Nguồn: Tác giả tổng hợp Quyết định điều chỉnh (5) Kết quả mong muốn (7) Xác định chênh lệch (3) So sánh với tiêu chuẩn (2) Đo lường kết quả thực tế (1) Thực hiện quyết định điều chỉnh (6) Phân tích nguyên nhân chênh lệch (4)
2.1.2. Thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn
2.1.2.1. Nhu cầu thông tin của nhà quản trị với việc ra quyết định ngắn hạn
Thông tin là cơ sở để RQĐ. Ở các cấp bậc quản trị khác nhau, nhu cầu thơng tin cho việc RQĐ có những khác biệt nhất định, phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của NQT và tính chất của mỗi tình huống RQĐ. Các quyết định ngắn hạn thường tập trung giải quyết các vấn đề về chi phí, giá thành, xây dựng dự toán SXKD, phân bổ các nguồn lực để triển khai dự tốn và đánh giá kết quả. Vì vậy, nhu cầu thông tin của NQT cũng xoay quanh những vấn đề này.
Bảng 2.3. Nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn của nhà quản trị
Loại quyết
định Nhu cầu thông tin của nhà quản trị Đặc điểm củathông tin I. Nhà quản trị cấp cao
(Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc…) QĐ liên quan
đến hoạch định
Thơng tin chi phí, doanh thu dự kiến cho các phương án SXKD phục vụ cho việc lập kế hoạch; thông tin dự kiến các nguồn lực DN cần huy động để đạt được mục tiêu, kế hoạch đã đặt ra, thông tin khả năng sinh lời chung của tồn DN, thơng tin về khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp…
Thông tin mang tính chiến lược liên quan đến tồn DN, được tập hợp từ các nguồn bên trong và bên ngoài DN, có tính tổng hợp cao, gồm cả thơng tin định lượng và thông tin định tính, được cung cấp định kỳ (tháng, quý...) hoặc đột xuất theo yêu cầu của NQT.
QĐ liên quan đến tổ chức
thực hiện
Thơng tin về chi phí thực hiện, doanh thu và KQKD của toàn DN, chi tiết cho từng bộ phận, từng loại sản phẩm, thơng tin phân tích, so sánh các phương án kinh doanh…
QĐ liên quan đến lãnh đạo & kiểm sốt
Thơng tin về chênh lệch, phân tích nguyên nhân chênh lệch chi phí, doanh thu, KQKD giữa thực hiện so với kế hoạch (của toàn DN và các bộ phận) để kiểm soát các hoạt động, xác định trách nhiệm NQT cấp dưới, xây dựng kế hoạch phát triển tổng thể và chi tiết cho từng bộ phận chức năng trong DN…
II. Nhà quản trị cấp trung gian
(Đại diện các Văn phịng, chi nhánh trực thuộc, Trưởng/ phó phịng…) QĐ liên quan
đến hoạch định
Dự kiến số lượng sản phẩm sản xuất, chi phí phát sinh, doanh thu, kết quả… tại bộ phận mà NQT cấp trung gian phụ trách.
Thông tin mang tính chiến thuật, được tập hợp từ cả nguồn bên trong và bên ngoài nhưng phần lớn từ nguồn bên trong DN, được tổng hợp nhưng ở mức độ thấp, được cung cấp định kỳ (tuần, tháng, quý) hoặc theo yêu cầu của NQT. QĐ liên quan
đến tổ chức thực hiện
Thơng tin về tình hình thực hiện kế hoạch SXKD trong kỳ, chi phí phát sinh, hiệu quả kinh doanh và các nguồn lực của bộ phận mà NQT cấp trung gian quản lý, thông tin so sánh để lựa chọn các phương án kinh doanh…
QĐ liên quan đến lãnh đạo & kiểm soát
Thơng tin phân tích chênh lệch, ngun nhân chênh lệch chi phí, doanh thu, kết quả ở các bộ phận trong đơn vị mà NQT cấp trung gian phụ trách…
III. Nhà quản trị cấp cơ sở
(Quản đốc phân xưởng, trưởng các ban, đội trưởng, tổ trưởng, …) QĐ liên quan
đến hoạch Kế hoạch sản xuất (tháng, tuần), dự tốn chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất sản phẩm tại phân
Thơng tin mang tính tác nghiệp được thu thập từ
Loại quyết
định Nhu cầu thông tin của nhà quản trị Đặc điểm củathông tin
định xưởng, tổ, đội sản xuất... nguồn nội bộ, được
phân tích chi tiết, gắn với từng công việc cụ thể, cần được cung cấp thường xuyên theo ngày, tuần.
