CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.5.2. Những hạn chế
Từ kết quả khảo sát thực trạng KTQT với việc RQĐ ngắn hạn tại các DSX cơ khí Việt Nam, ngồi những kết quả đạt được, cịn một số hạn chế cần khắc phục như sau:
3.5.2.1. Về thu thập thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn
Liên quan đến việc xác định nội dung thông tin cần thu thập và lựa chọn nguồn thu thập thông tin: Căn cứ vào nhu cầu thông tin mà NQT cần, kế tốn đã xác định 3 loại thơng
tin ban đầu cần thu thập là thông tin tiêu chuẩn nội bộ, thông tin kết quả thực hiện và thông tin dự báo tương lai. Việc thu thập thông tin ban đầu đặt trọng tâm nhiều vào thông tin tiêu chuẩn nội bộ và thông tin kết quả thực hiện thu thập từ nguồn bên trong DN. Tuy nhiên, nội dung liên quan đến 3 loại thơng tin này chưa có sự bao quát mà chỉ ở những khía cạnh nhất định:
Đối với thơng tin tiêu chuẩn nội bộ: Thông tin này rất quan trọng với các DN cơ khí, tuy nhiên các tiêu chuẩn nội bộ liên quan đến nhiều phòng chức năng, bộ
phận của DN. Trong những DN chưa có hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung, việc thu thập thông tin mất nhiều thời gian. Khi cần thông tin, phải liên hệ với từng bộ phận để tổng hợp. Nhiều DN chưa có đầy đủ thơng tin về các tiêu chuẩn nội bộ đã ảnh hưởng đến khả năng thu thập thông tin của kế tốn. Một số thơng tin tiêu chuẩn nội bộ cần thiết nhưng không thể thu thập được, điển hình là thơng tin về định mức chi phí SXC, định mức chi phí bán hàng và quản lý DN.
Đối với thông tin kết quả thực hiện: mặc dù các DN đã phân loại thành từng loại, nhóm theo yêu cầu quản lý nhưng một số khoản mục doanh thu, chi phí chưa được nhận diện theo đúng nội dung mà nó phản ánh. Ví dụ, chi phí vật tư sửa chữa sự cố, nhiều DN xác định là chi phí NVLTT; Chi phí NCTT trong rất nhiều DN chỉ bao gồm tiền lương và các khoản bảo hiểm của cơng nhân trực tiếp sản xuất. Chi phí nhân viên của bộ phận bán hàng và quản lý cũng chỉ bao gồm tiền lương và các khoản bảo hiểm. Các khoản chi phí khác như tiền ăn ca 3, độc hại, bảo hiểm lao động, đào tạo… liên quan đến công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên bộ phận bán hàng và quản lý được xác định là chi phí SXC. Chi phí điện, nước, điện thoại và các chi phí dịch vụ mua ngồi được hạch tốn là chi phí SXC trong khi một số DN khác hạch tốn tồn bộ vào chi phí QLDN mà chưa phân tách cho từng mục đích … Điều này làm sai lệch đáng kể đến kết quả tính giá thành sản phẩm và kết quả kinh doanh của các DN. Bên cạnh đó, các tiêu thức phân loại chi phí, doanh thu, thu nhập mà các DN đang thực hiện chủ yếu chỉ phục vụ cho KTTC. Các tiêu thức phân loại thông tin theo cách thức của KTQT chưa được nhiều DN áp dụng: theo mối quan hệ với mức độ hoạt động, theo thẩm quyền ra quyết định để phục vụ mục tiêu kiểm soát… Dẫn đến kế tốn khơng có đủ tài liệu để thực hiện có hiệu quả một số kỹ thuật xử lý, phân tích thơng tin KTQT cho việc RQĐ như: xây dựng dự tốn SXKD tổng thể, phân tích thơng tin thích hợp, phân tích mối quan hệ CVP…
Đối với thơng tin dự báo tương lai, đặc biệt là những thông tin dự báo về môi trường kinh doanh, liên quan đến thị trường, giá cả, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, kế toán chưa ưu tiên thu thập.
Về lựa chọn nguồn thu thập thơng tin: Nhiều DN hồn tồn chưa thu thập thơng tin từ
nguồn bên ngồi mà chỉ sử dụng các thông tin được tổng hợp từ nguồn bên trong DN. Một số thông tin dự báo về khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực của DN kế tốn có thể tự xác định được từ việc phân tích các dữ liệu quá khứ nhưng do chưa có kinh nghiệm nên chưa được thực hiện.
Liên quan đến cách thức thu thập thơng tin và kiểm sốt chất lượng thông tin thu thập được: Các phương tiện hỗ trợ thu thập thông tin KTQT tại các DN mặc dù được đánh giá
là đã đáp ứng nhu cầu công việc nhưng trên thực tế các DN chưa tận dụng được hết hiệu năng, tiện ích của các phương tiện hỗ trợ. Trong nhiều DN, nhân viên kế tốn lớn tuổi, thời gian cơng tác nhiều, có kinh nghiệm, vững trong xử lý nghiệp vụ nhưng khá lúng túng trong việc cập nhật và vận dụng những ứng dụng hiện đại của CNTT vào cơng tác kế tốn. Mặt khác, những phần mềm kế toán mà các DN đang sử dụng phần lớn là chưa tích hợp được hệ thống, nhiều cơng việc làm thủ cơng.
