Trình tự thực hiện các công việc chuyển đổi hệ thống cũ bằng hệ thống mới phụ thuộc vào các phương pháp chuyển đổi.
Một cách tổng quát, có 4 phương pháp chuyển đổi hệ thống phổ biến minh họa trên
Hình 5.2. Các phương pháp đó là: chuyển đổi trực tiếp, chuyển đổi song song, chuyển đổi
theo giai đoạn (từng bước thí điểm) và chuyển đổi thăm dò (bộ phận). Mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm riêng. Tùy từng trường hợp và điều kiện cụ thể, các tổ chức cần quyết định sử dụng phương pháp phù hợp và hiệu quả nhất.
5.2.2.1 Phương pháp chuyển đổi trực tiếp (direct conversion)
Nội dung của phương pháp này là dừng hẳn hệ thống cũ, chuyển đổi và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng.
Ưu điểm: thực hiện nhanh và ít tốn kém nhất trong số bốn phương pháp. Nó cho phép
thu được hai bức tranh để so sánh hiệu quả xử lý thông tin kinh tế của HTTT quản lý mới so với HTTT quản lý cũ.
Nhược điểm: không có khả năng ứng phó với rủi ro, nếu hệ thống mới có sai sót, bị hư
hỏng, ngừng hoạt động (vì thực tế là nó thường chưa hoàn chỉnh hẳn), toàn bộ công việc sẽ bị ách tắc.
Phương pháp này nên áp dụng trong trường hợp thực sự cần thiết và trong trường hợp đó, cần tiến hành các thao tác sau đây:
- Kiểm tra hệ thống một cách chặt chẽ - Chuẩn bị khả năng khôi phục dữ liệu
- Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn chuyển đổi hệ thống và phương án xử lý thủ công dự phòng trong trường hợp xấu nhất vẫn duy trì hoạt động của hệ thống.
- Huấn luyện chu đáo tất cả các người sử dụng tham gia hệ thống
- Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ và lưu trữ dữ liệu như máy phát điện, đĩa từ, máy in…
Thường thì phương pháp này chỉ nên áp dụng đối với những HTTT không lớn lắm với độ phức tạp vừa phải. Trong trường hợp không chấp nhận tồn tại song song cả hai hệ thống thì phương pháp này là lựa chọn duy nhất. Ví dụ như các hệ thống kiểm tra chất lượng sản phẩm; hệ thống bán hàng tự động; hệ thống đặt vé máy bay, tàu hoả…
Hình 5.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống 5.2.2.2 Phương pháp chuyển đổi song song (parallel conversion)
Nội dung của phương pháp: thay vì dừng hẳn hệ thống cũ như chuyển đổi trực tiếp, hệ thống cũ sẽ được vận hành song song trong khi cài đặt hệ thống mới cho đến khi hệ thống mới đáp ứng được yêu cầu thì mới chuyển đổi chính thức.
Tuy được vận hành song song, nhưng chỉ có một trong hai hệ thống được sử dụng chính thức. Khi hệ thống mới có sự cố hoặc bị hư hỏng, công việc được tạm thời thực hiện
Thời gian Chuyển đổi trực tiếp HTTTQL cũ HTTTQL mới Chuyển đổi song song HTTTQL cũ HTTTQL mới Chuyển đổi
theo giai đoạn HTTTQL cũ HTTTQL mới
Chuyển đổi thăm dò
HTTTQL cũ HTTTQL mới
HTTTQL mới
HTTTQL mới HTTTQL mới HTTTQL mới
HTTTQL cũ HTTTQL cũ HTTTQL cũ
trên hệ thống cũ cho đến khi sự cố của hệ thống mới được khắc phục.
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép so sánh cả hai hệ thống mới và cũ; an toàn hơn,
thích hợp với những người sử dụng chưa quen với hệ thống mới. Trong khi lỗi của hệ thống mới sẽ được khoanh vùng để xử lý thì các hoạt động nghiệp vụ của hệ thống cũ sẽ hỗ trợ để đảm bảo các hoạt động chức năng của tổ chức không bị gián đoạn.
Nhược điểm: cũng khá tốn kém do khối lượng công việc tăng gấp đôi trong thời gian
chuyển đổi. Ngoài ra, khi cùng một lúc tồn tại cả hai hệ thống sẽ gây phân tán đối với người sử dụng. Phương pháp này đòi hỏi một thời gian đáng kể để chuyển đổi và hiệu chỉnh hệ thống.
