Quy định của pháp luật về lƣu trữ tài liệu cá nhân- 123docz.net

II. Đề xuất, kiến nghị

1. Quy định của pháp luật về lƣu trữ tài liệu cá nhân

Trong quá trình hoàn thiện hệ thống pháp luật lưu trữ cũng như quá trình hình thành và phát triển của tổ chức lưu trữ, nhiệm vụ sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân gia đình, dòng họ ln được khẳng định là nhiệm vụ trọng tâm, cơ bản của công tác lưu trữ. Nhiệm vụ sưu tầm tài liệu lưu trữ được đặt ra ngay từ khi thành lập Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng năm 1962 tại Nghị định số 102/CP ngày 04/9/1962 của Hội đồng Chính phủ, sau đến Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 và tái khẳng định tại Luật Lưu trữ năm 2011.

Theo Luật Lưu trữ, trước hết, phạm vi nội hàm tài liệu lưu trữ bao gồm cả tài liệu cá nhân các nhân vật lịch sử tiêu biểu, cụ thể, khi giải thích các thuật ngữ “Phông lưu trữ”, “Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” và “Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam”, Luật Lưu trữ ghi nhận “là toàn bợ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt đợng của … các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tiền thân của Đảng và các tổ chức chính trị xã hợi” (đới với Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam) và “là toàn bợ tài liệu

lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt đợng của … nhân vật lịch sử,

tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước (đối với Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam) (khoản 8, 9 Điều 2).

Vấn đề sở hữu tài liệu được Luật Lưu trữ năm 2011 khẳng định: “Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài

trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ” (khoản 3

Điều 4).

Luật Lưu trữ đã quy định nguyên tắc chuyển giao quyền, nội dung quyền và nghĩa vụ các bên tham gia vào quan hệ lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ, cụ thể như sau:

114

a) Về nguyên tắc dịch chuyển quyền của chủ thể tại khoản 3 Điều 20 Luật này quy định: “Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở

thỏa thuận”.

b) Hình thức dịch chuyển các quyền: hiến tặng, mua - bán, ký gửi hoặc đăng ký vào Lưu trữ lịch sử hoặc giữa các chủ thể khác với nhau về tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ.

c) Về quyền và nghĩa vụ các bên tham gia vào quan hệ pháp luật lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ

Điều 5 Luật Lưu trữ quy định về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ, như sau:

“1. Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt đợng thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:

a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;

b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, cơng trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;

c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; d) Cơng trình, bài viết về cá nhân;

đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.

2. Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây:

a) Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử; c) Thỏa thuận việc mua, bán tài liệu;

115

đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

e) Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật. 4. Cá nhân có tài liệu có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia;

b) Trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký”.

Để bảo vệ an toàn tài liệu, nhất là tài liệu quý, hiếm, tránh những biến cố bất thường, thiên tai, địch họa, Luật Lưu trữ quy định các hình thức để quản lý, bảo quản tại Điều 26 như sau:

“… 2. Tài liệu lưu trữ quý hiếm, không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và trên thế giới”

3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt”.

Trong phạm vi hoạt động tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tiếp cận, sử dụng tài liệu tại Điều 29 như sau:

“1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tơn trọng tính ngun bản tài liệu khi cơng bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

b) Khơng xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

116

d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan…”.

Đờng thời, về qùn và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu cũng như nghĩa vụ của Lưu trữ lịch sử, pháp luật lưu trữ quy định hạn chế sử dụng tài liệu để tránh làm phương hại đến bí mật nhà nước, bí mật đời tư thông qua việc ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, cụ thể:“Bộ Nội

vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ”, “Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng” (Điều 3).

Hạn chế sử dụng những tài liệu chứa đựng thông tin liên quan bí mật đời tư, đồng thời Luật Lưu trữ cũng quy định thúc đẩy quyền tiếp cận thông tin, trong đó có thông tin trong tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ, cụ thể quy định: “Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40

năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ” (khoản5 Điều 30). Chi tiết nội dung này, Nghị định số

01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, tiếp tục quy định: “Các trường hợp đặc biệt khi sử

dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thuộc một trong các trường hợp sau đây không được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời:

1. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đến lợi ích của quốc gia, dân tộc.

2. Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân được hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử khi chưa được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép” (Điều 16).

Tiếp theo, Thơng tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Bộ Nội vụ ban hành quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử, theo đó quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng: “Tài liệu về

đời tư của cá nhân: a) Tài liệu về giá thú, ngoài giá thú; b) Thư tín của cá nhân; c) Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức; d) Tài liệu khác chứa đựng những thơng tin tḥc bí mật cá nhân được pháp luật bảo hộ” (Khoản 6 Điều 3).

117

Về thẩm quyền cho phép tiếp cận thông tin, sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân, Điều 17 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ tiếp tục quy định:

“Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân, chỉ được sử dụng khi được cấp có thẩm quyền sau đây cho phép:

1. Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định.

2. Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.

3. Tài liệu lưu trữ của cá nhân ký gửi vào Lưu trữ lịch sử còn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép”.

Việc mang tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ đã đăng ký ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, Điều 34 Luật Lưu trữ quy định:

“1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

3. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết.

4. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ”.

Về phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ, pháp luật tôn trọng quyền được tiếp cận dữ liệu cá nhân, cá nhân thường không cần phải cung cấp lý do và không phải trả chi phí. Triển khai điểm c khoản 2 Điều 29 Luật Lưu trữ, ngày 14 tháng 11 năm 2016 Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 275/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ, theo đó, quy định: “Khơng thu phí

sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử” (Khoản 1

Điều 4).

Liên quan đến quyền và nghĩa vụ các bên trong quan hệ pháp luật về lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ cũng như các chủ thể sở hữu tài liệu

118

khác; nhằm phòng ngừa, răn đe, tạo cơ sở cho việc xử lý vi phạm pháp luật, Điều 8 Luật Lưu trữ quy định:

“Các hành vi bị nghiêm cấm:

1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ. 3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép”.

Đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ là mợt trong những biện pháp bảo đảm tính khả thi trên thực tiễn cho công tác này. Điều 39 Luật Lưu trữ quy định: “Kinh phí cho cơng tác lưu trữ: …c. Sưu

tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm”.

Để quản lý kinh phí phục vụ sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm, trong đó có tài liệu quý, hiếm của cá nhân, gia đình dòng họ, ngày 05 tháng 9 năm 2014, Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ ban hành Thông tư liên tịch số 129/2014/TTLT-BTC-BNV quy định việc quản lý, sử dụng, quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”, theo đó Điều 3 quy định nội dung chi sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm:

“4. Chi sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm:

a) Chi tiếp nhận tài liệu lưu trữ quý, hiếm được hiến tặng …

b) Chi tặng quà cho chủ sở hữu hiến tặng bản gốc, bản chính, cung cấp bản sao tài liệu;

c) Mua bản gốc, bản chính tài liệu trên cơ sở thỏa thuận giữa cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm với chủ sở hữu tài liệu;

d) Chi lập phiên bản, bản sao của tài liệu;

đ) Chi trao đổi tài liệu (bản chính, bản gốc, bản sao) với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở trong nước và ở nước ngoài: Lựa chọn tài liệu trao đổi; lập bản sao tài liệu để trao đổi (trong trường hợp khơng trao đổi bản chính, bản gốc); sắp xếp, thống kê tài liệu trao đổi, lập danh mục tài liệu trao đổi;

119

e) Chi xây dựng tài liệu lịch sử khẩu vấn: Xây dựng đề cương, kịch bản khẩu vấn; chi trả thù lao cho các cá nhân, gia đình, dòng họ, tổ chức được phỏng vấn, ghi âm, ghi hình để xây dựng tài liệu lịch sử khẩu vấn;

g) Chi thuê các cá nhân, tổ chức ở trong nước và ở ngoài nước sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

5. Chi xử lý, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ quý, hiếm sau khi sưu tầm…”

Quy định của pháp luật về lƣu trữ tài liệu cá nhân

Giải pháp về tổ chức cán bộ

Hoàn thiện cơ sở pháp lý