Đối với các quan hệ thương mại đơn giản, để thanh toán cho các hàng hóa và dịch vụ, khách hàng thường sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, quá trình thanh toán này diễn ra khá phức tạp bởi sự tham gia của các ngân hàng và tổ chức tài chính với vai trò là những người giữ tiền và trung gian trong các giao dịch nói trên.
1. Mua hàng tại các cửa hàng
2. Thanh toán thẻ
(EFTPOS)
3. Hệ thống thông tin của cửa hàng quay số ngân hàng
4. Ngân hàng kiểm tra tài khoản và tính hợp lệ của
giao dịch
5. EFT từ ngân hàng khách hàng tới ngân hàng cửa
hàng Ngân hàng của người bán Ngân hàng của người mua Hệ thống của người bán Hệ thống của
người bán Hệ thống của người mua
Hệ thống của người mua vốn đầu tư tiền mặt tiền mặt tiền mặt Hàng hoá/dịch vụ
Hình 5-7: Vai trò trung gian của ngân hàng trong thương mại truyền thống Trong TMĐT, khi việc thanh toán cho các hàng hóa và dịch vụ được thực hiện bằng các hình thức và phương tiện điện tử (trên Internet), các mối quan hệ thương mại đã hoàn toàn thay đổi
Quá trình kiểm tra EFT
Chuyển khoản điện tử
(EFT)
Vốn đầu tư và/hoặc vốn hoạt động
Báo cáo tài khoản định kỳ và các liên lạc giữa ngân hàng (các tổ chức tài chính) và khách hàng Thanh toán bằng EFT
Cung cấp hàng hoá, dịch vụ
Tìm, lựa chọn và đặt mua hàng hoá, dịch
vụ Hệ thống của
khách hàng
Hệ thống của người bán hoặc máy chủ
thương mại (commerce server)
Hình 5-8: Giao dịch trực tuyến và hệ thống thanh toán điện tử
Khách hàng dùng trình duyệt Web truy cập vào Website của các doanh nghiệp hoặc người bán hàng để lựa chọn và đặt hàng, đồng thời cung cấp các thông tin về hình thức thanh toán của họ (thanh toán bằng thẻ tín dụng điện tử, bằng tiền mặt hoặc séc điện tử…). Các thông tin này sẽ được chuyển tới hệ thống của người bán hoặc máy chủ Web.
Tại máy chủ Web, các thông tin liên quan đến việc mua – bán sẽ được một phần mềm trên máy chủ xử lý và quản lý việc tiến hành các hoạt động bán hàng; đồng thời ủy quyền thu tiền cho ngân hàng của mình. Quá trình thanh toán sẽ được tiến hành tự động thông qua một trung tâm thanh toán hoặc qua một cổng nối. Cổng này được kết nối với các ngân hàng qua mạng Internet hoặc qua mạng riêng ngân hàng, gần giống với hệ thống bán hàng theo điểm tại các cửa hàng.
Mặt khác, trên máy chủ Web của người bán hàng hay doanh nghiệp có thể được cài đặt các trường dữ liệu theo mẫu dữ liệu trong đơn đặt hàng trực tuyến cung cấp cho khách hàng. Sau khi khách hàng điền các thông tin vào đơn đặt hàng, các thông tin cần lưu trữ sẽ được truyền về máy chủ doanh nghiệp để xử lý và lưu lại thành cơ sở dữ liệu được sử dụng vào các hoạt động nội bộ sau này.
Các giao dịch này xảy ra trong thời gian thực, giữa hai hệ thống máy tính và/ hoặc máy chủ, hoàn toàn không có sự can thiệp của con người. Đây là quá trình tự động hoàn toàn.
Bên cạnh hệ thống giao dịch thương mại và thanh toán trực tuyến hoàn toàn tự động, TMĐT cũng có thể bao gồm các giao dịch trực tuyến. Tức là các hệ thống trong đó các thiết bị và phương tiện điện tử chỉ đóng vai trò trung gian trong mối quan hệ giữa khách hàng và các doanh nghiệp. Các quá trình giao dịch diễn ra gián tiếp, không hoàn toàn tự động và có sự can thiệp của con người trong ít nhất một giai đoạn nào đó của toàn bộ quá trình.
