SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN XỬ LÝ NGHIỆP VỤ CHI PHÍ BÁN HÀNG BỘ PHẬN BÁN HÀNG Bắt đầu Khi phát sinh các chi phí phục vụ hoạt động bán hàng, BPBH tập hợp chứng từ HĐGTGT sản phẩm dịch vụ mua ngoài KẾ TOÁN CHI NHÁNH Kế hoạch kinh doanh GIÁM ĐỐC Bảng chấm công BPBH HĐ GTGT sản phẩm dịch vụ mua ngoài Kế hoạch kinh doanh Bảng chấm công BPBH Lập bảng phân bổ lƣơng và BHXH; bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, tập hợp chi phí... Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng phân bổ lƣơng và BHXH Giám đốc ký duyệt các chứng từ cần thiết, chi phí cho BPBH… rổi chuyển lại cho kế toán nhập
liệu Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng phân bổ lƣơng và BHXH N Nhập liệu vào phần hành liên quan SCT 641
Lƣu đồ 2.4: Quy trình xử lý nghiệp vụ chi phí bán hàng.
Giải thích:
chứng từ lại và giao cho kế toán chi nhánh:
- HĐGTGT đối với các sản phẩm, dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động của BPBH nhƣ: tiền điện, nƣớc,…
- Bảng chấm công các cán bộ công nhân viên của BPBH…
Chuyển các chứng từ cho kế toán chi nhánh xem xét, kế toán chi nhánh định kỳ tính lƣơng cho BPBH căn cứ trên bảng châm công, phân bổ khấu hao cho BPBH. Tập hợp các chứng từ mà BPBH gửi lên chuyển cho giám đốc ký duyệt các chi phí đó.
Giám đốc sau khi ký duyệt các chứng từ chuyển lại cho kế toán chi nhánh nhập liệu.
Kế toán chi nhánh căn cứ các chứng từ đƣợc ký duyệt nhập liệu vào phân hệ liên quan 641,…và lƣu lại các chứng từ liên quan trên.
2.2.3.4. Định khoản kế toán.
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 03/TH tháng 10/2010, tháng 11/2010, tháng 12/2010. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở tháng 10/2010, tháng 11/2010, tháng 12/2010 đều giống nhau.
Một số nghiệp vụ minh họa ở chứng từ ghi sổ số 03/TH tháng 10/2010: Khấu hao tài sản cố định:
Nợ 6414 (TPCN-90%) 932.390 Nợ 6414 (TPCN-100%) 498.265 Có 214 1.430.655 ...
Phân bổ chi phí chờ phân bổ tháng 10/2010. Nợ 6413 1.142.221
Có 242(bộ máy tính) 203.703 Có 242(máy in canon) 71.164 Có 242(máy lạnh carrier) 402.909 ……
Căn cứ chứng từ ghi sổ số 04/TH tháng 10/2010, Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Phân bổ tiền lƣơng (TPCN). Nợ 6411 37.480.320
Có 3341 37.480.320 Phân bổ tiền ăn trƣa (TPCN)
Nợ 6411 5.620.000 Có 3342 5.620.000 Các khoản trích theo lƣơng:
Nợ 6411(TPCN) 5.751.670 Có 3382 749.606 Có 3383 4.016.051 Có 3384 735.010 Có 3389 251.003 Căn cứ chứng từ ghi sổ số 04/TH tháng 11/2010. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Phân bổ tiền lƣơng (TPCN). Nợ 6411 126.400.320
Phân bổ tiền ăn trƣa (TPCN) Nợ 6411 5.620.000
Có 3342 5.620.000 Các khoản trích theo lƣơng:
Nợ 6411(TPCN) 7.548.367 Có 3382 2.528.006 Có 3383 4.016.051 Có 3384 753.010 Có 3389 251.300 Căn cứ chứng từ ghi sổ số 04/TH tháng 12/2010. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Phân bổ tiền lƣơng (TPCN). Nợ 6411 112.275.257
Có 3341 112.275.257 Phân bổ tiền ăn trƣa (TPCN)
Nợ 6411 5.720.000 Có 3342 5.720.000 Các khoản trích theo lƣơng:
Nợ 6411(TPCN) 7.265.866 Có 3382 2.245.505 Có 3383 4.016.051 Có 3384 753.010 Có 3389 251.300
Cuối quý IV/2010: Kết chuyển chi phí bán hàng sang Tài khoản 911, để xác định kết quả kinh doanh.
