Trong quá trình phân tích HTTT, nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ có cấu trúc và kỹ thuật để mô tả hệ thống, tức là tiếp cận với nguyên tắc phân tích hệ thống có cấu trúc. Một số các mô hình được sử dụng trong quá trình phân tích hệ thống có cấu trúc:
- Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams – BFD) - Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)
- Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM)
- Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL) 3.3 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây: - Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT
- Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) - Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
- Lập báo cáo phân tích HTTT
Chúng ta sẽ lần lượt nghiên cứu chi tiết từng công đoạn của quá trình phân tích HTTT. 3.3.1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Đây là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất. Nếu chúng ta biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động, làm việc của một tổ chức thì càng dễ thành công trong việc phân tích hệ thống.
3.3.1.1 Nội dung thông tin cần thu thập
Các thông tin cần thu thập có thể chia thành 3 nhóm:
♦ Thông tin về môi trường của HTTT hiện tại:
- Các thông tin chung về môi trường bên ngoài nói chung, về ngành mà tổ chức đang hoạt động nói riêng: điều kiện cạnh tranh, xu hướng phát triển công nghệ…
- Các thông tin về bản thân tổ chức, bao gồm: Môi trường tổ chức:
+ Lịch sử hình thành và phát triển; Mô hình tổ chức.
+ Quan hệ giữa các phòng ban; Khối lượng công việc, những khó khăn trong công việc của từng phòng ban.
+ Chức năng của hệ thống (sản xuất hay cung cấp dịch vụ), quy mô hoạt động. + Yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu…)
+ Chính sách dài hạn và ngắn hạn, chương trình hành động + Nguồn nhân lực của tổ chức trong hệ thống quản lý… + Tình trạng tài chính, hoạt động đầu tư – xây dựng cơ bản… Môi trường vật lý:
+ Quy trình tổ chức xử lý số liệu trong quản lý + Độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống Môi trường kỹ thuật:
+ Phần cứng và phần mềm hiện có để xử lý thông tin + Các trang thiết bị kỹ thuật khác
+ Các CSDL đang sử dụng
+ Đội ngũ cán bộ phát triển hệ thống hiện có (phân tích viên hệ thống, kỹ sư, lập trình viên, kỹ thuật viên tin học…)
♦ Các thành phần của HTTT hiện tại:
- Hoạt động của hệ thống; - Thông tin vào của hệ thống;
- Thông tin ra của hệ thống; - Các cơ sở dữ liệu của hệ thống;
- Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống.
3.3.1.2 Các phương pháp thu thập thông tin
Có một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin như:
a)Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
Là phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng đầu tiên nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống. Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu.
Cách tổ chức nghiên cứu:
- Lập kế hoạch chi tiết cho từng cá nhân (sắp xếp ai làm việc gì, khi nào, theo trình tự nào, khi nào phải báo cáo, báo cáo cho ai…)
- Lập kế hoạch họp nhóm, thảo luận…
Lập báo cáo kết quả nghiên cứu, phân tích HTTT:
b)Quan sát hệ thống (Observational research)
Phương pháp này thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác: không có trong tài liệu lưu trữ, phỏng vấn cũng không mang lại kết quả mong đợi.
Đề án: ………. BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG
Người thực hiện: ……… Chủ đề nghiên cứu: ……… Thời gian: ……… Địa điểm: ……… Mục tiêu nghiên cứu: ………. Nội dung nghiên cứu:
- Hoạt động của hệ thống: ……….
- Thông tin vào của hệ thống: ……… - Thông tin ra của hệ thống: ……… - Quá trình xử lý thông tin: ………. - Cơ sở dữ liệu của hệ thống: ……….. - …
Tóm tắt chung: ……… Đánh giá tổng quát: ……….
Ngày … tháng … năm …
Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết họ thường phải làm những công việc gì và thực hiện công việc như thế nào; đồng thời đánh giá được mức độ hiệu quả của các chuẩn và các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên thường dùng.
Ưu điểm:
- Biết được tính chất của mỗi công việc. Qua quan sát, người ta nhận thấy rằng công việc của người quản lý thường hay bị gián đoạn do họ phải giải quyết nhiều công việc xử lý tình huống được phát sinh ngẫu nhiên (như vậy, HTTT quản lý cần có khả năng trợ giúp người quản lý “tạm ngưng” và “làm tiếp” công việc đang dở dang).
- Đánh giá được cường độ làm việc (workload) của người nhân viên trong thực tế.
Nhược điểm: người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách làm việc hàng ngày;
tốn thời gian ngồi quan sát.
Kết thúc quá trình, chúng ta cần lập báo cáo kết quả quan sát hệ thống.
c)Phỏng vấn (Interview)
Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng. Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn (Interviewer) và người được phỏng vấn (Interviewee) để thu thập thông tin về một vấn đề nào đó.