Hệ thống của người bán Hệ thống của người bán Hệ thống của người mua Hệ thống của người mua Hồ sơ của người bán Hồ sơ của người bán Hồ sơ của người mua Hồ sơ của người mua Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính
Thanh toán điện tử
Thông báo
Hình 5-9: Giao dịch thương mại với hệ thống thanh toán điện tử ngoại tuyến
4.2.4. EDI và hoạt động thương mại trong môi trường kinh doanh phức tạp
4.2.4.1. Định nghĩa
EDI là tiêu chuẩn truyền thông nhằm chia sẻ các tài liệu kinh doanh như hóa đơn, đơn đặc hàng, vận đơn … hoặc xử lý các thông tin kinh doanh giữa các bộ phận trong cùng tổ chức (doanh nghiệp) và giữa các đối tác kinh doanh thông qua liên kết điện tử giữa các hệ thống máy tính.
4.2.4.2. Nguyên tắc hoạt động
EDI thường được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ EDI. Để cung cấp dịch vụ này, nhà cung cấp duy trì một mạng giá trị gia tăng (VAN – Value Added Network) cùng với các thùng thư đối với mỗi đối tác kinh doanh.
Mạng giá trị gia tăng VAN là một mạng lưới nơi những dữ liệu kinh doanh được truyền đi và nhận dưới rất nhiều dạng, nó được biến đổi thành dạng mà bên nhận có thể hiểu và sử dụng dữ liệu đó.
Nhà cung cấp thực hiện việc lưu, sau đó chuyển tiếp các thông điệp EDI giữa các đối tác của họ. Mỗi công ty sử dụng EDI phải thỏa thuận về nội dung của các dạng thông điệp mà họ sẽ sử dụng khi tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình qua EDI. Các dạng thông điệp này được truyền qua thư tín điện tử trên các mạng giá trị gia tăng của nhà cung cấp dịch vụ EDI. Các công ty muốn sử dụng hình thức EDI phải chạy một phần mềm dịch EDI trên máy tính của họ để chuyển đổi dữ liệu EDI sang các dạng dữ liệu tương ứng được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của công ty.
Ứng dụng kinh doanh Ứng dụng kinh doanh Ứng dụng kinh doanh Ứng dụng kinh doanh Các thông điệp theo chuẩn EDI Các thông điệp theo chuẩn EDI VAN VAN
Lưu và chuyển tiếp các thông điệp
Hình 5-10: Cơ sở của phần mềm EDI Bộ phận tài chính Bộ phận bán hàng Bộ phận sản xuất Bộ phận vận chuyển Bộ phận tài chính Bộ phận kinh doanh Bộ phận kiểm kê kho bãi Máy chủ xử lý EDI Xác nhận đặt hàng tự động Cung cấp thông tin đặt hàng Bộ phận giao nhận hàng hóa Người mua Yêu cầu mua hàng BÊN MUA BÊN BÁN Máy chủ xử lý EDI
Hình 5-11: Dòng thông tin EDI đối với người mua và người bán
4.2.4.3. Đặc điểm
- Các mạng giá trị gia tăng VAN là các mạng chuyên dụng, cho đến nay chúng vẫn an toàn và tin cậy hơn Internet.
EDI – trao đổi dữ liệu điện tử - xuất hiện từ thập kỷ 60, được dùng chủ yếu bởi các công ty lớn hoặc các nhà cung cấp vệ tinh của họ trong quá trình cùng làm việc trên một mạng được gọi là mạng giá trị gia tăng. VAN an toàn và tin cậy đến mức khó có thể tạo ra một bản sao như thế trên Internet.
- Các nhà cung cấp dịch vụ duy trì VAN và truyền dữ liệu giữa các thành viên Nhà cung cấp dịch vụ duy trì VAN với một hộp thư cho mọi thành viên tham gia kinh doanh và trên cơ sở đó lưu trữ, chuyển tiếp các bức điện tử EDI giữa họ. Mọi công ty dùng EDI phải chấp thuận sử dụng một mẫu biểu với dung lượng theo quy định trong khi tổ chức kinh doanh trên EDI. Mẫu này được truyền qua e mail trên VAN; mỗi thành viên tham gia phải chạy phần mềm dịch EDI trên máy tính của họ để chuyển dữ liệu EDI sang dạng được dùng bởi cơ sở dữ liệu của chính họ.
- EDI trên VAN quá chậm và tốn kém
EDI trên VAN kém thích hợp đối với hệ thống các tổ chức ảo và các mối quan hệ biến đổi nhanh chóng, điều mà đang dần trở thành tiêu chuẩn kinh doanh ngày nay. Trước đây, phần lớn các giao dịch EDI được thoả thuận và thực hiện qua TPA (Trading Partner Agreement), ở đó nó thực hiện quá trình trao đổi dữ liệu từng bước một. Thực hiện thoả thuận, sau đó kết thúc liên lạc là một quá trình tốn kém và chậm, nhất là so với các tiêu chuẩn ngày nay.
