so sánh nhiều kế hoạch mua sắm tài sản; so sánh nhiều phương án đầu tư khác nhau; dự toán dòng tiền cho một tổ chức... Quan trọng là việc xác định được kiểu phân tích tài chính mà nhà quản lý muốn thực hiện.
- Nếu ngân sách cần chuẩn bị hay cần thao tác là kết quả của việc tập hợp nhiều ngân sách khác nhau, thì việc sử dụng bảng tính điện tử cũng rất thuận tiện. Nó cung cấp khả năng hợp nhất nhiều ngân sách được xây dựng riêng biệt và tổ chức một ngân sách duy nhất một cách tự động.
- Nếu Templates yêu cầu một lượng lớn dữ liệu đã có sẵn trong CSDL của tổ chức, lúc đó nên chọn phần mềm bảng tính có khả năng "Nhập" dữ liệu từ CSDL sẵn có của doanh nghiệp. Cách thức này giảm bớt đáng kể thời gian nhập liệu và cũng đảm bảo rằng, dữ liệu trong bảng tính luôn được cập nhật lại cho phù hợp với dữ liệu trong CSDL chung của tổ chức, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
- Phần mềm bảng tính cũng cung cấp khả năng đồ hoạ rất mạnh. Người dùng có thể vẽ các biểu đồ với nhiều kiểu dáng khác nhau, từ dạng bánh, dạng cột chồng hay dạng đường mô tả dữ liệu trong các bảng tính. Biểu diễn kết quả thu được trên bảng tính điện tử bằng các biểu đồ làm thông tin trở nên dễ đọc, dễ hiểu và hấp dẫn hơn.
Nhiều Công ty phần mềm cung cấp các Templates khác nhau cho phép thực hiện các phân tích tài chính. Các templates này là các bảng tính trắng, chứa các tiêu đề, tên, nhãn và các công thức. Các templates thương mại được sử dụng cho các phân tích ngân sách, dự báo ngân sách, phân tích đầu tư và phân tích tài sản cố định. Ví dụ, phần mềm "Cashflow Sensitivity Analysis - Business Planning Software for Lotus Symphony” cung cấp khả năng tính lợi tức đầu tư và các Templates phục vụ các phần khác của thị trường. Nó cũng bao gồm các biểu đồ để biểu diễn kết quả ở dạng đồ hoạ. Phần mềm "Budget express” cung cấp các Templates có thể được sử dụng để kiểm soát mục tiêu và hợp nhất nhiều bảng tính; phần mềm "Forecast! for 1-2-3” cho phép sử dụng rất dễ dàng các templates dành cho phân tích kiểu chuỗi thời gian và phân tích hồi quy.
b)Phần mềm thống kê và dự báo
Nhiều phân tích tài chính thực hiện lập dự báo cho các sự kiện trong tương lai và đòi hỏi đến những công cụ thống kê (như kiểm định giả thuyết, hồi quy, phân tích chuỗi thời gian, trung bình động...). Cần phân tích kỹ lưỡng nhu cầu ứng dụng, trước khi lựa chọn phần mềm dự báo và thống kê để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định ở mức chiến thuật và chiến lược. Phần mềm được lựa chọn cần phải có:
- Các thủ tục hoặc các phương pháp dự báo cần thiết.
- Mô tả các thủ tục và phương pháp ở một mức độ phù hợp với trình độ về thống kê và dự báo của người sử dụng.
Có một số phần mềm được thiết kế dành cho những người không có kiến thức về thống kê. Chúng thường sử dụng giao diện kiểu thực đơn và dấu nhắc, cho phép người sử dụng chưa có kinh nghiệm chọn lựa các thủ tục và nhập dữ liệu một cách dễ dàng. Nhưng đối với những người sử dụng có kinh nghiệm thì chúng lại tỏ ra không phù hợp do tốc độ nhập dữ liệu và tốc độ đạt đến kết quả thấp hơn nhiều.
c)Phần mềm ngôn ngữ truy vấn và sinh báo cáo
Nếu hệ quản trị CSDL có chứa ngôn ngữ truy vấn tin hay sinh báo cáo hoặc cả hai thì có thể sử dụng các công cụ này để rà soát dữ liệu trong khắp CSDL nhằm tìm ra những thông tin có ích cho những câu hỏi đặc biệt, đột xuất về quản lý tài chính.