Những điều lưu ý khi phỏng vấn:
- Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn, tỏ ra quan tâm đến ý kiến của người được phỏng vấn chứ không phải là để khẳng định ý kiến của mình. Nên quan tâm đến cả nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người đối diện để đoán được những điều họ có thể không muốn nói ra.
- Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn.
- Cố gắng hòa mình theo thói quen, tác phong và ngôn ngữ của tổ chức, tập thể mà chúng ta cần phỏng vấn.
- Cố gắng tìm hiểu công việc của người được phỏng vấn và đặt các câu hỏi trong phạm vi công việc của họ.
- Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời mang thông tin hữu ích đến cho người phân tích viên. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở - open questions, tùy ý trả lời và dạng đóng - closed questions, chọn lựa câu trả lời đã có sẵn) một cách linh hoạt nhưng cần phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn. Câu hỏi mở trợ giúp khám phá thêm những điều chưa biết, câu hỏi đóng là để khẳng định chính xác những gì đã dự kiến trước.
Phỏng vấn cá nhân là tiếp xúc với từng người để đặt câu hỏi và tìm thông tin trong câu trả lời.
Ưu điểm: Người phân tích viên có cơ hội hỏi thêm về những gì vừa mới biết; biết
được thái độ và trách nhiệm của người được phỏng vấn về các vấn đề được hỏi.
Nhược điểm: Có thể xuất hiện mâu thuẫn ý kiến giữa những người được phỏng vấn;
tốn thời gian khi cần phỏng vấn nhiều.
Phỏng vấn nhóm là phỏng vấn nhiều người chủ chốt cùng một lúc qua cuộc họp, hội thảo; người phân tích viên sẽ đặt câu hỏi chung cho mọi người.
Ưu điểm:
- Gia tăng sự trao đổi thảo luận về những gì vừa mới được phát hiện ra;
- Hạn chế bớt quan điểm cá nhân và hạn chế bớt mâu thuẫn giữa các câu trả lời; - Ít tốn thời gian hơn phỏng vấn cá nhân.
Nhược điểm:
- Khó thu xếp cho cuộc phỏng vấn do có sự tham gia của nhiều người tại cùng một thời gian và địa điểm;
- Có hạn chế chung của các cuộc họp: khi người quản lý cấp cao đã nêu ý kiến, những cán bộ cấp dưới sẽ không muốn đưa ra ý kiến ngược lại; và một người nào đó có thể nói rất lâu chiếm hết thời gian phát biểu của những người khác.
d)Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires)
Điều tra là phương pháp thông dụng của thống kê học. Có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu. Trong trường hợp phân tích HTTT, người ta thường áp dụng phương pháp điều tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tượng như: cán bộ lãnh đạo trong hệ thống, các cán bộ quản lý, các nhân viên trong bộ máy quản lý, các cán bộ tin học trong hệ thống.
Việc thiết kế phiếu điều tra có vai trò quyết định và cần đảm bảo được các yêu cầu sau đây: - Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết
- Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời đối với đa số người được hỏi. Để dễ thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng (như trắc nghiệm).
Phiếu điều tra thường có các phần sau:
- Phần tiêu đề: mô tả mục đích và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng tác trả lời đầy đủ các câu hỏi trong phiếu điều tra để cuộc điều tra có kết quả tốt đẹp
- Phần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượng điều tra như tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ…
- Phần nội dung các câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung thông tin cần thu thập (cơ cấu tổ chức cơ quan, quy trình xử lý thông tin trong hệ thống, việc sử dụng thông tin trong hệ thống, đánh giá về ưu, khuyết điểm của hệ thống…)
- Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên và chức vụ người chủ trì cuộc điều tra.
Ưu điểm: Ít tốn chi phí hơn các loại phỏng vấn khác; nếu có nhiều phiếu thăm dò quay
về, người phân tích viên có thể nhận được thông tin tương đối khách quan.
Nhược điểm: Không có cơ hội để hỏi thêm; không chắc chắn ai là tác giả, và mức độ
thông tin (trả lời) chính xác đến cỡ nào; số phiếu quay về có thể rất thấp và có thể mâu thuẫn nhau.
e)Phương pháp thảo luận theo chuyên đề JAD (Joint Application Design)
Tương tự như phỏng vấn nhóm, nhưng các cuộc họp được tổ chức chuyên sâu (thảo luận tường tận nhiều chuyên đề), có sử dụng các phương tiện hỗ trợ hội nghị (nghe, nhìn, trao đổi ý kiến, demo, ghi chú) và thực hiện có cấu trúc:
- Trình tự thảo luận từng chuyên đề: đặt vấn đề, thảo luận, chọn giải pháp, kết luận. - Thiết lập nhiều vai trò trong hội nghị: người chủ trì, người gợi ý, thư ký.
- Có nhiều chuyên viên tham gia: người sử dụng hệ thống (đặt yêu cầu), người phát triển hệ thống (đưa phương án giải quyết), người quản lý (đánh giá khả thi và hiệu quả).
