6.6.1 Khái niệm
Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức, vì con người tham gia vào hai
hoạt động cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn lực trực tiếp thực hiện các công việc không thể tự động hoá (xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…). Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chức phải có
nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợi thế cạnh tranh hoặc tăng hiệu quả kinh doanh.
HTTT quản trị nhân lực cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về
quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức. Các HTTT quản trị nhân lực không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ… mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác. Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợ của HTTT quản trị nhân lực là:
- Tuyển chọn người lao động.
- Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của tổ chức. - Lựa chọn, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động. - Đào tạo và phát triển người lao động.
- Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động. - Phân tích và thiết kế công việc.
- Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu - Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực.
HTTT quản trị nhân lực của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như HTTT kế toán tài chính, HTTT sản xuất và HTTT Marketing.
6.6.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra - Kế hoạch chiến lược - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về NNL của tổ chức - Các dữ liệu từ bên ngoài có liên quan đến công tác quản trị NNL
Thông tin vào
- Báo cáo lương, thưởng, các khoản phúc lợi, bảo hiểm… - Kế hoạch nhu cầu nhân lực - Hồ sơ, lý lịch nhân sự - Báo cáo kỹ năng làm việc - Báo cáo thi đua khen thưởng…
CSDL Quản trị Nhân lực
Thông tin ra HTTT
QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
Hình 6.12. Tổng quan về HTTT quản trị nhân lực
Nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản trị nhân lực bao gồm: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức; các thông tin từ các HTTT xử lý giao dịch như hệ thống lương, các dữ liệu về nguồn nhân lực của tổ chức (bản sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ, bằng khen… của nhân viên); các dữ liệu từ bên ngoài tổ chức liên quan đến công tác quản trị nguồn nhân lực (các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản điều hành của các cơ quan quản lý Nhà nước, thông tin từ các hiệp hội và tổ chức lao động, mức lương của các tổ chức khác…).
Nguồn dữ liệu đầu ra của hệ thống này bao gồm các báo cáo quản lý như các báo cáo tổng hợp về số lượng, đặc điểm lao động của các bộ phận; tổng hợp về lương, thưởng…; báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực; các hồ sơ, lý lịch trích ngang của cán bộ, nhân viên theo các tiêu chí cần thiết…