4.1.1. Khái niệm kiểm tra
Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà lãnh đạo. Tính chất quan trọng của kiểm tra được thể hiện ở cả hai mặt. Một mặt, kiểm tra là công cụ quan trọng để nhà lãnh đạo phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh. Mặt khác, thông qua kiểm tra, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được những sai sót có thể nảy sinh. Thông thường người ta chỉ nhắc đến ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót) của kiểm tra vì cho rằng mọi hoạt động đều không tránh khỏi sai sót và kiểm tra là bước cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng nhưng chưa đủ, vì trong thực tế, kiểm tra có tác động rất mạnh tới các hoạt động. Một công việc, nếu không có kiểm tra chắc chắn sẽ nảy sinh nhiều sai sót hơn nếu nó không được theo dõi, giám sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra
không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động mà còn là yếu tố thường trực của nhà lãnh đạo ở mọi lúc, mọi nơi.
Như vậy, từ nhận định trên có thể khái quát rằng: Kiểm tra là quá trình xem xét các hoạt động nhằm mục đích làm cho các hoạt động đạt kết quả tốt hơn, đồng thời, kiểm tra giúp phát hiện ra những sai sót, lệch lạc để có biện pháp khắc phục, bảo đảm cho hoạt động thực hiện đúng hướng.
Kiểm tra là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức.
Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức, bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu. Đối với hầu hết mọi người, từ kiểm tra mang ý nghĩa tiêu cực- kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi hoặc lôi kéo. Vì lý do này, kiểm tra thường là tâm điểm của tranh luận và những đấu tranh chính sách bên trong tổ chức.
Tuy nhiên, kiểm tra là cần thiết và hữu ích, trong đó thì:
- Hoạch định là một tiến trình chính thống của việc xây dựng mục tiêu, phát triển chiến lược, chiến thuật, các tiêu chuẩn và phân bổ nguồn lực. Kiểm tra có thể đảm bảo rằng các quyết định, hành động và kết quả nhất quán với các kế hoạch này.
- Hoạch định phác họa các hành vi và kết quả mong muốn. Kiểm tra giúp duy trì và tái định hướng các hành vi và kết quả hiện tại.
- Nhà lãnh đạo và nhân viên không thể lập kế hoạch một cách hiệu quả nếu thiếu thông tin chính xác và kịp thời. Kiểm tra cung cấp các thông tin nền tảng này.
- Các kế hoạch chỉ ra các mục đích cần kiểm tra. Kiểm tra giúp đảm bảo các kế hoạch được thực thi như định hướng. Vì vậy hoạch định và kiểm tra bổ sung và hỗ trợ cho nhau.
4.1.2. Đăc điểm của kiểm tra
a) Là hoạt động mang tính quyền lực
Thông qua kiểm tra chủ thể quản lý có thể tác động tích cực đối với đối tượng quản lý để thực hiện quyền lực của mình. Tính quyền lực của hoạt động kiểm tra gắn bó chặt chẽ với với tính quyền uy – phục tùng là một đặc tính quan trọng của hoạt động quản lý. Nói về quyền lực trong hoạt động quản lý cũng có nghĩa là xác định về mặt pháp lý của cơ quan quản lý có thẩm quyền. Chính vì vậy, kiểm tra phải được sử dụng như một công cụ có hiệu quả trong quá trình quản lý –
chức năng kiểm tra là một hoạt động đặc biệt nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hiệu quả trong quản lý.
Tính quyền lực của hoạt động kiểm tra thể hiện:
- Thứ nhất, các quyết định bắt buộc thực hiện đối với các đối tượng bị kiểm tra về vấn đề bị phát hiện và xử lý
- Thứ hai, yêu cầu cấp có thẩm quyền giải quyết và truy cứu trách nhiệm pháp lý đối với những hoạt động vi phạm xảy ra trong quá trình kiểm tra
- Thứ ba, trong những trường hợp cần thiết, trực tiếp áp dụng biện pháp cưỡng chế
b)Là hoạt động có tính mục đích
Bản chất của kiểm tra là xem xét, đánh giá một cách khách quan việc thực hiện các chính sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch của các cơ quan, tổ chức… nhằm tìm kiếm những giải pháp phòng ngừa, hạn chế và xử lý vi phạm xảy ra.
Mục đích của kiểm tra còn được cụ thể hóa ở chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức kiểm tra, phương thức tiến hành kiểm tra, xử lý kết quả kiểm tra, nhằm có được những nhận định chính xác của chủ thể đối với hoạt động của đối tượng chịu sự kiểm soát, đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật, hiệu lực và hiệu quả của kế hoạch.
c) Là hoạt động gắn với một chủ thể nhất định
Trong quản lý, kiểm tra là hoạt động của chủ thể nhằm xem xét, đánh giá, đo lường hoạt động của đối tượng quản lý
Hoạt động kiểm tra có nhiều chủ thể tiến hành tùy theo nội dung, tính chất, đặc điểm của công việc. Do vậy, chủ thể có thể là Nhà nước hoặc các tổ chức, cũng có thể là hoạt động do thủ trưởng cơ quan tiến hành trong nội bộ đơn vị…hoặc cũng có thể là những xem xét trên thực tế để đưa ra các đánh giá của công dân.
