3.3.2.1 Khái niệm
Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (hay còn gọi là sơ đồ phân rã chức năng) là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (tập hợp các công việc mà tổ chức cần thực hiện), các mối quan hệ giữa các chức năng đó.
Với sơ đồ BFD, chúng ta xác định rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tâm đến phương pháp thực hiện cũng như các phương tiện được sử dụng để thực hiện chúng (nhân lực, máy móc, trang thiết bị…). Chúng ta cũng chưa cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý; tất cả chúng đều quan trọng và cần được xử lý như một phần của HTTT quản lý.
Ý nghĩa của sơ đồ BFD:
- Sơ đồ BFD cho phép xác định các chức năng cần nghiên cứu của một tổ chức. - Qua sơ đồ, ta biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống, tránh dư thừa và trùng lặp trong nghiên cứu hệ thống.
- Sơ đồ BFD là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống.
3.3.2.2 Quy trình xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh
- Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu tổ chức, các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với các
thành phần: tên chức năng, mô tả chức năng, dữ liệu đầu vào; dữ liệu đầu ra của chức năng.
- Bước 2: Mô tả hoạt động và mối quan hệ của các chức năng dưới dạng văn bản. - Bước 3: Dựa vào văn bản mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD.
Trong từng bước, sơ đồ BFD được xây dựng xuất phát từ mô hình nghiệp vụ - Business Model (mô tả các chức năng một cách tổng quát), sau đó là thực hiện phân rã chức năng (mô tả sự phân chia các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn trong hệ thống theo cấu
trúc hình cây). Việc phân rã sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng quát đến cụ thể, trên cơ sở đó có thể lập kế hoạch chi tiết cho mỗi nhóm phụ trách phân tích một mức nào đó.
♦ Các nguyên tắc phân rã chức năng:
- Nguyên tắc “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó.
- Nguyên tắc “đầy đủ”: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.
Lưu ý: - Các chức năng trên cùng một cấp thì phải có mức độ phức tạp như nhau. Sự
phân rã chức năng sẽ dừng lại với những chức năng con đủ chi tiết.
- Tên các chức năng phải được đặt rõ ràng, phù hợp với nội dung chức năng và dễ dàng phân biệt với các chức năng khác. Tên chức năng thường được đặt bằng động từ (hoặc tính từ) kèm theo bổ ngữ.
♦ Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD:
- Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng,
- Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng.
Ví dụ 1. Với chức năng “Quản lý tài chính” của một đơn vị có thể phân rã thành 3
chức năng con theo sơ đồ sau:
Quản lý tài chính Quản lý vốn đầu tư Phân bổ vốn đầu tư Quản lý các dự án Lập kế hoạch ngân sách Quản lý ngân sách Kế hoạch dài hạn Kế hoạch ngắn hạn Phân bổ ngân sách Sử dụng ngân sách
Hình 3.1 Sơ đồ chức năng quản lý tài chính
Ví dụ 2. Cho một bản mô tả hoạt động và mối quan hệ của các chức năng như sau: “Phòng tín dụng của Ngân hàng X có nhiệm vụ chính là Cho vay và Thu nợ.
Khi khách hàng đến vay tiền, bộ phận Cho vay phải nhận đơn vay của khách hàng, sau đó duyệt đơn xem có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ phận trả lời đơn. Bộ phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng là từ chối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp ứng thì cho vay và ghi vào Sổ nợ.
Khi khách hàng đến trả tiền, dựa vào sổ nợ, bộ phận Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả cho từng khách hàng. Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý trong hạn, nếu ngoài hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý ngoài hạn. Cả hai bộ phận đều phải ghi vào Sổ nợ”.
Sơ đồ BFD quản lý tín dụng của Ngân hàng trên được mô tả trong hình 3.2. Chức
năng quản lý tín dụng được phân rã thành 2 chức năng “Cho vay” và “Thu nợ”. Để thực hiện chức năng “Cho vay” phải thực hiện 4 chức năng “Nhận đơn”, “Duyệt vay”, “Trả lời” và “Ghi sổ nợ”. Để thực hiện chức năng “Thu nợ” phải thực hiện các chức năng “Xác định kỳ hạn”, “Xử lý trong hạn”, “Xử lý ngoài hạn” và “Ghi sổ nợ”.