Một bộ sinh báo cáo là một công cụ phần mềm cho phép xác định những mục dữ liệu nào trong một bản ghi cần được liệt kê trên một báo cáo và cho phép định dạng lại báo cáo. Nói cách khác, với bộ sinh báo cáo người dùng có thể thực hiện trích rút dữ liệu từ CSDL và định dạng chúng theo một cách sao cho có giá trị sử dụng đối với họ. Tất cả những gì cần làm chỉ là động tác chọn thực đơn và dấu nhắc do phần mềm sinh báo cáo cung cấp.
d)Các phần mềm kiểm toán và an toàn tự động hoá
Có rất nhiều chương trình kiểm toán tự động hoá có thể trợ giúp cho các nhà kiểm toán trong quá trình đánh giá hay theo dõi hệ thống kế toán tự động hoá. Các phần mềm kiểm toán chung cung cấp khả năng thâm nhập vào các tệp máy tính, cho phép các nhà kiểm toán xử lý dữ liệu điện tử tạo các tệp kiểm toán, trích rút dữ liệu và tiến hành phân tích thống kê các dữ liệu; sẵp xếp, tóm tắt và lấy mẫu dữ liệu, sinh các báo cáo.
Phần mềm kiểm toán chung còn cung cấp cho các nhà kiểm toán xử lý dữ liệu điện tử các bảng liệt kê các mục cần kiểm tra và các nhắc nhở khác để kiểm tra tính an toàn của trung tâm xử lý dữ liệu, bao gồm an toàn vật lý của trung tâm và an toàn các thủ tục được sử dụng bởi các nhân viên của trung tâm.
Các hệ thống kế toán tài chính được bảo vệ bởi hàng loạt phần mềm an toàn khác nhau. Một số phần mềm cho phép truy cập tự động vào hệ thống kế toán tài chính thông qua việc nhận diện và kiểm tra đối tượng truy cập hệ thống. Nó duy trì việc ghi nhận mọi ý đồ truy cập, được phép hay không được phép. Nó cũng cho phép mã hoá hoặc giải mã dữ liệu được chuyển tới hay chuyển đi từ CSDL kế toán tài chính.
Một phần mềm bổ sung thường được sử dụng để cung cấp tính năng tắt hệ thống an toàn trong trường hợp có sự cố về điện hoặc các sự cố khác. Restart and recovery software được sử dụng để khôi phục lại hệ thống và cứu lại tối đa dữ liệu được nhập vào trước đó.
Thêm vào đó cũng cần bảo vệ hệ thống trước nguy cơ virus, có thể làm hỏng hay xoá sạch dữ liệu, thậm chí định dạng lại toàn bộ đĩa cứng chứa dữ liệu. Các biện pháp đề phòng là sử dụng các chương trình chống virus, những chương trình có khả năng phát hiện sự có mặt của virus, đồng thời bảo vệ hệ thống trước nguy cơ bị virus thâm nhập, diệt virus hiện hữu và kiểm soát được tác hại mà virus có thể gây nên.
6.4.4.2 Các phần mềm chuyên dụng a)Phần mềm tài chính chuyên dụng
Có nhiều phần mềm thương mại khác nhau có khả năng cung cấp cho các nhà quản lý các công cụ phân tích và lập kế hoạch tài chính. Các sản phẩm phần mềm này thường hạn chế trong một phạm vi ứng dụng nhất định. Ví dụ, có những phần mềm chỉ để hỗ trợ các nhà quản lý tài chính trong việc phát triển và phân tích lập ngân sách vốn trong tổ chức. Một số phần mềm khác lại hỗ trợ việc theo dõi và phân tích vốn đầu tư của tổ chức hay hỗ trợ quản lý dòng tiền của tổ chức.
Ví dụ như với sự trợ giúp của phần mềm IFPS (Interactive Financial Planning System), các nhà quản lý tài chính có thể xây dựng các mô hình tài chính và xử lý chúng nhằm mô phỏng các tình huống kinh doanh khác nhau. Sản phẩm phần mềm này chứa nhiều hàm tài chính, thống kê và toán học để hỗ trợ nhà quản lý trong nhiều tính huống nghiệp vụ khác nhau. Một trong những điểm mạnh của sản phẩm này là cho phép nhà quản lý tối ưu hoá, cho phép phát triển những mô hình và mô phỏng nhiều tình huống "What - if" khác nhau. IFPS cũng cho phép các nhà quản lý đặt mục tiêu cho một số yếu tố nhất định.
