Dưới góc độ quản lý, các HTTT quản lý sản xuất trong tổ chức, doanh nghiệp được chia thành 3 mức: mức chiến lược, mức chiến thuật và mức tác nghiệp.
- Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về sản xuất - Các dữ liệu từ bên ngoài về dây chuyền, công nghệ SX mới…
Thông tin vào
- Báo cáo kiểm tra chất lượng - Kế hoạch NVL - Lịch sản xuất - Mẫu thiết kế SP - Công nghệ SX… CSDL SXKD Thông tin ra HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT PTIT
- Ở mức tác nghiệp là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp các công việc trên dây chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng).
- Ở mức chiến thuật là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp các nhà quản lý điều khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố, theo dõi các nguồn tài nguyên và chi phí cho sản xuất.
- Ở mức chiến lược là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp xác định kế hoạch sản xuất dài hạn, nơi đặt mặt bằng sản xuất, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện sản xuất mới, đầu tư vào công nghệ sản xuất mới…
Các HTTT quản lý sản xuất về cơ bản thuộc mức tác nghiệp và chiến thuật, cung cấp thông tin để điều khiển và kiểm soát việc sản xuất ra sản phẩm cũng như phân bổ các nguồn lực để hoàn thiện các tiến trình sản xuất. Ngược lại, các HTTT quản lý sản xuất ở mức chiến lược nhằm trợ giúp tổ chức, doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược với sự ràng buộc một lượng lớn vốn và các nguồn lực khác trong một thời gian dài.
6.3.3.1 Các HTTT sản xuất mức tác nghiệp
Có nhiều HTTT tác nghiệp hỗ trợ chức năng sản xuất như phân hệ mua hàng, giao hàng, quản lý chất lượng…
a)HTTT mua hàng
Để có được hàng hóa đầy đủ và đều đặn phục vụ quá trình sản xuất, HTTT quản lý mua hàng cần thực hiện các chức năng cụ thể sau:
- Quản lý mua hàng, bao gồm mua nguyên vật liệu dùng để sản xuất và các loại phụ
kiện, trang thiết bị phục vụ sản xuất, bảo trì, sửa chữa và vận hành. Quá trình mua sắm bao gồm quyết định mua sắm, phát hành đơn đặt hàng, liên hệ với nhà cung cấp... Nội dung mua sắm bao gồm chủng loại hàng, số lượng, giá, ngày chuyển giao, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán và các khoản tiền trả. Đây là những loại dữ liệu quan trọng mô tả chi tiết cho quá trình mua sắm mà HTTT cần phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời.
+ Phân hệ mua hàng: duy trì dữ liệu và cung cấp các báo cáo về mọi giai đoạn của quá trình mua hàng với các tệp dữ liệu như tệp các đơn hàng, hàng mua, tệp nguyên vật liệu, tệp các nhà cung cấp…
+ Phân hệ nhận hàng: duy trì dữ liệu và cung cấp các báo cáo nhận hàng với đầy đủ thông tin về ngày nhận hàng, mã và tên nhà cung cấp, tên hàng, số lượng hàng đặt và hàng thực nhận…
- Quản lý mức tiêu dùng nguyên vật liệu. HTTT cần trợ giúp giám sát và phát hiện ra
mức tiêu thụ bất thường trong từng công đoạn sản xuất và ở từng bộ phận để tìm nguyên nhân giải quyết trước khi đưa ra quyết định mua.
- Chọn nhà cung cấp. Các hoạt động mua sắm thường phục vụ cho kế hoạch sản xuất
dài hạn của tổ chức nên tổ chức cần quan tâm đến chính sách giá, chất lượng hàng hóa, dịch vụ, mức độ hỗ trợ kỹ thuật và năng lực cung cấp hàng của các nhà cung cấp. Vì vậy, HTTT cần có khả năng tìm kiếm và so sánh giữa các nhà cung cấp để chọn ra những nhà cung cấp phù hợp nhất.