Ví dụ 3. Cho một bản mô tả như sau:
“Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt hàng chính là hàng điện tử - điện lạnh. Công ty có nhiều cửa hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước. Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải tìm kiếm thị trường. Sau khi đã tìm được khách hàng, Công ty tổ chức ký kết hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng.
Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải quảng cáo sản phẩm, giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, sau đó xác định khách hàng có nhu cầu về sản phẩm. Đối với khách hàng có nhu cầu về sản phẩm, Công ty sẽ tổ chức ký kết hợp đồng. Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai bên cần thỏa thuận phương thức thanh toán và phương thức giao hàng. Việc giao hàng sẽ bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của khách hàng và thu tiền của khách hàng”.
Quản lý tín dụng
2. Thu nợ 2.1. Xác định kỳ hạn
Hình 3.2 Sơ đồ BFD quản lý tín dụng tại Ngân hàng X
2.2. Xử lý trong hạn 2.3. Xử lý ngoài hạn 2.4. Ghi sổ nợ 1. Cho vay 1.1. Nhận đơn 1.2. Duyệt vay 1.3. Trả lời 1.4. Ghi sổ nợ PTIT
Từ đó ta có sơ đồ BFD quản lý bán hàng của Công ty X ở hình 3.3.
3.3.3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD)
Sau khi xem xét HTTT theo quan điểm “chức năng” thuần túy, bước tiếp theo trong quá trình phân tích là xem xét chi tiết hơn về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu. Công cụ mô hình được sử dụng cho mục đích này là sơ đồ luồng dữ liệu.
3.3.3.1 Khái niệm
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin được vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một tiến trình và thông tin nào thu được sau khi thực hiện tiến trình đó.
Tài liệu DFD là tài liệu phân tích hệ thống đầy đủ, súc tích và ngắn gọn, cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó.
Tuy nhiên, sơ đồ DFD có một số tồn tại sau:
- Không bao hàm yếu tố thời gian – không chỉ được thời gian thông tin cần để chuyển từ quá trình này sang quá trình khác.
- Chỉ xác định một phần trật tự thực hiện các chức năng dựa vào việc chức năng này phải được thực hiện dựa trên dữ liệu đầu ra từ chức năng khác.
- Không chỉ ra được yếu tố định lượng đối với dữ liệu liên quan như khối lượng, xu hướng…; những thông tin là thành phần cơ bản trong quá trình phân tích.
Do đó người ta phải bổ sung các công cụ khác như mô hình thông tin ma trận. Quản lý bán hàng Tìm kiếm thị trường Quảng cáo sản phẩm Giới thiệu sản phẩm Ký kết hợp đồng Giao hàng Thỏa thuận PT thanh toán Thỏa thuận PT giao hàng Vận chuyển hàng Thu tiền
Hình 3.3 Sơ đồ BFD quản lý bán hàng của Công ty X
Xác định nhu cầu về sản phẩm
3.3.3.2 Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu
DFD sử dụng 4 ký hiệu của Chris Gane và Trish Sarson (1972):
Process (xử lý, tiến trình) Là ký hiệu diễn tả cho một công việc hoặc một hành động thao tác trên dữ liệu (biến đổi dữ liệu ở đầu vào thành dữ liệu/thông tin ở đầu ra). Khi mô hình hóa một xử lý, chúng ta không quan tâm nó được thực hiện như thế nào.
- Phần trên của ký hiệu xử lý ghi số định danh của xử lý. Mỗi xử lý có một số định danh duy nhất trong toàn bộ sơ đồ. Ví dụ: “1.2.3” là xử lý thứ 3 trong sơ đồ DFD 1.2.
- Phần bên dưới của xử lý ghi tên của nó. Tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ, dạng động từ - bổ ngữ và thường trùng với tên đã đặt cho các
chức năng trong sơ đồ BFD.
