6.4.3.1 Các HTTT kế toán mức tác nghiệp
Các HTTT kế toán ở mức tác nghiệp là các HTTT xử lý giao dịch cho phép ghi chép, theo dõi, đo lường và giám sát mọi biến động về tài sản và nguồn vốn của tổ chức. Các hệ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các chứng từ kế toán
Các tệp số liệu chi tiết
Các tệp số liệu tổng hợp định kỳ (tuần, tháng, quí, năm...)
Báo cáo tài chính Sổ sách kế toán Lập chứng từ Cập nhật chứng từ vào máy Tổng hợp số liệu định kỳ Lập báo cáo PTIT
thống này cung cấp nguồn dữ liệu quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định mức chiến thuật và lập kế hoạch chiến lược.
a)HTTT kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là giá trị tiền mà tổ chức dùng để trả cho người lao động để tái tạo lại sức lao động, đồng thời nó còn góp phần vào việc định giá thành sản phẩm.
Hệ thống này có chức năng tính toán tiền lương phải trả cho nhân viên, in séc thanh toán lương và các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân… Với hệ thống lương riêng biệt cho phép thực hiện khấu trừ các khoản phải trừ vào lương, thuế thu nhập và tổng hợp nó trong báo cáo thu nhập, đồng thời cho phép kiểm soát các tốt hơn các nghiệp vụ lương.
Chứng từ: Thẻ thời gian (nhân viên làm việc theo giờ) hoặc hợp đồng lao động (đối với
nhân viên hưởng lương), thẻ đếm sản phẩm và các bút toán kế toán tính lương, bút toán chi tiền khi phát hành séc thanh toán.
Báo cáo: Ghi chép lương (danh sách các nhân viên sẽ được thanh toán, tổng lương, các
khoản khấu trừ và tiền thực lĩnh cho mỗi nhân viên), báo cáo kiểm tra séc phát hành và báo cáo thu nhập.
Sổ sách: ghi chép lương (ghi những tính toán cho tổng lương, các khoản trừ và tiền
lương thực chi).
b)HTTT kế toán tài sản cố định
Tài sản cố định (TSCĐ) là những tài sản sở hữu của tổ chức có hình thái vật chất cụ thể hoặc có thể tồn tại dưới hình thái giá trị sử dụng để thực hiện một vài chức năng nhất định trong quá trình hoạt động của tổ chức. TSCĐ có đặc điểm là chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng nó, nguyên giá tài sản được xác định một cách đáng tin cậy và có thời hạn sử dụng lâu (thường từ 1 năm trở lên).
HTTT kế toán TSCĐ có chức năng ghi chép chính xác về tất cả các tài sản, các khoản khấu hao thường kỳ hàng năm và khấu hao luỹ kế của tất cả các tài sản này.
Các kiểu nghiệp vụ: tăng TSCĐ, khấu hao và thanh lý TSCĐ. Các chứng từ: mua tài sản, khấu hao, thanh lý TSCĐ.
Các báo cáo: Báo cáo chi tiết TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ. Các sổ sách kế toán: sổ chi tiết TSCĐ.
c)HTTT kế toán hàng tồn kho
HTTT kế toán hàng tồn kho có chức năng ghi chép kế toán về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho (duy trì mức dự trữ tối ưu).
Chứng từ: các chứng từ trong chu trình mua và bán hàng, yêu cầu nguyên vật liệu (xuất
cho sản xuất).
Báo cáo: báo cáo tình trạng hàng tồn kho, báo cáo hàng cần bổ sung (các mặt hàng có
mức tồn kho thấp hơn mức cho phép) và báo cáo số lượng hàng tồn kho.
Sổ sách: sổ chi tiết hàng tồn kho (phương pháp kê khai thường xuyên). d)HTTT kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Chi phí sản xuất là chi phí cần thiết để tạo ra sản phẩm bao gồm nhiều khoản khác nhau như chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao TSCĐ… Giá thành sản phẩm là một đại lượng tương quan giữa chi phí sản xuất đã bỏ ra và kết quả sản xuất đạt được (Giá thành sản phẩm = chi phí sản xuất / kết quả sản xuất).