Để áp dụng phương pháp này cần tiến hành các công việc sau đây:
- Xác định thời gian hoạt động song song. Thời gian vận hành song song hai hệ thống không được lâu hơn mức cần thiết, cố gắng sắp xếp để thời gian này là ngắn nhất.
- Xác định các thủ tục so sánh và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được cập nhật vào Hệ thống mới.
- Bố trí nhân sự chịu trách nhiệm tham gia vận hành hệ thống mới và hệ thống cũ. Thường thì lượng công việc của mỗi nhân viên sẽ phải tăng lên trong thời gian hai hệ thống cùng hoạt động.
5.2.2.3 Phương pháp chuyển đổi theo giai đoạn (phased conversion)
Phương pháp này có thể coi như phương pháp trung gian của hai phương pháp trên và còn được gọi là phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm. Phương pháp này chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới theo giai đoạn, ở mỗi giai đoạn thực hiện chuyển đổi trực tiếp hoặc song song tại một hoặc một vài bộ phận của hệ thống.
Khác với chuyển đổi song song, trong phương pháp này cả hai hệ thống đều được sử dụng chính thức tại các giai đoạn chuyển đổi.
Ưu điểm: hạn chế bớt việc vận hành cùng lúc 2 hệ thống. Phương pháp này ít gây biến
động lớn trên hệ thống, hạn chế tối đa chi phí và các sự cố vì phạm vi áp dụng hẹp; số lỗi trong mỗi giai đoạn không nhiều và có thể khắc phục được trong khi hệ thống đang hoạt động. Các vấn đề vấp phải trong khi cài đặt ở bộ phận này được rút kinh nghiệm cho bộ phận khác.
Nhược điểm: hai hệ thống phải được làm cho tương thích nhau hoàn toàn; quản lý
phức tạp hơn do tồn tại hai hệ thống cùng một lúc ở các bộ phận đang được cài đặt; khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu.
Để áp dụng phương pháp này, chúng ta cần thực hiện các bước sau đây:
- Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm để áp dụng hệ thống xử lý thông tin mới theo phương thức trực tiếp hay song song.
- Kiểm tra xem hệ thống mới áp dụng vào các bộ phận này có hoạt động ổn định không, có xuất hiện vấn đề gì cần khắc phục không…
- Tiến hành sửa đổi, điều chỉnh những vấn đề xuất hiện - Nhận xét, so sánh, rút kinh nghiệm cho các bộ phận khác.
5.2.2.4 Phương pháp chuyển đổi thăm dò (pilot conversion)
Nếu như tổ chức có nhiều chi nhánh xử lý công việc giống nhau (như các bưu cục), thì chuyển đổi bằng cách thăm dò sẽ rất phù hợp: một trong các chi nhánh của tổ chức (gọi là “pilot site”) sẽ được chuyển đổi trực tiếp. Nếu như hệ thống bị sự cố, các giao dịch được chuyển sang các chi nhánh khác trong khi chờ cho sự cố được khắc phục. Sau một thời gian, nếu hệ thống mới đã hoạt động ổn định, các chi nhánh còn lại sẽ được chuyển đổi đồng loạt.
Ưu điểm: Hạn chế thấp nhất các rủi ro vì nếu có chúng cũng được phân tán theo thời
gian và không gian, tận dụng được một số lợi thế của hệ thống mới trước khi nó hoàn chỉnh.
Nhược điểm: phải viết thêm các chương trình chia sẻ dữ liệu. Phương pháp này chỉ
thực hiện được với điều kiện hệ thống mới và cũ phải tương thích. 5.3 HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG
5.3.1 Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện
Mục tiêu của công tác huấn luyện là giúp những người sử dụng và những người bảo trì hệ thống làm quen, thích nghi với hệ thống mới, bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết cho họ để họ vận hành, khai thác và quản lý hệ thống được tốt nhất.
Các hệ thống mới thường đưa ra nhiều chức năng, tiện ích mà người sử dụng cần phải sẵn sàng để làm việc với nó, nhận biết được nó làm được gì cho họ, làm như thế nào và họ đã có đủ tự tin để làm việc với nó hay chưa. Trong khi đó, đa số các nhà quản lý, các nhân viên của tổ chức là các người sử dụng lại chưa được tiếp cận với hệ thống mới mà chỉ quen làm việc trong hệ thống cũ. Chính vì vậy, việc huấn luyện đặc biệt cần thiết khi thiết lập hệ thống mới.
