7.1.2.1 Khái niệm
HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS – Decision Support System) là HTTT cho phép tổng hợp dữ liệu và phân tích dữ liệu qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ cho những quyết định dạng không có cấu trúc hoặc bán cấu trúc.
Hệ thống này có chức năng cung cấp thông tin và trợ giúp cho các nhà quản lý trong suốt quá trình xây dựng và thông qua các quyết định quản lý. Các nhà quản lý có thể tìm
những dữ liệu thích hợp, lựa chọn và sử dụng các mô hình thích hợp, điều khiển quá trình thực hiện nhờ những phương tiện có tính chuyên nghiệp.
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động của các tổ chức. Trước đây, các HTTT trợ giúp ra quyết định hướng đến các nhà quản lý cấp cao, còn ngày nay bắt đầu nhằm vào đối tượng là các nhà quản lý cấp trung. Một HTTT hỗ trợ ra quyết định được tổ chức hiệu quả nếu có khả năng phục vụ nhiều cấp quản lý khác nhau:
- Đối với các nhà quản lý cấp cao: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định chiến lược nhằm xác định mục tiêu, các nguồn lực và các chính sách của tổ chức trong dài hạn. Vấn đề quan trọng ở đây là dự đoán được tương lai của tổ chức và môi trường mà tổ chức đang hoạt động trong đó.
- Đối với các nhà quản lý cấp trung: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định chiến thuật để giải quyết các vấn đề như phân bổ hiệu quả các nguồn lực, xác định cách thức tổ chức thực hiện các nhiệm vụ một cách tốt nhất. Việc điều khiển quá trình này đòi hỏi mối liên hệ chặt chẽ với những người thực hiện nhiệm vụ cụ thể nào đó của tổ chức.
- Đối với cấp chuyên gia: DSS giúp đánh giá các sáng kiến về sản phẩm, dịch vụ mới, cách thức để truyền kiến thức mới; cách thức để phân phối thông tin hiệu quả trong tổ chức…
- Đối với cấp tác nghiệp: DSS tạo ra các quyết định liên quan đến các hoạt động cụ thể như xác định bộ phận, cá nhân thực hiện nhiệm vụ, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, tiêu chuẩn sử dụng các nguồn lực và đánh giá các kết quả đạt được…
Một số ví dụ về các hệ thống DSS:
- Hệ thống xác định giá và tuyến bay của của các hãng hàng không (American Airlines, Vietnam Airlines…)
- Hệ thống điều khiển tàu và tuyến đi của Southern Railway - Hệ thống phân tích hợp đồng cho Bộ Quốc phòng Mỹ - Hệ thống định giá bán sản phẩm của Kmart…
7.1.2.2 Các thành phần cơ bản của hệ thống
Mô hình tổng quát của HTTT hỗ trợ ra quyết định được biểu diễn trong hình 7.1. Một HTTT hỗ trợ ra quyết định bao gồm 5 thành phần cơ bản:
- Phần cứng và hệ thống truyền thông: hệ thống các máy tính được nối mạng để có thể
trao đổi các mô hình phần mềm và các số liệu với các hệ thống hỗ trợ ra quyết định khác.
- Nhân lực: bao gồm các nhà quản lý sử dụng hệ thống, các lập trình viên và các kỹ
thuật viên quản lý hệ thống.
- CSDL: bao gồm dữ liệu (hiện tại hoặc quá khứ) từ CSDL của các tổ chức kinh tế,
ngân hàng dữ liệu bên ngoài, CSDL nội bộ riêng cho các nhà quản lý. Hệ thống DSS bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, bản thân nó không tạo ra hoặc cập nhật dữ liệu mà chỉ tổ chức dữ liệu lại theo cách mà từng cá nhân hoặc từng nhóm nhận thấy là phù hợp để tạo quyết định dựa trên tình trạng thực tế. CSDL của mô hình này thường đã được tổng hợp và lưu trữ đặc
Nhà quản lý Thông tin quyết định HTTT HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH Xử lý các mô hình Xử lý hội thoại Hệ quản trị CSDL Các mô hình CSDL
biệt cho mục đích sử dụng riêng của hệ thống DSS do hai nguyên nhân: tổ chức cần bảo vệ CSDL của tổ chức, chống sự phá hoại từ những thay đổi đột ngột hoặc không thích hợp; nếu tự rà soát CSDL lớn của tổ chức thì đó sẽ là một quá trình chậm chạp và tốn kém.
Hình 7.1. HTTT hỗ trợ ra quyết định
- Mô hình: tổng thể các mô hình phân tích và toán học sử dụng trong quá trình ra quyết
định như mô hình thống kê, mô hình dự báo, mô hình điều hành, mô hình lập kế hoạch. Mỗi mô hình là một sự mô tả các yếu tố hoặc các mối quan hệ của một hiện tượng nào đó, ví dụ như mô hình phân tích hồi quy, phân tích độ nhạy, phân tích tình huống, tìm điểm hoà vốn, mô hình bài toán quy hoạch tuyến tính… Mỗi hệ thống DSS được xây dựng cho một tập hợp các mục đích khác nhau và sẽ tạo ra một tập hợp các mô hình phụ thuộc theo mục đích mà nó hướng tới.
- Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, các mô hình thông qua quyết định
và các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống. Hệ thống phần mềm DSS cho phép người sử dụng có thể can thiệp vào CSDL và cơ sở mô hình của hệ thống một cách dễ dàng. Hệ thống phần mềm DSS cung cấp các biểu đồ dễ sử dụng và các giao diện linh hoạt, cho phép cả các nhà quản lý không có kinh nghiệm sử dụng máy tính cũng có thể tiếp cận hệ thống một cách dễ dàng.
7.1.2.3 Phương pháp xây dựng hệ thống
Do hệ thống DSS được tạo ra để phục vụ cho nhu cầu đặc biệt của nhà quản lý và chuyên dùng cho một lớp các quyết định nào đó nên trong quá trình xây dựng hệ thống DSS cần có sự tham gia của người sử dụng ở mức cao nhất. Hệ thống này chỉ sử dụng một số lượng nhất định các dữ liệu liên quan, không cần việc trao đổi các dữ liệu một cách trực tiếp và có xu hướng sử dụng những mô hình phân tích phức tạp hơn các hệ thống khác.
Quy trình xây dựng các hệ thống DSS thường có các bước sau:
- Phân tích: nhằm xác định các vấn đề và các khả năng mà nhà quản lý có thể cho là
hữu ích trong việc dẫn dắt tới các quyết định liên quan tới vấn đề đó. Các bước cần tiến hành để thực hiện việc phân tích đạt kết quả cao:
- Thiết kế: không giống như một chu trình thiết kế HTTT truyền thống, việc thiết kế hệ
thống DSS được thực hiện theo các bước lặp có sử dụng mẫu thử nghiệm. Người ta thiết kế hệ thống, đưa vào dùng thử, phát hiện các sai sót hoặc bất hợp lý, thực hiện điều chỉnh…; cứ thế lặp đi lặp lại cho tới khi có được một sản phẩm được coi là “phù hợp”.
- Thực hiện: Không giống như các HTTT quản lý khác, việc thiết kế HTTT DSS
không bao gồm việc thực hiện một cách riêng rẽ mà việc phát triển hệ thống sẽ được thực hiện một cách liên tục. Trong quá trình sử dụng hệ thống, các nhà quản lý sẽ đánh giá hệ thống và liên tục phát triển hệ thống cho phù hợp với yêu cầu quản lý của tổ chức.