QĐ liên quan đến tổ chức
thực hiện
Thơng tin về chi phí, doanh thu và kết quả và nguồn lực của bộ phận, thông tin so sánh các phương án … QĐ liên quan
đến lãnh đạo & kiểm sốt
Thơng tin phân tích chênh lệch chi phí và ngun nhân biến động cho từng nội dung chi phí phát sinh tại phân xưởng...
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Việc nhận diện nhu cầu thông tin cho việc RQĐ của NQT là cơ sở để các bộ phận chức năng xác định phương pháp thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin hiệu quả nhất. Từ kết quả phân tích nhu cầu thơng tin của NQT ở Bảng 2.3, Luận án khái quát 4 loại thơng tin mà nhà quản trị DN cần để có cơ sở ra quyết định ngắn hạn gồm:
Thông tin định hướng hoạt động kinh doanh: Thông tin về các phương án, kế hoạch
SXKD dự kiến, thơng tin về chi phí, doanh thu dự kiến, dự tốn các nguồn lực cần huy động để đạt được mục tiêu, kế hoạch...
Thông tin kết quả thực hiện: Thơng tin về doanh thu, chi phí thực tế đã phát sinh, thơng
tin giá thành, thông tin kết quả hoạt động bán hàng, kết quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận và của tồn DN...
Thơng tin thơng tin kiểm sốt và đánh giá hoạt động kinh doanh: Thơng tin phân tích
chênh lệch và nguyên nhân chênh lệch các chỉ tiêu chi phí, doanh thu, kết quả... giữa kết quả thực hiện với kế hoạch, giữa các kỳ với nhau, giữa các bộ phận trong DN, giữa DN với các DN khác trong ngành...
Thông tin chứng minh quyết định quản trị: Thơng tin so sánh chi phí, doanh thu, thu
nhập, các tiềm năng và lợi ích kinh tế giữa các phương án SXKD để giúp NQT quyết định lựa chọn phương án tối ưu nhất.
2.1.2.2. Yêu cầu đối với thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn
Nhà quản trị cần thơng tin để có cơ sở lập kế hoạch SXKD, từ đó đưa ra các QĐ thực hiện, đánh giá kết quả thực hiện và điều chỉnh quá trình thực hiện nếu thấy cần thiết nhằm giúp cho hoạt động của DN đạt kết quả cao hơn. Do vậy, cần đặt ra những yêu cầu đối với thông tin cho việc ra quyết định để đảm bảo thông tin cung cấp đúng nội dung, đúng đối tượng sử dụng, đúng thời gian quy định, đồng thời cân đối hợp lý giữa chi phí và lợi ích.
Phần lớn các nhiệm vụ và nhu cầu thông tin cho việc RQĐ của nhà quản trị đều hướng tới tương lai. Những thay đổi về điều kiện kinh tế, nhu cầu của khách hàng, tình hình cạnh tranh... trong tương lai luôn xảy ra, dẫn đến các quyết định mà các NQT đưa ra dựa trên phần lớn số liệu ước lượng. Trong ngắn hạn, thơng tin đến với NQT càng nhanh thì vấn đề càng sớm được xem xét và giải quyết. Vì vậy, NQT quan tâm đến tính “linh hoạt” và tính “kịp
thời” của thơng tin hơn là tính “chính xác”. Ngồi 2 u cầu cơ bản này, thơng tin cho việc
bảo một số yêu cầu khác như: đáng tin cậy, đầy đủ và chi tiết, dễ hiểu, đảm bảo tính kinh tế, đảm bảo tính bảo mật theo yêu cầu quản lý.
Từ những yêu cầu đối với quyết định ngắn hạn, tham chiếu với Khuôn mẫu khái niệm đo lường chất lượng dữ liệu (A Conceptual Framework for Data Quality) của Wang và Strong (1996) và các tiêu chuẩn đo lường chất lượng thông tin được đề cập trong những nghiên cứu của các tác giả: Eppler và Wittig (2000), Kahn và cộng sự (2002), Knight và Burn (2005), Luận án khái quát các yêu cầu đối với thông tin hỗ trợ việc RQĐ ngắn hạn trong Bảng 2.4.
