c. Sổ nhật ký:
4.3.1. Về tính cơng lao động và phương pháp tính lương
Phát huy vai trị tích cực của cơng cụ hạch tốn kinh tế, cũng như nhằm phát huy sức mạnh đòn bẩy tiền lương, trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của xí nghiêp nói chung, địi hỏi xí nghiêp khơng ngừng hồn thiện cơng tác kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương cho phù hợp với yêu cầu quản ký của xí nghiêp và cần quan tâm đến vấn đề sau:
*về tính cơng lao động
-Bộ phận tiên hành chấm công từng ngày cho từng nhân viên một cách xác. Đến cuối tháng tổng hợp ngày cơng và tính lương cho nhân viên, cấp lương cho nhân viên vào đúng ngày phát lương theo quy định của xí nghiêp.
- Xí nghiêp có thể chuyển sang chấm cơng cho CBCNV bằng hình thức chấm công vân tay, hoặc bằng thẻ. Điều này giúp cho việc chấm công được đơn giản, tiết kiệm được thời gian, công sức. Ứng dụng khoa học công nghệ, nâng cao tinh thần tự giác tính kỷ luật cao, và giúp việc quản lý thời gian của công nhân làm việc được cập nhật dễ dàng, không mất thời gian tập hợp bảng chấm công từ các bộ phận.
Thường xuyên kiểm tra bảng chấm công của từng bộ phận, từng cá nhân để giám sát cơng việc của nhân viên xem có làm tốt nhiệm vụ được giao hay không, làm cơ sở so sánh với với kết quả lao động của họ.
-Cần có đối chiếu việc chấm công với thống kê lao động đảm bảo tính cơng bằng đối với người lao động. Với những cán bộ công nhân viên nghỉ hưởng BHXH được theo dõi sát xao, các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan mới được thanh toán.
*về phương pháp tính lương
Xí nghiêp nên áp dụng 2 hình thức trả lương để phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của xí nghiêp. Trả lương theo thời gian với tháng lương và bậc lương áp dụng đối với khối văn phòng, thuận lợi theo dõi thời gian và hiệu quả công việc. Trả lương theo khối lượng công việc hoàn thành đối với nhân viên kỹ thuật, cơng nhân nhằm khuyến khích người lao động làm viêc có trách nhiệm và đẩy nhanh được tiến độ cơng việc.
Với việc áp dụng hình thức tính lương như theo thời gian dự vào thang lương và bậc lương kết hợp với phụ cấp và thưởng này rất thích hợp với từng bộ phận, tuy nhiên có hạn chế: chỉ quan tâm đến số lượng mà không quan tâm đến chất lượng do vậy cần phải có biện pháp khắc phục: Phải thường xuyên kiểm tra chất lượng cơng việc hồn thành.
- Xí nghiệp nên áp dụng tính lương theo hệ số. Tính lương dựa vào thời gian nhân viên cơng tác tại xí nghiệp và dựa vào trình độ học vấn của từng nhân
viên. Những nhân viên có bằng đại học thì hệ số lương cao hơn so với những nhân viên chưa có bằng đại học.
-Cần có việc tổng hợp kết quả làm việc, để phản ánh kết quả lao động của mỗi nhân viên đầy đủ, chính xác theo từng giai đoạn, cơng việc, thời gian là cơ sở tiến hành trả lương chính xác.
-Cần phải theo dõi, cập nhật và nắm bắt kịp thời các chế độ chính sách trả lương, để vừa thực hiện đúng các quy định của nhà nước, vừa thu hút nhân sự, duy trì nhân viên, cần có chế độ kế tốn lương rõ ràng, cụ thể trong việc tính lương và thanh tốn lương để đảm bảo tính đúng lương cho người lao động.
*Các khoản trích theo lương và chế độ thưởng
Xí nghiêp nên quản lý danh sách lao động có nộp BHXH và chưa được nộp BHXH trong quy trình hạch tốn. Như vậy việc khấu trừ hay không khấu trừ bảo hiểm vào tiền lương được tiến hành một cách đồng loạt, đơn giản hơn nhiều.
