Sau khi được triển khai và ứng dụng, các tổ chức thường mong muốn kéo dài thời gian
sống của hệ thống bằng cách cải tiến hệ thống, bởi vì thay thế hệ thống sẽ rất tốn kém. Cải tiến hệ thống là sửa đổi, bổ sung một số chức năng của hệ thống cho phù hợp với yêu cầu công việc hoặc môi trường vận hành của tổ chức. Việc cải tiến hệ thống được thực hiện tuần tự theo 4 bước:
a/ Nhận thức các yêu cầu thay đổi. Đây là một công việc quản lý cấu hình của hệ
thống và được thực hiện bằng cơ chế giám sát, theo dõi của các nhà quản lý.
b/ Phân tích tác dụng của các thay đổi đối với hệ thống. Việc phân tích yêu cầu thay
đổi dựa trên cân nhắc giữa mức độ chi phí để đáp ứng thay đổi so với tầm quan trọng (lợi ích) của chúng đối với tổ chức và thường đưa đến các trường hợp được xếp theo thứ tự ưu tiên giải quyết như sau:
- Sửa lỗi cho hệ thống (ưu tiên cao nhất).
- Thay đổi hệ thống cho phù hợp với môi trường mà hệ thống hoặc tổ chức đang vận hành (đáp ứng cho nhu cầu thích nghi).
- Cải tiến hệ thống để nó có khả năng giải quyết thêm các vấn đề sẽ phát sinh trong tương lai (theo nhận thức của các nhà quản lý).
c/ Thiết kế giải pháp giải quyết các yêu cầu như thành lập dự án mới, sử dụng nhóm
bảo trì sẵn có hoặc thuê mướn các công ty khác thực hiện.
d/ Thực thi giải pháp thay đổi cho hệ thống, trong đó các tài liệu cấu hình cần phải cập
nhật lại cho phù hợp với thực tế, đặc biệt là các version/release của phần mềm. 5.6 BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH 5.6.1 Biên soạn tài liệu hệ thống
Việc biên soạn tài liệu hệ thống có vai trò rất quan trọng và là trách nhiệm của người thiết kế hệ thống. Tài liệu của hệ thống gồm hai loại chính:
Tài liệu mô tả hệ thống, là các tài liệu đặc tả yêu cầu, tài liệu phát triển hệ thống, tài liệu
cấu hình. Các loại tài liệu này có thể chia thành hai nhóm: tài liệu bên trong hệ thống (chủ yếu là mô tả chương trình và cấu trúc dữ liệu) và tài liệu bên ngoài hệ thống (tài liệu đặc tả yêu cầu, như DFD, ERD và cấu hình hệ thống). Các loại tài liệu của hệ thống được cập nhật suốt quá trình sử dụng và phát triển hệ thống để phản ánh đúng thực tế, làm cơ sở cho việc quản lý hệ thống. Các thay đổi trong tài liệu được kiểm soát trên từng phiên bản, gồm số phiên bản, thời điểm hiệu lực, ngày ban hành, nơi sử dụng và các thay đổi so với phiên bản trước.
Tài liệu sử dụng: là tài liệu mô tả cách khai
thác, vận hành và quản lý hệ thống cho người sử dụng. Đối với người sử dụng, tài liệu sử dụng là cầu nối giữa các chức năng của hệ thống với nhu cầu sử dụng hệ thống, hình thành từ công việc và trách nhiệm của người sử dụng. Các nhu cầu này
Hình 5.3 Hướng dẫn sử dụng theo vai trò
Vai trò 1 Vai trò 2 Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3 Chức năng 4 NSD 1 NSD 2 PTIT
được diễn tả thành các vai trò xử lý trên hệ thống, ví dụ: vai trò giám sát kho cần các chức năng tính số lượng hàng tồn kho, nhận hàng, xuất hàng; ngoài ra, một số nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò như vừa giám sát kho, vừa kết toán kho. Do đó, tài liệu này cần phải mô tả từng vai trò và liên kết nó với các chức năng hỗ trợ của hệ thống. Bằng cách này tài liệu sẽ hữu dụng vì theo sát với thực tế.