Bảng 2.4. Yêu cầu đối với thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn
STT Yêu cầu Giải thích Các yêu cầu cơ bản
1 Linh hoạt
Thông tin linh hoạt theo đối tượng sử dụng thông tin và linh hoạt với các tình huống RQĐ phức tạp của DN. Phạm vi thơng tin được quyết định bởi nhu cầu của từng cấp NQT mà không thể theo một khuôn mẫu nhất định; không chỉ đơn thuần là thơng tin q khứ mà cịn bao gồm cả các thông tin dự báo tương lai, thơng tin tài chính và phi tài chính... 2 Kịp thời
Thơng tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm nhằm giúp NQT các cấp đánh giá được tình hình thực tế của DN nhanh chóng và có thể đưa ra các QĐ đúng lúc, giải quyết các vấn đề mang tính chất thời cơ một cách có hiệu quả, hợp lý.
Các yêu cầu bổ sung
1 Đáng tin cậy
Thông tin được thu thập từ những nguồn đáng tin cậy để đảm bảo tính chính xác ở mức độ chấp nhận được và có thể kiểm chứng. Yêu cầu này giúp các NQT đưa ra QĐ phù hợp và không bị chệch hướng.
2 Đầy đủ và chi tiết
Thông tin cung cấp đầy đầy đủ các hoạt động cũng như mọi khía cạnh của các sự việc kinh tế tài chính phát sinh, khơng bị bỏ sót, khơng bị trùng lắp nhằm giúp NQT có thể nhìn nhận và đánh giá vấn đề một cách tồn diện và hệ thống.
3 Dễ hiểu Thông tin rõ ràng giúp NQT có thể hiểu và nhanh chóng nắm bắt được nội dung của thơng tin. 4 tính kinh tếĐảm bảo
Thơng tin giúp ích cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra của DN với chi phí hợp lý nhất. Nếu khơng tn thủ u cầu này có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thơng tin cần thiết nhưng chi phí bỏ ra quá lớn so với lợi ích của thơng tin đó mang lại.
5
Đảm bảo tính bảo mật theo yêu cầu
quản lý
Thông tin được bảo vệ nhằm tránh việc truy cập, sử dụng hay công bố trái phép. Yêu cầu này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh của DN trên thị trường, nhất là trong bối cảnh sự phát triển nhanh của CNTT và mạng xã hội, thơng tin có giá trị dễ dàng bị phân tán, xâm phạm có thể là vơ tình, cố ý, thụ động, chủ động từ phía người sử dụng.
Nguồn: Tác giả tổng hợp
2.2. Mối quan hệ giữa kế toán quản trị và việc ra quyết định ngắn hạn
2.2.1. Khái quát về kế toán quản trị doanh nghiệp
2.2.1.1. Các khái niệm kế tốn quản trị
Cho đến nay có nhiều khái niệm khác nhau về KTQT, có thể xác định 2 cách tiếp cận KTQT phổ biến:
Cách tiếp cận thứ nhất là từ góc nhìn của NQT. Đây là cách tiếp cận phổ biến nhất được
đưa ra bởi nhiều nhà nghiên cứu trên thế giới như: Kaplan (1998), Ronald W. Hilton (1999), Garrison, Noreen and Brewer (2007, 2012, 2016, 2018), William N. Lanen và cộng sự (2013), Horngren và cộng sự (2014),... Dưới góc nhìn này, KTQT được coi là công cụ hỗ trợ NQT thực hiện các chức năng quản lý. Chẳng hạn, theo giáo sư Ronald W. Hilton (Mỹ, 1999), KTQT là một bộ phận của hệ thống thông tin quản trị mà NQT dựa vào đó để hoạch định và kiểm sốt hoạt động của tổ chức. Tương tự như vậy, Garrison và cộng sự (2018) cho rằng, KTQT có liên hệ đến việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý là những người bên
trong tổ chức và có trách nhiệm trong điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức. Để thực hiện vai trò này, KTQT cũng phải thực hiện quy trình cơng việc của kế tốn là thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin.
Các tổ chức nghề nghiệp như: Viện Kế toán quản trị Hoa Kỳ (IMA) và Liên đồn Kế tốn Quốc tế (IFAC) cũng đứng trên quan điểm của NQT khi nhìn nhận KTQT là một cơng việc chuyên nghiệp tham gia vào quá trình RQĐ, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, đồng thời cung cấp những báo cáo chuyên sâu giúp NQT kiểm soát, xây dựng và thực hiện chiến lược của DN (IMA, 2008). Trong môi trường năng động và cạnh tranh như hiện nay, KTQT là một phần của quá trình quản trị, hướng về các quá trình xử lý và kỹ thuật, tập trung vào việc sử dụng một cách có hiệu quả và hiệu suất các nguồn lực của tổ chức, hỗ trợ NQT hoàn thành niệm vụ gia tăng giá trị cho khách hàng và cổ đông (IFAC, 2002).
Cách tiếp cận thứ hai là từ góc nhìn của chủ sở hữu DN. Dưới góc nhìn này, KTQT là
việc tìm kiếm, phân tích, truyền đạt và sử dụng thơng tin tài chính và phi tài chính liên quan đến QĐ để tạo ra, bảo vệ, đảm bảo và làm tăng giá trị cho chủ sở hữu của các tổ chức vì lợi nhuận hoặc tổ chức phi lợi nhuận hoạt động trong lĩnh vực cơng và lĩnh vực tư (CIMA, 2015). CIMA (2015) cịn nhấn mạnh, KTQT là sự giao thoa giữa tài chính và quản trị, là một công cụ giúp các tổ chức đưa RQĐ tốt hơn bằng cách trích ra giá trị từ thơng tin. Cách tiếp cận này cho thấy KTQT ngày càng trở thành mối quan tâm hàng đầu của chủ sở hữu DN và hướng tới mục đích cuối cùng là tạo ra và duy trì giá trị của DN.
Nếu sử dụng Lý thuyết người đại diện (Agency Theory) để giải thích thì khơng có nhiều sự khác biệt giữa 2 cách tiếp cận về KTQT nói trên. Theo Lý thuyết người đại diện, mặc dù có những lợi ích khác nhau nhưng chủ sở hữu DN có thể sử dụng nhiều cơng cụ, trong đó có cơng cụ KTQT để kiểm sốt hoạt động của NQT nhằm đạt được lợi ích mà chủ sở hữu mong muốn. Nói cách khác, KTQT là một trong những cơng cụ hữu ích hỗ trợ NQT thực hiện các chức năng quản lý nhằm đạt được mục tiêu của chủ sở hữu.
Tại Việt Nam, khái niệm KTQT được đề cập trong Luật kế toán Việt Nam (2003, 2015): “KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu
hoạch định và kiểm soát hoạt động của đơn vị”. Cụ thể hơn các nội dung của KTQT trong DN,
Thông tư số 53/2006-TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn:“…
KTQT là cơng việc của từng DN, nhằm cung cấp các thông tin về hoạt động nội bộ của DN như: Chi phí của từng bộ phận (trung tâm chi phí), từng cơng việc, sản phẩm; Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; Lựa chọn thơng tin thích hợp cho các QĐ ngắn hạn và đầu tư dài hạn;… nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định…”
Quan điểm về KTQT của các nhà nghiên cứu ở một số trường ĐH khối kinh tế như: Trường ĐH Kinh tế - ĐH Quốc gia Hà Nội, Trường ĐH Thương mại, ĐH Kinh tế quốc dân, Học viện Tài chính, ĐH Kinh tế TP. Hồ Chí Minh… cũng tương đồng với quan điểm của các nhà nghiên cứu và tổ chức nghề nghiệp trên thế giới, đó là đứng từ góc độ của NQT khi cho rằng KTQT là một cơng cụ hữu ích hỗ trợ NQT thực hiện các chức năng quản lý. Đồng thời, KTQT cịn là mơn khoa học có đối tượng và phương pháp nghiên cứu cụ thể: “KTQT là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin tài chính và phi tài chính về hoạt động SXKD một cách cụ thể, phục vụ cho các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch và ra quyết định quản lý trong nội bộ tổ chức nhằm tối đa hoá các mục tiêu” (Trần Thị Hồng Mai & Đặng Thị Hồ, 2020).
Từ những phân tích trên có thể thấy rằng, mặc dù có cách trình bày khác nhau, được nhìn nhận từ những góc độ khác nhau nhưng ở góc độ nào, KTQT cũng được đánh giá là một hoạt động đan xen không thể tách rời với công việc quản lý, có vai trị cung cấp những thơng tin hữu ích để NQT có cơ sở đưa ra các QĐ trong quá trình thực hiện các chức năng quản lý, góp phần tạo và duy trì giá trị DN thơng qua việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
Theo tác giả, kế toán quản trị là một hệ thống thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp
thơng tin kinh tế tài chính hỗ trợ hoạt động quản trị, tư vấn cho nhà quản trị các cấp ra quyết định nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạch định, tổ chức thực hiện, lãnh đạo