Nợ 911 326.818.670 Có 641 326.818.670 2.2.3.5. Sơ đồ chử T: 2.2.3.6. Chứng từ sổ sách minh họa: Xem phụ lục số 4 (Trang 127-132). Nhận xét:
Việc quản lý chi phí bán hàng khá gọn nhẹ, do những thông tin này vốn đƣợc chia cho các bộ phận quản lý. Tất cả dữ liệu đều có sẵn trên máy chỉ cần truy xuất là có thể in ra sổ sách theo yêu cầu, kế toán tổng hợp thì phải xử lý tiền lƣơng.
214 242 334 338 641 911 5.400.836 4.291.965 3.426.663 293.115.897 20.583.309 326.818.670 326.818.670 326.818.670 142
2.2.4. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.2.4.1. Chứng từ sổ sách. a. Chứng từ: a. Chứng từ:
- Hóa đơn GTGT.
- Bảng thanh toán lƣơng, bảng kê trích theo lƣơng.
- Phiếu XK.
- Bảng phân bổ CCDC.
- Phiếu chi.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
b. Sổ sách.
- Bảng in tổng hợp chứng từ ghi sổ.
2.2.4.2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 111: Tiền mặt.
Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng.
Tài khoản 133 : Thuế GTGT.
Tài khoản 3337: Tiền thuê đất.
Tài khoản 3341: Phải trả công nhân viên.
Tài khoản 3342: Tiền ăn trƣa cho công nhân viên.
Tài khoản 338 : Phải trả phải nộp khác.
Tài khoản 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.2.4.3.Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lƣu đồ:
SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN XỬ LÝ NGHIỆP VỤ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN GIÁM ĐỐC
Bắt đầu Khi phát sinh các chi phí phục vụ hoạt động quản lý, Các bộ phận tập hợp chứng từ Chứng từ chi phí quản lý Chứng từ phân bổ tiền thuê đất, tiền
ăn trƣa SCT 642 N KẾ TOÁN CHI NHÁNH Bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. Các HĐ dịch vụ và sản phẩm mua ngoài phục vụ hoạt động Kiểm tra chứng từ, chuyển giám đốc kỹ duyệt những chứng từ cần thiết Giám đốc ký duyệt những chứng từ chi phí phục vụ hoạt động của đơn vị
Nhập liệu vào phân hệ liên quan
Chứng từ chi phí quản lý
Chứng từ phân bổ tiền thuê đất, tiền
ăn trƣa Bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. Các HĐ dịch vụ và sản phẩm mua ngoài phục vụ hoạt động
Giải thích lƣu đồ:
Các bộ phận quản lý trong công ty khi phát sinh chi phí tập hợp chứng từ nhƣ: - Bảng chấm công
- HĐGTGT đối với các sản phẩm, dịch vụ mua ngoài .
- Chứng từ phân bổ tiền thuê đất, tiền ăn trƣa của cán bộ quản lý.
Sau đó chuyển qua cho kế toán chi nhánh kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ.
Kế toán chi nhánh nhận chứng từ các bộ phận quản lý trong công ty chuyển lên kiểm tra chứng từ, sau đó chuyển cho giám đốc ký duyệt các chứng từ cần thiết.
Giám đốc xem xét, ký duyệt các chứng từ cần thiết rồi chuyển lại cho kế toán chi nhánh nhập liệu.
Kế toán chi nhánh căn cứ vào các chứng từ đã đƣợc ký duyệt nhập liệu vào các phân hệ liên quan 642,…và lƣu chứng từ lại.
