Rất nhiều phần mềm đã được thương mại hoá dùng cho hoạt động quản trị nhân lực. Các phần mềm này được chia làm hai loại: phần mềm chung và phần mềm chuyên dụng được phát triển để phục vụ nhu cầu quản trị nhân lực.
6.6.4.1 Các phần mềm chung
Đó là những phần mềm vẫn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực chức năng khác như: phần mềm quản trị CSDL, phần mềm bảng tính và phần mềm thống kê.
a)Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu
Với sự trợ giúp của hệ quản trị CSDL, có thể tiến hành lập các tệp dữ liệu mô tả công việc, mô tả vị trí làm việc, năng lực nhân viên, tệp những người xin việc… Với những tệp dữ liệu này, các nhà quản lý có thể tiến hành vô số các phân tích kiểu What - If cho các mục tiêu lập kế hoạch chiến lược và các hoạt động tác nghiệp một cách nhanh chóng.
Các tệp dữ liệu có thể được phát triển hàng loạt trong một CSDL nhưng khi đó, tổ chức thường cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia tin học quản lý. Một khi các tệp đã được hình thành và triển khai, các nhà quản lý có thể tiến hành nhiều hoạt động quản trị nhân lực trong một thời gian ngắn.
Có thể thiết kế các tệp dữ liệu riêng cho các phòng quản trị nhân lực trên các máy vi tính có sử dụng phần mềm quản trị CSDL. Phương pháp này cho phép bộ phận quản trị nhân lực phát triển hệ thống nhanh hơn và hoàn toàn kiểm soát được hệ thống đó, tuy nhiên đòi hỏi một trình độ quản trị CSDL nhất định của nhân viên quản trị nhân lực. Cách tiếp cận này cũng có nhược điểm là các tệp dữ liệu không thể sử dụng chung cho các nhân viên ở các bộ phận chức năng khác ngoài bộ phận quản trị nhân lực.
b)Các cơ sở dữ liệu trực tuyến
Các CSDL trực tuyến có thể cung cấp cho các nhà kế hoạch hoá nguồn nhân lực các thông tin về xu hướng kinh tế, các thống kê về lao động, mức lương của các đối thủ cạnh tranh, kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp của nhân công lao động, các quy định của Chính phủ về người lao động…
c)Phần mềm bảng tính
Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm bảng tính để lập ngân sách nói chung và ngân sách dự án nguồn nhân lực nói riêng, hoặc để đánh giá dữ liệu về các vấn đề
nguồn nhân lực khác nhau. Quản trị viên nhân lực có thể tiến hành lập các biểu mẫu thống kê số lượng và tỷ lệ lao động trong các ngành nghề khác nhau, biểu mẫu thống kê tai nạn, bệnh tật, tử vong hay số lượng và tỉ lệ nhân lực theo các nhóm tuổi khác nhau…
d)Phần mềm thống kê
Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm thống kê để phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ như:
- Phân tích cơ cấu lao động theo độ tuổi, trình độ…; số lượng nhân viên trong các phòng ban, bộ phận; xác định xem vị trí công việc vào sắp rơi vào tình trạng thiếu người đảm nhận vì lý do hưu trí của lao động hiện tại, trên cơ sở đó để lập kế hoạch tuyển bổ sung lao động.
- Xác định được mối tương quan giữa các nhóm ngành công việc với tai nạn và bệnh tật. Từ đó tìm ra các nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn và bệnh tật cũng cho phép, các nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn hay bệnh tật cao bất thường…
- Xác định chi phí bảo hiểm và các khoản trợ cấp khác cho các năm tới nhằm dự báo chi phí lương trong tương lai của tổ chức…
6.6.4.2 Các phần mềm chuyên dụng
Có hai nhóm phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho chức năng quản trị nhân lực là:
- Phần mềm thông tin nhân lực thông minh. Trong phần mềm này, tất cả các tệp quản
trị nhân lực thiết kế theo một cách tích hợp, được quản trị một cách hợp nhất bởi phần mềm quản trị CSDL, sao cho các chương trình ứng dụng có thể cung cấp báo cáo từ một hay từ tất cả các tệp đó.
- Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn cho phép nhà quản trị nhân lực tự
động hoá một hay một vài hoạt động nhân lực một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ví dụ như
Phần mềm đào tạo được sử dụng để đào tạo trực tuyến các nhân viên, như đào tạo quản lý,
đào tạo bán hàng, đào tạo máy vi tính hay đào tạo soạn thảo văn bản. Trong chương trình đào tạo có sử dụng các phần mềm và phần cứng đa phương tiện.
Tin học hoá chức năng quản trị nhân lực là một việc hết sức cần thiết, vì một lượng rất lớn các dữ liệu về các vị trí công việc và về các nhân viên cần được duy trì một cách chính xác và vì nhu cầu truy nhập dữ liệu thường xuyên để lên các báo cáo quản trị định kỳ và các báo cáo dành cho các cơ quan quản lý một cách kịp thời.
Hiện nay trên thị trường phần mềm có rất nhiều phần mềm quản trị nhân lực chuyên dụng như Phần mềm VnResource, Phần mềm SINNOVA-HRMS…
Ví dụ về HTTT quản trị nhân lực:
Để quản lý nhân sự trong một đơn vị tổ chức, người ta cần tiến hành phát triển một HTTT với đầy đủ các yếu tố cấu thành: phần cứng, phần mềm, hệ thống truyền thông, CSDL nhân sự, con người, các thủ tục liên quan đến tổ chức và quản trị thông tin.
CSDL nhân sự sẽ bao gồm nhiều bảng/tệp dữ liệu có quan hệ với nhau. Quy mô, đặc điểm nhân sự và yêu cầu quản lý nhân sự của tổ chức sẽ quyết định quy mô và mức độ phức tạp của CSDL đó. Về cơ bản, CSDL nhân sự cũng chứa 3 loại bảng/tệp dữ liệu sau:
- Bảng/tệp dữ liệu mô tả: danh mục đơn vị công tác, danh mục tôn giáo, danh mục chuyên môn, danh mục dân tộc…
- Bảng/tệp dữ liệu chính chứa các dữ liệu phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau như: lý lịch nhân viên, trình độ ngoại ngữ, đào tạo bổ sung hay kỷ luật, khen thưởng…
- Bảng/tệp báo cáo: chứa thông tin kết xuất từ CSDL nhân sự như báo cáo tổng hợp lương, báo cáo tổng hợp trình độ văn hoá …
Hình 6.13. Luồng thông tin vào/ra của một HTTT quản trị nhân sự Hệ thống danh mục trong CSDL nhân sự:
Cũng như các CSDL tác nghiệp khác, việc xây dựng hệ thống danh mục nhân sự trong HTTT quản lý nhân sự là hết sức quan trọng và cần được tiến hành một cách thận trọng trước khi bắt đầu quá trình cập nhật hồ sơ nhân sự. Số lượng danh mục có thể khác nhau giữa tổ chức với những đặc thù nghiệp vụ khác nhau.
Sau đây là những danh mục nhân sự thường có trong một CSDL nhân sự:
- Danh mục đơn vị công tác: dùng để quản lý các đơn vị, phòng ban khác nhau trong tổ
chức. Mỗi đơn vị được nhận diện thông qua mã của nó (mã đơn vị) và được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính sau: Tên đơn vị, Địa chỉ, Số điện thoại, …
- Danh mục dân tộc: dùng để quản lý các dân tộc. Mỗi dân tộc được gán một mã duy
nhất và mô tả chi tiết thông qua tên của nó (tên dân tộc).
- Danh mục giới tính: dùng để quản lý giới tính của nhân viên. Bảng danh mục này tuy
gồm hai danh điểm tương ứng với hai giới: nam và nữ, nhưng mỗi danh điểm vẫn cần được gán một mã riêng.
- Danh mục tôn giáo: dùng để quản lý tôn giáo của các nhân viên. Mỗi loại tôn giáo
được gán một mã riêng và mã này được sử dụng để khai báo tôn giáo của một nhân viên trong hồ sơ của nhân viên đó.
- Danh mục trình độ văn hoá: dùng để quản lý trình độ văn hoá của các nhân viên. Mỗi
loại trình độ văn hoá được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và nhờ tính duy nhất này người ta có thể tiến hành lập các báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá, khi có nhu cầu.
