c. Sổ nhật ký:
3.2.2. Chứng từ sửdụng * Bảng chấm công (Phụ lục 3.7)
* Bảng chấm công (Phụ lục 3.7)
Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong công ty.
Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc trong tháng thực tế và vắng mặt của CNV trong tháng
Bảng chấm công được lập riêng cho từng phòng ban, bộ phận và được dùng trong 1 tháng. Danh sách người lao động ghi trong sổ sách lao động của từng bộ phận được ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau. Tổ trưởng tổ sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Trong bảng chấm cơng những ngày nghỉ theo qui định như ngày lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật đều phải được ghi rõ ràng. Tại Xí nghiệp tập thể cố phần Hồi Bắc bộ phận văn phịng được nghỉ thứ 7, chủ nhật, riêng bộ phận xưởng được nghỉ 2 ngày bất kỳ trong tuần tùy theo sắp sếp để đảm bảo cơng tác sản xuất vẫn tiến hành bình thường.
* Giấy nghỉ ốm (Phụ lục 3.8)
Khi người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động đến bệnh viện điều trị thì phải có phiếu xác nhận do bệnh viện, cơ sở y tế cấp để về lập cho phòng tổ chức hành chính.
* Bảng thanh tốn bảo hiểm xã hội (Phụ lục 3.9)
Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ ốm của người lao động, cán bộ tiền lương lập bảng thanh toán tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động.
Đối với các trường hợp làm thêm giờ hay ngừng việc xảy ra do bất kỳ nguyên nhân gì đều phải được phản ánh vào biên bản ngừng việc hay biên bảnlàm thêm giờ. Chứng từ đó ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu riêng quy định.
* Bảng thanh toán lương (Phụ lục 3.10)
Từ bảng chấm công cán bộ tiền lương kiểm tra và lập bảng lương tính cho từng bộ phận và ghi sổ theo dõi chi tiết tiền lương cho phịng kế tốn chi trả tiền lương cho người lao động.
Bảng thanh toán lương được lập thành 03 bản : 01 bản lưu ở phịng tổ chức hành chính. 01 bản lưu ở phịng kế tốn.
01 bản làm chứng từ gốc để lập báo cáo tài chính.
* Bảng thanh tốn tiền thưởng
Bảng thanh toán tiền thưởng do phòng kế toán lập theo từng bộ phận và phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và Giám đốc.
3.2.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng: TK 334 Phải trả CNV
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh tốn với CNV của công ty về tiền lương, tiền cơng phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản trích thuộc về thu nhập của họ.
Các tài khoản đối ứng bao gồm: - TK 111- Tiền mặt
- TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
- TK 622 - Chi phí nhân cơng trực tiếp - TK 627 - Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 641 - Chi phí nhân viên bán hàng
- TK 642 - Chí phí quản lý doanh nghiệp Và các tài khoản liên quan khác.