Công tác huấn luyện giúp tổ chức giảm chi phí và thời gian bố trí cho các cán bộ nhân viên đi học các khóa học chính quy về các vấn đề liên quan; tối thiểu hóa các giám sát cần phải có; tăng tính năng động và mức độ thích nghi của người sử dụng, cung cấp các kỹ năng, kỹ xảo sử dụng hệ thống; đảm bảo cho hệ thống hoạt động an toàn và hiệu quả trong quá trình vận hành.
5.3.2 Nội dung và phương pháp huấn luyện
Có nhiều nội dung huấn luyện cần xem xét để thực hiện tùy theo tính chất của hệ thống và năng lực của người sử dụng như các kiến thức cơ bản về máy tính và HTTT quản lý, kiến thức quản lý, các kỹ năng, kỹ xảo cần có… Mỗi nội dung huấn luyện được thực hiện theo nhiều cách khác nhau như: hướng dẫn từng người, tổ chức lớp tập huấn, thực tập trên phần mềm dùng để huấn luyện.
Các nội dung huấn luyện cụ thể là:
a/ Nhận thức về máy tính: giới thiệu các khái niệm cơ bản, tham quan máy móc, thiết bị; làm quen với các máy tính cá nhân, các khả năng của máy tính…
b/ Nhận thức về hệ thống: giới thiệu các chức năng của hệ thống, hệ thống có khả năng thực hiện được những công việc gì, dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, các hệ thống mẫu biểu, những khía cạnh quản lý có tác động đến hệ thống và ngược lại, hệ thống tác động đến
những khía cạnh quản lý nào… Phân định rõ trách nhiệm của mỗi người sử dụng trong hệ thống (từ các nhà quản lý các cấp đến từng cán bộ, nhân viên).
c/ Huấn luyện kỹ xảo: đối với từng vị trí trong toàn bộ HTTT, sau khi giới thiệu chức năng liên quan của hệ thống, các thao tác cần thực hiện, phương pháp cập nhật dữ liệu, kết xuất báo cáo, phương pháp tra cứu, tìm kiếm thông tin…; cần bố trí cho họ trực tiếp thao tác, giao tiếp với hệ thống một cách nhuần nhuyễn vào các thời điểm khác nhau để bản thân họ phát hiện ra được những vướng mắc, cách xử lý các sự cố…
Phương châm của công tác huấn luyện là: - Rèn luyện kỹ xảo qua các bài tập thực tế - Huấn luyện mọi vấn đề liên quan đến hệ thống - Huấn luyện cho tất cả các người sử dụng hệ thống
- Huấn luyện liên tục trong suốt quá trình đưa hệ thống mới vào sử dụng.
- Đối với cả các phần mềm dễ sử dụng và quen thuộc vẫn có nhu cầu huấn luyện. Quá trình tổ chức huấn luyện bao gồm các bước:
- Lập kế hoạch các nhu cầu: ai cần được huấn luyện, họ cần được huấn luyện vấn đề gì, khi nào cần huấn luyện và mức độ hoàn thiện cần đạt tới.
- Xác định phương pháp huấn luyện đối với từng đối tượng: huấn luyện từng người tại nơi làm việc hay tổ chức lớp tập huấn.
- Đối với lớp tập huấn: cần xác định trình độ của học viên và chương trình huấn luyện tương ứng: chuẩn bị các chuyên đề, bố trí giảng viên, lập thời khóa biểu huấn luyện.
- Tổ chức huấn luyện (lý thuyết và thực hành) - Kiểm tra và đánh giá kết quả huấn luyện. 5.4 HỖ TRỢ SỬ DỤNG
Mặc dù sau khi được huấn luyện, người sử dụng có thể an tâm làm việc trên hệ thống mới, nhưng họ có thể không xử lý được các tình huống khó khăn, như có thêm công việc chưa từng làm trên máy, bị hỏng dữ liệu, quên password, hay máy tính bị trục trặc…
Những tình huống khó khăn này phát sinh vào bất cứ lúc nào tại bất cứ nơi nào trong trong hệ thống và chúng cần được trợ giúp từ những người hiểu biết để tháo gỡ. Chúng được xếp vào loại “rủi ro” và hỗ trợ sử dụng là một dạng xử lý rủi ro của tổ chức. Vì vậy, các kênh hỗ trợ sử dụng được thiết lập cho phù hợp với việc khắc phục các tình huống khó khăn, hoặc gây nguy hại đến hệ thống và phải luôn luôn sẵn sàng. Tuy nhiên, việc khắc phục khó khăn do sự cố không phải lúc nào cũng thành công và thường tốn kém (vì phải duy trì thường xuyên nguồn nhân lực hỗ trợ). Do đó, xây dựng các biện pháp phòng tránh sẽ tốt hơn là chỉ quan tâm đến khắc phục sự cố.
