2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán:
a. Bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Chi nhánh Công ty.
Kế toán chi nhánh (Kế toán tổng hợp)
Trong đó:
Quan hệ trực tuyến. Quan hệ chức năng.
b. Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên:
Kế toán chi nhánh (Kế toán tổng hợp):
- Phản ánh tổng hợp số liệu về nhập xuất tiêu thụ thành phẩm về các loại vốn, các loại quỹ của công ty, ghi chép sổ cái, lập các báo cáo tài chính, kiểm tra tính chính xác trung thực của báo cáo trƣớc khi giám đốc ký duyệt. Xác định lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách nhà nƣớc, với ngân hàng và nội bộ công ty.
- Kiểm tra thƣờng xuyên việc lập và thực hiện các chế độ quản lý kinh tế tài chính, kiến nghị các biện pháp xử lý các trƣờng hợp vi phạm.
- Tổ chức ghi chép thống kê tổng hợp số liệu về tình hình tiêu thụ, mua, vận chuyển, nhập xuất kho và tồn kho, hƣớng dẫn các phòng ban áp dụng các chế độ ghi chép ban đầu.
- Bảo quản, lƣu trữ, tài liệu, số liệu kế toán, thống kê thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan, kể cả những ngƣời có lợi ích nằm ngoài đơn vị.
Kế toán kho:
- Tổ chức ghi chép và phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển nhập xuất và tình hình tồn kho, kiểm tra về số lƣợng, chất lƣợng của hàng hóa mua vào. Kiểm tra việc bảo quản hàng hóa, sản phẩm, các định mức bảo quản, định mức tiêu hao. Phát hiện và xử lý kịp thời khi phát hiện hàng hóa thiếu, thừa, sản phẩm kém phẩm chất.
- Kiểm kê và tổng hợp số liệu cung cấp số liệu cho phòng kế toán và các phòng ban có liên quan.
- Hƣớng dẫn các kho, phân xƣởng thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu và mở sổ hạch toán theo đúng quy định.
Thủ quỹ:
- Mở sổ theo dõi việc thu chi hằng ngày, kiểm tra đối chiếu thủ quỹ với kế toán tổng hợp. Cuối tháng kiểm kê quỹ tiền mặt, lập biên bản có chử ký của giám đốc, phải quản lý tiền mặt an toàn, tránh không bị thất thoát.
Thủ kho:
- Hằng ngày mở thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa, cuối tháng kiểm kê hàng hóa, lập biên bản trình lên kế toán và giám đốc, chấp hành chế độ bảo quản và các định mức dự trữ của công ty.
Nhận xét:
- Về tổ chức nhân sự trong phòng kế toán của công ty thì các kế toán viên đều kiêm nhiệm nhiều phần hành nên tổ chức nhân sự khá gọn nhẹ, giảm đƣợc biên chế, giảm đƣợc chi phí quản lý, phù hợp với quy mô còn nhỏ của công ty. Với việc tổ chức nhân sự gọn nhẹ, chứng từ luân chuyển dễ dàng, đơn giản giúp ích rất nhiều cho hoạt động của công ty.
2.1.4.2. Tổ chức hình thức kế toán tại Công ty. a. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty: a. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty:
Ở Chi nhánh công ty cổ phần lƣơng thực Nam Trung Bộ tại Khánh Hòa công tác kế toán đƣợc thực hiện bằng kế toán máy theo hình thức chứng từ ghi sổ.
b. Mô hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty:
Sơ đồ 2.3: Mô hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty.
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Hệ thống máy vi tính Bảng cân đối số phát sinh
Bảng cân đối tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng Đối chiếu
Giải thích:
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán có liên quan để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, các chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế để hạn chế việc ghi sổ để lạp thành bảng chứng từ gốc. Căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi vào hệ thống máy vi tính. Dựa vào bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào chứng từ ghi sổ định kỳ (hàng ngày). Sau đó chứng từ ghi sổ ghi vào sổ cái, dùng chứng tù ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ.
- Cuối tháng, lập bảng tổng hợp chi tiết thời gian và số tiền ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết để đối chiếu với các tài khoản có liên quan trên sổ cái. Kết hợp với công tác kiểm kê, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết sau đó lập báo cáo tài chính.