- Danh mục trình độ chính trị: dùng để quản lý các loại trình độ chính trị của các nhân
viên. Mỗi loại trình độ chính trị được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và người ta có HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Hồ sơ nhân sự Danh mục đơn vị Danh mục chức vụ
Danh mục chuyên môn
Danh mục dân tộc
Danh mục trình độ VH…
Lý lịch cá nhân
Quyết định phân công, thuyên chuyển…
Báo cáo nhân sự Danh sách nhân viên
theo đơn vị. Báo cáo tổng hợp lương. Báo cáo tổng hợp trình độ văn hoá... PTIT
thể tiến hành lập các báo cáo tổng hợp theo trình độ chính trị khi có nhu cầu.
- Danh mục chức vụ: dùng để quản lý các loại chức vụ mà các nhân viên đảm trách.
Mỗi loại chức vụ được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và có thể được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính: Tên chức vụ, Phụ cấp chức vụ, …
Hình 6.14 Hệ thống các tệp dữ liệu trong CSDL quản lý nhân sự
- Danh mục ngạch công chức: dùng để quản lý các mức ngạch công chức trong quy
định. Mỗi ngạch công chức được gán một mã hiệu riêng. Danh mục này cùng với các danh điểm của nó được dùng để theo dõi ngạch và quá trình chuyển ngạch của cán bộ, công chức.
- Danh mục chuyên môn: dùng để quản lý chuyên môn mà các nhân viên được đào tạo
hoặc đang đảm trách. Mỗi loại chuyên môn được gán một mã riêng. Mã này sẽ được dùng để khai báo chuyên môn của một nhân viên trong hồ sơ của người đó và thông tin này sẽ rất cần thiết trong việc sắp xếp hoặc thuyên chuyển vị trí làm việc cho các nhân viên.
- Danh mục ngoại ngữ: dùng để quản lý các loại ngoại ngữ mà các nhân viên biết hoặc
thông thạo ở những mức độ khác nhau. Danh mục này chỉ thực sự cần thiết khi muốn quản lý trình độ ngoại ngữ của các nhân viên. Mỗi ngoại ngữ được gán một mã duy nhất và người ta dùng mã này để kết hợp với mã của một nhân viên để mô tả trình độ ngoại ngữ này của nhân viên đó. DANH MỤC ĐƠN VỊ #Mã đơn vị Tên đơn vị ….. DANH MỤC GIỚI TÍNH #Mã giới tính Tên giới tính ….. DANH MỤC DÂN TỘC #Mã dân tộc Tên dân tộc …..
DANH MỤC TÔN GIÁO
#Mã tôn giáo Tên tôn giáo
…..
HỒ SƠ NHÂN VIÊN
#Mã nhân viên Họ và tên đệm Tên Mã giới tính Ngày sinh Nơi sinh Quê quán Ngày vào làm việc
Mã đơn vị Mã dân tộc Mã tôn giáo Mã chuyên môn Mã chức vụ ….. D.MỤC CHUYÊN MÔN #Mã chuyên môn Tên chuyên môn
….. DANH MỤC CHỨC VỤ #Mã chức vụ Tên chức vụ ….. TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ Mã nhân viên Mã ngoại ngữ Trình độ DANH MỤC NG.NGỮ #Mã ngoại ngữ Tên ngoại ngữ ….. KẾT QUẢ TĐKT Mã nhân viên Mã danh hiệu Ngày khen thưởng
DANH HIỆU KHEN THƯỞNG
#Mã danh hiệu Tên danh hiệu
….. ….. HÌNH THỨC KỶ LUẬT #Mã hình thức KL Tên hình thức KL ….. PTIT
- Danh mục khen thưởng: dùng để quản lý các hình thức khen thưởng có áp dụng trong
tổ chức. Danh mục này cần thiết khi nhu cầu theo dõi tình hình khen thưởng được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó.
- Danh mục kỷ luật: dùng để quản lý các hình thức kỷ luật được áp dụng trong tổ chức.
Danh mục này chỉ cần thiết khi có nhu cầu theo dõi tình hình kỷ luật đối với từng nhân viên trong tổ chức. Mỗi hình thức kỷ thuật được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó.
Tuỳ đặc điểm nghiệp vụ của từng tổ chức (hành chính sự nghiệp, kinh doanh thương mại hoặc sản xuất) mà hệ thống danh mục này được mở rộng thêm hoặc biến đổi phù hợp cho phù hợp với nhu cầu quản lý nhân sự cụ thể.