- Đàm phán và giám sát việc thực thi hợp đồng. Khi thực hiện mua hàng, hợp đồng
mua bán với nhà cung cấp cần phải qua đàm phán về giá cả, chất lượng hàng hóa, các đợt chuyển hàng, phương thức thanh toán... HTTT cần phải lưu vết đầy đủ, chi tiết các điều khoản đã được thỏa thuận giữa các bên để làm cơ sở cho quá trình thực hiện hợp đồng. HTTT cần theo dõi suốt quá trình thực hiện hợp đồng để phòng ngừa rủi ro hoặc điều chỉnh các điều khoản kịp thời.
b)HTTT giao hàng
Mắt xích cuối cùng của quá trình sản xuất là nhập thành phẩm vào kho hàng hoặc giao trực tiếp cho khách hàng. HTTT giao hàng sẽ cung cấp thông tin chủ yếu cho hệ thống hàng tồn kho và công nợ phải thu.
c)HTTT quản lý chất lượng
Chất lượng trong hệ thống sản xuất bao gồm hai loại:
- Chất lượng sản phẩm thể hiện trên các đặc tính cố hữu của sản phẩm được đo theo các
tiêu chuẩn chất lượng. Hệ thống cung cấp thông tin về chất lượng từ dạng nguyên vật liệu đến sản phẩm dở dang và cho tới sản phẩm nhập kho.
- Chất lượng của các tiến trình sản xuất được đánh giá dựa trên thời gian thực hiện,
mức độ tiêu tốn nguồn lực và mức độ hoàn thiện của kết quả so với những chỉ tiêu về thời gian, kinh phí, kết quả đã được hoạch định cho công việc.
HTTT quản lý chất lượng hoạt động song hành với các tiến trình sản xuất và có 3 chức năng cơ bản là hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng. Các thông tin kiểm tra chất lượng được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau:
- Có thể được hệ thống phát triển và thiết kế sản phẩm sử dụng để xác định các đặc điểm thực tế cho một sản phẩm đang trong quá trình phát triển.
- Cần thiết cho bộ phận mua hàng để đánh giá chất lượng những hàng hoá đặt mua. - Giúp các nhà quản lý xác định các yếu điểm của máy móc và con người tham gia sản xuất, những nhân lực không đủ năng lực cần thiết đối với công việc được giao.
6.3.3.2 Các HTTT sản xuất mức chiến thuật
Các HTTT quản lý sản xuất ở mức chiến thuật trợ giúp các nhà quản lý điều khiển và kiểm soát quá trình sản xuất. Đó là các hệ thống:
a)HTTT quản lý hàng dự trữ (hay quản lý hàng tồn kho)
Hệ thống này sử dụng thông tin của các HTTT tác nghiệp như hệ thống mua hàng, giao hàng và hệ thống xử lý đơn đặt hàng của người mua.
Mục tiêu của quản lý hàng dự trữ là để giảm tối đa chi phí trong khi vẫn duy trì được tồn kho đủ để đáp ứng yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu và đáp ứng yêu cầu có thành phẩm để bán. Duy trì mức tồn kho hợp lý sẽ tránh được tình trạng ngừng sản xuất vì thiếu nguyên liệu hoặc mất doanh thu vì thiếu thành phẩm để bán. Mức độ tồn kho phụ thuộc vào số lượng và số lần nhập và xuất vật tư. Nếu nhập hàng nhiều lần với số lượng ít thì tổ chức sẽ tốn chi phí
đặt hàng nhưng mức tồn kho ít; ngược lại mức tồn kho cao sẽ phát sinh chi phí tồn kho cao (do tốn chi phí cho mặt bằng, vật tư giảm giá hoặc hư hỏng).
Có hai cách cơ bản để quản lý hàng dự trữ:
- Xác định mức tồn kho an toàn (hay mức đặt hàng lại RL- Reorder Level) là mức tồn kho tối thiểu thỏa mãn nhu cầu sử dụng vật tư trong khoảng thời gian giữa hai lần đặt hàng. Phương pháp này làm giảm số lần đặt hàng với số lượng ít. - Xác định mức đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity hay EOQ) là mức đặt hàng có chi phí tối ưu nhất, là điểm cân bằng giữa chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng (hình 6.7).
