Chúng ta đã đề cập đến việc thiết kế phần mềm cho HTTT quản lý. Tuy nhiên, không phải bất cứ lúc nào, việc xây dựng HTTT quản lý đều dẫn đến việc phát triển phần mềm. Trong nhiều trường hợp, chúng ta chỉ cần xem xét tính thích hợp của các phần mềm có sẵn trên thị trường để lựa chọn cho HTTT quản lý của mình. Tất nhiên không có một phần mềm nào là hoàn toàn phù hợp với hệ thống vì nó chỉ giải quyết các vấn đề tổng quát chứ chưa tính đến nét đặc trưng cho mỗi hệ thống cụ thể. Trong thực tế, người ta có thể lựa chọn một phần mềm có sẵn nếu nó đáp ứng khoảng 80% khối lượng công việc đã được tổ chức đề ra.
Các tổ chức thường mua các gói phần mềm trong một số trường hợp sau:
- Chỉ cần áp dụng đối với các chức năng phổ biến của tổ chức như kế toán, quản trị nhân sự…
- Khi tổ chức không có đủ nguồn lực để xây dựng và thiết kế HTTT: không đủ nhân lực để thực hiện các dự án phát triển hệ thống, thiếu khả năng về tài chính…
- Khi các ứng dụng trên máy vi tính được phát triển theo định hướng người sử dụng thì rất nhiều phần mềm được thiết kế sẵn cho máy vi tính là nguồn trợ giúp cho các doanh nghiệp với chi phí thấp.
Các bộ phần mềm có sẵn trên thị trường thường có những lợi ích sau đây:
- Giúp doanh nghiệp giảm bớt được thời gian thiết kế, tổ chức các tệp dữ liệu, xử lý các mối quan hệ và xây dựng các báo cáo…
- Giá thành thấp hơn so với thiết kế phần mềm mới. - Có thể cài đặt vào các phần cứng khác nhau.
- Có độ tin cậy tương đối cao do các gói phần mềm thường đã được kiểm tra trước khi đưa ra thị trường và thường đã được một số tổ chức khác sử dụng.
Tuy nhiên việc sử dụng các phần mềm đó có một số điều bất lợi như sau:
- Không có tính mềm dẻo, khó bảo hành. Các chương trình thương mại hoá không thể đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật và tính tinh tế cho các công việc đa dạng khác nhau. Thông thường các chương trình thường được thiết kế để thực hiện tốt một chức năng nào đó hơn là tạo một hệ thống với một lượng lớn các chức năng phức tạp.
- Các gói phần mềm có thể không đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của tổ chức. Chúng thường được thiết kế phù hợp với những yêu cầu chung nhất của các tổ chức khác nhau.
- Đôi khi, các gói phần mềm gây khó khăn cho việc phát triển do chi phí chuyển đổi quá cao.
Để lựa chọn được một gói phần mềm hợp lý, tổ chức cần lập ra một danh sách chi tiết các câu hỏi liên quan đến các vấn đề sau:
- Các chức năng đa dạng đã được thiết kế trong phần mềm:
+ Có bao nhiêu chức năng cần thiết được đáp ứng bởi gói phần mềm đó?
+ Có bao nhiêu chức năng trong số đó đã được chuẩn hoá, có bao nhiêu chức năng có thể sử dụng nhờ việc sửa lại mã phần mềm?
+ Những chức năng nào phần mềm không đáp ứng được?
- Tính linh hoạt:
+ Phần mềm có dễ sửa chữa không?
+ Những đặc điểm nào có thể thay đổi được theo yêu cầu của người sử dụng? + Liệu nhà cung cấp có sẵn sàng sửa chữa phần mềm theo yêu cầu của người sử dụng hay không?
- Tính tiện tích cho người sử dụng:
+ Phần mềm có dễ sử dụng bởi những người không có kiến thức về CNTT không? + Yêu cầu về đào tạo để sử dụng được phần mềm có nhiều không?
+ Phần mềm cho phép người sử dụng kiểm soát tới mức độ nào?
- Các đặc điểm của CSDL:
+ Phần mềm sử dụng cấu trúc dữ liệu gì?
+ Liệu CSDL có đáp ứng yêu cầu khôi phục dữ liệu và xử lý dữ liệu không?
- Các nỗ lực thiết lập hệ thống:
+ Phần mềm có đòi hỏi nhiều thay đổi về thủ tục không?
+ Việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới có khó khăn không?
- Bảo trì:
+ Liệu nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ bảo trì và cập nhật mới cho phần mềm không? + Số lượng nhân viên tối thiểu cần có để bảo trì hệ thống là bao nhiêu?
- Hệ thống tài liệu hỗ trợ:
+ Những tài liệu nào được trang bị cho phần mềm? + Chúng có dễ hiểu và dễ sử dụng không?
+ Mức độ hoàn thiện của các tài liệu này?
- Chất lượng nhà cung cấp:
+ Nhà cung cấp có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng những hệ thống phần mềm này không?
+ Nhà cung cấp có tiếp tục cung cấp và hoàn thiện các phần mềm trọn gói đó không?
- Chi phí mua phần mềm:
+ Giá mua phần mềm có bao gồm các mô đun phụ trợ, các phương tiện khôi phục dữ liệu, thời gian cố vấn, đào tạo và hỗ trợ thiết lập hệ thống không?
+ Chi phí để sửa chữa phần mềm theo yêu cầu của người sử dụng là bao nhiêu? + Liệu có tồn tại chi phí bảo trì và các hợp đồng bảo trì hệ thống không?
+ Chi phí điều hành hàng năm cho khối lượng các công việc được xử lý bởi phần mềm này là bao nhiêu?
Tóm lại, nếu tồn tại một gói phần mềm phù hợp với yêu cầu của tổ chức thì hoàn toàn có thể loại bỏ nhu cầu viết các chương trình phần mềm cần thiết và giảm được một khối lượng lớn việc thiết kế, kiểm tra, thiết lập và bảo trì.