Các nội dung và yêu cầu chi tiết của tài liệu hệ thống:
a/ Phần mục lục: cung cấp thông tin cho người sử dụng một cái nhìn tổng quát các nội dung một cách dễ dàng. Các nội dung cần được liệt kê theo cái nhìn của nhà quản lý chứ không phải theo cách nhìn của người thiết kế hệ thống.
b/ Trang nhan đề: Tên hệ thống, tên tác giả, nơi làm việc của tác giả, ngày xuất bản; tên và địa chỉ, số điện thoại liên hệ của người có thể giải đáp các thắc mắc khi cần thiết; tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm về cập nhật thông tin của hệ thống.
c/ Tóm tắt hệ thống: phần này nên ngắn gọn, dùng ngôn ngữ phi kỹ thuật bao gồm các nội dung:
- Quy trình thao tác của hệ thống
- Mô tả toàn bộ hệ thống; mô tả hoạt động cho mỗi phần hoặc mỗi vị trí liên quan - Lập thời gian biểu cho những hoạt động bị báo động về thời gian (ngày, tuần, năm…)
d/ Các tài liệu/dữ liệu đầu vào cho máy tính: nguồn gốc của các dữ liệu vào; mô tả cách sử dụng các biểu mẫu; quy tắc cập nhật (tần suất, thời gian, số lượng…), kiểm tra dữ liệu vào; nơi nhận và có trách nhiệm nhập dữ liệu vào; cách hoàn chỉnh các trường dữ liệu, cách sửa chữa dữ liệu khi bị nhầm lẫn; giải thích các thông báo lỗi…
e/ Các tài liệu/dữ liệu đầu ra từ hệ thống: mô tả xuất xứ các bản báo cáo, các mẫu báo cáo, giải thích nội dung các trường dữ liệu, cách xem và in các báo cáo, chế độ in (tức thời hay không tức thời), nơi nhận tài liệu, các thông báo lỗi…
f/ Cơ sở dữ liệu: danh sách các tệp dữ liệu với mô tả ngắn gọn; danh sách các thông tin liên quan đến mỗi tệp dữ liệu; mô tả từng trường dữ liệu.
g/ Các sơ đồ luồng dữ liệu và lưu đồ hệ thống; từ điển thuật ngữ; giải thích các thuật ngữ kỹ thuật cần thiết, tên các quá trình trong máy tính
h/ Các tiến trình/ xử lý trên máy tính: Mô tả tiến trình, tham khảo dữ liệu input và output, tham khảo các chương trình, giải thích các thông báo đối với mỗi tiến trình.
i/ Tài nguyên máy tính: Dung lượng bộ nhớ, khối lượng (đầu vào, đầu ra, lưu trữ), phân cấp các mức ưu tiên…
5.6.2 Quản lý cấu hình
Quản lý cấu hình là các xử lý bảo đảm rằng chỉ có những thay đổi có kiểm soát mới được chấp nhận trong hệ thống. Điều này rất quan trọng trong các hệ thống quản lý có chất lượng (ISO, CMM, TQM,…), vì các thay đổi (thường liên quan đến nhiều công việc khác
nhau, hoặc nhiều người) phải được nhận thức (hoặc kiểm soát) từ góc độ của tổ chức chứ không phải từ một nhóm cá nhân. Ví dụ, một sự thay đổi trên phần mềm đã được thực hiện trên máy tính của người sử dụng (chức năng xử lý đã thay đổi) sẽ làm cho những người hỗ trợ sử dụng bị lúng túng nếu họ không biết về thay đổi này. Để quản lý cấu hình, thì tất cả các thông số cấu hình hệ thống (bao gồm cả version của chương trình, phân quyền sử dụng và quy trình khai thác) đều phải được ghi vết trong tài liệu quản lý cấu hình sau khi hệ thống được cài đặt hoặc cải tiến; và các yêu cầu thay đổi được giải quyết theo quy trình đã ban hành, hoặc theo cách nào đó mà tổ chức có thể kiểm soát được.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4
1. Trình bày các nội dung chính của quá trình cài đặt HTTT quản lý.
2. Nêu các bước cần thực hiện để biến đổi dữ liệu từ HTTT cũ sang HTTT mới.
3. Trình bày nội dung và yêu cầu của các phương pháp chuyển đổi HTTT. Nêu ưu điểm và nhược điểm của mỗi phương pháp.
4. Vì sao phải huấn luyện người sử dụng? Hãy nêu nội dung và phương pháp tổ chức huấn luyện người sử dụng.
5. Nêu nội dung chính của các tài liệu hướng dẫn người sử dụng.
CHƯƠNG 6. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA VÀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG
Sau khi nghiên cứu các nội dung có tính phương pháp luận trong quá trình thiết kế và cài đặt một HTTT quản lý, chúng ta sẽ tìm hiểu mô hình tổng quát của các HTTT quản lý đang được áp dụng phổ biến trong các tổ chức, doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức). Các mô hình này là cơ sở quan trọng để xây dựng các HTTT quản lý ứng dụng trong thực tiễn.