Hình 6.8 Thông tin đầu vào, đầu ra của mô hình RL và EOQ
ĐẦU VÀO
- Nhu cầu hàng năm về một loại hàng dự trữ - Giá một đơn vị hàng - Chi phí đặt hàng trên một đơn hàng - Chi phí dự trữ trung bình trên một đơn vị dự trữ trong năm - Thời gian đặt hàng ĐẦU RA - Lượng hàng đặt tối ưu mỗi lần - Số lượng đơn hàng - Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng - Tổng chi phí dự trữ Phương pháp Economic Order Quantity ĐẦU VÀO
- Nhu cầu hàng năm về một loại hàng dự trữ - Số ngày sản xuất trong năm
- Thời gian vận chuyển một đơn hàng ĐẦU RA Mức đặt hàng lại (RL) hay mức tồn kho an toàn Phương pháp Reorder Level Lượng hàng mua Chi phí đặt hàng Chi phí lưu kho Tổng chi phí
EOQ
Chi phí
Hình 6.7. Điểm đặt hàng tối ưu trong EOQ
Hầu hết các hệ thống quản lý sản xuất đều có hệ thống quản lý hàng dự trữ. Số lượng tiêu dùng hoặc nhập kho của mỗi nguyên vật liệu được hệ thống theo dõi để từ đó tính được số lượng tồn kho và để biết khi nào cần mua thêm.
Có một số HTTT giúp giải quyết triệt để vấn đề quản lý hàng dự trữ như:
♦ HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP (Material Requirement Planning)
giúp xác định chính xác mức hàng dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất, xác định khoảng thời gian cần thiết để có thể nhận được hàng từ nhà cung cấp, tính toán lượng hàng đặt với một chi phí hợp lý nhất, sau đó tiến hành đặt mua tại một thời điểm thích hợp nhất để chắc chắn có chúng đúng lúc cần đến.
♦ HTTT dự trữ đúng thời điểm JIT (Just – In – Time). Phương châm của JIT là các
hoạt động chỉ xảy ra đúng vào lúc cần thiết để duy trì lịch sản xuất. Để quản lý hàng dự trữ trong hệ thống JIT, cần thiết lập một chế độ kiểm soát sản xuất hiệu quả và duy trì sự phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp thông qua mạng truyền dữ liệu điện tử. Nhà cung cấp có thể theo dõi được mức hàng dự trữ của tổ chức và họ chỉ gửi nguyên vật liệu vừa đủ thỏa mãn nhu cầu sản xuất của tổ chức mà thôi.
b)HTTT lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất là kế hoạch cấp phát nguồn lực có sẵn (công cụ, nhân lực và máy móc) cho các công việc cần thực hiện, để sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất. HTTT lập kế hoạch sản xuất (hay điều độ sản xuất) sẽ hỗ trợ quá trình sắp xếp các công việc cần thực hiện theo trình tự hợp lý, có xác định rõ ai/ bộ phận nào làm, thời điểm bắt đầu và kết thúc, ước lượng mức độ nguồn lực và thời gian cần thiết để thực hiện tất cả các công việc theo yêu cầu.
Một phương pháp lập kế hoạch thực hiện công việc phổ biến là sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique). Nó cho biết các công việc cần phải được thực hiện trong thời gian bao lâu và những công việc nào không được phép trễ tiến độ (nằm trên đường găng). Từ sơ đồ PERT AON (Action – On – Node), sơ đồ Gantt được dùng để diễn tả chi tiết liên kết giữa công việc, thời gian và nguồn lực; phân tích cách sử dụng nguồn lực cho công việc (mức độ hiệu quả, phân bổ các loại nguồn lực cho công việc…).
c)HTTT phát triển và thiết kế sản phẩm
Các tổ chức thường áp dụng hai hướng chính để phát triển và thiết kế sản phẩm: - Các nhà thiết kế có thể sử dụng máy tính để thiết kế sản phẩm mới một cách chủ động và sáng tạo. Tuy nhiên, bộ phận thiết kế thường sử dụng thông tin đặc tả sản phẩm thu được từ quá trình khảo sát khách hàng hoặc HTTT nghiên cứu thị trường; từ đó xác định sản phẩm và các đặc tính của sản phẩm dựa trên mong muốn của người tiêu dùng. Để thực hiện được việc này, các HTTT cần cung cấp phương tiện để khách hàng có thể đặt ra yêu cầu về sản phẩm mà họ mong muốn.
