Bảng 2.4. Yêu cầu đối với thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn
STT Yêu cầu Giải thích Các yêu cầu cơ bản
1 Linh hoạt
Thông tin linh hoạt theo đối tượng sử dụng thơng tin và linh hoạt với các tình huống RQĐ phức tạp của DN. Phạm vi thông tin được quyết định bởi nhu cầu của từng cấp NQT mà không thể theo một khuôn mẫu nhất định; không chỉ đơn thuần là thơng tin q khứ mà cịn bao gồm cả các thông tin dự báo tương lai, thơng tin tài chính và phi tài chính... 2 Kịp thời
Thơng tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm nhằm giúp NQT các cấp đánh giá được tình hình thực tế của DN nhanh chóng và có thể đưa ra các QĐ đúng lúc, giải quyết các vấn đề mang tính chất thời cơ một cách có hiệu quả, hợp lý.
Các yêu cầu bổ sung
1 Đáng tin cậy
Thông tin được thu thập từ những nguồn đáng tin cậy để đảm bảo tính chính xác ở mức độ chấp nhận được và có thể kiểm chứng. Yêu cầu này giúp các NQT đưa ra QĐ phù hợp và không bị chệch hướng.
2 Đầy đủ và chi tiết
Thông tin cung cấp đầy đầy đủ các hoạt động cũng như mọi khía cạnh của các sự việc kinh tế tài chính phát sinh, khơng bị bỏ sót, khơng bị trùng lắp nhằm giúp NQT có thể nhìn nhận và đánh giá vấn đề một cách tồn diện và hệ thống.
3 Dễ hiểu Thông tin rõ ràng giúp NQT có thể hiểu và nhanh chóng nắm bắt được nội dung của thơng tin. 4 tính kinh tếĐảm bảo
Thơng tin giúp ích cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra của DN với chi phí hợp lý nhất. Nếu khơng tn thủ u cầu này có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thơng tin cần thiết nhưng chi phí bỏ ra quá lớn so với lợi ích của thơng tin đó mang lại.
5
Đảm bảo tính bảo mật theo yêu cầu
quản lý
Thông tin được bảo vệ nhằm tránh việc truy cập, sử dụng hay công bố trái phép. Yêu cầu này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh của DN trên thị trường, nhất là trong bối cảnh sự phát triển nhanh của CNTT và mạng xã hội, thơng tin có giá trị dễ dàng bị phân tán, xâm phạm có thể là vơ tình, cố ý, thụ động, chủ động từ phía người sử dụng.
Nguồn: Tác giả tổng hợp
2.2. Mối quan hệ giữa kế toán quản trị và việc ra quyết định ngắn hạn
2.2.1. Khái quát về kế toán quản trị doanh nghiệp
2.2.1.1. Các khái niệm kế toán quản trị
Cho đến nay có nhiều khái niệm khác nhau về KTQT, có thể xác định 2 cách tiếp cận KTQT phổ biến:
Cách tiếp cận thứ nhất là từ góc nhìn của NQT. Đây là cách tiếp cận phổ biến nhất được
đưa ra bởi nhiều nhà nghiên cứu trên thế giới như: Kaplan (1998), Ronald W. Hilton (1999), Garrison, Noreen and Brewer (2007, 2012, 2016, 2018), William N. Lanen và cộng sự (2013), Horngren và cộng sự (2014),... Dưới góc nhìn này, KTQT được coi là công cụ hỗ trợ NQT thực hiện các chức năng quản lý. Chẳng hạn, theo giáo sư Ronald W. Hilton (Mỹ, 1999), KTQT là một bộ phận của hệ thống thông tin quản trị mà NQT dựa vào đó để hoạch định và kiểm sốt hoạt động của tổ chức. Tương tự như vậy, Garrison và cộng sự (2018) cho rằng, KTQT có liên hệ đến việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý là những người bên
trong tổ chức và có trách nhiệm trong điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức. Để thực hiện vai trò này, KTQT cũng phải thực hiện quy trình cơng việc của kế tốn là thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin.