Các loại sổ sử dụng trong công ty:
- Sổ cái: kế toán tổng hợp và hệ thống các nghiệp cụ kinh tế tài chính phát sinh theo các tài khoản tổng hợp quy định trong chế độ kế toán. Sổ cái đƣợc đóng thành quyển, mở cho cả năm.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là loại sổ kế toán dùng để đăng ký tổng số tiền của các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian hay theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh để là căn cứ đối chiếu bảng cân đối số phát sinh.
- Sổ thẻ tổng hợp chi tiết.
- Sổ cân đối số phát sinh: đƣợc dùng để tổng hợp số phát sinh nợ, có của tất cả các tài khoản trên sổ nhằm kiểm tra lại việc tập hợp làm căn cứ để thực hiện đối chiếu số liệu của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Chứng từ ghi sổ: dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng việc và ghi rõ từng nội dung đó.
- Bảng tổng hợp chứng từ gốc: lập cho từng nghiệp vụ và lập lũy kế cho cả quý, trong đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa ghi chép theo thời gian, phân loại theo các tài khoản đối ứng. Định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ.
Nhận xét:
Với việc sử dụng phần mềm kế toán máy đã giúp cho công tác xử lý số liệu tại công ty đƣợc nhanh chóng, đơn giản đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu tại công ty khi có yêu cầu.
2.1.4.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán áp dụng.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/BTC và thông tƣ 244 . Xem phụ lục số 1( trang 113-116).
Nhận xét:
Qua bảng danh mục hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty, em nhận thấy là phù hợp với chuẩn mực kế toán do Nhà nƣớc ban hành.
2.1.4.4. Tổ chức chứng từ kế toán tại công ty.
Công ty sử dụng các chứng từ, sổ sách theo Quyết định 15/BTC và thông tƣ 224. Xem phụ lục số 2 (trang 117-120).
Nhận xét: Chứng từ của công ty chủ yếu là loại chứng từ hƣớng dẫn, tuy nhiên số lƣợng chứng từ tự lập cũng tƣơng đối nhiều, để quản lý tốt hàng hóa do chủng loại khá đa dạng. Đồng thời để phản ánh rõ nhu cầu của mình mỗi bộ phận cũng tự lập chứng từ cần thiết để báo cáo lên bộ phận có trách nhiệm, khi đó việc xét duyệt sẽ cụ thể và chính xác hơn. Danh mục chứng từ của công ty rất phù hợp với chế độ kế toán hiện nay.
2.2. Thực trạng công tác doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh năm 2010 tại Chi nhánh Công ty cổ phần lƣơng thực Nam Trung Bộ tại Khánh năm 2010 tại Chi nhánh Công ty cổ phần lƣơng thực Nam Trung Bộ tại Khánh Hòa.
2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng.
2.2.1.1. Khái quát chung:
a. Các phƣơng thức bán hàng:
Bán hàng trực tiếp cho khách hàng: 60%
Bán hàng thông qua các cửa hàng : 40%
b. Cách xây dựng giá bán:
Doanh thu bán hàng tại công ty là toàn bộ hàng hóa bán nội địa nhƣ gạo tẻ, gạo thơm, gạo nếp. Công ty chỉ hạch toán vào tìa khoản doanh thu khi hàng hóa đƣợc xác định là đã tiêu thụ (nghĩa là khối lƣợng hàng hóa bán ra đã đƣợc thanh toán). Giá bán đƣợc hạch toán là giá thực tế, là số tiền ghi trên hóa đơn bán hàng (giá chƣa có thuế GTGT).
Tùy vào nhu cầu thị trƣờng công ty sẽ quyết định giá bán cụ thể. Công ty tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ, vì vậy doanh thu ghi nhận theo giá chƣa thuế:
c. Cách xây dựng chính sách bán hàng:
Trong cơ chế kinh tế thị trƣờng doanh nghiệp muốn tồn tại và vƣơn lên thì bắt buộc phải năng động, sáng tạo, các mặt hàng của công ty bán ra đƣợc càng nhiều càng tốt. Để làm đƣợc điều đó đồng thời phải nâng cao chất lƣợng hàng hóa, mẫu mã hàng hóa phải đẹp, phong phú, giá thành hạ. Công ty phải xác định đƣợc những
Giá bán chƣa thuế =
Giá đã có thuế 1+ thuế suất
phƣơng thức tiêu thụ hợp lý. Dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý cũng nhƣ đặc tính của hàng hóa Công ty đã xây dựng các chính sách bán hàng sau:
- Bán buôn: Hình thức này giúp hàng hóa đƣợc tiêu thụ nhanh vì sản lƣợng hàng hóa bán ra lớn, vốn đƣợc quay vòng nhanh và tránh đƣợc hàng hóa tồn đọng trong kho. Mặt khác hình thức này giúp cửa hàng mở rộng quan hệ với nhiều bạn hàng, nhờ đó có thể mở rộng thị trƣờng tiêu thụ và mở rộng quy mô sản xuất.
- Bán hàng qua điện thoại: Đây là hình thức giao hàng tại nhà, sau đó phải thanh toán tiền hàng cho nhân viên giao hàng. Với các cửa hàng bán buôn lớn, mua với số lƣợng lớn thì công ty sẽ chuẩn bị hàng, gọi điện thông báo để khách hàng chuyển khoản trả trƣớc 50% giá trị lô hàng, khi có thông báo khách hàng đã chuyển tiền từ ngân hàng thì công ty sẽ giao hàng tận nơi.
- Phƣơng thức bán hàng qua cửa hàng giới thiệu hàng hóa của công ty, theo phƣơng thức này Công ty tiến hành ký kết hợp đồng với các cửa hàng dịch vụ. Chỉ khi nào khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng hóa khi đó mới đƣợc xác định là tiêu thụ, doanh thu lúc này mới ghi nhận.
- Để thu hút khách hàng cửa hàng đã sử dụng linh hoạt giá cả, giá bán hàng hóa dựa trên trị giá mua vào và giá cả thị trƣờng sao cho bù đắp đƣợc các chi phí mua vào và có lãi.
- Lựa chọn nguồn cung cấp hàng hóa là những nơi đạt tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm, có ghi rõ nơi sản xuất, ngày sản xuất và hạn sử dụng. Không bán những mặt hàng không rõ nguồn gốc.
- Tiêu chí kinh doanh của công ty là: “Kinh doanh lấy chử tín làm đầu”.
2.2.1.2. Kế toán doanh thu bán hàng.
(1). Chứng từ, sổ sách: Chứng từ:
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thƣờng. - Hợp đồng. - Phiếu thu. - Giấy báo có. - Bảng kê bán hàng. - Thẻ quầy hàng.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Sổ sách:
- Chứng từ ghi sổ TK 511, sổ cái TK 511.
(2). Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng.
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ.
Tài khoản 3331 – Thuế GTGT đầu ra.
(3). Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách: a. Doanh thu bán chịu hàng hóa:
Bán chịu hàng hóa trong trƣờng hợp bán buôn có ký kết hợp đồng từ trƣớc
LƢU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ DOANH THU BÁN CHỊU HÀNG HÓA ( ĐỐI VỚI KHÁCH HÀNG KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TỪ TRƢỚC )
BỘ PHẬN KINH DOANH KẾ TOÁN CHI NHÁNH
Bắt đầu KHÁCH HÀNG BPKD tiến hành thỏa thuận và lập hợp đồng mua bán HĐ GTGT 1 chưa thu tiềnHĐ GTGT 2
Chưa thu tiền HĐ GTGT 3 Chưa thu tiền
HĐ GTGT 3 Chưa thu tiền
Đã ký duyệt
Căn cứ chứng từ KTTH nhập liệu
Máy tính xử lý
HĐ GTGT 3 Chưa thu tiền
Đã ký duyệt Sổ chi tiết 131 N GIÁM ĐỐC Ký duyệt HĐ GTGT chƣa thu tiền HĐ GTGT 1 chưa thu tiền
Đã ký duyệtChưa thu tiềnHĐ GTGT 2 Đã ký duyệtChưa thu tiềnHĐ GTGT 3
Đã ký duyệt
KHÁCH HÀNG
HĐ GTGT 3 Chưa thu tiền
Đã ký duyệt N Hợp đồng 1 Hợp đồng 2 Hợp đồng 3 Ký kết hợp đồng Hợp đồng 1 Hợp đồng 2 Hợp đồng 3 Đã ký
Giữ để theo dõi khách hàng
Khi khách hàng đến giao dịch
hàng hóa
Giải thích lƣu đồ:
Bộ phận kinh doanh: khi có khách hàng đến liên hệ mua hàng với số lƣợng lớn, hoặc mua hàng với nhiều lần giao dịch khác nhau. Bộ phận kinh doanh tiến hành thỏa thuận phƣơng thức thanh toán và giao dịch với khách hàng để tiến tới ký kết hợp đồng. sau khi hai bên thỏa thuận thành công, lập hợp đồng và trình giám đốc ký duyệt hợp đồng với khách hàng.
Giám đốc: sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng giao 1 bản cho khách hàng giữ, 1 bản chuyển cho kế toán chi nhánh để theo dõi khách hàng, 1 bản giao bộ phận kinh doanh lƣu.
Sau khi ký kết hợp đồng, hàng ngày hoặc định kỳ khi khách hàng đó đến giao dịch hàng hóa, xuất HĐGTGT chƣa thu tiền cho khách hàng, trình giám đốc ký duyệt. chuyển 1 liên của HĐ cho kế toán chi nhánh, 1 liên giao khách hàng, 1 liên lƣu tại cuốn.
Kế toán chi nhánh lƣu hợp đồng để theo dõi khách hàng, khi nhận các HĐGT chƣa thu tiền thì nhập vào phân hệ theo dõi chi tiết 131 cho khách hàng đó. Và lƣu lại các chứng từ liên quan.
b. Doanh thu bán hàng thu tiền ngay:
LƢU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ BÁN HÀNG THU TIỀN NGAY
BỘ PHẬN BÁN HÀNG KẾ TOÁN CHI NHÁNH THỦ QUỸ
Bắt đầu KHÁCH HÀNG Bán hàng, xuất HĐGTGT, thu tiền bán hàng HĐ GTGT 1 HĐGTGT 2 HĐ GTGT 3 HĐ GTGT 3 Căn cứ HĐ GTGT, kế toán lập phiếu thu HĐGTGT 3 PHIẾU THU 1 PHIẾU THU 2 PHIẾU THU 3 Nhập liệu vào phần hành liên quan N Sổ quỹ SCT 511, 3331 Thủ quỹ thu tiền và ký phiếu thu PHIẾU THU 1 Đã ký PHIẾU THU 2 Đã ký PHIẾU THU 3 Đã ký BPBH N PHIẾU THU 3 Đã ký N
Lƣu đồ 2.2: Doanh thu bán hàng thu tiền ngay. Giải thích lƣu đồ:
phận bán hàng xuất bán hàng hóa thu tiền và viết HĐGTGT. Liên 1 lƣu tại cuốn, liên 2 giao khách hàng, liên 3 chuyển cho kế toán chi nhánh.
Kế toán chi nhánh nhận đƣợc HĐGTGT, căn cứ đó viết phiếu thu đƣa cho bộ phận bán hàng cầm lên giao nộp tiền cho thủ quỹ.
Thủ quỹ nhận tiền bán hàng, ký phiếu thu và lƣu lại 1 bản, 1 bản giao cho BPBH, 1 bản chuyển lại cho kế toán chi nhánh để làm căn cứ ghi sổ. Kế toán chi nhánh dựa trên chứng từ ghi sổ 111, 511…rồi lƣu HĐ và Phiếu thu làm một tập làm căn cứ sau này.
(4). Định khoản kế toán.
o Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Trong Quý IV/2010 phát sinh các nghiệp vụ bán hàng sau:
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 02/TH trong tháng 10/2010 xuất bán hàng hóa. + Bán lƣơng thực thu tiền ngay:
Nợ 1111 84.126.600 Nợ 1121 476.290.000
Có 5111 533.730.095 Có 33311 26.686.505 + Bán thực phẩm công nghệ thu tiền ngay:
Nợ 1111 1.862.176.154
Có 5111 1.692.931.586 Có 33311(5%) 51.857 Có 33311(10%) 169.192.711 + Bán thực phẩm công nghệ chƣa thu tiền:
Có 5111 728.911.193 Có 33311 72.891.119 + Nộp tiền thiếu tháng 10/2010.
Nợ 1388 32.507 Có 5111 32.507
Căn cứ vào cứng từ ghi sổ số 02/TH tháng 11/2010 xuất bán hàng hóa. + Bán lƣơng thực thu tiền ngay:
Nợ 1111 94.549.500 Nợ 1121 520.460.000
Có 5111 585.723.230 Có 33311 29.286.270
+Bán hàng thực phẩm công nghệ thu tiền ngay: Nợ 1111 1.663.268.363
Có 5111 1.512.101.015 Có 33311(5%) 42.762 Có 33311(10%) 151.124586 + Bán hàng thực phẩm công nghệ chƣa thu tiền: Nợ 1311 1.004.541.431 Có 5111 913.219.483