Các hệ thống xuất trình và thanh toán hối phiếu đi- 123docz.net

Các hệ thống xuất trình và thanh toán hối phiếu điện tử (EBPP – Electronic Billing Presentment and Payment) là hình thức mới của hệ thống thanh toán hối phiếu trực tuyến hằng tháng. Hệ thống này cho phép khách hàng có thể sử dụng các phương tiện điện tử để kiểm tra các hối phiếu và thanh toán chúng thông qua chuyển khoản điện tử từ các tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản thẻ tín dụng.

Người phát hành hối phiếu

Nhà cung cấp dịch vụ cho người phát

hành (BSP) Nhà cung cấp dịch

vụ cho người phát hành (BSP)

Nhà cung cấp dịch vụ cho người khách hàng (CSP) Nhà cung cấp dịch

vụ cho người

khách hàng (CSP) Khách hàng Khách hàng

Nhà cung cấp dịch vụ cho người phát

hành (BSP) Nhà cung cấp dịch

vụ cho người phát hành (BSP)

Nhà cung cấp dịch vụ cho người khách hàng (CSP) Nhà cung cấp dịch

vụ cho người khách hàng (CSP) Mạng thanh toán và

chuyển tiền Mạng thanh toán và

chuyển tiền Quá trình thanh toán và

chuyển tiền Lệnh thanh toán Dòng tiền Thông tin về hối phiếu Dòng dữ liệu

Hình 5-16: Quy trình thanh toán của hối phiếu điện tử

Một trong những lý do quan trọng đưa tới sự phát triển nhanh chóng của thị trường này là sự phát triển nhanh chóng của Internet và ứng dụng nó trong các hoạt động mua bán hàng hoá. Ngày càng có nhiều người sử dụng hình thức thanh toán hối phiếu trong các giao dịch điện tử.

Có thể thấy rõ lợi ích khi sử dụng hình thức này là:

- Trước hết, nó đáp ứng được khối lượng lớn nhu cầu thanh toán bằng hối phiếu điện tử của khách hàng trên Internet;

- Về mặt kinh tế, nó không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tiết kiệm được thời gian, rút ngắn quá trình xử lý thanh toán, tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp;

- Ngoài ra, việc áp dụng hình thức thanh toán này đem đến nhiều cơ hội để xúc tiến, quảng cáo sản phẩm, thu hút khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trên Internet.

4.2.3. Các giao dịch thanh toán điện tử

4.2.3.1. Chuyển tiền điện tử và chuyển tiền điện tử tại điểm bán hàng

Trình tự thực hiện giao dịch mua – bán hàng hóa và thanh toán điện tử trong TMĐT có nhiều điểm tương tự hệ thống bán hàng tại các điểm (POS – Point of Sale) ở các cửa hàng và các trung tâm bán hàng qua điện thoại miễn phí. Công cụ thanh toán được sử dụng chủ yếu ở các phương pháp này là chuyển tiền điện tử (EFT – Electronic Funds Transfer) và chuyển tiền điện tử tại các điểm bán hàng (EFTPOS – Electronic Funds Transfer at Point of Sale). Đây là hai công cụ được sử dụng rất hiệu quả trong quá trình thanh toán đối với các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ và thông tin.

EFT là việc chuyển các khoản tiền được bắt đầu thông qua một thiết bị điện tử,

điện thoại, qua bộ điều giải, qua máy tính hay qua băng từ để tiến hành đặt hàng, cung cấp thông tin cần thiết hay cho một tổ chức tài chính quyền ghi nợ/có một tài khoản… EFT sử dụng máy tính và các thiết bị viễn thông phục vụ việc cung ứng và chuyển tiền hay chuyển tài sản tài chính khác. Toàn bộ quá trình chuyển dịch trên đều được thực hiện trên cơ sở chuyển dịch thông tin.

Hình 5-5: EFT và quá trình mua hàng

EFTPOS là một dạng của EFT, áp dụng khi khách hàng thực hiện các hoạt động

mua hàng tại các điểm bán vật lý, thí dụ như việc thanh toán tiền tại siêu thị hay tại các

Ngân hàng của người bán Ngân hàng của người mua EFT

trạm bán xăng dầu. EFTPOS được thiết kế cho phép sử dụng các loại thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ trong thanh toán. Đối với thẻ ghi nợ, giá trị của giao dịch mua bán ngay lập tức được ghi nợ vào một tài khoản ngân hàng đang tồn tại; với các loại thẻ tín dụng, hệ thống EFTPOS sẽ kiểm tra tính hợp lệ tại thời điểm hiện tại và sau đó ghi vào bên Có tài khoản thẻ tín dụng khoản tiền tương đương với giá trị của giao dịch mua bán. Khoản tiền này sẽ do chủ thẻ thanh toán vào một thời điểm sau đó.

Hình 5-6: EFTPOS và quá trình mua hàng

Trong TMĐT, EFT và EFTPOS đóng vai trò quan trọng, là cơ sở để hình thành một hình thức thanh toán quan trọng, đó là tiền mặt điện tử.

4.2.3.2. Giao dịch thương mại trực tuyến và các hệ thống thanh toán điện tử

Đối với các quan hệ thương mại đơn giản, để thanh toán cho các hàng hóa và dịch vụ, khách hàng thường sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, quá trình thanh toán này diễn ra khá phức tạp bởi sự tham gia của các ngân hàng và tổ chức tài chính với vai trò là những người giữ tiền và trung gian trong các giao dịch nói trên.

1. Mua hàng tại các cửa hàng

2. Thanh toán thẻ

(EFTPOS)

3. Hệ thống thông tin của cửa hàng quay số ngân hàng

4. Ngân hàng kiểm tra tài khoản và tính hợp lệ của

giao dịch

5. EFT từ ngân hàng khách hàng tới ngân hàng cửa

hàng Ngân hàng của người bán Ngân hàng của người mua Hệ thống của người bán Hệ thống của

người bán Hệ thống của người mua

Hệ thống của người mua vốn đầu tư tiền mặt tiền mặt tiền mặt Hàng hoá/dịch vụ

Hình 5-7: Vai trò trung gian của ngân hàng trong thương mại truyền thống Trong TMĐT, khi việc thanh toán cho các hàng hóa và dịch vụ được thực hiện bằng các hình thức và phương tiện điện tử (trên Internet), các mối quan hệ thương mại đã hoàn toàn thay đổi

Quá trình kiểm tra EFT

Chuyển khoản điện tử

(EFT)

Vốn đầu tư và/hoặc vốn hoạt động

Báo cáo tài khoản định kỳ và các liên lạc giữa ngân hàng (các tổ chức tài chính) và khách hàng Thanh toán bằng EFT

Cung cấp hàng hoá, dịch vụ

Tìm, lựa chọn và đặt mua hàng hoá, dịch

vụ Hệ thống của

khách hàng

Hệ thống của người bán hoặc máy chủ

thương mại (commerce server)

Hình 5-8: Giao dịch trực tuyến và hệ thống thanh toán điện tử

Khách hàng dùng trình duyệt Web truy cập vào Website của các doanh nghiệp hoặc người bán hàng để lựa chọn và đặt hàng, đồng thời cung cấp các thông tin về hình thức thanh toán của họ (thanh toán bằng thẻ tín dụng điện tử, bằng tiền mặt hoặc séc điện tử…). Các thông tin này sẽ được chuyển tới hệ thống của người bán hoặc máy chủ Web.

Tại máy chủ Web, các thông tin liên quan đến việc mua – bán sẽ được một phần mềm trên máy chủ xử lý và quản lý việc tiến hành các hoạt động bán hàng; đồng thời ủy quyền thu tiền cho ngân hàng của mình. Quá trình thanh toán sẽ được tiến hành tự động thông qua một trung tâm thanh toán hoặc qua một cổng nối. Cổng này được kết nối với các ngân hàng qua mạng Internet hoặc qua mạng riêng ngân hàng, gần giống với hệ thống bán hàng theo điểm tại các cửa hàng.

Mặt khác, trên máy chủ Web của người bán hàng hay doanh nghiệp có thể được cài đặt các trường dữ liệu theo mẫu dữ liệu trong đơn đặt hàng trực tuyến cung cấp cho khách hàng. Sau khi khách hàng điền các thông tin vào đơn đặt hàng, các thông tin cần lưu trữ sẽ được truyền về máy chủ doanh nghiệp để xử lý và lưu lại thành cơ sở dữ liệu được sử dụng vào các hoạt động nội bộ sau này.

Các giao dịch này xảy ra trong thời gian thực, giữa hai hệ thống máy tính và/ hoặc máy chủ, hoàn toàn không có sự can thiệp của con người. Đây là quá trình tự động hoàn toàn.

Bên cạnh hệ thống giao dịch thương mại và thanh toán trực tuyến hoàn toàn tự động, TMĐT cũng có thể bao gồm các giao dịch trực tuyến. Tức là các hệ thống trong đó các thiết bị và phương tiện điện tử chỉ đóng vai trò trung gian trong mối quan hệ giữa khách hàng và các doanh nghiệp. Các quá trình giao dịch diễn ra gián tiếp, không hoàn toàn tự động và có sự can thiệp của con người trong ít nhất một giai đoạn nào đó của toàn bộ quá trình.