Các bảng/tệp dữ liệu chính trong CSDL nhân sự:
Chúng ta biết rằng, đối tượng quản lý chính của HTTT quản lý nhân sự chính là hồ sơ của các nhân viên. Về nguyên tắc, sau khi xây dựng một cách có hệ thống bộ danh mục từ điển nhân sự như trên, có thể tiến hành cập nhật hồ sơ cho các nhân viên, trên cơ sở sử dụng bộ danh mục đã có theo nguyên tắc toàn vẹn tham chiếu.
♦ Tuỳ nhu cầu quản lý nhân sự của mỗi tổ chức: bảng/tệp “Hồ sơ nhân viên” có thể có ít
hay nhiều các thuộc tính. Nhưng về nguyên tắc, để phân biệt các nhân viên một cách duy
nhất, cần phải gán cho mỗi nhân viên một mã riêng (gọi là Mã nhân viên), ngoài ra mỗi nhân
viên có thể được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính sau:
Họ, Tên đệm, Tên, Giới tính (*), Ngày sinh, Nơi sinh, Quê quán, Dân tộc (*), Tôn giáo (*), Chức vụ (*), Biên chế, Ngày vào biên chế, Trình độ văn hoá (*), Trình độ chính trị (*), Trình độ chuyên môn (*), Mã ngạch công chức (*), Ngày hưởng mã ngạch, Mức lương, Ngày xếp lương,…
Trong đó các thuộc tính (*) là những thuộc tính mã đã được khai báo trong các bảng/tệp danh mục tương ứng và khi sử dụng phải dùng đúng mã như đã khai báo. Tuy thuộc vào mức độ chi tiết của nhu cầu quản lý nhân sự, có thể thêm hoặc bớt các thuộc tính mô tả so với liệt kê đã nêu ở trên.
♦ Để quản lý trình độ ngoại ngữ của các nhân viên có thể dùng bảng/ tệp dữ liệu “Trình độ ngoại ngữ” với các thuộc tính sau: Mã nhân viên (*), Loại ngoại ngữ (*), Trình độ.
♦ Bằng cách sử dụng bảng/tệp “Kỷ luật/khen thưởng” có thể theo dõi được hình thức
khen thưởng và kỷ luật đối với các nhân viên. Bảng/ tệp này có các thuộc tính sau: Mã nhân viên (*), Loại kỷ luật (*), Ngày kỷ luật, Loại khen thưởng (*), Ngày khen thưởng, …
Các báo cáo đặc trưng trong HTTT quản trị nhân sự:
Để ban hành những quyết định về nhân sự, những người làm công tác quản lý thực sự cần có thông tin hỗ trợ. Những thông tin đó nằm chủ yếu trong các loại báo cáo khác nhau, do HTTT quản lý nhân sự cung cấp, ví dụ:
- Trích ngang về một nhân viên. - Danh sách nhân viên theo đơn vị. - Báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá. - Báo cáo tổng hợp theo dân tộc.
- Danh sách nhân viên đã nghỉ hưu hoặc buộc thôi việc…
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 6
1. Giới thiệu các HTTT quản lý cơ bản được ứng dụng trong thực tế.
2. Trình bày khái niệm và các chức năng chính của HTTT quản lý văn phòng.
3. Trình bày khái niệm và các chức năng chính của HTTT xử lý giao dịch. Giới thiệu một số HTTT xử lý giao dịch mà theo bạn là cần thiết đối với tổ chức.
4. Thế nào là các HTTT quản lý chức năng. Hãy giới thiệu khái quát về các HTTT quản lý chức năng mà bạn biết. Xác định các nguồn chính cung cấp thông tin đầu vào cho các HTTT quản lý chức năng.
5. Hãy phân loại các HTTT Tài chính – Kế toán theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định:
- Các HTTT Tài chính hoặc Kế toán cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
- Các thông tin vào và thông tin ra đối với mỗi hệ thống này.
6. Hãy phân loại các HTTT quản lý SXKD theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định:
- Các HTTT quản lý SXKD cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
- Các thông tin vào và thông tin ra đối với mỗi hệ thống này.
7. Hãy phân loại các HTTT quản trị nhân lực theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định:
- Các HTTT quản trị nhân lực cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh