Kế tốn các phần hành Kế tốn chi phí và GT
Kế toán tổng hợp
Kế toán hàng tồn kho
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê mua hàng, Bảng kiểm nghiệm vật tư, Biên bản kiểm kê sản phẩm, Phiếu yêu cầu cấp vật tư, Báo cáo tình hình sử dụng vật tư… Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản nghiệm thu TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…
Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH...
Hợp đồng, Phiếu xuất kho hàng bán, Phiếu giao hàng, Hoá đơn GTGT…
Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê chi tiền, Bảng kê quỹ tiền mặt, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi…
Bảng kê khối lượng hoàn thành, Bảng kê khối lượng dở dang, Lệnh sản xuất….
- Phiếu sản xuất - Sổ chi tiết CP -Bảng kê tập hợp CP - Bảng tính giá thành
- Báo cáo giá thành - Báo cáo thành phẩm và sản phẩm dở dang -Tổng hợp và phân tích giá thành - BCTC Kế toán TSCĐ Kế toán các khoản thanh toán
với người lao động Kế toán bán hàng Kế toán các phần hành khác Phân xưởng
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát
Ngồi cách thức thu thập thơng tin từ các chứng từ giấy truyền thống, toàn bộ 27 DN nhóm 1 và một số DN nhóm 2 đã dần chuyển sang cách tiếp nhận thơng tin thông qua các chứng từ điện tử. Thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được nhập ngay vào hệ thống và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu chung của tồn DN. Khi cần thơng tin, kế tốn và các phòng chức năng khác chỉ cần lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu chung để xử lý. Nhờ đó, việc thu thập thông tin càng trở nên thuận tiện và kịp thời. Tuy nhiên trên 90% các nghiệp vụ phát sinh vẫn sử dụng chứng từ bằng giấy. Số lượng nghiệp vụ sử dụng chứng từ điện tử vẫn chưa phổ biến (<10%). Chứng từ sau khi được nhập vào hệ thống được bảo quản, lưu trữ tại kho của DN để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, đối chiếu khi cần thiết.
Để giúp cho thơng tin kế tốn thu thập được “linh hoạt” và “kịp thời”, thông tin kết quả thực hiện được mã hố theo các loại, nhóm khác nhau. Các phần mềm kế toán của các DN sẽ giúp kế toán “sàng lọc” các đối tượng kế tốn đã được mã hóa theo tài khoản và sổ kế toán chi tiết theo những nguyên tắc nhất định: các khoản phải thu và các khoản phải trả được mã hoá theo từng khách hàng/ nhà cung cấp/ nhân viên; NVL được chi tiết và mã hoá theo tên và chất lượng của NVL, tên kho/ người quản lý, nhà cung cấp…; sản
phẩm được mã hoá theo đơn đặt hàng (từng loại, nhóm, chi tiết sản phẩm) của đối tác và mã hố riêng của từng DN; các khoản chi phí, doanh thu được chi tiết theo từng khoản mục, từng yếu tố, từng bộ phận/ đơn vị sử dụng, từng đơn đặt hàng hoặc theo từng địa điểm phát sinh. Chi phí thiết kế trang thiết bị cho sản xuất được tập hợp trong chi phí quản lý. Kết quả kinh doanh được ghi nhận chi tiết theo loại sản phẩm,... trên cơ sở thơng tin chi tiết về chi phí và doanh thu. Tuy nhiên, do quy mô và nhu cầu thông tin của các NQT khác nhau nên mức độ quản lý chi tiết của các đối tượng kế tốn có sự khác biệt giữa các DN. 68/79 (86%) DN được khảo sát sử dụng hệ thống TK chi tiết đến cấp 2 và cấp 3; Chỉ có 11 DN (14%) sử dụng hệ thống TK cấp 4 và chi tiết hơn cấp 4. Ví dụ, Cơng ty TNHH MTV cơ khí Trần Hưng Đạo đã phân loại, mã hố các loại NVL và theo dõi trên các TK chi tiết, gồm: TK621.1 (D16) - Chi phí NVL chính trực tiếp thép dẹt 16x60; TK621.1 (G030) - Chi phí NVL chính trực tiếp thép góc 30x30; TK621.1 (T06) - Chi phí NVL chính trực tiếp thép trịn Φ6; TK621.1 (V10) - Chi phí NVL chính trực tiếp thép vằn Φ10… Tương tự như vậy, tại Cơng ty TNHH MTV cơ khí Hà Nội, thơng tin về chi phí NVLTT được thu thập từ các sổ chi tiết: TK621.1- Chi phí NVLTT Thép cuộn; TK621.11- Chi phí NVLTT Thép cuộn Φ6; TK621.12 - Chi phí NVLTT Thép cuộn Φ8; TK621.2- Chi phí NVLTT Thép trịn trơn; TK621.21- Chi phí NVLTT Thép tròn trơn Φ10 - Φ16; TK621.22- Chi phí NVLTT Thép trịn trơn > = Φ17 …
Thu thập thông tin dự báo tương lai
Thơng tin dự báo tương lai được kế tốn thu thập để hỗ trợ NQT ra quyết định ngắn hạn chủ yếu là những thơng tin định lượng (thơng tin tài chính) dự báo về khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực của từng bộ phận chức năng và của toàn DN. Khi cần, kế tốn tổng hợp thơng tin từ các bản kế hoạch của các phòng chức năng trong DN, từ hệ thống dự toán SXKD của DN và các báo cáo thống kê có liên quan. Trong số này, thơng tin dự báo - dự tốn có vị trí quan trọng và chiếm số lượng lớn. Tại các DN, 100% bộ phận kế tốn khơng tự xác định thông tin dự báo tương lai trên cơ sở phân tích thơng tin q khứ để xây dựng các phương trình dự báo (như dự báo chi phí hỗn hợp,...). Lý do được giải thích là do "nhân viên kế tốn của các
DN chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc phân tích thơng tin quá khứ để dự báo tương lai"
(Trả lời phỏng vấn của kế tốn trưởng Cơng ty TNHH MTV cơ khí Hà Nội).