HTTT kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm kiểm soát việc sử dụng vốn đầu tư cho sản xuất sao cho có hiệu quả nhất, tiết kiệm và tránh lãng phí.
Chức năng: tính toán và ghi chép kế toán chi phí tạo thành phẩm.
Nghiệp vụ: tập hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung tạo sản
phẩm và chuyển chi phí sản xuất thành giá trị thành phẩm.
Chứng từ: yêu cầu nguyên vật liệu (lập cho mỗi lệnh sản xuất), thẻ thời gian theo công
việc, thẻ thời gian theo nhân viên, lệnh sản xuất đã hoàn thành.
Báo cáo: các loại báo cáo chi phí sản xuất. Sổ sách: sổ chi tiết chi phí sản phẩm.
e)HTTT kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm
Tiêu thụ sản phẩm là cung cấp cho bên ngoài các sản phẩm (thành phẩm hoặc bán thành phẩm) mà tổ chức làm ra.
HTTT kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm phản ánh các hoạt động tiêu thụ sản phẩm thể hiện qua doanh thu bán hàng, giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng, trị giá hàng hư hỏng bị trả về hoặc các loại thuế có liên quan (thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu,…), để xác định chính xác doanh thu thuần bán hàng và lời lỗ.
f)HTTT kế toán quá trình kinh doanh
Bán hàng hóa hoặc dịch vụ là hoạt động cơ bản của tất cả các tổ chức nhằm thực hiện chức năng liên kết giữa sản xuất và tiêu dùng. Hoạt động bán hàng, dự trữ hàng, trao đổi hàng được gọi chung là lưu chuyển hàng hóa nhằm tạo ra lợi nhuận cho tổ chức.
HTTT kế toán quá trình kinh doanh phản ánh tình hình lưu chuyển hàng hóa về mặt giá trị và hiện vật (nhập kho, xuất kho và tiêu thụ) và xác định kết quả kinh doanh.
g)HTTT kế toán đầu tư - xây dựng cơ bản
Đầu tư xây dựng cơ bản (ĐT-XDCB) là quá trình chuyển một phần nguồn vốn của tổ chức thành TSCĐ (cửa hàng, mặt bằng, văn phòng…) bằng các dự án đầu tư để tạo ra năng lực sản xuất mới cần thiết cho hoạt động SXKD hoặc phục vụ cho đời sống của người nhân viên trong tổ chức.
HTTT kế toán ĐT-XDCB phản ánh vốn ĐT-XDCB và quyết toán vốn đầu tư khi dự án, công trình đã được nghiệm thu, bàn giao.
h)HTTT kế toán các loại nguồn vốn
Bất cứ tổ chức nào khi muốn tiến hành hoạt động SXKD cũng đều cần phải có tài sản. Tài sản được tạo ra từ nguồn vốn của tổ chức. Tổng giá trị tài sản và tổng giá trị nguồn vốn tạo ra tài sản chỉ là sự thể hiện trên hai mặt khác nhau của một lượng tài sản duy nhất của tổ
chức (được thể hiện bằng nhau trên bảng cân đối). Nguồn vốn được hình thành từ nhiều cách khác nhau như vay tiền ngân hàng, phát hành trái phiếu, hay vốn chủ sở hữu. Mỗi loại hình vốn có chi phí sử dụng khác nhau (vay ngắn hạn, vay dài hạn đều phải trả tiền lãi).
HTTT kế toán các loại nguồn vốn hỗ trợ việc phân bổ tỉ lệ của mỗi loại nguồn vốn như thế nào để đạt hiệu quả đầu tư cao nhất.