Các tổ chức nghề nghiệp như: Viện Kế toán quản trị Hoa Kỳ (IMA) và Liên đồn Kế tốn Quốc tế (IFAC) cũng đứng trên quan điểm của NQT khi nhìn nhận KTQT là một cơng việc chuyên nghiệp tham gia vào quá trình RQĐ, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, đồng thời cung cấp những báo cáo chuyên sâu giúp NQT kiểm soát, xây dựng và thực hiện chiến lược của DN (IMA, 2008). Trong môi trường năng động và cạnh tranh như hiện nay, KTQT là một phần của quá trình quản trị, hướng về các quá trình xử lý và kỹ thuật, tập trung vào việc sử dụng một cách có hiệu quả và hiệu suất các nguồn lực của tổ chức, hỗ trợ NQT hoàn thành niệm vụ gia tăng giá trị cho khách hàng và cổ đông (IFAC, 2002).
Cách tiếp cận thứ hai là từ góc nhìn của chủ sở hữu DN. Dưới góc nhìn này, KTQT là
việc tìm kiếm, phân tích, truyền đạt và sử dụng thơng tin tài chính và phi tài chính liên quan đến QĐ để tạo ra, bảo vệ, đảm bảo và làm tăng giá trị cho chủ sở hữu của các tổ chức vì lợi nhuận hoặc tổ chức phi lợi nhuận hoạt động trong lĩnh vực cơng và lĩnh vực tư (CIMA, 2015). CIMA (2015) cịn nhấn mạnh, KTQT là sự giao thoa giữa tài chính và quản trị, là một công cụ giúp các tổ chức đưa RQĐ tốt hơn bằng cách trích ra giá trị từ thơng tin. Cách tiếp cận này cho thấy KTQT ngày càng trở thành mối quan tâm hàng đầu của chủ sở hữu DN và hướng tới mục đích cuối cùng là tạo ra và duy trì giá trị của DN.
Nếu sử dụng Lý thuyết người đại diện (Agency Theory) để giải thích thì khơng có nhiều sự khác biệt giữa 2 cách tiếp cận về KTQT nói trên. Theo Lý thuyết người đại diện, mặc dù có những lợi ích khác nhau nhưng chủ sở hữu DN có thể sử dụng nhiều cơng cụ, trong đó có cơng cụ KTQT để kiểm soát hoạt động của NQT nhằm đạt được lợi ích mà chủ sở hữu mong muốn. Nói cách khác, KTQT là một trong những cơng cụ hữu ích hỗ trợ NQT thực hiện các chức năng quản lý nhằm đạt được mục tiêu của chủ sở hữu.
Tại Việt Nam, khái niệm KTQT được đề cập trong Luật kế toán Việt Nam (2003, 2015): “KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính theo u cầu
hoạch định và kiểm sốt hoạt động của đơn vị”. Cụ thể hơn các nội dung của KTQT trong DN,
Thông tư số 53/2006-TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn:“…
KTQT là cơng việc của từng DN, nhằm cung cấp các thông tin về hoạt động nội bộ của DN như: Chi phí của từng bộ phận (trung tâm chi phí), từng cơng việc, sản phẩm; Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; Lựa chọn thơng tin thích hợp cho các QĐ ngắn hạn và đầu tư dài hạn;… nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định…”
Quan điểm về KTQT của các nhà nghiên cứu ở một số trường ĐH khối kinh tế như: Trường ĐH Kinh tế - ĐH Quốc gia Hà Nội, Trường ĐH Thương mại, ĐH Kinh tế quốc dân, Học viện Tài chính, ĐH Kinh tế TP. Hồ Chí Minh… cũng tương đồng với quan điểm của các nhà nghiên cứu và tổ chức nghề nghiệp trên thế giới, đó là đứng từ góc độ của NQT khi cho rằng KTQT là một cơng cụ hữu ích hỗ trợ NQT thực hiện các chức năng quản lý. Đồng thời, KTQT cịn là mơn khoa học có đối tượng và phương pháp nghiên cứu cụ thể: “KTQT là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính về hoạt động SXKD một cách cụ thể, phục vụ cho các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch và ra quyết định quản lý trong nội bộ tổ chức nhằm tối đa hoá các mục tiêu” (Trần Thị Hồng Mai & Đặng Thị Hồ, 2020).