Theo các DN, thơng tin dự báo về mơi trường kinh doanh như: tình hình thị trường trong nước, khu vực và quốc tế, thơng tin về đối thủ cạnh tranh, chính sách phát triển kinh tế - xã hội… cần cho việc RQĐ đầu tư dài hạn nhiều hơn là QĐ ngắn hạn. Trong một số tình huống nhất định nếu cần, bộ phận kế tốn sẽ liên hệ với các phịng chức năng có liên quan để đề nghị được cung cấp.
Quá trình thu thập thơng tin kế tốn cùng với sự trợ giúp của các phần mềm quản lý, phần mềm kế tốn thích hợp đã giúp hệ thống dữ liệu chung của các cơng ty có các thông tin quá khứ, chủ yếu là thơng tin kế tốn tài chính, thơng tin chi tiết về chi phí, doanh thu, tài sản, cơng nợ, kết quả hoạt động. Tuy nhiên thơng tin dự báo cịn rất hạn chế. Tại các DN nhóm 1 đã tích hợp các dữ liệu, thơng tin KTQT và thông tin quản lý
trong một hê thống dữ liệu thống nhất. Tại các DN nhóm 2 hiện chưa tích hợp được các dữ liệu trong một hệ thống thống nhất có ảnh hưởng nhất định đến khả năng khai thác dữ liệu của KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn.
3.3.1.4. Kiểm sốt chất lượng thơng tin thu thập được
Kết quả khảo sát cho thấy 67/79 DN (84,81%) đã kiểm sốt chất lượng thơng tin đầu vào ở mức tốt, còn lại ở mức khá bằng việc chuẩn hố, quy định trách nhiệm của từng phịng ban, bộ phận đối với việc thu thập từng loại thông tin cụ thể như tác giả đã trình bày ở trên. Đặc biệt là các thông tin quá khứ về kết quả thực hiện đều được phản ánh trên chứng từ kế toán, được kiểm tra, mã hoá và cập nhật vào phần mềm kịp thời. Các DN đều đã chú ý đến việc phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Các DN đã ban hành quy định về quyền truy cập thông tin cho từng bộ phận và cá nhân có liên quan để đảm bảo thơng tin kế tốn được lưu giữ an tồn, bảo mật và không thể truy cập trái phép.
3.3.2. Thực trạng xử lý và phân tích thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết
định ngắn hạn
3.3.2.1. Đối với các quyết định liên quan đến hoạch định
Theo khảo sát, dự toán SXKD đã được thực hiện tại tất cả các DN để cụ thể hoá kế hoạch thành các hệ thống các chỉ tiêu số lượng và giá trị nhưng thực tế thì nhiều DN gọi đó là các bản kế hoạch như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch chi phí SXKD, Bảng/ Giấy báo dự trù vật tư...
Phương pháp và trình tự xây dựng dự toán
Kết quả khảo sát cho thấy khơng có nhiều khác biệt giữa các DN về phương pháp và trình tự xây dựng dự tốn/ kế hoạch SXKD. 79/79 DN được khảo sát (100%) xây dựng các dự toán/ kế hoạch theo phương pháp gia tăng và được lập theo trình tự từ dưới lên. Theo đó, để dự tốn khả thi và sát với thực tế, NQT các bộ phận sẽ căn cứ vào năng lực sản xuất của bộ phận mình, số liệu của kì trước liền kề và các tiêu chuẩn định mức kinh tế kỹ thuật, nhu cầu của thị trường (theo khảo sát của Phòng kinh doanh/ Phòng thị trường) để lập kế hoạch cho bộ phận mình. Các bản kế hoạch của các phòng ban, bộ phận sẽ được chuyển lên Phịng Kế tốn và các phòng chức năng của DN để tổng hợp và xây dựng dự toán/ kế hoạch tổng thể cho tồn DN. Trong 79 DN được khảo sát, chỉ có 12 DN (15,2%) cho biết Phịng kế toán là bộ phận được giao làm đầu mối tổng hợp và xây dựng dự tốn tổng thể cho tồn DN; 14 DN (17,7%) giao nhiệm vụ này cho Phòng kinh doanh hoặc các bộ phận khác; 53 DN (67,1%) cho biết Phịng kế tốn phối hợp với các bộ phận khác để cùng tổng hợp kế hoạch của các bộ phận chức năng và xây dựng dự toán tổng thể. Dự toán tổng thể được lập xong sẽ được trình Hội đồng quản trị (Cơng ty CP)/ Hội đồng thành viên (Công ty TNHH) phê duyệt trên cơ sở xem xét mức độ phù hợp với các chỉ tiêu đã được Hội đồng quản trị/ Hội đồng thành viên thông qua rồi chuyển các phân xưởng, các bộ phận/ phòng chức năng liên quan để xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng tuần, từng tháng và phối hợp thực hiện.