CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.3.1. Thực trạng thu thập thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
Để thu thập thông tin đầu vào, 100% DN được khảo sát cho biết đã thực hiện quy trình thu thập thông tin với 4 nội dung cơ bản là: Xác định nội dung thông tin KTQT cần thu thập; Lựa chọn nguồn thu thập thông tin; Tiến hành thu thập thông tin; Kiểm sốt chất lượng thơng tin thu thập được.
3.3.1.1. Xác định nội dung thông tin cần thu thập
Theo kết quả khảo sát kế toán trưởng/ nhân viên kế tốn của các DNSX cơ khí, để xác định nội dung thơng tin cần thu thập, có 40 phiếu trả lời (50,63%) chỉ căn cứ vào nhu cầu thông tin của NQT các cấp, 7/79 phiếu (8,86%) chỉ căn cứ vào khả năng thu thập thông tin của bộ phận kế tốn và 32 phiếu cịn lại (40,51%) cho biết kết hợp cả 2 yếu tố trên. Căn cứ vào đó, kế tốn xác định 3 loại thông tin ban đầu cần thu thập là: Các tiêu chuẩn nội bộ, thông tin dự báo tương lai và thông tin kết quả thực hiện. Tuy nhiên, mức độ ưu tiên trong việc thu thập 3 loại thông tin này khác nhau.
Bảng 3.4. Kết quả khảo sát các loại thông tin KTQT thu thập cho việc RQĐ ngắn hạn
Loại thông tin KTQT thu thập cho việc RQĐ ngắn hạn Số lượng mẫu N Giá trị nhỏ nhất Minimum Giá trị lớn nhất Maximum Giá trị trung bình Mean Độ lệch chuẩn Std. Deviation Tiêu chuẩn nội bộ
Thông tin dự báo tương lai về môi trường kinh doanh Thông tin dự báo tương lai về khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực của DN
Thơng tin kết quả thực hiện Thơng tin tài chính
Thơng tin phi tài chính
79 79 79 79 79 79 3 2 2 4 4 1 5 3 4 5 5 3 4,395 2,580 3,447 4.388 4,371 2,813 0,590 1,050 0,955 0,503 0,784 1,267
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát (Phụ lục 3.2)
Dữ liệu phân tích (Bảng 3.4) cho thấy, các tiêu chuẩn nội bộ được kế toán ưu tiên thu thập nhất (mean =4,395). Các DN cơ khí rất quan tâm đến thơng tin tiêu chuẩn nội bộ vì “đó là một trong những cơ sở để lãnh đạo DN xây dựng kế hoạch SXKD, ra quyết định về giá bán sản phẩm và nhiều quyết định khác trong quá trình tổ chức thực hiện và kiểm sát các hoạt
động của DN” (Trích trả lời phỏng vấn của kế tốn trưởng Cơng ty CP cơ khí Đơng Anh). Tuy nhiên, theo khảo sát thì dữ liệu về các tiêu chuẩn nội bộ của các DN hiện nay chưa đầy đủ. Ngoài các tiêu chuẩn về chế độ bảo trì, bảo dưỡng máy, chế độ làm việc của nhân viên, định mức chi phí NVLTT, định mức chi phí NCTT đã được tất cả các DN xây dựng, các tiêu chuẩn khác về định mức chi phí SXC và định mức các khoản chi phí ngồi sản xuất cịn thiếu ở nhiều DN, cụ thể:
Trong nhóm 1, có 23/27 DN (85%) đã có dữ liệu về định mức chi phí SXC. Tuy nhiên,
các DN khơng bóc tách riêng định mức chi phí SXC cố định và định mức chi phí SXC biến đổi mà quy định tiêu chuẩn cho từng khoản mục chi phí liên quan đến hoạt động của phân xưởng theo tỷ lệ % nhất định so với chi phí trực tiếp. Chẳng hạn, tại Công ty CP cơ khí Đơng Anh, định mức chi phí điện và khí trong
mỗi tháng được quy định từ 2% đến 5% so với chi phí NVLTT, định mức chi phí cơng cụ, dụng cụ bằng 1% chi phí NVLTT. Tại Cơng ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu, định mức tiền lương quản đốc phân xưởng được quy định bằng 12,5% đến 15% chi phí NCTT của phân xưởng, định mức chi phí điện, nước là 3,5% tổng chi phí trực tiếp của phân xưởng; định mức chi phí khấu hao thiết bị sai hỏng là 5,5% tổng chi phí vật tư sản xuất tại nhà máy cộng với chi phí NCTT và lương quản lý phân xưởng (Phụ lục 3.4. Bảng tính giá thành sản phẩm
bếp SS PEDESTAL theo đặt hàng của Công ty Landmann GmbH (Đức) của Cơng ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu). Có 19/27 DN trong nhóm này (24,05%) đã có tiêu chuẩn ĐMCP
bán hàng và QLDN nhưng chưa đầy đủ. Ví dụ, tại Cơng ty CP ơ tơ Trường Hải chỉ có tiêu chuẩn cho một số khoản mục chi phí như: chi phí vận tải: 1.000đ/sản phẩm; chi phí quảng cáo, bán hàng: 2% doanh thu; chi phí quản lý, giao dịch: 1% doanh thu; chi phí giảm giá, rủi ro: 1% doanh thu; chi phí xử lý phế thải: 1% doanh thu; chi phí khác: 1% doanh thu.