Hệ thống của người bán Hệ thống của người bán Hệ thống của người mua Hệ thống của người mua Hồ sơ của người bán Hồ sơ của người bán Hồ sơ của người mua Hồ sơ của người mua Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính

Thanh toán điện tử

Thông báo

Hình 5-9: Giao dịch thương mại với hệ thống thanh toán điện tử ngoại tuyến

4.2.4. EDI và hoạt động thương mại trong môi trường kinh doanh phức tạp

4.2.4.1. Định nghĩa

EDI là tiêu chuẩn truyền thông nhằm chia sẻ các tài liệu kinh doanh như hóa đơn, đơn đặc hàng, vận đơn … hoặc xử lý các thông tin kinh doanh giữa các bộ phận trong cùng tổ chức (doanh nghiệp) và giữa các đối tác kinh doanh thông qua liên kết điện tử giữa các hệ thống máy tính.

4.2.4.2. Nguyên tắc hoạt động

EDI thường được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ EDI. Để cung cấp dịch vụ này, nhà cung cấp duy trì một mạng giá trị gia tăng (VAN – Value Added Network) cùng với các thùng thư đối với mỗi đối tác kinh doanh.

Mạng giá trị gia tăng VAN là một mạng lưới nơi những dữ liệu kinh doanh được truyền đi và nhận dưới rất nhiều dạng, nó được biến đổi thành dạng mà bên nhận có thể hiểu và sử dụng dữ liệu đó.

Nhà cung cấp thực hiện việc lưu, sau đó chuyển tiếp các thông điệp EDI giữa các đối tác của họ. Mỗi công ty sử dụng EDI phải thỏa thuận về nội dung của các dạng thông điệp mà họ sẽ sử dụng khi tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình qua EDI. Các dạng thông điệp này được truyền qua thư tín điện tử trên các mạng giá trị gia tăng của nhà cung cấp dịch vụ EDI. Các công ty muốn sử dụng hình thức EDI phải chạy một phần mềm dịch EDI trên máy tính của họ để chuyển đổi dữ liệu EDI sang các dạng dữ liệu tương ứng được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của công ty.

Ứng dụng kinh doanh Ứng dụng kinh doanh Ứng dụng kinh doanh Ứng dụng kinh doanh Các thông điệp theo chuẩn EDI Các thông điệp theo chuẩn EDI VAN VAN

Lưu và chuyển tiếp các thông điệp

Hình 5-10: Cơ sở của phần mềm EDI Bộ phận tài chính Bộ phận bán hàng Bộ phận sản xuất Bộ phận vận chuyển Bộ phận tài chính Bộ phận kinh doanh Bộ phận kiểm kê kho bãi Máy chủ xử lý EDI Xác nhận đặt hàng tự động Cung cấp thông tin đặt hàng Bộ phận giao nhận hàng hóa Người mua Yêu cầu mua hàng BÊN MUA BÊN BÁN Máy chủ xử lý EDI

Hình 5-11: Dòng thông tin EDI đối với người mua và người bán

4.2.4.3. Đặc điểm

- Các mạng giá trị gia tăng VAN là các mạng chuyên dụng, cho đến nay chúng vẫn an toàn và tin cậy hơn Internet.

EDI – trao đổi dữ liệu điện tử - xuất hiện từ thập kỷ 60, được dùng chủ yếu bởi các công ty lớn hoặc các nhà cung cấp vệ tinh của họ trong quá trình cùng làm việc trên một mạng được gọi là mạng giá trị gia tăng. VAN an toàn và tin cậy đến mức khó có thể tạo ra một bản sao như thế trên Internet.

- Các nhà cung cấp dịch vụ duy trì VAN và truyền dữ liệu giữa các thành viên Nhà cung cấp dịch vụ duy trì VAN với một hộp thư cho mọi thành viên tham gia kinh doanh và trên cơ sở đó lưu trữ, chuyển tiếp các bức điện tử EDI giữa họ. Mọi công ty dùng EDI phải chấp thuận sử dụng một mẫu biểu với dung lượng theo quy định trong khi tổ chức kinh doanh trên EDI. Mẫu này được truyền qua e mail trên VAN; mỗi thành viên tham gia phải chạy phần mềm dịch EDI trên máy tính của họ để chuyển dữ liệu EDI sang dạng được dùng bởi cơ sở dữ liệu của chính họ.

