Hệ thống ERP bao gồm hai phân hệ xử lý có mối quan hệ tương tác với nhau là Phân hệ xử lý giao dịch trực tuyến (OLTP) và Phân hệ xử lý phân tích trực tuyến (OLAP). Phân hệ xử lý giao dịch trực tuyến (OLTP) được tích hợp bởi nhiều hoạt động
Nhân sự Tiêu thụ chínhhHành Ban giám đốc đốc Cung ứng Sản
xuất Đầu tư
CSDL tác nghiệp (Operational Database)
Kho dữ liệu chung (Data Warehouse) Phần mềm hoạch định tổng thể ERP KTQT KTTC BỘ PHẬN KẾ TỐN Xử lý phân tích trực tuyến (Online Analytical Processing - OLAP)
Xử lý giao dịch trực tuyến (Online Transaction Process - OLTP)
tác nghiệp khác nhau, có nhiệm vụ xử lý, cập nhật, theo dõi và tập hợp tất cả các giao dịch phát sinh trong DN theo thời gian thực tế. Cơ sở dữ liệu tác nghiệp do phân hệ OLTP cung cấp như: số lượng hàng bán, hạn mức tín dụng của khách hàng, tình trạng hàng tồn kho,... là nguồn thơng tin quan trọng mà KTQT cần thu thập để có cơ sở tư vấn cho NQT cấp cơ sở, cấp trung gian đưa ra các QĐ tác nghiệp phát sinh hàng ngày. Phân hệ OLAP giúp truy vấn một lượng lớn các thông tin đa chiều có liên kết chặt chẽ với nhau giúp hỗ trợ cho việc RQĐ. Từ những thông tin thu thập được qua 2 phân hệ xử lý của hệ thống ERP, kế tốn quản trị xử lý, phân tích và lập các báo cáo KTQT đặc thù để hỗ trợ NQT đưa ra các quyết định kịp thời và hợp lý.
Đối với các DNSX cơ khí chưa áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực tổng thể ERP
(52 DN nhóm 2):
Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, các DN cân nhắc 2 phương án: tích hợp phần mềm kế toán với các phần mềm quản trị (phần mềm tính lương, phần mềm quản lý vật tư..) và sớm triển khai ứng dụng ERP. Để tạo tiền đề triển khai ERP thành công, các DN cần thực hiện các vấn đề sau:
- Cần xây dựng một quy trình hoạt động chuẩn, quy trình kế tốn cần thống nhất với quy
trình của tồn DN. Quy trình kế tốn khơng chỉ có ý nghĩa đối với nhân viên phịng kế tốn mà ngay cả các bộ phận khác cũng cần biết để hiểu rõ những yêu cầu và thủ tục cần thiết đế tiến hành cơng việc. Ví dụ như bộ phận thu mua vật tư đầu vào cần quan tâm đến quy trình kế tốn phải trả, bộ phận bán hàng cần quan tâm đến quy trình kế tốn phải thu, bộ phận ngân quỹ cần quan tâm đến quy trình thanh tốn...
- Cần phải có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng của các bộ phận. Thực tế, một phần hành có thể do nhiều nhân viên kế toán đảm nhiệm hoặc một nhân viên kế tốn có thể chịu trách nhiệm đồng thời nhiều phần hành kế toán nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm sốt, khơng trùng lắp và khơng bỏ sót nghiệp vụ. Khi phân chia trách nhiệm nên xem xét đến khối lượng công việc, mức độ phức tạp của công việc, thời gian thực hiện, đồng thời đảm bảo công bằng giữa các nhân viên.
- Các DN cần lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp. Đây là vấn đề quan trọng đối với các DN. Các phần mềm ERP nhìn chung đều có các phân hệ lõi tương tự nhau. Khi lựa chọn phần mềm ERP, DN cần tiến hành các hoạt động khảo sát, tư vấn, phân tích hệ thống, chuẩn bị đầy đủ cơ sở hạ tầng, nhân lực về CNTT để phối hợp cùng đơn vị cung ứng xây dựng và triển khai hệ thống ERP cho phù hợp với tình hình thực tế của DN mình, phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý và khả năng tài chính của DN.
4.2.2. Hồn thiện xử lý và phân tích thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết
định ngắn hạn
4.2.2.1. Hoàn thiện việc xử lý, phân tích thơng tin kế tốn quản trị hỗ trợ cho việc ra quyết
định liên quan đến hoạch định
Do các DN thiếu các dữ liệu về các tiêu chuẩn ĐMCP nên kế tốn khơng có đủ cơ sở xây dựng hệ thống dự toán SXKD tổng thể để cụ thể hoá các mục tiêu
NQT đã hoạch định. Trên thực tế, sản phẩm của các DN cơ khí rất đa dạng, do những yêu cầu rất khắt khe về kỹ thuật, tính chính xác, độ an tồn nên mỗi loại sản phẩm có ĐMCP khác nhau và việc xây dựng ĐMCP cần sự phối hợp của tất cả các bộ phận chức năng liên quan. Để khắc phục những hạn chế trước mắt, các DNSX cơ khí Việt Nam cần thống nhất quy trình xây dựng ĐMCP, quy định trách nhiệm đối với các phòng chức năng cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu tiêu chuẩn nội bộ và sớm hoàn thiện dữ liệu về các ĐMCP còn thiếu. Kế tốn là một mắt xích quan trọng cùng tham gia vào q trình hồn thiện các tiêu chuẩn ĐMCP của DN và là bộ phận thích hợp nhất chủ trì việc thiết lập các tiêu chuẩn ĐMCP.
Định mức chi phí NVLTT
Định mức chi phí NVLTT được tính tốn dựa vào 2 yếu tố: định mức lượng NVLTT để sản xuất một đơn vị sản phẩm và định mức giá cho một đơn vị NVL sử dụng. Trong đó, định mức lượng NVLTT sẽ do bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc phịng kỹ thuật xây dựng thơng qua Bảng định mức kỹ thuật NVLTT; Định mức giá NVLTT sẽ do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận cung ứng vật tư thực hiện thơng qua Bảng ước tính giá mua NVL trực tiếp. Kế tốn thu thập thơng tin định mức lượng và định mức giá NVLTT từ các bộ phận này để thiết lập bảng định mức chi phí NVLTT cho từng loại sản phẩm.