- Các nhà cung cấp dịch vụ EDI đang kết hợp chặt chẽ với các dịch vụ Internet Các nhà cung cấp dịch vụ EDI đang thử nghiệm truy cập Internet vào các dịch vụ EDI được đặt tại trung tâm máy tính của họ. Với sự chuyển hướng thực thi mềm dẻo và năng động của EDI trên Internet, các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ dễ dàng lợi dụng EDI hơn.
- OpenEDI là một phiên bản mô tả mới để xử lý EDI trên Internet
Sự ra đời của EDI gắn bó chặt chẽ với tiến trình thoả thuận trước tốn nhiều thời gian để xác định phương thức giao dịch thích hợp cho cả hai bên kinh doanh, làm cho nó không còn thích hợp trong nhiều giao dịch kinh doanh nhanh chóng, tạm thời hiện nay. Hơn nữa, mỗi lĩnh vực kinh doanh đã định nghĩa một phương thức EDI riêng biệt của chính nó khiến sự liên kết giao dịch chéo giữa các doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn, thậm chí không thực hiện được. OpenEDI, một phiên bản mới, được thiết kế để mô tả và thực thi giao dịch kinh doanh EDI đơn giản hơn, đồng thời có thể dùng trên Internet.
Các doanh nghiệp có thể dùng EDI để tự động truyền thông tin giữa các đơn vị cũng như giữa các công ty. Chẳng hạn, dữ liệu EDI có thể được truyền giữa các phòng
mua bán, phòng tài chính và phòng tiếp nhận để tự động hoá các tiến trình mua bán và thanh toán. Truyền thông tin EDI tới các công ty khác cũng có thể làm đơn giản các tiến trình như vậy khi mua hàng và uỷ quyền thanh toán giữa các công ty.
- EDI tài chính chuyên giải quyết các tác vụ thanh toán
EDI là một hệ thống không chỉ tạo ra các tác vụ thanh toán, nó chứa đựng nhiều chức năng có thể sử dụng cho các hệ thống khác. Nhiều khi EDI được thực thi để xử lý các đơn đặt mua hàng, thống kê, vận chuyển thông tin… những hệ thống không liên quan gì đến trao đổi tiền tệ. Hệ thống EDI chuyên dụng cho lĩnh vực tài chính được gọi là EDI tài chính (Financial EDI – FEDI).
- Một số ngân hàng cung cấp các dịch vụ mở rộng với FEDI của họ làm cho các dịch vụ giống với VAN hơn
FEDI chuyên thực thi giữa các ngân hàng và các khách hàng đối tác, giúp các ngân hàng nhận uỷ quyền thanh toán từ người phải thanh toán và nhận các khoản thanh toán cho người nhận thanh toán. Một vài ngân hàng cung cấp các dịch vụ kiểu như dịch vụ VAN với các dịch vụ thanh toán FEDI của họ, cho phép các khách hàng đối tác của họ chấp nhận chuyển tiền với các chỉ dẫn thanh toán, thay vì yêu cầu khách hàng sử dụng ngân hàng để thanh toán và EDI VAN riêng rẽ để chuyển tiền.
- Dùng Internet để giảm giá; các công ty và các tổ chức tài chính đang thử nghiệm Do chi phí thực hiện trên Internet thấp hơn trên VAN, nhiều công ty và các tổ chức tài chính đã thử nghiệm với EDI tên Internet. Các ngân hàng đang thử nghiệm FEDI và một số nhà sản xuất đã bắt đầu so sánh dòng dữ liệu trên Internet và trên VAN. Mặc dù nhiều thành viên kinh doanh có vẻ thoả mãn với các phương thức truyền dữ liệu an toàn trên Internet, vẫn còn nhiều khía cạnh liên quan đến độ tin cậy và vững chắc của nó vì vậy liên quan đến đến khả năng đảm bảo giao dịch trên Internet.
Bảng 5-1: So sánh thực thi EDI trên Internet và VAN.
Đặc điểm Với Internet Với VAN
Các hộp thư lưu và chuyển tiếp Được Được
Môi trường an toàn Không được Được
Thực thi tin cậy Không được Được
Trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ Hạn chế Được
Hỗ trợ khách hàng Hạn chế Được
Truy cập tương tác Được Chi phí cao
Truy cập thông tin điện tử Hạn chế
Các dịch vụ thảo luận nhóm Chi phí cao Chi phí cao Sử dụng Internet cho các giao dịch EDI (bao gồm cả các giao dịch FEDI) có chi phí rất thấp và linh hoạt hơn nhiều so với việc sử dụng mạng VAN, mặc dù cũng có nhiều lo ngại về sự thiếu tin cậy, kém mạnh mẽ, hoặc khó thực hiện một giao dịch trọn vẹn của Internet, tuy nhiên, cho tới nay, nhiều doanh nghiệp đã coi việc sử dụng EDI qua Internet là một phần không thể thiếu trong hệ thống thanh toán của mình.