- EDI trên VAN quá chậm và tốn kém

EDI trên VAN kém thích hợp đối với hệ thống các tổ chức ảo và các mối quan hệ biến đổi nhanh chóng, điều mà đang dần trở thành tiêu chuẩn kinh doanh ngày nay. Trước đây, phần lớn các giao dịch EDI được thoả thuận và thực hiện qua TPA (Trading Partner Agreement), ở đó nó thực hiện quá trình trao đổi dữ liệu từng bước một. Thực hiện thoả thuận, sau đó kết thúc liên lạc là một quá trình tốn kém và chậm, nhất là so với các tiêu chuẩn ngày nay.

- Các nhà cung cấp dịch vụ EDI đang kết hợp chặt chẽ với các dịch vụ Internet Các nhà cung cấp dịch vụ EDI đang thử nghiệm truy cập Internet vào các dịch vụ EDI được đặt tại trung tâm máy tính của họ. Với sự chuyển hướng thực thi mềm dẻo và năng động của EDI trên Internet, các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ dễ dàng lợi dụng EDI hơn.

- OpenEDI là một phiên bản mô tả mới để xử lý EDI trên Internet

Sự ra đời của EDI gắn bó chặt chẽ với tiến trình thoả thuận trước tốn nhiều thời gian để xác định phương thức giao dịch thích hợp cho cả hai bên kinh doanh, làm cho nó không còn thích hợp trong nhiều giao dịch kinh doanh nhanh chóng, tạm thời hiện nay. Hơn nữa, mỗi lĩnh vực kinh doanh đã định nghĩa một phương thức EDI riêng biệt của chính nó khiến sự liên kết giao dịch chéo giữa các doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn, thậm chí không thực hiện được. OpenEDI, một phiên bản mới, được thiết kế để mô tả và thực thi giao dịch kinh doanh EDI đơn giản hơn, đồng thời có thể dùng trên Internet.

Các doanh nghiệp có thể dùng EDI để tự động truyền thông tin giữa các đơn vị cũng như giữa các công ty. Chẳng hạn, dữ liệu EDI có thể được truyền giữa các phòng

mua bán, phòng tài chính và phòng tiếp nhận để tự động hoá các tiến trình mua bán và thanh toán. Truyền thông tin EDI tới các công ty khác cũng có thể làm đơn giản các tiến trình như vậy khi mua hàng và uỷ quyền thanh toán giữa các công ty.

- EDI tài chính chuyên giải quyết các tác vụ thanh toán

EDI là một hệ thống không chỉ tạo ra các tác vụ thanh toán, nó chứa đựng nhiều chức năng có thể sử dụng cho các hệ thống khác. Nhiều khi EDI được thực thi để xử lý các đơn đặt mua hàng, thống kê, vận chuyển thông tin… những hệ thống không liên quan gì đến trao đổi tiền tệ. Hệ thống EDI chuyên dụng cho lĩnh vực tài chính được gọi là EDI tài chính (Financial EDI – FEDI).

- Một số ngân hàng cung cấp các dịch vụ mở rộng với FEDI của họ làm cho các dịch vụ giống với VAN hơn

FEDI chuyên thực thi giữa các ngân hàng và các khách hàng đối tác, giúp các ngân hàng nhận uỷ quyền thanh toán từ người phải thanh toán và nhận các khoản thanh toán cho người nhận thanh toán. Một vài ngân hàng cung cấp các dịch vụ kiểu như dịch vụ VAN với các dịch vụ thanh toán FEDI của họ, cho phép các khách hàng đối tác của họ chấp nhận chuyển tiền với các chỉ dẫn thanh toán, thay vì yêu cầu khách hàng sử dụng ngân hàng để thanh toán và EDI VAN riêng rẽ để chuyển tiền.

- Dùng Internet để giảm giá; các công ty và các tổ chức tài chính đang thử nghiệm Do chi phí thực hiện trên Internet thấp hơn trên VAN, nhiều công ty và các tổ chức tài chính đã thử nghiệm với EDI tên Internet. Các ngân hàng đang thử nghiệm FEDI và một số nhà sản xuất đã bắt đầu so sánh dòng dữ liệu trên Internet và trên VAN. Mặc dù nhiều thành viên kinh doanh có vẻ thoả mãn với các phương thức truyền dữ liệu an toàn trên Internet, vẫn còn nhiều khía cạnh liên quan đến độ tin cậy và vững chắc của nó vì vậy liên quan đến đến khả năng đảm bảo giao dịch trên Internet.

Bảng 5-1: So sánh thực thi EDI trên Internet và VAN.

Đặc điểm Với Internet Với VAN

Các hộp thư lưu và chuyển tiếp Được Được

Các hệ thống xuất trình và thanh toán hối phiếu điện tử

Chính phủ, nhằm thiết lập:

Hạn chế về thương mại