Soạn thảo báo cáo là công đoạn cuối cùng của giai đoạn phân tích hệ thống. Các nội dung chính của báo cáo bao gồm:
♦ Tiêu đề: Báo cáo tổng hợp của giai đoạn phân tích hệ thống ♦ Mục lục: Các phần nội dung chính của báo cáo
1. Phương pháp luận phân tích HTTT 2. Phân tích chức năng trong HTTT 3. Sơ đồ chức năng công việc
4. Các kết quả quan sát hệ thống, tổ chức phỏng vấn, điều tra theo bảng câu hỏi… 5. Xác định các dòng thông tin kinh doanh trong hệ thống
6. Dòng dữ liệu đầy đủ của hệ thống
♦ Lời giới thiệu: Cần nêu bật được mục đích của báo cáo, giới hạn của người viết đối với mục đích đã chọn, phương pháp và cách tiếp cận.
♦ Nội dung báo cáo: Trình bày một cách logic những vấn đề đặt ra và các kết quả thu được. ♦ Kết luận: Trình bày những kết quả quan trọng nhất của quá trình phân tích hệ thống. ♦ Phụ lục: những tài liệu cần thiết đính kèm, những bảng biểu, minh họa, các sơ đồ luồng dữ liệu…
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 3
1. Trình bày nội dung chính của các phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích HTTT, cụ thể:
a) Phương pháp nghiên cứu tài liệu. b) Phương pháp quan sát hệ thống. c) Phương pháp phỏng vấn.
d) Phương pháp sử dụng phiếu điều tra. e) Phương pháp tổ chức hội thảo chuyên đề. f) Phương pháp làm mẫu.
2. Trình bày phương pháp phân tích chức năng và lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD. Cho ví dụ cụ thể.
3. Trình bày khái niệm sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các ký pháp, quy tắc vẽ và phương pháp xây dựng DFD.
4. Trình bày các nội dung chính của báo cáo giai đoạn phân tích HTTT.
5. Một cửa hàng bán quần áo muốn thiết lập một hệ thống giám sát bán hàng. Cửa hàng sử dụng bản copy của các biên lai thu tiền được giao khách hàng để cập nhật hồ sơ hàng đã bán, hồ sơ hàng tồn kho và hồ sơ doanh thu. Cửa hàng sử dụng các hồ sơ này để phát sinh báo cáo đặt mua thêm hàng cho nhà kho và báo cáo cho người quản lý.
a) Hãy lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD.
b) Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh và DFD mức 0 của hệ thống.
6. Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt hàng chính là hàng điện tử - điện lạnh. Công ty có nhiều cửa hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước.
Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải tìm kiếm thị trường. Sau khi đã tìm được khách hàng, Công ty tổ chức ký kết hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng.
Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải quảng cáo sản phẩm, giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, sau đó xác định khách hàng có nhu cầu về sản phẩm. Đối với khách hàng có nhu cầu về sản phẩm, Công ty sẽ tổ chức ký kết hợp đồng. Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai bên cần thỏa thuận phương thức thanh toán và phương thức giao hàng. Việc giao hàng sẽ bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của khách hàng và thu tiền của khách hàng.
Hãy vẽ sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý bán hàng thuộc Công ty X nói trên.
7. Một siêu thị có nhiều kho hàng đặt ở các vị trí khác nhau. Nhiệm vụ chính của các kho hàng là Nhập hàng và Xuất hàng.
Để nhập hàng, khi nhà cung cấp xuất trình phiếu nhập hàng, người ta phải kiểm tra tính hợp lệ của phiếu. Nếu không hợp lệ thì trả lời cho nhà cung cấp. Nếu phiếu hợp lệ thì kiểm tra hàng nhập về chủng loại và số lượng theo nội dung ghi trong phiếu. Nếu đúng thì cho nhập hàng vào kho, viết phiếu trả tiền cho nhà cung cấp, ghi sổ xuất nhập. Nếu sai thì thông tin lại cho nhà cung cấp.
Khi xuất hàng, sau khi nhận được phiếu xuất từ khách hàng, người ta phải kiểm tra xem phiếu có hợp lệ hay không. Nếu không thì thông tin lại cho khách hàng; nếu hợp lệ thì kiểm tra lượng hàng trong kho còn đủ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng không. Nếu đủ thì xuất hàng, viết phiếu thu tiền của khách hàng và ghi vào sổ xuất nhập. Nếu không thì thông báo cho khách hàng và bộ phận nhập hàng đăng ký với nhà cung cấp.
a) Hãy vẽ sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý kho hàng
b) Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh, mức 0 (DFD-0) và mức 1 (DFD-1) của hệ thống quản lý kho hàng nói trên.
CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Sau khi nghiên cứu Báo cáo phân tích HTTT – kết quả của giai đoạn đầu tiên, các cấp lãnh đạo có thẩm quyền của tổ chức sẽ đưa ra quyết định có triển khai tiếp dự án xây dựng HTTT quản lý (mới) hay không. Nếu được sự phê duyệt của Lãnh đạo, các nhóm công tác liên quan sẽ thực hiện bước tiếp theo – thiết kế HTTT quản lý. Đây là một vấn đề có ý nghĩa lý thuyết và thực hành cực kỳ quan trọng. Trong chương này, chúng ta sẽ nghiên cứu các nguyên tắc và quy trình thiết kế HTTT quản lý .