Trong chương 6, chúng ta sẽ được giới thiệu các mô hình HTTT quản lý cấp chuyên gia và các HTTT quản lý chức năng của các tổ chức, cụ thể là:
- HTTT quản lý văn phòng có chức năng quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức; - HTTT xử lý giao dịch - giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày
cần thiết cho hoạt động SXKD;
- Các HTTT quản lý chức năng được thiết kế để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
theo chức năng, hỗ trợ các quá trình ra các quyết định theo chức năng, bao gồm: HTTT Tài chính – Kế toán, HTTT quản lý sản xuất – kinh doanh, HTTT Marketing và HTTT quản trị nhân sự.
6.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG 6.1.1 Khái niệm 6.1.1 Khái niệm
HTTT quản lý văn phòng (Management Office System) là một hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức; nó có mục đích chính là giúp các công việc của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu lực, có hiệu quả và được kiểm soát.
Tính hiệu lực thể hiện ở mức độ tuân thủ và chấp hành tất cả các yêu cầu đặt ra cho
công việc. Điều này có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của người thừa hành cũng như động lực thực hiện công việc dựa trên nhận thức của người thừa hành.
Tính hiệu quả của công việc thể hiện ở sự cân đối giữa lợi ích từ công việc và chi phí
cho chính công việc đó. Lợi ích thu được từ công việc là giá trị góp phần làm thỏa mãn các mục tiêu đã hoạch định của tổ chức. Tính hiệu quả của công việc liên quan đến cách định nghĩa công việc (ví dụ: xác định mức ưu tiên của công việc, yêu cầu của công việc, kết quả cần phải đạt, thông tin trợ giúp), trách nhiệm và quyền hạn của người thừa hành cũng như cách tổ chức và sự phối hợp các nguồn lực để tạo ra kết quả tối ưu.
Tính kiểm soát thể hiện ở khả năng có thể giám sát, đo lường, điều khiển mọi trạng thái
diễn biến của công việc. Điều này phụ thuộc vào cách thiết lập các báo cáo công việc và cách xử lý các báo cáo của người quản lý.
Sơ đồ tổng quát về cơ chế hoạt động của HTTT quản lý văn phòng được biểu diễn trong hình vẽ 6.1.
Trong xu thế phát triển và giao lưu kinh tế, mối liên hệ giữa các tổ chức kinh tế diễn ra trên phạm vi ngày càng rộng. Nhu cầu quản lý, trao đổi thông tin, tài liệu giữa các văn phòng
của các tổ chức là một tất yếu khách quan. HTTT quản lý văn phòng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực này. Nó có khả năng làm tăng năng suất của bộ máy quản lý và cho phép bộ máy này tiếp nhận một cách đáng kể các thông tin về kinh tế, thương mại…
Hình 6.1. Sơ đồ tổng quát HTTT quản lý văn phòng
6.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra
Các nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản lý văn phòng bao gồm tất cả các tài liệu, thư từ, văn bản, các yêu cầu… đến tổ chức (qua bộ phận văn phòng / văn thư của tổ chức). Nơi xuất phát các nguồn dữ liệu này có thể là các đơn vị, cá nhân bên ngoài tổ chức, cũng có thể từ các bộ phận, cá nhân bên trong tổ chức. Các nguồn dữ liệu đầu ra từ HTTT quản lý văn phòng bao gồm các văn bản đi, các báo cáo tổng hợp, thống kê, trả lời các yêu cầu…
Hình 6.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào ra của HTTT quản lý văn phòng
Ví dụ như đối với chức năng quản lý công việc (theo dõi tình hình thực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân) của hệ thống này, các dữ liệu đầu vào là các thông tin giao việc của
HTTT VĂN PHÒNG - Văn bản đến
- Tài liệu, thư từ… - Đăng ký phương tiện đi lại; đăng ký lịch họp, hội thảo, hội nghị… - Thông tin giao việc
Thông tin vào
- Văn bản đi - Báo cáo tổng hợp, thống kê…
- Trả lời các yêu cầu - Lịch công tác - Giấy mời họp…
CSDL Văn phòng
Thông tin ra HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG
Các chức năng xử lý và kiểm tra - Bàn phím - Máy đọc âm thanh - Máy quét… Input Output Lưu trữ - Màn hình - Máy in - Máy phát âm thanh… PTIT
lãnh đạo (nội dung công việc, thời điểm hoàn thành, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp…); các dữ liệu đầu ra là các báo cáo kết quả công việc, báo cáo thống kê tình hình xử lý công việc của các đơn vị (theo tuần, tháng, quí, năm…).