Như vậy, kiểm tra là hoạt động thường xuyên của các cơ quan, tổ chức, nhằm mục đích đánh giá hiệu quả của các chương trình, kế hoạch đã được vạch ra cũng như khả năng thực hiện trên thực tế. Hoạt động kiểm tra phải trả lời được câu hỏi: Ai kiểm tra? Người hoặc tổ chức nào có quyền thực hiện việc theo dõi, xem xét và nhận định về một việc làm nào đấy là đúng hay sai so với quy định?
d) Là hoạt động gắn với một đối tượng cụ thể
Đối tượng của kiểm tra là các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hệ thống quản lý. Tức là hoạt động kiểm tra phải trả lời được câu hỏi: Kiểm tra ai? Và kiểm tra
cái gì? Trong hoạt động kiểm tra thì chủ thể và đối tượng chịu sự tác động của hoạt động đó có thể đồng nhất với nhau, đó là việc tự kiểm tra của đối tượng hoạt động (tự xem xét, đánh giá hoạt động của chính mình)
4.1.3. Vai trò của kiểm tra
Có rất nhiều nguyên nhân làm cho kiểm tra trở thành chức năng tất yếu của quản lý. Theo H. Fayol: “ Trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con người và hành động”. Như vậy: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định. Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý, tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản lý đã và đang sử dụng để đưa hệ thống tiến tới mục tiêu của mình
- Kiểm tra là đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. Trong thực tế, các nhà lãnh đạo cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm tra cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra
- Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh đạo hệ thống. Nhờ kiểm tra, có thể kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp. Điều nay rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có nghĩa nhà lãnh đạo đã bị vô hiệu hóa, hệ thống có thể bị lái theo hướng không mong muốn.
- Kiểm tra giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trường, chức năng kiểm tra giúp các nhà lãnh đạo luôn nắm được bức tranh toàn cảnh về môi trường và có những phản ứng thích hợp trước những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến hệ thống.
- Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới. Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm tra khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của tổ chức. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích , mục tiêu, quy tắc , chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong hệ thống. Đồng thời, kiểm tra giúp xác định các vấn đề và cơ hội cho hệ thống.
4.1.4. Nguyên tắc của kiểm tra
4.1.4.1. Nguyên tắc kiểm soát khu vực hoạt động thiết yếu và điểm kiểm tra thiết yếu
Một trong những đường lối quan trọng của việc kiểm tra đối với những khâu cần thiết cho kết quả và hiệu quả nắm chắc rằng, chúng được thiết kế ra để chỉ rõ những chỗ khác biệt. Nói cách khác, bằng cách tập trung vào những chỗ khác biệt so với nhiệm vụ, kế hoạch, các nhà quản lý có thể dùng những cách kiểm tra dựa trên nguyên lý loại trừ để tách riêng những chỗ đòi hỏi cần phải có sự chú ý của họ và họ nên tập trung sự chú ý đó. Tuy nhiên, trên thực tế chỉ đơn thuần nhìn vào những chỗ khác biệt thì chưa đủ. Vì thế, Kết quả là trong thực hành nguyên lý loại trừ cần phải đi kèm với nguyên tắc kiểm tra các điểm thiết yếu. Nếu chỉ quan tâm tới những chỗ khác biệt thì chưa đủ; chúng ta phải quan tâm tới những chỗ khác biệt ấy tại các điểm kiểm tra thiết yếu.
4.1.4.2. Tuân thủ pháp luật
Kiểm tra là nền tảng cơ bản cho các chủ thể tham gia trên thị trường hoạt động một cách hợp pháp. Do vậy, hệ thống thể chế kinh tế và thể chế quản lý kinh tế cần được phân tích, đánh giá, điều chỉnh phù hợp với mức độ phát triển của nền kinh tế, với trình độ và năng lực hoạt động của các tổ chức và doanh nghiệp. Sự phù hợp này sẽ tạo điều kiện và cơ hội cho doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và Nhà nước có thể quản lý tốt hơn sự vận động của nền kinh tế
Sự tuân thủ pháp luật sẽ tạo ra một cơ chế trách nhiệm báo cáo lẫn nhau giữa các cơ quan, tổ chức thực thi quyền lực, phân định rõ chức năng, quyền hạn giữa các thành viên trong hệ thống kiểm tra. Theo nguyên tắc này, hoạt động kiểm tra phải căn cứ vào quy định của pháp luật. Các cơ quan tổ chức, tiến hành hoạt động này phải thực thi đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
4.1.4.3. Chính xác, khách quan
Đây là hoạt động quan trọng của hoạt động kiểm tra bởi bất kỳ một số liệu, tư liệu, nhận định nào trong kiểm tra không đảm bảo tính chính xác đều dẫn đến hậu quả tai hại, thậm chí nghiêm trọng và sẽ dẫn tới việc nhận định, đánh giá sai đối tượng, từ đó co những quyết định xử lý sai. Vì thế, chỉ đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kiểm tra mới có thể giúp được việc đánh giá đúng thực trạng tình hình, giúp cơ quan, tổ chức và người vi phạm nhận thấy rõ khuyết điểm của mình, tạo điều kiện cho các chủ thể tiến hành kiểm tra có những quyết định xử lý đúng
pháp luật, bảo vệ lợi ích Nhà nước, xã hội cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của công dân
Muốn đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kiểm tra, đòi hỏi các chủ thể kiểm tra phải quán triệt nguyên tắc trung thực, khách quan trong quá trình tác nghiệp của mình. Tính chính xác của hoạt động kiểm tra đòi hỏi các chủ thể khi tác nghiệp phải thu thập thông tin đầy đủ nhưng có chọn lọc kỹ càng để loại bỏ những thông tin không chính xác, không cần thiết gây ảnh hưởng đến kết quả kiểm tra
Tính khách quan trong kiêm tra nhằm đảm bảo phản ảnh đúng sự thật, không sai lệch và bóp méo sự thật, Để đảm bảo tính khách quan đòi hỏi chủ thể khi tác nghiệp phải xuất phát từ thực tế cuộc sống, thực trạng của tổ chức, tôn trọng sự thật, phải xem xét đánh giá sự vật, hiện tượng, trên quan điểm lịch sử, cụ thể, biện chứng, logic.
4.1.4.4. Công khai, minh bạch
Công khai là một nguyên tắc cơ bản trong hoạt động kiểm tra. Tính công khai được thể hiện ở chỗ vào những thời điểm thích hợp, phải thông báo đầy đủ nội dung cơ bản của kiểm tra để những người có trách nhiệm và có liên quan biết nhằm khuyến khích sự tham gia của người dân và tổ chức vào hoạt động này góp phần đảm bảo tính chính xác, khách quan trong kiểm tra. Việc công khai bao gồm nhiều vấn đề cụ thể như: Công khai quyết định kiểm tra, tiếp xúc công khai đối tượng, công khai kết luận kiểm tra…Tùy từng đối tượng, nội dung mà có hình thức công khai thích hợp.
Những người thực thi nhiệm vụ kiểm tra chỉ được phép hành động theo quy chế đã được công bố cho cả hệ thống biết. Phải làm cho kiểm tra trở thành hoạt động cần thiết vì mục tiêu hướng tới sự hoàn thiện của mỗi con người cũng như toàn hệ thống chứ không phải sự phiền hà, đánh đổ, đe dọa người bị kiểm soát.
4.1.4.5. Tính đồng bộ
Trong quá trình kiểm tra phải quan tâm đến chất lượng của toàn hệ thống chứ không phải chất lượng của từng bộ phận, từng con người. Tránh tình trạng khi có điều gì đó sai sót thì phản ứng đầu tiên là tìm quanh xem có ai đó để đổ lỗi, phạt vạ hay tìm cách xử lý, thay vì xem hệ thống là một tổng thể phải cải tiến không ngừng. Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trình hoạt động chứ không chỉ đến kết quả cuối cùng của hoạt động.
Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm năng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất.
Yêu cầu đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương ứng với chi phí của nó. Điều này nêu lên thì thật đơn giản nhưng khó trong thực tế. Những nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc xác định giá trị cũng như chi phí của một hệ thống kiểm tra nhất định. Để giảm chi phí, cần biết lựa chọn kiểm tra những các yếu tố cần thiết trong các lĩnh vực quan trọng đối với họ. Việc kiểm tra sẽ đem lại lợi ích kinh tế nếu được thiết kế phù hợp với công việc và quy mô của đối tượng, với cơ cấu bộ máy quản lý của một tổ chức
4.1.5. Hình thức kiểm tra
4.1.5.1. Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm tra
a) Kiểm tra chiến lược
Kiểm tra chiến lược là những hoạt động kiểm tra không hướng vào việc đánh giá, xem xét hệ thống công tác quản lý của một tô chức mà nhằm phân tích, đánh giá khả năng phát triến ở tương lai của một tổ chức. ở cấp độ này, hoạt động kiểm tra chiến lược đối với các tổ chức nhà nước do cơ quan quản lý ngành hay lĩnh vực (VD: Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng quản lý ngành hay lĩnh vực) thực hiện đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc trong việc chấp hành chủ trương, đường lối chính sách, nguyên tắc quản lý về ngành hay lĩnh vực hoạt động. Còn đối với các tồ chức khác do chủ sở hữu tiến hành.
Khi mục tiêu đã được xác lập, hệ thống kiểm tra chiến lược cần tăng cường và củng cố mục tiêu này, gắn việc đãi ngộ nhà quản lý với việc đạt được các thước đo mục tiêu. Trên thực tế, nhà quản lý không thể kiềm tra