2.2.4.4. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 03/TH tháng 10/2010. Một số ngiệp vụ phát sinh:
Phân bổ tiền thuế đất tháng 10/2010: Nợ 6425 1.740.000
Có 33372 1.740.000
Phân bổ tiền lƣơng tháng 10/2010 (TPCN): Nợ 6421 9.370.080
Có 3341 9.370.080
Phân bổ tiền ăn trƣa tháng 10/2010 (TPCN): Nợ 6421 1.405.000
Có 3342 1.405.000 Các khoản phải trả phải nộp khác:
Nợ 6421 1.442.418 Có 3382 187.402 Có 3383 1.004.013 Có 3384 188.252 Có 3389 62.751 Căn cứ chứng từ ghi sổ số 03/TH tháng 11/2010. Một số nghiệp vụ phát sinh:
Phân bổ tiền thuế đất tháng 11/2010: Nợ 6425 1.740.000
Có 33372 1.740.000 Phân bổ tiền lƣơng tháng 11/2010:
Nợ 6421 31.600.080
Có 3341 31.600.080 Phân bổ tiền ăn trƣa tháng 11/2010:
Nợ 6421 1.405.000
Có 3342 1.405.000
Các khoản phải trả phải nộp khác: Nợ 6421 1.887.018
Có 3382 632.002 Có 3383 1.004.013
Có 3384 188.252 Có 3389 62.751
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 03/TH tháng 12/2010. Một số ngiệp vụ phát sinh:
Phân bổ tiền thuế đất tháng 12/2010: Nợ 6425 1.740.000
Có 33372 1.740.000
Phân bổ tiền lƣơng tháng 12/2010 (TPCN): Nợ 6421 31.661.280
Có 3341 31.661.280
Phân bổ tiền ăn trƣa tháng 12/2010 (TPCN): Nợ 6421 1.430.000
Có 3342 1.430.000 Các khoản phải trả phải nộp khác:
Nợ 6421 1.442.418
Có 3382 187.402 Có 3383 1.004.013 Có 3384 188.252 Có 3389 62.751
Cuối quý IV/2010: Kết chuyển tài khoản 642 sang Tài khoản 911, để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ 911 87.309.117
2.2.4.5. Sơ đồ chử T:
Nhận xét:
Giống nhƣ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp đều do kế toán tổng hợp nhập liệu quản lý từ trƣớc nên tƣơng đối gọn nhẹ. Chỉ có chi phí tiền lƣơng, phân bổ tiền lƣơng là cần phải xử lý.
2.2.4.6. Chứng từ sổ sách minh họa.
Xem phụ lục số 4 (Trang 127-132).
2.2.5. Kế toán giá vốn hàng bán. 2.2.5.1. Chứng từ sổ sách.
a. Chứng từ:
- Phiếu xuất kho.
b. Sổ sách:
- SCT,SC: 156,632; Báo cáo kho.
33372 642 3341 338(2,3,4,9) 911 5.220.000 76.871.440 5.217.677 87.309.117 87.309.117 87.309.117
2.2.5.2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 156: Hàng hóa.
Tài khoản 632: Gía vốn hàng bán.
2.2.5.3. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách: Lƣu đồ: Lƣu đồ:
BỘ PHẬN KINH DOANH KẾ TOÁN KHO KẾ TOÁN CHI NHÁNH
Bắt đầu
SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Đơn đặt hàng, hoặc bảng kê hàng hóa KHÁCH HÀNG Lập hóa đơn HĐ GTGT 3 HĐ GTGT 2 HĐ GTGT 1 N Xuất hàng, ghi vào thẻ kho HĐ GTGT 3 HĐ GTGT 3 Nhập liệu Lƣu trữ thông tin Cuối kỳ tính đơn giá xuất kho, nhập bổ sung xác định giá vốn SCT, SC 156, 632... HĐ GTGT 3 KHÁCH HÀNG HĐ GTGT 3 N
Giải thích lƣu đồ:
Bộ phận kế hoạch kinh doanh sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng của khách hàng sẽ lập hóa đơn GTGT làm 3 liên:
Liên 1: Lƣu tại quyển.
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Chuyển cho kế toán kho hàng làm căn cứ xuất hàng và ghi vào thẻ kho.
Sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho chuyển Liên 3 của hóa đơn GTGT lên cho kế toán chi nhánh, kế toán chi nhánh nhập liệu vào máy, lƣu trữ thông tin.
Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào báo cáo nhập xuất tồn tính ra giá xuất bình quân rồi nhập bổ sung vào máy. Từ máy cho phép in ra sổ Cái 156, 632, báo cáo kho, báo cáo nhập xuất tồn. Và lƣu lại các chứng từ liên quan.
2.2.5.4. Định khoản kế toán:
Căn cứ chứng từ ghi sổ số 01/TH tháng 10/2010. Một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 10/2010:
Xuất bán lƣơng thực và công nghệ phẩm: Nợ 632(LT) 526.799.614
Nợ 632(CNP) 2.321.267.849
Có 1561 2.848.067.463 Xuất hàng hủy sữa hƣ:
Nợ 632 534.422
Có 1561 534.422
Căn cứ chứng từ ghi sổ số 01/TH tháng 11/2010. Một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 11/2010:
Xuất bán lƣơng thực và công nghệ phẩm: Nợ 632(LT) 577.024.105
Nợ 632(TPCN) 2.349.572.025 Có 1561 2.926.596.130 Xuất hàng hủy sữa hƣ:
Nợ 632 304.743
Có 1561 304.743
Căn cứ chứng từ ghi sổ số 01/TH tháng 12/2010. Một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 12/2010:
Xuất bán lƣơng thực và công nghệ phẩm: Nợ 632(LT) 471.063.911
Nợ 632(TPCN) 2.912.624.284 Có 1561 3.383.688.205 Xuất hàng hủy sữa hƣ:
Nợ 632 380.644
Có 1561 380.644
Cuối quý IV/2010: Kết chuyển giá vốn hàng bán sang Tài khoản 911, để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ 911 9.159.571.607
Có 632 9.159.571.607
2.2.5.6. Minh họa chứng từ sổ sách.
Xem phụ lúc số 5 (Trang 133).
2.2.6. Kế toán chi phí tài chính. 2.2.6.1. Chứng từ, sổ sách: 2.2.6.1. Chứng từ, sổ sách: a. Chứng từ: - Phiếu chi. - Giấy báo nợ. - Hợp đồng vay vốn. b. Sổ sách: - SCT: 111,112. - Sổ quỹ. - SC: 635,111,112. 2.2.6.2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 142: Chi phí trả trƣớc.
Tài khoản 635: Chi phí tài chính.
156 632 911
9.159.571.607 9.159.571.607
9.159.571.607 9.159.571.607
2.2.6.3. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách.
Trả lãi vay ngân hàng:
Lƣu đồ:
SƠ ĐỒ LƢU CHUYỂN CHỨNG TỪ TRẢ LÃI VAY NGÂN HÀNG
KẾ TOÁN CHI NHÁNH
Bắt đầu
NGÂN HÀNG Giấy báo nợ
Nhập liệu
Giấy báo nợ SCT 112
SC 635
N
Lƣu đồ 2.7: Quy trình xử lý nghiệp vụ trả lãi vay ngân hàng.
Căn cứ vào hợp đồng tín dụng của ngân hàng và công ty, ngân hàng đến kỳ thu lãi sẽ tự động trừ vào tài khoản tiền gửi của công ty tại ngân hàng và gửi giấy báo nợ về cho công ty.
Kế toán chi nhánh nhận đƣợc giấy báo nợ, nhập liệu vào máy tính. Chƣơng trình kế toán máy sẽ tự động xử lý đƣa dữ liệu vào sổ chi tiết 112, sổ cái 635. Giấy báo nợ lƣu theo số tại kế toán chi nhánh.
2.2.6.4. Định khoản kế toán:
Trong tháng 12/2010 phát sinh nghiệ vụ: Trả lãi vay cho ngân hàng:
Nợ 635 10.733.000 Có 1121 10.733.000
Cuối Qúy IV/2010: kết chuyển chi phí tài chính sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Nợ 911 10.733.000 Có 635 10.733.000 2.2.6.5. Sơ đồ chử T: 2.2.6.6. Chứng từ sổ sách minh họa: 635 911 10.733.000 1121 10.733.000 10.733.000 10.733.000
2.2.7. Kế toán doanh thu tài chính. 2.2.7.1. Chứng từ sổ sách: 2.2.7.1. Chứng từ sổ sách: a. Chứng từ: - Hợp đồng tín dụng. - Giấy báo có. b. Sổ sách: - SCT 112. - SC 112, 515. 2.2.7.2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng.