Trong nhóm 2, chỉ có 10 DN có thơng tin tiêu chuẩn về định mức chi phí SXC và chưa
có DN nào có dữ liệu về tiêu chuẩn định mức cho các khoản chi phí ngồi sản xuất.
Hình 3.2. Kết quả khảo sát các tiêu chuẩn nội bộ trong các DNSX cơ khí Việt Nam
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát (Phụ lục 3.2) Cũng
từ dữ liệu thống kê mơ tả ở Bảng 3.4, có thể thấy rằng kế tốn cũng rất quan tâm đến việc thu thập thơng tin tài chính về kết quả thực hiện (mức cho điểm bình quân là 4,388 trên thang điểm 5). Để đảm bảo thông tin kết quả thực hiện được thu thập kịp thời, đầy đủ và chính xác, các DN cơ khí đã thực hiện phân loại thơng tin kết quả thực hiện thành từng loại, nhóm theo yêu cầu quản lý. Đối với hàng tồn kho, các DN thường căn cứ vào vai trò của hàng tồn kho đối với quá trình sản xuất để phân loại (NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu…). TSCĐ thường được phân thành các nhóm căn cứ vào các đặc trưng kỹ thuật, gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn, thiết bị, dụng cụ quản lý… Đối với thông
DN đã xây dựng DN chưa xây dựng 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Định mức chi phí quản lý DN Định mức chi phí SXC Định mức chi phí NVLTT Chế độ bảo trì, bảo dưỡng máy
móc
tin về chi phí, các DN đã phân loại chi phí SXKD theo chức năng hoạt động (100%) và theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả (gần 90%). Việc phân loại chi phí theo 2 tiêu thức này nhằm phục vụ cho cơng tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cũng như quản lý được các chi phí ngồi sản xuất nhưng lại chưa có nhiều tác dụng đối với công tác KTQT. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu phí, theo thẩm quyền ra quyết định và các tiêu thức khác phục vụ cho việc RQĐ chưa được các DNSX cơ khí Việt Nam áp dụng. Số DN đã phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động chiếm một tỷ lệ rất nhỏ (32,91%), chủ yếu là các DN lớn đã sử dụng phần mềm hoạch định ERP như: LILAMA, THACO, Công ty TNHH MTV cơ khí Trần Hưng Đạo. Theo tìm hiểu tại các DN nghiên cứu điển hình, Giám đốc tài chính/ kế tốn trưởng cho biết việc phân loại chi phí theo các tiêu thức phục vụ quản trị là cần thiết, chẳng hạn như việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động và phân loại chi phí phục vụ cho việc ra quyết định nhưng kế tốn gặp nhiều khó khăn do sự đa dạng về chủng loại sản phẩm và nguyên, nhiên vật liệu trong sản xuất cơ khí. Doanh thu, thu nhập khác và kết quả hoạt động cũng được các DN phân loại chi tiết theo lĩnh vực hoạt động: doanh thu bán hàng, doanh thu bán hàng nội bộ, doanh thu từ hoạt động tài chính, thu về nhượng bán, thanh lí TSCĐ, thu nhập khác… Nhiều DN phân loại doanh thu và kết quả hoạt động theo từng khu vực địa lý và thị trường phục vụ cho cơng tác kiểm sốt và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận này. Tuy nhiên, các tiêu thức phân loại doanh thu, chi phí, kết quả phục vụ u cầu kiểm sốt trong KTQT chưa được các DN thực hiện.