- Nhìn từ quan điểm thiết kế, sản phẩm là một cấu trúc nhiều thành phần liên kết với nhau. Theo xu hướng công nghiệp hóa, mỗi thành phần của sản phẩm ngày càng được chuẩn hóa và được nhiều nhà sản xuất cung cấp với giá cạnh tranh, do đó việc thiết kế sản phẩm
ngày nay có xu hướng lắp ráp từ các mô-đun đã được chuẩn hóa. Điều này giúp cho tổ chức giảm nhiều chi phí. Quản lý việc thiết kế sản phẩm sẽ gồm các công việc phân tích xu hướng chuẩn hoá các sản phẩm và công nghệ, phân tích khả năng sử dụng các mô-đun chuẩn hóa đang bán trên thị trường cho từng sản phẩm, định hướng thiết kế sản phẩm theo các công nghệ chuẩn, quản lý các dòng sản phẩm...
6.3.3.3 Các HTTT sản xuất mức chiến lược
Các HTTT này nhằm trợ giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược như:
a)HTTT lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm sản xuất
Hệ thống này dựa vào nhiều nguồn thông tin đa dạng từ bên trong và bên ngoài tổ chức. - Nguồn thông tin bên ngoài bao gồm các CSDL trên CD - Rom, các nguồn thư viện truyền thống hay các CSDL trực tuyến duy trì bởi các cơ quan chính phủ, các tổ hợp công nghiệp, các nhóm nghiên cứu tư nhân hay các tổ chức tư vấn.
Một số thông tin bên ngoài tương đối khách quan và có thể định lượng được như tính sẵn có và chi phí nhân công có tay nghề; phương tiện cùng chi phí vận chuyển hàng hóa; tính sẵn có của các vị trí mặt bằng, giá cả đất đai; sự thuận tiện trong vấn đề mua sắm nguyên vật liệu cũng như tiêu thụ sản phẩm; cơ sở hạ tầng, giá cả năng lượng…
Một số thông tin khác mang tính chủ quan và định tính như thái độ cộng đồng đối với tổ chức, chất lượng các dịch vụ cộng đồng…
- Các nguồn thông tin bên trong bao gồm các HTTT nhân lực, các HTTT tổ chức kế toán và các HTTT sản xuất.
b)HTTT đánh giá và lập kế hoạch công nghệ
Các HTTT đánh giá công nghệ cung cấp thông tin về các công nghệ sản xuất mới, có chức năng giúp các nhà quản lý xác định các công nghệ mới và đánh giá lợi thế chiến lược của các công nghệ đó, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn công nghệ sản xuất cho tổ chức.
c)HTTT xác định quy trình thiết kế sản phẩm
Một doanh nghiệp có thể mua nguyên vật liệu, sản xuất các phụ kiện, lắp ráp các phụ kiện thành các bộ phận, sau đó lắp ráp các bộ phận thành thành phẩm hoặc có thể quyết định mua các phụ kiện, các bộ phận từ một nhà cung cấp khác và chỉ giới hạn quy trình thiết kế ở khâu lắp ráp và kiểm tra chất lượng sản phẩm. HTTT này sẽ xử lý các lượng thông tin khổng lồ từ nhiều HTTT bên trong và bên ngoài tổ chức và giúp nhà quản lý đưa ra quyết định cuối cùng.
d)HTTT thiết kế, triển khai doanh nghiệp
Để thiết kế một doanh nghiệp mới, tổ chức cần những thông tin về công nghệ sản xuất sẽ áp dụng, số lượng nhân công dự kiến cùng kế hoạch phân công lao động, bố trí sản xuất; hệ thống giao thông trong vùng; giá cả điện, nước và các nguồn năng lượng khác; giá cả và tính sẵn có của nguyên vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu đầu vào; giá cả vận chuyển hàng hóa; chi phí mặt bằng… Các thông tin này có thể có được từ các HTTT lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh, đánh giá công nghệ hoặc quá trình thiết kế sản phẩm và công nghệ.