4.1.5.1. Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm tra
a) Kiểm tra chiến lược
Kiểm tra chiến lược là những hoạt động kiểm tra không hướng vào việc đánh giá, xem xét hệ thống công tác quản lý của một tô chức mà nhằm phân tích, đánh giá khả năng phát triến ở tương lai của một tổ chức. ở cấp độ này, hoạt động kiểm tra chiến lược đối với các tổ chức nhà nước do cơ quan quản lý ngành hay lĩnh vực (VD: Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng quản lý ngành hay lĩnh vực) thực hiện đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc trong việc chấp hành chủ trương, đường lối chính sách, nguyên tắc quản lý về ngành hay lĩnh vực hoạt động. Còn đối với các tồ chức khác do chủ sở hữu tiến hành.
Khi mục tiêu đã được xác lập, hệ thống kiểm tra chiến lược cần tăng cường và củng cố mục tiêu này, gắn việc đãi ngộ nhà quản lý với việc đạt được các thước đo mục tiêu. Trên thực tế, nhà quản lý không thể kiềm tra mọi hoạt động trong tổ chức, vi nếu thực hiện kiểm tra như vậy, lợi ích thu được sẽ không bằng chi phí bỏ ra. Do đó, nhà quản lý nên kiểm tra các yếu tố có tính chiến lược đối với hoạt động của tổ chức. Kiểm tra nên bao trùm các hoạt động, các sự kiện then chốt có tầm ảnh hưởng quan trọng trong hoạt động của tổ chức.
Với ý nghĩa như vậy, sự khác biệt giữa kiểm tra chiến lược và kiểm tra tác nghiệp thể hiện rõ trên ba khía cạnh: Chủ thể kiểm tra: Nội dung kiểm tra; Hình thức và phương pháp kiểm tra. Chủ thể kiểm tra trong kiểm
tra chiến lược có thể là các nhà quản lý cấp cao; các nhà quàn lý tập đoàn, trong quá trinh thực hiện hoạt động kiểm tra có sự phối hợp với các nhà quản lý cấp dưới hoặc các kiểm tra viên để thực hiện. Các biện pháp tác động của nhà quản lý có tính đa dạng tùy thuộc theo từng trường hợp và nguyên nhân cụ thể để có các hình thức tác động phù hợp.
b) Kiểm tra tác nghiệp
Kiểm tra tác nghiệp là hoạt động kiểm tra chỉ tập trung vào những chuyên đề, vụ việc, sự kiện cụ thể nào đó để nhằm đưa ra những tiêu chuẩn cho việc thực hiện kế hoạch mong muốn và nhằm để so sánh những kết quả thực tế về sản phẩm, dịch vụ đối với các tiêu chuân này dưới dạng số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí.
Trên thực tế, có thể tiêu chuẩn kiểm tra được vạch ra một cách đúng đắn nhưng các kế hoạch vẫn có thể thất bại vì một số lý do như: tính bất định, sự thiếu kiến thức hoặc thiếu khả năng phán xét, sự thiếu kinh nghiệm hoặc đơn giàn là sự thực thi yếu kém trong quá trình hoạt động.
Do vậy, những giả thiết làm cơ sở cho hoạt động kiểm tra tác nghiệp có mức độ xác thực cao là:
Thứ nhất, những người kiểm tra có năng lực sẽ ít gây ra sai lầm nhất. Thứ hai có thể dùng những nguyên tắc cơ bản của quản lý để đo lường sự thực hiện kế hoạch.
Thứ ba, tổng chi phí để đánh giá và điều chỉnh được đảm bảo.
Thứ tư, có thể lường trước được hoặc phát hiện ra các sai lầm một cách kịp thời.
Như vậy trên thực tế có thể thấy kiểm tra tác nghiệp gắn liền với quá trình xử lý cụ thể nhằm biến những thông số đầu vào thành sản phẩm đầu ra sau khi đã qua quá trình tác nghiệp cụ thể, nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tổ chức đạt được mục tiêu đã vạch ra. Để kiểm tra tác nghiệp, có thể coi mỗi một tác nghiệp là một quá trình hoạt động sản xuất hoàn chỉnh nhằm tạo ra một loại hàng hóa và dịch vụ cụ thể. Kiểm tra hoạt động nàv là sự kết hợp của các nhà quản lý cấp trên với các nhà quản lý trực tiếp (cấp điều hành).
c) Kiểm tra đồng bộ
Kiểm tra đồng bộ là hệ thống kiểm tra được sứ dụng để kiểm tra toàn bộ hoạt động của tổ chức một cách tổng thể. Có một số cách tiếp cận kiểm tra theo hình thức này:
Cách tiếp cận theo mục tiêu của tổ chức: Căn cứ vào các mục tiêu của tổ chức đề tiến hành các biện pháp kiểm soát, kiểm tra khi cần thiết. Hình thức kiểm tra này nhằm giúp các nhà quản lý điều chỉnh hoạt động của tổ chức theo hệ thống mục tiêu và đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động của các nhà quàn lý.
Kiểm tra theo hệ thống: Tức là đặt tổng thề các yếu tố thành phần của tổ chức trong mối quan hệ với nhau mang tính hệ thống và chịu sự tác động của các yếu tố môi trường bên trong, bên ngoài hệ thống.
Cách tiếp cận kiểm soát lấy khách hàng làm trung tâm của sự đánh giá và kiểm tra. Khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng chính là năng lực thực sự cả về chất và lượng của tổ chức.
4.1.5.2. Xét theo quá trình hoạt động
a) Kiểm tra trước hoạt động (kiểm tra luờng trước)
Được tiến hành đề đảm bảo nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đã được ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về chủng loại, số lượng, chất lượng và đến nơi quy định.
Kiểm tra lường trước là hình thức kiểm tra ngăn ngừa những gì đã có thể biết trước nhằm không cho nó xảy ra (nếu như tác động xấu đến sự đạt được mục tiêu của tổ chức).
Kiềm tra trước sự hoạt động giúp các nhà quản lý ngăn ngừa được các vấn đề có thề gây khó khăn trước khi nó xảy ra. Loại hình kiểm tra này đòi hòi có khá nhiều thông tin và thời gian để xử lý. Chính vì vậy, các nhà quản lý có thể sử dụng kết hợp nó với các dạng kiểm tra khác.
Việc kiểm tra quản lý thường được hiểu như là một phản hồi các hoạt động. Tuy nhiên, việc thông tin về những điều đang xảy ra có khả năng nhanh như thế nào không quan trọng lắm (ngay cả thông tin theo thời gian
thực, là thông tin về những điều đang xảy ra), có những chậm trễ không thể tránh được trong việc phân tích các sai lệch, trong việc thực thi các chương trình này. Nhằm khắc phục những độ trễ thời gian tất yếu này trong kiểm tra, các nhà quản lý nên sử dụng cách tiếp cận lường trước trong kiểm tra và không chỉ dựa vào sự phản hồi đơn giản. Việc kiểm tra lường trước đòi hỏi phải thiết kế một mô hình của quá trình hoặc của hệ thống kiểm soát đầu vào với quan điểm tách bỏ những sai lệch tương lai của kết quả so với kế hoạch và do đó giành được thời gian cho các nhà quàn lý thực hiện tác động điều chỉnh.
b) Kiểm tra trong hoạt động (Kiểm tra kết quả của từng giai đoạn hoạt động)
Được tiến hành để có thể điều chỉnh kịp thời trước khi xảy ra hậu quả nghiêm trọng. Kiểm tra trong hoạt động là một hình thức giám sát và các nhà quản lý đưa ra các hoạt động điều chỉnh ngay khi giám sát. Dạng kiểm tra này chỉ có hiệu quả nếu các nhà quản lý có được thông tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi trường và hoạt động. Ngày nay, những thiết bị thông tin mạng hiện đại cho phép nhanh chóng xử lý được các vấn đề.
c) Kiểm tra kết quả (Kiểm tra sau hoạt động)
Kiểm tra kết quả là hình thức đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động, nguyên nhân của sai lệch so với các tiêu chuẩn và kế hoạch được xác định và điều chỉnh cho những hoạt động tương tự trong tương lai. Hình thức này giúp các nhà quán lý nhìn lại cụ thể hơn các kế hoạch đã được vạch ra, tính xác thực của nó, đồng thời tạo điều kiện để lôi kéo sự tham gia của người lao động trong hoạt động.
Các dạng kiểm tra trên đều là cần thiết và được áp dụng tổng hợp để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, hiện nay người ta đặc biệt nhấn mạnhđến tầm quan trọng của những dạng kiểm tra lường trước. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4.1.5.3. Xét theo phạm vi, quy mô của kiểm tra
a)Kiểm tra toàn diện: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của tổ chức một cách tổng thể.
b)Kiểm tra bộ phận: thực hiện đối với từng lĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ thể của tổ chức.
chức.
4.1.5.4. Xét theo tần suất của quá trình hoạt động
a) Kiểm tra định kỳ
Kiểm tra định kỳ là hình thức kiểm tra được tiến hành theo chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt. Trách nhiệm xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra thuộc về người đứng đầu tổ chức kiểm tra.
b) Kiểm soát đột xuất
Đây là hình thức kiểm tra được tiến hành khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc theo yêu cầu của việc giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc do thủ trưởng cơ quan quản lý có thẩm quyền giao cho.
Kiểm tra đột xuất thường gắn với những vấn để cấp thiết, bức xúc nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những sai phạm đế nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
c) Kiểm tra thường xuyên: Là hoạt động giám sát thường xuyên trong mọi thời điểm đối với đối tượng bị kiểm soát
4.1.5.5. Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng
a)Kiểm tra là hoạt động kiểm soát của lãnh đạo tổ chức và các cán bộ chuyên nghiệp đối với đối tượng quản lý.
b) Tự kiểm soát là việc phát triển những nhà quản lý và nhân viên có năng lực và ý thức kỷ luật cao; có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo kiến thức, kỹ năng, kỹ xảo để hoàn thành các mục tiêu kế hoạch với hiệu quả cao.