Bảng 3.5. Kết quả khảo sát các tiêu thức phân loại chi phí, doanh thu trong các DN
Tiêu thức phân loại
Số DN nhóm 1 đã áp dụng Số DN nhóm 2 đã áp dụng Tổng Số DN đã áp dụng Tỷ lệ % Phân loại chi phí
Theo chức năng hoạt động 27/27 52/52 79/79 100%
Theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả 23/27 44/52 71/79 89,88% Theo mối quan hệ với mức độ hoạt động 23/27 3/52 26/79 32,91%
Theo mối quan hệ với đối tượng chịu phí 0 0 0 0%
Theo thẩm quyền ra quyết định 0 0 0 0%
Phục vụ cho việc ra quyết định 0 0 0 0%
Phân loại doanh thu, kết quả
Theo lĩnh vực hoạt động 27/27 52/52 79/79 100%
Theo khu vực địa lý và thị trường 27/27 50/52 77/79 97,50% Theo mối quan hệ với tổ chức kinh doanh 23/27 15/27 38/79 48,10% Phục vụ nhu cầu kiểm soát trong KTQT 0 0 0 0%
Thông tin dự báo tương lai về môi trường kinh doanh và thông tin dự báo tương lai về khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực của DN cùng với thơng tin phi tài chính mặc dù rất cần thiết cho việc ra quyết định ngắn hạn nhưng mức độ ưu tiên trong việc thu thập rất khiêm tốn. Theo kế tốn trưởng Cơng ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu “kế tốn ít thu thập thơng tin dự báo tương lai và thơng tin phi tài chính do chi phí để thu thập thơng tin và hạn chế về nhân lực bởi những thông tin này chủ yếu liên quan đến nguồn bên ngồi DN mà khơng có sẵn. Trong khi thói quen của nhiều NQT thường yêu cầu các phịng chức năng cung cấp mà khơng phải là kế tốn hoặc một số NQT tự tìm kiếm những thơng tin này khi có nhu cầu”.
3.3.1.2. Lựa chọn nguồn thu thập thơng tin
Có 66/79 (84%) DN cho biết để thu thập các thông tin như đã xác định, kế toán chọn 2 nguồn để thu thập: bên trong DN và bên ngồi DN. Chỉ có 13 DN (16%) hồn tồn chỉ thu thập thơng tin từ nguồn bên trong DN. Khơng có DN nào chỉ thu thập thơng tin từ nguồn bên ngồi.
Hình 3.3. Lựa chọn nguồn thu thập thông tin KTQT tại các DN khảo sát
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát (Phụ lục 3.2) Thông
tin thu thập từ nguồn bên trong DN được thực hiện bằng 2 hình thức: Tại 27 DN nhóm
1: Kế tốn thu thập thơng tin từ cơ sở dữ liệu tập trung của DN. Tại 52 DN nhóm 2: Kế
tốn liên hệ trực tiếp với các phịng chức năng trong DN để thu thập và tổng hợp thông tin khi cần thiết.
Thông tin thu thập từ nguồn bên ngồi DN:
51 DN (64,5%) đã có quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng, các bộ phận trực thuộc và các cá nhân liên quan đến thơng tin kế tốn cần. Khi cần thơng tin, kế tốn có thể tập hợp và sử dụng lại những thơng tin do các phòng chức năng đã thu thập. 15 DN (19%) chưa có quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong việc thu thập thông tin từ nguồn bên ngồi. Khi cần thơng tin, nhất là thơng tin phi tài chính, kế tốn tự tìm kiếm từ bằng cách tham khảo các tài liệu, báo cáo, các phương tiện truyền thông…
Lựa chọn nguồn thu thập thông tin 0%
16%
Chỉ thu thập thơng tin từ nguồn bên ngồi DN Chỉ thu thập thông tin từ nguồn bên trong DN 84%
Kết hợp nguồn bên ngoài và nguồn bên trong DN
3.3.1.3. Tiến hành thu thập thông tin
Thu thập thông tin về các tiêu chuẩn nội bộ
Trong các DNSX cơ khí, các tiêu chuẩn nội bộ chủ yếu liên quan đến chế độ bảo trì, bảo dưỡng máy móc và các tiêu chuẩn định mức chi phí. Kế tốn thu thập thơng tin về các tiêu chuẩn nội bộ từ nguồn bên trong DN:
Tại 27 DN nhóm 1 do đã sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực ERP, việc thu thập
thông tin tiêu chuẩn nội bộ khá thuận lợi, khi cần thơng tin, kế tốn chỉ cần truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung của DN để thu thập thơng tin nếu DN có.
Tại 52 DN đang sử dụng các phần mềm kế tốn độc lập chưa có bộ dữ liệu tích hợp
nên kế toán phải liên hệ trực tiếp với các bộ phận chức năng để thu thập các tiêu chuẩn nội bộ khi cần.