Từ những phân tích trên có thể thấy rằng, mặc dù có cách trình bày khác nhau, được nhìn nhận từ những góc độ khác nhau nhưng ở góc độ nào, KTQT cũng được đánh giá là một hoạt động đan xen không thể tách rời với công việc quản lý, có vai trị cung cấp những thơng tin hữu ích để NQT có cơ sở đưa ra các QĐ trong quá trình thực hiện các chức năng quản lý, góp phần tạo và duy trì giá trị DN thơng qua việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
Theo tác giả, kế toán quản trị là một hệ thống thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp
thơng tin kinh tế tài chính hỗ trợ hoạt động quản trị, tư vấn cho nhà quản trị các cấp ra quyết định nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạch định, tổ chức thực hiện, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động của DN. Đây cũng chính là quan điểm xun suốt trong q trình
nghiên cứu các nội dung KTQT với việc RQĐ ngắn hạn trong DN của Luận án.
2.2.1.2. Đặc điểm của kế tốn quản trị
Dưới góc độ là một cơng cụ quản lý, KTQT là một công cụ hữu hiệu, một bộ phận thiết
yếu của quản trị DN trong việc thực hiện các mục tiêu quản lý vì nó cung cấp cho NQT những thơng tin hữu ích, kịp thời, tồn diện để lựa chọn và đưa ra các QĐ cụ thể liên quan đến chức năng quản lý của mình, bao gồm: QĐ liên quan đến hoạch định, QĐ liên quan đến tổ chức, QĐ liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát.
Dưới góc độ là một phần của hệ thống thơng tin quản lý, KTQT là một phân hệ thuộc
hệ thống thơng tin kế tốn với chu trình xử lý thơng tin gồm 3 bước: (1) thu thập thơng tin đầu vào; (2) xử lý và phân tích thơng tin; (3) cung cấp thơng tin
về quá trình hình thành, phát sinh chi phí và thu nhập, kết quả khi lập kế hoạch và thực hiện các kế hoạch của DN.
Dưới góc độ khoa học, KTQT là mơn khoa học kinh tế và ứng dụng, có lịch sử hình
thành và q trình phát triển, có đối tượng, nội dung và phương pháp riêng, có mối liên hệ với nhiều ngành khoa học khác:
- Đối tượng và nội dung nghiên cứu của KTQT, có thể phân thành 2 nhóm chính:
Thứ nhất là nhóm các đối tượng mà KTQT có thể thu thập thơng tin để nghiên cứu từ
ngay bên trong DN: tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu, kết quả hoạt động SXKD, quy trình sản xuất, quy trình kinh doanh, các bộ phận, TTTN, người lao động... Thông tin KTQT về các đối tượng này có độ tin cậy cao bởi đó thường là những thơng tin tài chính DN định lượng và kiểm sốt được.
Thứ hai là nhóm các đối tượng mà KTQT cần phải thu thập thơng tin nghiên cứu có
liên quan từ bên ngoài DN: đối thủ cạnh tranh, khách hàng, cộng đồng và các bên có liên quan khác. Thông tin từ các đối tượng này giúp KTQT xây dựng các phương án, kế hoạch sử dụng các nguồn lực của DN một cách phù hợp để hài hịa lợi ích của các bên liên quan, nhằm hướng tới mục tiêu phát triển bền vững. Thông tin KTQT cung cấp lúc này hướng tới các thơng tin định tính, phi tài chính và khó kiểm sốt hơn những thơng tin có thể thu thập từ bên trong DN.
- Phương pháp KTQT, kỹ thuật KTQT sử dụng để thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin. Theo thời gian, các kỹ thuật KTQT cũng có sự thay đổi và phát triển, đảm bảo phù hợp với sự phát triển chung của KTQT và đáp ứng được nhu cầu thông tin ngày càng phong phú, đa dạng của NQT. Theo Kaplan (1995), các kỹ thuật truyền thống ra đời và được áp dụng phổ biến từ giai đoạn trước năm 1965, gồm: phân loại và phân bổ chi phí, thiết kế thơng tin thành dạng so sánh được, lập dự tốn, phân tích C-V-P, phân tích điểm hồ vốn, chiết khấu dòng tiền… Phương pháp xử lý chủ yếu là tổng hợp, so sánh và các phương pháp toán học giản đơn. Các kỹ thuật này phù hợp với việc phân tích thơng tin tài chính định lượng từ nguồn bên trong DN để hỗ trợ NQT đưa ra các QĐ liên quan đến thực hiện các chức năng quản trị tác nghiệp. Các kỹ thuật hiện đại như: quản lý chất lượng tồn diện (TMQ), thẻ điểm cân bằng (BSC), chi phí mục tiêu (Target Costing), quản trị chi phí kiểu Kaizen (Kaizen Costing)…, gắn với sự phát triển của KTQT từ sau năm 1980, phù hợp trong nghiên cứu, phân tích các đối tượng bên ngồi DN để cung cấp thơng tin cho NQT thực hiện các chức năng quản trị chiến lược.