Data store (kho dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả một phương tiện trừu tượng có chức năng lưu trữ dữ liệu, tương đương với một quyển sổ ghi chép, một tập tin, hay một CSDL,… Lưu ý điều mà chúng ta quan tâm ở đây chính là thông tin chứa trong nó.
Phần bên trái của Data store ghi số định danh của nó, ví dụ: “D1”, “D2”.
Phần bên phải ghi tên của Data store, là một danh từ.
Source / Sink (nguồn phát sinh dữ liệu / đích tiêu thụ dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả cho một đối tượng phát sinh dữ liệu (source) hoặc tiêu thụ dữ liệu (sink) bên ngoài hệ thống (đang xét), có thể nó là:
+ Một tổ chức, bộ phận như “Nhà cung cấp”, “Phòng Tổ chức”… + Một con người như “Khách hàng”, “Người quản lý”…
Tương tự như Data store, tên của Source/Sink phải là một danh từ.
Trong trường hợp dữ liệu được truyền giữa các tiến trình trên các trang khác nhau của sơ đồ DFD thì nguồn và đích là một chức năng hoặc quá trình bên trong hệ thống (còn gọi là tác nhân trong). Khi đó tên của chúng
có dạng động từ - bổ ngữ.
Data flow (luồng dữ liệu) là một ký hiệu diễn tả cho chiều di chuyển của dòng thông tin (được chuyển vào hoặc ra khỏi một tiến trình).
Data flow phải có nhãn là một danh từ mô tả cho nội dung dữ liệu đang
chuyển đi, ví dụ: “Đơn đặt hàng”, “Hóa đơn”. Những thông tin có trải qua một số thay đổi thì nên mang tên đã sửa đổi: “Hóa đơn đã kiểm tra”. Tên của các dòng dữ liệu khác nhau cần phải mang các tên khác nhau. Tuy nhiên cùng một dòng dữ liệu có thể đi vào một số tiến trình, khi đó trong sơ đồ sẽ xuất hiện một số dòng dữ liệu có tên trùng nhau.
Trong một số trường hợp đặc biệt như đối với các dòng dữ liệu vào– ra các kho dữ liệu… thì có thể vẽ một dòng dữ liệu với mũi tên ở hai đầu và không cần gắn tên cho chúng.
Data
Hình 3.4 Phân rã DFD
Xử lý i ở level n
DFD level n+1 cho Xử lý i
3.3.3.3 Các quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu Quy tắc vẽ DFD:
- Nếu một đối tượng chỉ có outputs, chắc chắn nó phải là source. Tương tự, nếu một đối tượng chỉ có inputs, nó phải là sink.
- Một xử lý phải có cả inputs lẫn outputs. Không có xử lý nào chỉ có inputs mà không có outputs, hoặc ngược lại.
- Một dataflow phải có nhãn và có duy nhất một hướng để chỉ rõ nơi đi và nơi đến của dữ liệu. Nếu một nội dung dữ liệu được chuyển đi và nhận về giữa hai đối tượng thì nó phải được vẽ bằng 2 mũi tên (theo 2 hướng ngược nhau).
- Không có dòng dữ liệu trực tiếp giữa các data store, source, sink. Vì đây là những đối tượng “thụ động”; để di chuyển dữ liệu giữa các đối tượng này cần phải có ít nhất một xử lý của hệ thống.
- Không có dòng dữ liệu rẽ nhánh (hoặc gộp) có nội dung (nhãn) khác nhau. Nội dung dữ liệu ở các nhánh phải giống y như nhau.
- Không có dòng dữ liệu trực tiếp đi từ một xử lý đến chính nó (vì một xử lý không cần gửi dữ liệu cho chính nó).
Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD:
Sơ đồ luồng dữ liệu đầy đủ cho hệ thống đang nghiên cứu thông thường rất phức tạp và không thể xếp gọn trong một trang sơ đồ được nên ta cần dùng tới các kỹ thuật phân rã (Exploision) theo thứ bậc để phân chia sơ đồ ra một số mức.