Việc thiếu một số dữ liệu về các tiêu chuẩn nội bộ đã ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thu thập thơng tin của kế tốn. Rất nhiều tiêu chuẩn kế tốn xác định cần thiết nhưng khơng thu thập được, một số tiêu chuẩn kế tốn khơng thể thu thập ngay mà phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận liên quan. Nguyên nhân là do các tiêu chuẩn nội bộ liên quan đến nhiều phòng, ban, bộ phận chức năng nhưng tại một số DN chưa giao cho một bộ phận chủ trì làm đầu mối phụ trách chung và cũng chưa có quy định thống nhất quy trình xây dựng cũng như trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quy trình.
Ví dụ, tại Cơng ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu, định mức chi phí NVLTT được xây dựng căn cứ vào định mức lượng và định mức giá của NVL chính và NVL phụ. Định mức lượng của NVL chính thường do bộ phận kỹ thuật tính tốn, bắt đầu từ quá trình sản xuất mẫu các sản phẩm tiêu chuẩn theo thiết kế trong điều kiện sản xuất và năng suất trung bình của người lao động. Ngồi ra, việc xây dựng định mức lượng của NVL chính cịn căn cứ vào kết quả thực hiện của năm trước và mục tiêu của năm hiện tại. Trong trường hợp có sự thay đổi về quy trình cơng nghệ và điều kiện sản xuất hoặc chất lượng NVL đầu vào không được như tiêu chuẩn định mức dẫn đến mức tiêu hao vật tư lớn hơn thì việc điều chỉnh định mức sẽ được thực hiện. Do q trình sản xuất sản phẩm cơ khí trải qua nhiều công đoạn khác nhau nên bộ phận kỹ thuật cịn phải tính tốn thêm tỷ lệ hao hụt nhất định. Định mức lượng của các NVL phụ thường được tính tốn theo tỷ lệ phần trăm nhất định so với định mức lượng của NVL chính. Định mức về giá NVL do kế tốn xác định trên cơ sở đơn giá bình quân của năm trước liền kề hoặc có thể thu thập từ các phịng ban có liên quan (Phịng cung ứng, thu mua vật tư; Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu…). Dựa vào thông tin về định mức lượng do bộ phận kỹ thuật cung cấp và định mức giá, kế tốn xác định được định mức chi phí NVLTT như trong Bảng 3.6.
Bảng 3.6. Định mức chi phí NVLTT
Tên sản phẩm: SS PEDESTAL Mã sản phẩm: 11282
A.Định mức lượng vật tư tiêu hao (Kế toán thu thập từ Phịng kỹ thuật)
STT Tên linh kiện
Thơng tin và quy cách vật tư đầu vào Dài dây Dài khổ Dài cây Rộng (hoặc Ф) Độ dày vật tư Khối lượng riêng vật tư Số lượng phân bổ / quy cách phôi Trọng lượng chi 1 đơn vị 1 Đế bếp SS410 BA T0.7 510 410 0,7 7,70 1 1,127 Tấm 2 ghép SS410 BA T1.4 134 57 1.4 7,70 1 0,082 Thân 3 trước SS410 BA T0.7 595 294 0.7 7,70 1 0,943 4 Thân sau SS410 BA T0.7 595 294 0.7 7,70 1 0,943 5 Vách sau SS410 BA T0.7 496 134 0.7 7,70 1 0,358 Vách 2 6 bên SS410 BA T0.7 375 120 0.7 7,70 1 0,243 7 Vách côn SS410 BA T0.8 335 732 0,8 7,70 2 0,755 8 Cửa gió SS410 BA T0.7 95 95 0,7 7,70 1 0,049 Khay tro, 9 thân SS410 BA T0.7 260 161 0,7 7,70 1 0,226 Khay tro, 10 đáy trước SS410 BA T0.7 134 95 0,7 7,70 1 0,069 Khay tro, 11 đáy sau SS410 BA T0.7 106 76 0,7 7,70 1 0,043 Khay tro, 12 tay cầm SS410 BA T0.7 115 12 0,7 7,70 1 0,007 Vỉ nướng DIA4. 13 NAN1 SS201 DIA 4.9 465 9 4.9 7,85 1 0,069 Vỉ nướng DIA4. 14 NAN2 SS201 DIA 4.9 480 9 4.9 7,85 1 0,071 Vỉ nướng DIA4. 15 NAN3 SS201 DIA 4.9 682 9 4.9 7,85 1 0,101 Ghi lò