Nhiều gói phần mềm cũng được phát triển để giúp các cá nhân và công ty nhỏ quản lý tiền của mình. Một chương trình rất nổi tiếng trong số đó là “Managing your money” - MYM của Andrew Tobia - cho phép người dùng ghi nhận lại các nghiệp vụ tài chính của mình trong một số kiểm tra, in séc, xây dựng một ngân sách gắn liền với số kiểm tra và ước tính các khoản thuế. Nó có thể trợ giúp người dùng quản lý được các khoản đầu tư của mình, thực hiện các thanh toán điện tử... Đối với hoạt động kinh doanh quy mô nhỏ, phần mềm cung cấp khả năng quản lý công nợ phải thu, phải trả với hạn thanh toán, dự báo ngân sách, tiền vốn và thuế, đánh giá mua, bán, cho thuê, in ấn hoá đơn, quản lý tài khoản chi phí và in ra các báo cáo tài chính…
b)Phần mềm kế toán chuyên dụng
Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy tính. Với phần mềm kế toán, người ta có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu.
Các công việc trên có thể thực hiện trên phần mềm bảng tính MS-Excel hay một hệ quản trị CSDL như Visual FoxPro hay MS Access. Tuy nhiên, với Excel đòi hỏi kế toán viên cần có một trình độ tin học tương đối để có thể tự thiết kế và quản trị các bảng tính chứa dữ liệu. Ngược lại, với một phần mềm kế toán chuyên nghiệp (thường được viết trên nền một hệ quản trị CSDL), công việc của các kế toán viên chỉ đơn giản là:
- Nhập dữ liệu kế toán và lên báo cáo quản trị
- Nhập dữ liệu kế toán và thực hiện bút toán cuối kỳ, sau đó lên báo cáo quản trị hoặc báo cáo tài chính.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, hình thức sở hữu và tính chất hoạt động SXKD của các tổ chức, doanh nghiệp. Chúng hầu hết được viết bằng một ngôn ngữ CSDL với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất
của công tác kế toán. Bản thân các phần mềm thường được xây dựng mềm dẻo, cho phép người sử dụng vận dụng một cách linh hoạt để phục vụ công tác kế toán của tổ chức, doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
Sau đây là một số phần mềm kế toán được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam:
Phần mềm Fast Accounting: Đây là sản phẩm của Công ty phần mềm tài chính kế toán Fast, được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997. Phần mềm này có thể đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng về quy mô, loại hình kinh doanh và hình thức sở hữu với ba dòng sản phẩm chính:
- Fast Start – dành cho doanh nghiệp nhỏ;
- Fast Advanced – dành cho các doanh nghiệp quy mô vừa; - Fast Enterprise – dành cho các doanh nghiệp lớn.
Phần mềm Effect: Đây là phần mềm trợ giúp kế toán quản trị doanh nghiệp của Trung tâm phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, được đưa vào sử dụng chính thức từ năm 1997. Effect mang tính động, đáp ứng yêu cầu biến động trong kinh doanh của doanh nghiệp cũng như trong quản lý của Nhà nước. Nó bao gồm tất cả các phân hệ kế toán và nghiệp vụ kế toán cần thiết, có khả năng cung cấp các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị và các chỉ tiêu tài chính cơ bản.
Phần mềm Misa: MISA là phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp với đầy đủ các phân hệ kê toán điển hình như kế toán theo dõi hạn mức kinh phí; kế toán tiền mặt, tiền gửi; kế toán nguồn kinh phí vốn, quỹ; kế toán các dự án; kế toán tiền lương, công nợ…
Phần mềm AccNetiZ: là phần mềm kế toán mới của Lạc Việt – một công ty tích hợp giải pháp (mạng, phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật) hàng đầu Việt Nam. AccNet là một phần mềm dễ học, dễ sử dụng với đầy đủ các thành phần kế toán cơ bản như quản lý vốn bằng tiền, quản lý mua hàng và các khoản phải trả, bán hàng và các khoản phải thu, quản lý kho và kế toán tổng hợp. Bên cạnh đó, Lạc Việt còn thiết kế các phần thực hành bổ sung như kế toán TSCĐ, giá thành, lương… theo nhu cầu riêng của từng đơn vị.