Ngồi ra xí nghiêp nên có chính sách khen thưởng (thưởng cải tiến kỹ thuật, thưởng sản xuất vượt định mức, hồn thành cơng việc giao trước thời hạn, thành tích xuất sắc trong nhiều kỳ,..) bồi dưỡng cho các cá nhân tích cực trong lao động bằng việc tiến hành xây dựng quỹ tiền thưởng cho những nhân viên hồn thành tốt nhiệm vụ của mình. Mức tiền thưởng có thể tùy theo chất lượng cơng việc hồn thành. Quỹ tiền thưởng là biện pháp khuyến khích nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
-Tổ chức giờ làm việc một cách khoa học nhằm ổn định công tác, phân công nhiệm vụ cụ thể thức đẩy hiệu quả kinh doanh.
- Đi đôi với khen thưởng, xí nghiêp cần phải xây dựng quy chế phạt để đảm bảo nghiêm túc kỷ luật:
+ Người không đảm bảo ngày, giờ công hay chất lượng sản phẩm kém thì trừ lương.
*về theo dõi và sử dụng lao động
- Cần có chế độ kế toán phù hợp, rõ dàng nhất là kế toán tiền lương và nên giao việc cụ thể cho từng cá nhân trong việc tính và thanh tốn lương để vừa
đáp ứng yêu cầu kiểm tra tính chính xác, dễ hiểu, nhanh chóng của cấp trên, vừa
đảm bảo tính đúng lương cho người lao động.
-Tăng cường đôn đốc nhân viên làm tốt nhiệm vụ của mình thông qua việc thường xuyên kiểm tra bảng chấm công của từng đơn vị cá nhân. Đào tạo, bồi dưỡng cho nhân viên đặc biệt là kế toán lương về cơng việc mà họ đang đảm nhận.
-Tổ chức bố trí lao động trong xí nghiêp cho phù hợp hơn, cùng với trình độ năng lực của từng người, tiến hành đào tạo nâng cao trình độ chun mơn cho cán bộ cơng nhân viên, để kịp thời nắm bắt được khoa học kỹ thuật ngày càng hiện đại, phục vụ cho cơng tác quản lý ở xí nghiêp được tốt hơn từ đó nâng cao được hiệu quả lao động nhằm tăng chất lượng lao động.
- Xí nghiêp cần tổ chức cơ cấu nhân sự cho phù hợp, hình thức phân cơng, phân nhiệm cần được triển khai một cách cụ thể để mang lại hiểu quả hơn trong
kinh doanh, đồng thời quản lý nhân sự một cách có hiệu quả và hợp lý.
-Đánh giá, kiểm tra sự biến động về tình hình sử dụng lao động, trình độ tay nghề về các chỉ tiêu sử dụng lao động, vạch rõ các nguyên nhân ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến quá trình hoạt động kinh doanh của xí nghiêp. Từ đó tìm ra biện pháp quản lý và sử dụng lao động ngày càng hiệu quả hơn.
Xí nghiêp phải xây dựng đồng bộ các quy chế nội bộ để khi triển khai công tác tiền lương, các bộ phận chức năng và các đơn vị chủ động thực hiện, tránh vi phạm các quy định về công tác quản lý, cần xây dựng các quy chế sau:
-Quy chế về quản lý và giám sát nhân viên trong xí nghiêp: quản lý thời gian làm việc tại xí nghiêp, đề ra những quy chế tiến hành xử phạt đối với nhữngnhân viên đi muộn về sớm thường xun và khơng có tinh thần trách nhiêm đối
với cơng việc của xí nghiêp.
-Quy chế về quản lý tài chính, quản lý cơng cụ dụng cụ, trang thiết bị xí nghiệp, các quy chế này liên quan đến việc bảo vệ tài sản, công cụ dụng cụ của Xí nghiệp. Nếu phát hiện những hành vi gian lận đối với tài sản của xí nghiêp thì
phải tiến hành sử phạt hành chính thật nghiêm khắc. Tiến hành cho nghỉ việc đối việc những hành vi thật sự nguy hiểm.