6.4.3.2 Các HTTT tài chính mức chiến thuật
Các HTTT tài chính chiến thuật cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo định kỳ, đột xuất hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến thuật trong lĩnh vực tài chính kế toán. Các hệ thống này đặt trọng tâm vào vấn đề phân phối các nguồn lực của tổ chức, tăng cường khả năng kiểm soát của các nhà quản lý về các nguồn tài chính của một bộ phận hay toàn tổ chức. Điển hình là các HTTT ngân sách, quản lý vốn bằng tiền, hệ thống dự toán vốn và các hệ thống quản trị đầu tư. Các hệ thống này thường sử dụng thông tin thu được từ các HTTT kế toán.
a)HTTT quản lý ngân sách
HTTT quản lý ngân sách cho phép các nhà quản lý theo dõi số thực thu, thực chi và so sánh chúng với các mức thu, chi theo kế hoạch; cho phép so sánh ngân sách của kỳ hiện tại với ngân sách của các kỳ tài chính trước đó hoặc so sánh ngân sách giữa các bộ phận, phòng ban với nhau… Từ đó, các nhà quản lý có thể xác định được cách thức sử dụng các nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Hệ thống sổ cái chung của HTTT kế toán tự động hoá thường cho phép cập nhật các số liệu/ quy mô ngân sách thông qua số hiệu tài khoản, từ đó định kỳ xây dựng các báo cáo như:
- Phân bổ ngân sách hiện tại theo khoản mục.
- Độ biến động của ngân sách (chênh lệch giữa dự toán và thực tế) theo khoản mục. - Phân bổ ngân sách hiện nay so với phân bổ năm trước.
- Thu nhập và chi phí hiện tại so với thu nhập và chi phí năm trước. - Thu thập và chi phí hiện tại của các đơn vị hay bộ phận khác nhau…
Phần mềm bảng tính trợ giúp rất hiệu quả cho các nhà quản lý trong những câu hỏi dạng “What – If” về ngân sách, trên cơ sở đó có thể tạo ra nhiều tình huống phân bổ ngân sách khác nhau.
b)HTTT quản lý vốn bằng tiền
HTTT quản lý vốn bằng tiền đảm bảo cho tổ chức có đủ vốn bằng tiền để trang trải các khoản chi tiêu, sử dụng vốn nhàn rỗi vào đầu tư hoặc vay vốn để thỏa mãn nhu cầu tiền vốn trong những kỳ không đủ dòng tiền. Thông tin cung cấp bởi dự báo về dòng tiền vào/ ra sẽ trợ giúp các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định đầu tư, mua sắm và vay tiền.
Nếu thông tin được lưu trữ trên các bảng tính điện tử, các nhà quản lý có thể mô phỏng hàng loạt tình huống kinh doanh có thể xảy ra, nhờ đó có thể ra các quyết định mang tính thông tin nhiều hơn về việc sử dụng vốn hay nhu cầu vốn cho các hạng mục cụ thể.
c)Các HTTT dự toán vốn
HTTT dự toán vốn cung cấp thông tin về dự toán mua sắm hay bán, chuyển nhượng tài
sản cố định trong năm tài chính. Nhà quản lý có thể thực hiện so sánh nhiều kế hoạch đầu tư vốn khác nhau bằng ba công cụ đánh giá chủ yếu:
(1) Giá trị hiện tại thuần - NPV (Net Present Value)
(2) Tỉ lệ thu thập trong kì của đầu tư - IRR (Internal rate of return) (3) Thời hạn khấu hao hay hoàn vốn - PP (Payback Period).
Sử dụng ba tiêu chuẩn đánh giá trên, nhà quản lý tài chính có thể ra các quyết định mang tính thông tin trong việc sử dụng các tài sản mua sắm được cũng như trong việc xác định cách thức đầu tư tốt nhất cho việc mua sắm tài sản. Các công cụ phần mềm như bảng tính điện tử và phần mềm phân tích tài chính hỗ trợ các nhà quản lý hoàn thiện các chức năng này một cách nhanh chóng. Họ có thể tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi dạng “What – if” bằng cách sử dụng phần mềm máy tính.
d)Các HTTT quản trị đầu tư
Theo dõi các khoản đầu tư của tổ chức cho cổ phiếu, trái phiếu và các chứng khoán khác là một phần quan trọng của quản lý tiền vốn.