- Khơng chỉ có đối tượng và phương pháp riêng, KTQT cịn là mơn khoa học có sự giao thoa với nhiều lĩnh vực khoa học khác như: quản trị tác nghiệp, quản trị tài chính, phân tích hoạt động kinh tế DN,... Bên cạnh đó, KTQT cịn là một cơng việc, một nghề nghiệp, là một nhánh mới của ngành kế toán và đang trở thành xu thế của kế toán hiện đại trước sự thay đổi của khoa học công nghệ (KHCN). Nếu như trước đây, phần lớn thời lượng công việc của người làm kế tốn tập trung cho các cơng việc mang tính chất tác nghiệp như: ghi chép sổ sách, đối chiếu giao dịch, lập BCTC… thì hiện nay, sự ra đời các phần mềm kế toán, các phần mềm quản lý
và các ứng dụng tài chính đã tiết kiệm rất nhiều thời gian cho cơng việc của KTTC. Kế tốn viên sẽ dành nhiều thời gian cho việc phân tích, lập kế hoạch, dự báo và đưa ra các thông tin tham mưu cho lãnh đạo DN. Xu hướng này làm cho vai trò của KTQT trong DN ngày càng được mở rộng.
2.2.2. Quá trình ra quyết định và mối quan hệ với kế toán quản trị
Theo Lý thuyết ra quyết định (Decision Theory), với bất kỳ loại quyết định nào quá trình RQĐ của nhà quản trị thường được tiến hành theo 5 bước. Vai trò của KTQT được thể hiện rõ nhất ở khâu thu thập thơng tin, phân tích và đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn, mục tiêu của DN để có cơ sở tư vấn cho NQT quyết định lựa chọn phương án tối ưu nhất. Vai trị của KTQT trong q trình ra quyết định của các nhà quản lý được thể hiện trong sơ đồ 2.2.
Lựa chọn phương án tối ưu và RQĐ
Sơ đồ 2.2. Q trình ra quyết định của DN và vai trị của KTQT
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Mọi QĐ của NQT đưa ra đều gắn liền với việc lựa chọn các phương án tốt nhất và phù hợp nhất với điều kiện của DN dựa trên những thông tin đầy đủ và có cơ sở. Tuy nhiên, thơng tin thích hợp đáp ứng nhu cầu RQĐ của NQT thường khơng có sẵn. Trong nhiều trường hợp, việc lựa chọn phương án thường dựa vào kinh nghiệm và sự suy đoán của người ra QĐ. Việc RQĐ sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều nếu NQT căn cứ vào sự so sánh những thông tin đã lượng hóa bằng các con số cụ thể. Là cơng cụ hỗ trợ quản trị DN, kế tốn quản trị sẽ giúp các NQT có cơ sở so sánh, đánh giá các phương án để đưa ra QĐ phù hợp nhất bằng cách cung cấp những thông tin thích hợp đã được tinh giản hoặc thu gọn dưới dạng các chỉ tiêu định lượng. Trước hết, KTQT thu thập, ghi chép những thông tin, số liệu liên quan đến các phương án NQT đang cân nhắc. Sau đó, KTQT thực hiện các nghiệp vụ xử lý chuyên môn để chọn lọc những thơng tin cần thiết, rồi tổng hợp, trình bày theo một trình tự dễ hiểu nhất và giải thích cho các NQT. Bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, KTQT cung cấp thơng tin thích hợp làm nổi bật những cơ hội và những vấn đề mà NQT quan tâm, đo lường, phân
Đánh giá các phương án theo tiêu chuẩn và mục tiêu đã xác định
Thu thập thơng tin
Vai trị chủ yếu của KTQT
Tìm hiểu các phương án giải quyết vấn đề Xác định vấn đề cần giải quyết
Phân tích định tính Phân tích định lượng
tích, so sánh kết quả hoạt động của các bộ phận, các cá nhân trong tổ chức và giữa các phương án hành động… để giúp NQT lựa chọn phương án thích hợp nhất.