6.1.3 Các chức năng cơ bản
HTTT quản lý văn phòng có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tài liệu, thư điện tử cũng như các loại hình thông tin khác (hình ảnh, tiếng nói…) trong hệ thống quản lý. Hệ thống này còn có chức năng quản lý công việc, hồ sơ lưu trữ, danh bạ… Cụ thể, các chức năng của HTTT quản lý Văn phòng là:
- Quản lý công văn (đến, đi, trình ký)
- Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói, tin tức nội bộ… - Quản lý tình hình thực hiện công việc
- Quản lý hồ sơ công việc - Quản lý quy trình làm việc
- Xây dựng lịch làm việc cá nhân (tuần, tháng, quí, năm)
- Xây dựng lịch công tác của đơn vị, lãnh đạo đơn vị (tuần, tháng, quí, năm) - Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân
- Quản lý văn phòng phẩm - Quản lý phương tiện đi lại…
Các chức năng này được tập hợp thành những nhóm chức năng chính sau đây:
6.1.3.1 Quản lý các kênh thông tin trong tổ chức
Kênh thông tin trong tổ chức bao gồm kênh thông tin hình thức và kênh thông tin phi hình thức liên lạc bên trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trường bên ngoài.
a. Các kênh thông tin hình thức trong tổ chức được tạo ra để giúp cho các nhà quản
lý có thông tin đáng tin cậy để ra quyết định, đồng thời truyền đạt các quyết định đến các bộ phận thừa hành. Kênh thông tin hình thức mang nội dung công việc (ban hành quyết định, phân công hoặc báo cáo) cần phải được quy định trước trên các thành tố sau:
- Phương tiện truyền tin, thường là hệ thống lưu chuyển văn thư (bằng giấy) để truyền
đạt nội dung thông tin mang tính pháp lý cao; hoặc có thể là mạng máy tính, thư điện tử, điện
thoại, hoặc cuộc họp có biên bản. Tùy theo tính chất yêu cầu của công việc (“bình thường”, “khẩn”, “mật”,…), phương tiện truyền tin tương ứng phải thoả mãn được các yêu cầu này.
- Khuôn mẫu cho thông tin. Mỗi công việc thường đòi hỏi các khuôn mẫu trình bày
thích hợp và áp dụng thống nhất trong tổ chức. Ví dụ, các báo cáo thống kê cho các công việc lặp đi lặp lại thường có dạng bảng; các báo cáo tổng hợp cho nhà lãnh đạo cấp cao thường thể hiện dạng biểu đồ; hoặc các loại công văn thường có tựa đề, số công văn, nội dung tóm tắt, nơi phát hành và người ký.
- Trách nhiệm xử lý thông tin. Mục đích của việc quy định trách nhiệm xử lý thông tin
là để tăng cường tính chất hiệu lực của các yêu cầu công việc thể hiện trên các kênh thông tin hình thức. Trách nhiệm xử lý thông tin thường được ban hành cùng với các tiêu chuẩn xử lý thông tin, người gửi và người nhận, ví dụ: thời hạn xử lý, chế độ báo cáo kết quả theo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất khi có rủi ro.
- Quy trình xử lý. Quy trình xử lý được ban hành để chỉ rõ trình tự xử lý từng phần của
công việc qua đó tổ chức quy định cho các bộ phận cùng phối hợp thực hiện công việc một cách tự động mà không cần phải xin ý kiến chỉ thị. Quy trình được áp dụng thống nhất cho