Các HTTT quản trị đầu tư cung cấp các cách thức thống nhất để quản lý các khoản đầu tư. Chúng bao gồm việc sử dụng các CSDL trực tuyến, cập nhật tức thời giá cổ phiếu, trái phiếu và thông tin về lịch sử của mỗi khoản đầu tư; sử dụng các công cụ phân tích đầu tư khác nhằm trợ giúp cho nhà quản lý đầu tư của tổ chức.
6.4.3.3 Các HTTT tài chính mức chiến lược
Ngược lại với các HTTT nêu trên, các HTTT tài chính mức chiến lược liên quan đến việc đặt ra mục tiêu và phương hướng hoạt động cho tổ chức. Các HTTT này thường liên quan đến nhiều loại dòng thông tin khác nhau:
- Thông tin nội bộ phân tích điều kiện, tình hình tài chính của tổ chức.
- Thông tin kinh tế và xã hội bên ngoài tổ chức, mô tả môi trường hiện tại và tương lai của tổ chức.
- Các dự báo về tương lai của tổ chức trong môi trường xác định.
Kết quả chủ yếu của HTTT tài chính chiến lược là các mục tiêu và phương hướng tài chính của tổ chức, bao gồm việc xác định các cơ hội đầu tư mới hoặc kết hợp các nguồn vốn để đầu tư cho tổ chức.
a)HTTT phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp
Thực chất của việc phân tích tài chính của tổ chức là phân tích báo cáo tài chính. Những báo cáo như vậy thường được cung cấp bởi các hệ thống kế toán dựa trên máy tính. Ngoài ra hệ thống còn sử dụng các thông tin từ các CSDL trực tuyến để phân tích tình hình tài chính của các đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp, khách hàng và các tổ chức khác.
Hệ thống này cung cấp cho các nhà quản lý nhiều phương thức đo lường tình hình tài chính hiện tại của một tổ chức và cho phép tìm ra cách thức để cải thiện tình hình tài chính.
Sau đây là ví dụ một phần bảng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp trong tháng của một đơn vị do một phần mềm kế toán cung cấp:
Phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp
Từ ngày: 01/01/2013 đến 31/01/2013
Chỉ tiêu Công thức tính Kết quả
Tỉ lệ hiện hành = Tài sản lưu động/ Nợ ngắn hạn 2,542 (lần)
Chu kì thu hồi trung bình = Các khoản phải thu/ Doanh số bán hàng trung bình 1 ngày
55,251 (ngày)
Vòng quay hàng hoá Nguyên giá hàng bán/ Giá trị kho hàng 5,487 (lần/năm)
Khả năng sinh lời của tài sản
= Lợi nhuận kinh doanh trước thuế/ Tổng tài sản có
9,101% ... ...
b)HTTT dự báo tình hình tài chính dài hạn
Các nhà hoạch định chiến lược cần đến các dự báo về nhiều yếu tố có ảnh hưởng đến tổ chức. Ví dụ, dữ liệu về doanh thu trong quá khứ có thể được sử dụng để dự báo doanh thu trong tương lai. Một số dự báo lại dựa trên việc sử dụng dữ liệu phát sinh từ bên ngoài tổ chức hay cả hai nguồn dữ liệu này. Ví dụ, dự báo các chỉ tiêu kinh tế sẽ giúp cho các nhà hoạch định hình dung được môi trường kinh tế mà tổ chức sẽ tồn tại và hoạt động trong tương lai.
HTTT dự báo tình hình tài chính của tổ chức thông qua các đánh giá tài chính dài hạn sẽ cung cấp cho nhà hoạch định nhiều cơ hội để xem xét các hoạt động giúp cho tổ chức vượt qua được những thời kỳ khó khăn hoặc tận dụng được các ưu thế của môi trường tương lai.
Thông tin sử dụng trong dự báo môi trường tương lai bao gồm việc mô tả các hoạt động trong quá khứ của tổ chức, dữ liệu kinh tế hiện tại và dự báo kinh tế trong tương lai, thông tin về nhân khẩu học, cấu trúc nhân khẩu học hiện tại, các dự báo về cấu trúc nhân khẩu học, cấu trúc xã hội và đạo đức xã hội trong tương lai...