Việc phân rã DFD dựa trên kỹ thuật phân tích thiết kế hướng cấu trúc (SADT, Structured Analysis Design Technique); mỗi xử lý được mô tả “từ ngoài vào trong” và “từ tổng quát đến chi tiết”. Nhiệm vụ của mỗi xử lý là biến đổi các dòng dữ liệu đi vào thành các dòng dữ liệu đi ra. Nếu tên gọi của xử lý không thể hiện được nó cần làm gì để biến đổi dữ liệu đi vào thành dữ liệu đi ra, thì xử lý đó cần phải được phân rã thành các xử lý chi tiết hơn
Sơ đồ bao quát cho toàn hệ thống là Sơ đồ ngữ cảnh (context diagram). Sơ đồ ngữ cảnh
chỉ có một xử lý duy nhất đại diện cho toàn bộ hệ thống (có số định danh là 0), các source, sink và các dòng dữ liệu vào ra của hệ thống.
Sơ đồ phân rã toàn bộ hệ thống là sơ đồ DFD mức 0 (ký hiệu là DFD-0), gồm có nhiều
xử lý cơ bản bên trong hệ thống (được đánh số 1.0, 2.0, 3.0,…), các data store, source, sink và các dòng dữ liệu.
Mỗi một xử lý trong DFD-0 có thể được phân rã tiếp và được vẽ bằng một sơ đồ DFD cho xử lý đó ở mức chi tiết hơn như minh họa trên hình 3.4. Sơ đồ này có số định danh là số của xử lý được phân rã, ví dụ DFD-1.0 là sơ đồ DFD cho xử lý 1.0 của DFD-0.
Công việc được lặp lại cho đến khi toàn bộ hệ thống được vẽ xong. Sơ đồ ở mức chi
tiết nhất là DFD cơ bản (primitive DFD) của hệ thống. Như vậy, DFD thực sự là một hệ thống
các sơ đồ phân cấp từ tổng quát đến chi tiết.
Trong khi phân rã các sơ đồ, chúng ta cần chú ý bảo toàn (cân bằng) cho các nội dung dữ liệu vào ra giữa các mức (không làm mất dữ liệu của DFD mức tổng quát, hoặc không sinh
ra dữ liệu ngoại lai ở mức chi tiết), như mô tả trong hình 3.5. Trong trường hợp chia nhỏ dữ liệu (splitting), sơ đồ cần bổ sung thêm từ điển dữ liệu (được giải thích trong phần sau) để liên
kết dữ liệu tổng hợp với dữ liệu được chia nhỏ.
3.3.3.4 Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
a)Xây dựng các sơ đồ luồng dữ liệu từ tổng quát đến chi tiết
Để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD, người ta dựa vào sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (sơ đồ phân rã chức năng) trên nguyên tắc mỗi chức năng tương ứng với một tiến trình, mức cao nhất tương ứng với sơ đồ ngữ cảnh, các mức tiếp theo tương ứng với sơ đồ mức 0, mức 1…
♦ Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ tổng quát nhất mô tả môi trường mà hệ thống vận hành, chỉ
gồm các source, sink và các dòng dữ liệu vào ra. Các xử lý bên trong hệ thống không được vẽ. Mục đích của lược đồ là để chúng ta hiểu được chính xác giá trị của hệ thống đối với môi trường. Các dòng dữ liệu đi ra cho chúng ta biết hệ thống cung cấp những gì cho môi trường; các dòng dữ liệu đi vào cho chúng ta biết nó cần gì từ môi trường và nơi nào (hoặc bộ phận nào) cung cấp hoặc sử dụng dữ liệu của hệ thống. Toàn bộ hệ thống được vẽ bằng một xử lý mang số 0. H H K X X Level n Level n+1 X a) Balancing (cân bằng) A, B A B X Level n Level n+1 b) Splitting (chia nhỏ)
♦ Sơ đồ DFD-0, DFD-1,…: được phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh. Trong quá trình phân rã,
cần lưu ý:
- Trước hết, dựa vào các chức năng ở sơ đồ BFD để xác định các tiến trình tương ứng ở