5.5 CẢI TIẾN HỆ THỐNG
Sau khi được triển khai và ứng dụng, các tổ chức thường mong muốn kéo dài thời gian
sống của hệ thống bằng cách cải tiến hệ thống, bởi vì thay thế hệ thống sẽ rất tốn kém. Cải tiến hệ thống là sửa đổi, bổ sung một số chức năng của hệ thống cho phù hợp với yêu cầu công việc hoặc môi trường vận hành của tổ chức. Việc cải tiến hệ thống được thực hiện tuần tự theo 4 bước:
a/ Nhận thức các yêu cầu thay đổi. Đây là một công việc quản lý cấu hình của hệ
thống và được thực hiện bằng cơ chế giám sát, theo dõi của các nhà quản lý.
b/ Phân tích tác dụng của các thay đổi đối với hệ thống. Việc phân tích yêu cầu thay
đổi dựa trên cân nhắc giữa mức độ chi phí để đáp ứng thay đổi so với tầm quan trọng (lợi ích) của chúng đối với tổ chức và thường đưa đến các trường hợp được xếp theo thứ tự ưu tiên giải quyết như sau:
- Sửa lỗi cho hệ thống (ưu tiên cao nhất).
- Thay đổi hệ thống cho phù hợp với môi trường mà hệ thống hoặc tổ chức đang vận hành (đáp ứng cho nhu cầu thích nghi).
- Cải tiến hệ thống để nó có khả năng giải quyết thêm các vấn đề sẽ phát sinh trong tương lai (theo nhận thức của các nhà quản lý).
c/ Thiết kế giải pháp giải quyết các yêu cầu như thành lập dự án mới, sử dụng nhóm
bảo trì sẵn có hoặc thuê mướn các công ty khác thực hiện.
d/ Thực thi giải pháp thay đổi cho hệ thống, trong đó các tài liệu cấu hình cần phải cập
nhật lại cho phù hợp với thực tế, đặc biệt là các version/release của phần mềm. 5.6 BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH 5.6.1 Biên soạn tài liệu hệ thống
Việc biên soạn tài liệu hệ thống có vai trò rất quan trọng và là trách nhiệm của người thiết kế hệ thống. Tài liệu của hệ thống gồm hai loại chính:
Tài liệu mô tả hệ thống, là các tài liệu đặc tả yêu cầu, tài liệu phát triển hệ thống, tài liệu
cấu hình. Các loại tài liệu này có thể chia thành hai nhóm: tài liệu bên trong hệ thống (chủ yếu là mô tả chương trình và cấu trúc dữ liệu) và tài liệu bên ngoài hệ thống (tài liệu đặc tả yêu cầu, như DFD, ERD và cấu hình hệ thống). Các loại tài liệu của hệ thống được cập nhật suốt quá trình sử dụng và phát triển hệ thống để phản ánh đúng thực tế, làm cơ sở cho việc quản lý hệ thống. Các thay đổi trong tài liệu được kiểm soát trên từng phiên bản, gồm số phiên bản, thời điểm hiệu lực, ngày ban hành, nơi sử dụng và các thay đổi so với phiên bản trước.
Tài liệu sử dụng: là tài liệu mô tả cách khai
thác, vận hành và quản lý hệ thống cho người sử dụng. Đối với người sử dụng, tài liệu sử dụng là cầu nối giữa các chức năng của hệ thống với nhu cầu sử dụng hệ thống, hình thành từ công việc và trách nhiệm của người sử dụng. Các nhu cầu này
Hình 5.3 Hướng dẫn sử dụng theo vai trò
Vai trò 1 Vai trò 2 Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3 Chức năng 4 NSD 1 NSD 2 PTIT
được diễn tả thành các vai trò xử lý trên hệ thống, ví dụ: vai trò giám sát kho cần các chức năng tính số lượng hàng tồn kho, nhận hàng, xuất hàng; ngoài ra, một số nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò như vừa giám sát kho, vừa kết toán kho. Do đó, tài liệu này cần phải mô tả từng vai trò và liên kết nó với các chức năng hỗ trợ của hệ thống. Bằng cách này tài liệu sẽ hữu dụng vì theo sát với thực tế.