Tài khoản 515: Doanh thu tài chính.
2.2.7.3. Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách:
SƠ ĐỒ LƢU CHUYỂN CHỨNG TỪ THU LÃI TIỀN GỬI
KẾ TOÁN CHI NHÁNH
Bắt đầu
NGÂN HÀNG Giấy báo có
Nhập liệu Giấy báo có SCT 112 SC 515 N
Lƣu đồ 2.8: Quy trình xử lý nghiệp vụ doanh thu tài chính.
Giải thích lƣu đồ:
Căn cứ hợp đồng tín dụng giữa ngân hàng và công ty, đến kỳ trả lãi tiền gửi, ngân hàng sẽ trả lãi vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty, đồng thời gửi giấy báo có cho công ty.
Kế toán chi nhánh nhận đƣợc giấy báo có sẽ ghi vào sổ chi tiết 112 và nhập liệu vào máy. Chƣơng trình kế toán máy sẽ cho phép xử lý dữ liệu vào sổ chi tiết 112, sổ Cái 515. Giấy báo có lƣu theo số tại kế toán chi nhánh.
2.2.7.4. Định khoản kế toán:
Trong Quý IV/2010, phát sinh một số nghiệp vụ:
Ngày 31/10/2010 thu lãi tiền gửi tháng 9/2010 của Ngân hàng Sài Gòn Thƣờng Tín- Chi nhánh Khánh Hòa:
Nợ 1121 848.538 Có 515 848.538
Ngày 30/11/2010 thu lãi tiền gửi tháng 10/2010 của Ngân hàng phát triển nhà Đồng bằng sông Cửu Long- Chi nhánh Khánh Hòa và lãi tiền gửi tháng 11/2010 của Ngân hàng Sacombank- Chi nhánh Khánh Hòa:
Nợ 1121 595.804 Có 515 595.804
Ngày 31/12/2010 thu tiền lãi tiền gửi tháng 12/2010 của Ngân hàng Sacombank- Chi nhánh Khánh Hòa, và Ngân hàng phát triển nhà Đồng bằng Sông Cửu Long:
Nợ 1121 720.263
Có 515 720.263
Cuối Quý IV/2010: kết chuyển doanh thu tài chính sang Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ 515 2.164.605 Có 911 2.164.605
2.2.7.6. Chứng từ sổ sách minh họa: Xem phụ lục số 7 (Trang 136). 2.2.8. Kế toán thu nhập khác. 2.2.8.1. Chứng từ, sổ sách: a. Chứng từ: - Hóa đơn GTGT. - Phiếu thu. b. Sổ sách: - Sổ quỹ. - Sổ Cái 138,331,711. 2.2.8.2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 138 : Phải thu khác.
Tài khoản 331 : Phải thu khách hàng.
Tài khoản 3331: Thuế GTGT đầu ra.
911 515 1121
2.164.605 2.164.605
2.164.605 2.164.605
Tài khoản 711 : Thu nhập khác.
2.2.8.3. Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách: Lƣu đồ: Lƣu đồ:
SƠ ĐỒ LƢU CHUYỂN CHỨNG TỪ THU NHẬP KHÁC
( VINAMILK HỖ TRỢ TRƢNG BÀY, GIAO HÀNG, ĐIỆN THẮP SÁNG... )
BỘ PHẬN KINH DOANH GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN CHI NHÁNH
Bắt đầu Thực hiện kế hoạch trƣng bày sản phẩm, thu thập chứng từ chi phí HĐ GTGT HĐ GTGT Giám đốc làm việc với đại diện vinamilk, lập hóa đơn về tiền hỗ trợ HĐ GTGT HĐ GTGT Nhập liệu SCT 331, 138, 711 HĐ GTGT N
Giải thích:
Bộ phận kế hoạch thực hiện kế hoạch trƣng bày sản phẩm và thu thập chứng từ chi phí liên quan rồi lập hóa đơn GTGT chuyển cho Giám đốc.
Giám đốc sau khi nhận đƣợc hóa đơn GTGT sẽ kiểm tra và tiến hành làm việc