3.5.2.2. Về xử lý và phân tích thơng tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn Xử lý
và phân tích thơng tin cho việc ra quyết định liên quan đến hoạch định Một số dự
toán đã được lập là dự toán khối lượng sản xuất, dự tốn doanh thu,
dự tốn chi phí NVLTT và dự tốn chi phí NCTT nhưng lại chưa chặt chẽ khi chi phí chưa được phân tích rõ ràng thành BP và ĐP. Dự tốn chi phí SXC và các khoản chi phí ngồi sản xuất, dự toán tiền, dự toán các khoản cơng nợ phải thu, phải trả, dự tốn tình hình tài chính và dự tốn kết quả kinh doanh … chưa được nhiều DN xây dựng. Mặt khác, số liệu dự toán thường được xây dựng cố định cho một mức độ hoạt động nhất định. Các DNSX cơ khí chưa xử lý được thơng tin để xây dựng dự toán linh hoạt cho các mức độ hoạt động khác nhau. Theo tác giả, trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh và có nhiều biến động như hiện nay, việc lập dự toán tĩnh dự báo cho một mức độ hoạt động trong tương lai là khơng đủ. Ngồi ra, việc lập dự tốn trong các DN cơ khí được thực hiện với sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau, nhiều DN chưa giao cho một bộ phận chuyên trách thực hiện dự toán tổng thể. Dẫn đến khi NQT cần những thơng tin về dự tốn tổng thể thì khơng có bộ phận nào có đầy đủ thơng tin để cung cấp hoặc thông tin cung cấp rời rạc, NQT không thể sử dụng ngay để ra quyết định kịp thời.
Xử lý và phân tích thơng tin cho việc ra quyết định liên quan đến tổ chức thực hiện
Phương pháp xác định chi phí theo đơn hàng và theo q trình sản xuất được đánh giá là phù hợp với đặc điểm của các DN cơ khí. Tuy nhiên, các DN thường phân bổ chi phí chung dựa trên khối lượng theo cách truyền thống, tiêu thức phân bổ chi phí thường là khối lượng, doanh thu hoặc chi phí trực tiếp mà khơng tính đến mối quan hệ “nhân - quả” giữa hoạt động làm phát sinh chi phí và chi phí phát sinh. Một số DN đã áp dụng phương pháp xác định chi phí theo giai đoạn trong vịng đời của sản phẩm (phương pháp chi phí mục tiêu) nhưng ở mức độ rất đơn giản. Tại nhiều DN tuy đã có điều kiện áp dụng các phương pháp chi phí mục tiêu hay kế tốn chi phí trên cơ sở hoạt động nhưng chưa ứng dụng.
Phân tích mối quan hệ CVP và phân tích thơng tin thích hợp chưa được ứng dụng nhiều để hỗ trợ nhiều cho NQT đưa ra quyết định lựa chọn phương án. Trong rất nhiều tình huống nhà quản trị ra quyết định dựa vào kinh nghiệm và sự suy đoán của cá nhân, hoặc chỉ sử dụng thông tin kế tốn như một kênh tham khảo thêm mà khơng phải là kênh thông tin chủ yếu.
Xử lý và phân tích thơng tin cho việc ra quyết định liên quan đến lãnh
đạo và kiểm sốt
Kỹ thuật phân tích chênh lệch mới ở mức độ đơn giản là phân tích sự biến động của các chỉ tiêu giữa kết quả thực tế so với dự toán/ kế hoạch đã được phê duyệt.
Việc phân tích nguyên nhân biến động chưa được các DN quan tâm đúng mức nên chưa giúp các DNSX cơ khí phát hiện được các yếu tố gây ra sự biến động của các chỉ tiêu đề từ đó có các quyết định điều chỉnh, kiểm sốt phù hợp.
3.5.2.3. Về cung cấp thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn
Thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích chênh lệch khá đơn giản, chưa đủ phục vụ cho hoạt động quản trị do chỉ so sánh chênh lệch về số tuyệt đối, số tương đối với cùng chỉ tiêu so sánh kỳ này với kỳ trước hoặc với kế hoạch để đánh giá kết quả thực hiện. Các báo phân tích nguyên nhân chênh lệch cũng chưa được nhiều DN lập.
Bên cạnh đó, NQT ln có nhu cầu thơng tin so sánh các phương án để quyết định lựa chọn phương án phù hợp nhất với DN nhưng hiện nay việc cung cấp thông tin trên các báo cáo này chưa được nhiều DN thực hiện, trong nhiều tình huống NQT cần thông tin ngay để ra quyết định nhưng kế toán cung cấp chưa kịp thời.
Các hạn chế này dẫn đến thông tin KTQT cung cấp chưa đáp ứng hết nhu cầu của NQT. Vì vậy, kết quả khảo sát về mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin KTQT với việc RQĐ ngắn hạn của NQT mới chỉ được đánh giá ở mức trung bình khá. Trong ngắn hạn, việc cung cấp thông tin “linh hoạt” và “kịp thời” là 2 yêu cầu cơ bản nhất có ảnh hưởng quyết định đến tính kịp thời của QĐ mà NQT đưa ra nhưng kết quả khảo sát các nhà quản lý cho thấy các yêu cầu về tính “linh hoạt” và “kịp thời” của thông tin chưa được đánh giá cao.