4.2.4.4. Ưu điểm và nhược điểm: Ưu điểm: Ưu điểm:
- Khả năng kiểm soát vật liệu, hàng hoá trong quá trình vận chuyển;
- Nâng cao khả năng của tổ chức khi tạo cơ hội áp dụng JIT (Just – in – time); - Giảm chi phí nhân lực nhờ loại bỏ những bộ phận không cần thiết, hay tăng khả năng giải quyết công việc của bản thân người lao động nhờ ứng dụng EDI;
- Giảm lỗi trong những công việc cụ thể, chi tiết hằng ngày; - Tạo cơ hội chú trọng nhiều hơn đến dịch vụ khách hàng.
Nhược điểm:
- Giảm sự liên lạc giữa nhà cung cấp và khách hàng;
- Rắc rối đối với những nhân viên từ chối sử dụng kỹ thuật mới và chịu được áp lực của sự đổi mới liên tục;
- Khó khăn trong việc kết hợp giữa các giao dịch và các kênh phân phối vật lý.
4.2.4.5. Ứng dụng
Đối tượng áp dụng EDI là những công ty, tập đoàn có các đặc điểm: - Liên quan với rất nhiều nhà cung cấp, sản xuất khác;
- Liên quan đến hàng hoá nguy hiểm (công ty dược phẩm, hoá chất…), hay những hàng hoá có thể bị hư hỏng trong một khoảng thời gian nhất định (thức ăn, rau,…);
- Có đặc thù số lượng lớn công việc giấy tờ (các công ty xuất nhập khẩu…); - Quá trình sản xuất ứng dụng tiêu chuẩn – JIT (sản xuất xe ôtô, máy tính…)
Tóm tắt nội dung
Các phương tiện thanh toán được sử dụng trong thương mại truyền thống là: Tiền mặt là hình thức thanh toán phổ biến và được chấp nhận một cách rộng rãi nhất; Thẻ tín dụng có khả năng cung cấp cho người mua một khoản tín dụng tại thời điểm mua hàng, giao dịch thanh toán thực tế sẽ xảy ra sau đó thông qua các hóa đơn thanh toán hằng tháng;
Séc được hiểu như một tài liệu được viết hoặc in trên giấy và được trao cho người được trả tiền (người bán hàng) yêu cầu một tổ chức tài chính chuyển một khoản tiền cho bên có tên ghi trong tờ séc;
Chuyển khoản điện tử là việc chuyển tiền trực tiếp giữa các tài khoản ngân hàng áp dụng với các nghiệp vụ thanh toán trong ngày hoặc trong một vài ngày;
Lệnh chi là hình thức thanh toán giống như séc, chỉ khác ở điểm việc thanh toán được đảm bảo bởi một bên tin cậy thứ ba.
Hệ thống thanh toán điện tử cần đảm bảo những yêu cầu về tính tin cậy, toàn vẹn và xác thực; nó cũng đòi hỏi uỷ quyền, bảo đảm và bí mật cá nhân đồng thời những yêu cầu này cũng cần phải được đáp ứng đồng bộ và có sự điều chỉnh thích hợp.
Các giao dịch thanh toán điện tử:
Chuyển tiền điện tử và chuyển tiền điện tử tại các điểm bán hàng là hai công cụ được sử dụng rất hiệu quả trong quá trình thanh toán đối với các giao dịch mua bán hàng
hóa, dịch vụ và thông tin.
EDI là tiêu chuẩn truyền thông nhằm chia sẻ các tài liệu kinh doanh hoặc xử lý các thông tin kinh doanh giữa các bộ phận trong cùng tổ chức (doanh nghiệp) và giữa các đối tác kinh doanh thông qua liên kết điện tử giữa các hệ thống máy tính.
Các phương thức thanh toán điện tử có các đặc điểm chung là chỉ là các con số, là một mô phỏng các hệ thống thanh toán truyền thống, thích hợp cho cả hai kiểu giao dịch: B2C và B2B.
Một số phương thức thanh toán phổ biến có thể kể đến là: Thẻ tín dụng có thể được xử lý trực tuyến.
Phương thức chuyển khoản điện tử trên Internet.
Thẻ ghi nợ, còn gọi là thẻ séc, là thẻ cho phép thực hiện EFT.
Séc điện tử có đầy đủ các đặc điểm và cơ chế hoạt động của séc giấy, thêm vào đó, nó dùng chứng nhận và chữ ký, có ưu thế riêng về khả năng bảo mật