Mục đích chính của JAD là làm gia tăng các ý kiến thảo luận một cách có kiểm soát để đưa đến giải pháp tốt nhất cho vấn đề cần phải giải quyết. Ví dụ: để tránh tâm lý ngại phát biểu trái ý với lãnh đạo, JAD đưa ra phương pháp che giấu tên và ý kiến được hiển thị dạng text trên màn chiếu trong cuộc họp. Những người ở xa vẫn tham gia được qua mạng, hoặc truyền hình. Phương pháp này cho kết quả rất tốt, nhưng chi phí khá tốn kém vì thời gian kéo dài và số lượng người tham dự đông.
f)Phương pháp làm mẫu (Prototyping)
Bằng cách sử dụng mẫu (như chương trình “demo”), người sử dụng có thể “hiểu được” cách xử lý các công việc trong hệ thống sẽ xây dựng và nhờ đó, họ có thể góp ý để sửa lại “cho đúng”. Quá trình này được lặp đi lặp lại nhiều lần, người phát triển hệ thống sẽ hiểu rõ mong muốn của người sử dụng, bản demo ngày càng chi tiết và hướng đến thỏa mãn hoàn toàn mong muốn của người sử dụng.
Ưu điểm:
- Giúp cho người phát triển hệ thống hiểu đúng yêu cầu của người sử dụng.
- Giúp cho người sử dụng biết được hệ thống sẽ được xây dựng. Qua tương tác với bản demo, họ có cơ hội hòa nhập với “hệ thống” ngay từ đầu và có cơ hội tham gia xây dựng hệ thống nên họ sẽ không bị lúng túng khi triển khai áp dụng.
Nhược điểm: Khó thống nhất yêu cầu của nhiều người cùng sử dụng hệ thống.
3.3.2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)
3.3.2.1 Khái niệm
Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (hay còn gọi là sơ đồ phân rã chức năng) là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (tập hợp các công việc mà tổ chức cần thực hiện), các mối quan hệ giữa các chức năng đó.
Với sơ đồ BFD, chúng ta xác định rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tâm đến phương pháp thực hiện cũng như các phương tiện được sử dụng để thực hiện chúng (nhân lực, máy móc, trang thiết bị…). Chúng ta cũng chưa cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý; tất cả chúng đều quan trọng và cần được xử lý như một phần của HTTT quản lý.
Ý nghĩa của sơ đồ BFD:
- Sơ đồ BFD cho phép xác định các chức năng cần nghiên cứu của một tổ chức. - Qua sơ đồ, ta biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống, tránh dư thừa và trùng lặp trong nghiên cứu hệ thống.
- Sơ đồ BFD là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống.
3.3.2.2 Quy trình xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh
- Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu tổ chức, các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với các
thành phần: tên chức năng, mô tả chức năng, dữ liệu đầu vào; dữ liệu đầu ra của chức năng.
- Bước 2: Mô tả hoạt động và mối quan hệ của các chức năng dưới dạng văn bản. - Bước 3: Dựa vào văn bản mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD.
Trong từng bước, sơ đồ BFD được xây dựng xuất phát từ mô hình nghiệp vụ - Business Model (mô tả các chức năng một cách tổng quát), sau đó là thực hiện phân rã chức năng (mô tả sự phân chia các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn trong hệ thống theo cấu
trúc hình cây). Việc phân rã sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng quát đến cụ thể, trên cơ sở đó có thể lập kế hoạch chi tiết cho mỗi nhóm phụ trách phân tích một mức nào đó.
♦ Các nguyên tắc phân rã chức năng:
- Nguyên tắc “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó.
- Nguyên tắc “đầy đủ”: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.
Lưu ý: - Các chức năng trên cùng một cấp thì phải có mức độ phức tạp như nhau. Sự
phân rã chức năng sẽ dừng lại với những chức năng con đủ chi tiết.
- Tên các chức năng phải được đặt rõ ràng, phù hợp với nội dung chức năng và dễ dàng phân biệt với các chức năng khác. Tên chức năng thường được đặt bằng động từ (hoặc tính từ) kèm theo bổ ngữ.
♦ Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD:
- Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng,
- Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng.
Ví dụ 1. Với chức năng “Quản lý tài chính” của một đơn vị có thể phân rã thành 3
chức năng con theo sơ đồ sau:
Quản lý tài chính Quản lý vốn đầu tư Phân bổ vốn đầu tư Quản lý các dự án Lập kế hoạch ngân sách Quản lý ngân sách Kế hoạch dài hạn Kế hoạch ngắn hạn Phân bổ ngân sách Sử dụng ngân sách
Hình 3.1 Sơ đồ chức năng quản lý tài chính
Ví dụ 2. Cho một bản mô tả hoạt động và mối quan hệ của các chức năng như sau: